Zaliczka na wydatki służbowe pracownika – jak ją rozliczyć?

W artykule zajmiemy się kwestią wydatków służbowych ponoszonych przez pracowników. Jest to istotny temat, ponieważ coraz częściej zdarza się, że pracownicy muszą pokrywać koszty związane z zakupami lub usługami na potrzeby firmy. Przyjrzymy się, w jaki sposób można przyznać pracownikowi zaliczkę, jakie wydatki mogą być nią objęte oraz jak prawidłowo rozliczyć takie środki.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Czym jest zaliczka służbowa dla pracownika?

Pracodawca ma prawo udzielenia pracownikowi zaliczki na pokrycie niezbędnych, udokumentowanych wydatków firmowych lub kosztów z tytułu podróży służbowej pracownika. Zaliczka może zostać wypłacona w formie gotówkowej lub przelana na konto pracownika, w zależności od tego, czy firma prowadzi kasę. Środki te mogą być przeznaczone wyłącznie na wydatki związane z działalnością przedsiębiorstwa, na pokrycie kosztów podróży służbowej lub kosztów dojazdu. Informacja o udzieleniu zaliczki powinna być zarejestrowana w odpowiedniej ewidencji zaliczek, która umożliwia monitorowanie zarówno przyznanych zaliczek, jak i wydatków dokonanych przez pracownika. W celu formalizacji procesu, pracodawca powinien posiadać dokument potwierdzający przekazanie zaliczki. Zazwyczaj dokumentem tym jest wniosek pracownika. Wypełniając wniosek o zaliczkę warto też w nim określić, na jakie cele przeznaczone będą udzielone środki.

Rozliczenie zaliczki służbowej

Z uwagi na fakt, że zaliczki dotyczą firmowych pieniędzy, prawidłowe rozliczenie ich wydania jest bardzo ważne. Jak wspomniano wcześniej, ewidencja zaliczek służy do monitorowania wypłat oraz wydatków poniesionych przez pracownika na cele firmowe. Pracodawca rejestruje w niej wszystkie przekazane zaliczki oraz każdą operację, na którą pracownik je wykorzystał. Warto jednak pamiętać, że to nie jedyny wymagany dokument w procesie rozliczenia. Aby prawidłowo rozliczyć zaliczkę, pracownik zobowiązany jest sporządzić i dostarczyć dokument „Rozliczenie zaliczki”. Do tego dokumentu należy dołączyć faktury lub rachunki potwierdzające poniesione wydatki, które następnie należy przekazać pracodawcy.

Termin rozliczenia zaliczki udzielonej pracownikowi

Pracodawca i pracownik powinni rozliczyć zaliczkę zgodnie z terminem określonym w regulaminie wewnętrznym firmy. Jeżeli pracodawca nie posiada wewnętrznego regulaminu lub jeżeli w regulaminie takim termin rozliczenia zaliczki nie został określony, to termin ten powinien być określony w dokumencie, który potwierdza fakt udzielenia zaliczki. Jeśli kwota zaliczki okaże się niewystarczająca na pokrycie wszystkich poniesionych przez pracownika kosztów, pracownikowi przysługuje wyrównanie i pracodawca musi uregