Jak wybrać najlepszy system ATS?

Przenoszenie całości procesów rekrutacyjnych do profesjonalnego systemu ATS coraz bardziej zyskuje na popularności. Pandemia znacznie przyspieszyła decyzję o digitalizacji pracy działów HR i pokazała jak dużą oszczędność czasu i finansów może to przynieść. Jak wybrać najlepszy system ATS? Jakie moduły powinien zawierać i jakie są najważniejsze cechy dobrego systemu do rekrutacji pracowników? To ważne pytania, na które należy odpowiedzieć sobie przed wyborem systemu, który usprawni procesy rekrutacyjne. Zapraszamy do lektury.

Testuj bez opłat moduł ATS >>

Applicant Tracking System

System ATS (Applicant Tracking System) to narzędzie, które wspiera i organizuje w jednym miejscu cały proces rekrutacji pracowników. W dosłownym tłumaczeniu jest to system śledzenia aplikacji, który w początkowych założeniach był po prostu bazą CV z listą potencjalnych kandydatów. Dziś nowoczesne systemy ATS wyposażone są w zaawansowanie funkcje, które za zadanie mają skrócić i usprawnić prace związane z prowadzeniem procesów rekrutacyjnych.

Jak wygląda proces rekrutacji w systemie ATS?

System do rekrutacji powinien przeprowadzić nas przez cały proces bez zastanawiania się, zbędnych wątpliwości czy straty czasu na powielanie tych samych informacji. Dobry system ATS wyróżnia się intuicyjnością i łatwością konfiguracji. Jak wygląda to w praktyce?

Tworzysz w systemie rekrutację

Wpisujesz opis stanowiska lub korzystasz z wcześniej już utworzonego. Decydujesz, które pola będą widoczne w ogłoszeniu. Jeśli jest taka potrzeba, system przetłumaczy treść na inne języki. Na tym etapie decydujesz, czy rekrutacja ma być wewnętrzna, czy pojawiać będzie się na portalach pracy.

Personalizujesz ankietę

To kluczowy element formularza aplikacyjnego. Dostosowanie ankiety do rodzaju poszukiwanego kandydata pozwala na sprawniejszą i efektywniejszą rekrutację. Program pokaże podstawowe pola systemowe, ale da również możliwość tworzenia własnych, niestandardowych pól. Dzięki temu zbierzesz najważniejsze informacje, po których później dowolnie pofiltrujesz kandydatów.

Krótsze ankiety sprawdzą się w przypadku stanowisk niższego szczebla – im krótsza ankieta, tym więcej przesłanych aplikacji. Dłuższe natomiast, to świetne rozwiązanie podczas poszukiwania wyspecjalizowanych pracowników.

System przypomni o RODO

Na tym kroku system zapyta Cię, które klauzule dołączyć do formularza. Automatycznie podpowie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, ale da również możliwość utworzenia   innych dowolnych zgód (jak na przykład udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych).

Publikujesz ogłoszenie rekrutacyjne

Multiposting i widget rekrutacji to must have systemu ATS. Dzięki tej opcji błyskawicznie opublikujesz ogłoszenie na wybranych portalach pracy, social mediach i na własnej stronie www.

System zaproponuje kandydatów z bazy

Po dodaniu i zapisaniu rekrutacji możesz zdefiniować elementy (np. stanowisko, doświadczenie), na podstawie których system przedstawi osoby z Twojej bazy kandydatów.

Analizujesz, podejmujesz decyzję, współdzielisz profile kandydatów

Masz już wszystko czego potrzebujesz i możesz podjąć decyzję o dalszych działaniach. Zapraszasz kandydatów na spotkania (tu z pomocą przychodzi integracja z Google Meet i Google Calendar).

Nadajesz i zmieniasz statusy aplikacji (np. zaproszenie na rozmowę HR/techniczną, odrzucenie aplikacji, dodatkowy test, aktywny, nie zatrudniać itp.). Dodajesz notatki, tagi i załączniki. Po przeprowadzeniu wstępnej selekcji możesz „przekazać" kandydatów dalej – do oceny, np. do hiring managerów, klientów lub do osób decyzyjnych w konkretnych działach.

Cały ten proces pozwala na wielowymiarową analizę aplikacji i zebranie jak największej ilości informacji o kandydacie. Na profilu kandydata widzisz również efekty współdzielenia aplikacji – uwagi i komentarze osób, którym profil został udostępniony.

Czas na monitorowanie i raportowanie

W podglądzie każdej rekrutacji widzisz ilość kandydatów – nowych, zaakceptowanych, odrzuconych, w procesie. Natomiast po zakończonej rekrutacji możesz wygenerować różne raporty (np. źródeł aplikacji czy oceny kandydatów). Dzięki temu w następnych procesach rekrutacyjnych podejmiesz lepsze i bardziej świadome decyzje.

Jakie funkcje powinien spełniać system ATS?

Już wiesz jak przebiega proces rekrutacji w systemie ATS. Na pewno widzisz, że automatyzacja, intuicyjność i prostota obsługi to najważniejsze obszary, którymi powinien „pochwalić się" program do rekrutacji. Zarządzanie aplikacjami – to podstawa pracy rekrutera. To jednak nie wszystko.

System ATS powinien spełniać potrzeby każdego rodzaju organizacji. Nieważne, czy będzie to agencja rekrutacyjna, agencja pracy, duża korporacja czy mniejsza firma. Dobry system do rekrutacji pracowników przeprowadzi proces każdego rodzaju – rekrutacji masowych, pojedynczych, na wyższe stanowiska, na pracowników niższego szczebla oraz pracowników z zagranicy. Na co szczególnie zwrócić uwagę wybierając system do rekrutacji?

Dbałość o Employer branding i Candidate Experience

Właściwie skonstruowany i dopracowany graficznie formularz aplikacyjny to przede wszystkim zatroszczenie się o Employer Branding. Ogłoszenie rekrutacyjne powinno być spójne z całym brandingiem marki, dlatego możliwość pełnej personalizacji to obowiązkowy element systemu ATS.

Nie od dziś wiadomo, że proces rekrutacji zaczyna się już na etapie zainteresowania kandydata ofertą. Wiele osób wie, gdzie chciałoby pracować i szukają ofert pracy bezpośrednio przez stronę pracodawcy. Dlatego niesamowicie ważne jest posiadanie interesującej i przejrzystej zakładki kariera (zintegrowanej z systemem przy pomocy widgetu rekrutacyjnego).

Autorespondery do  kandydatów to szansa na zbudowanie pozytywnego Candidate Experience. Kandydaci oczekują, że po zakończonym procesie rekrutacji otrzymają informację o jej wyniku, nawet w przypadku, gdy jest on negatywny. Wielu rekruterów nie ma na to zwyczajnie czasu, a rozwiązaniem są właśnie autorespondery. Takie krótkie i spersonalizowane wiadomości niezwykle pozytywnie wpływają na doświadczenia osób, które stykają się z firmą.

Możliwość publikacji formularza aplikacyjnego w wielu miejscach naraz

Multiposting pozwala na sprawne publikowanie ogłoszeń na wielu portalach pracy i w mediach społecznościowych. Nie musisz powtarzać czynności dodawania aplikacji kilkukrotnie. System ATS zrobi to za Ciebie. Co więcej, wygeneruje raport i pokaże, jakie są najefektywniejsze źródła aplikacji (analiza najskuteczniejszych źródeł kandydatów) i z czego warto korzystać.

RODO

System rekrutacyjny musi umożliwiać prowadzenie każdego procesu rekrutacji zgodnie z RODO. Co więcej, jeżeli kandydat wyrazi taką prośbę lub skończy się okres ważności klauzuli – jego dane mogą zostać zanonimizowane. Oznacza to, że nie będą przetwarzane, profil będzie niedostępny, ale informacje z  aplikacji jako źródło, zostaną wzięte pod uwagę podczas tworzenia raportów. Dzięki temu statystyki pozostają niezaburzone (stałoby się to za sprawą usunięcia profilu), a dane kandydata są niewidoczne.

Kiedy skończy się okres ważności poszczególnych zgód, system przypomni Ci o tym, dzięki czemu możesz wysłać prośbę o nowe zgody – pojedynczo lub masowo.

Dostęp dla partnerów rekrutacyjnych i rozliczanie ich

Ważną funkcjonalnością systemu ATS jest możliwość dodawania parterów rekrutacyjnych (np. agencji rekrutacyjnych), nienależących do organizacji. Dostają oni dostęp do wybranych rekrutacji online oraz konkretnych obszarów (np. do własnej bazy kandydatów, możliwość zarządzania aplikacjami). W systemie rozliczysz również partnerów – na podstawie ilości dodanych kandydatów do bazy lub liczby zatrudnionych osób.

Rekrutacja cudzoziemców

Jeżeli Twoja organizacja zajmuje się rekrutacją cudzoziemców lub delegowaniem pracowników do pracy za granicę, bardzo ważne jest, aby system był przygotowany do takich procesów. Wielojęzyczne formularze aplikacyjne i możliwość personalizowania ankiet rekrutacyjnych to podstawa pracy dla agencji zatrudnienia.

Jak przetestować system do rekrutacji?

System do rekrutacji powinien zapewnić możliwość otrzymania darmowego okresu testowego, w którym zapoznasz się z systemem, dodasz proces rekrutacyjny, formularze aplikacyjne i inne ważne elementy.

HRappka to system rekrutacyjny ATS zapewniający opiekuna, którego zadaniem jest zapoznanie i oprowadzenie użytkownika po systemie. Odpowie on również na najważniejsze pytania, które pojawią się przez cały okres testowania. To szansa na bezpłatne sprawdzenie funkcji systemu, tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych, wyszukiwanie kandydatów w bazie i przetestowanie, czy program spełnia oczekiwania.

W HRappce opublikujesz aplikacje rekrutacyjne w wielu miejscach i zbierzesz w systemie. To również możliwość zarządzania bazą kandydatów, uporządkowania profili kandydatów oraz zapewnienie płynności przepływu informacji między współpracownikami.

Jeżeli zdecydujesz się na HRappkę, bez problemu zaimportujesz swoją obecną bazę kandydatów do systemu. Co więcej, HRappka to nie tylko system ATS. W naszym systemie przeprowadzisz cały cykl życia pracownika w organizacji. Od rekrutacji, po zatrudnienie, onboarding, rozliczenie i ewidencję czasu pracy.

System ATS

  • Automatyzacja procesu rekrutacji
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Onboarding
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Kadry i płace
TESTUJ BEZ OPŁAT

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.

Systemy rekrutacyjne to przyszłość branży HR. Łatwość prowadzenia projektów rekrutacyjnych online to jedna z kluczowych funkcji systemów ATS. Tworzenie spersonalizowanych ankiet do stanowiska pracy to również ważna funkcjonalność.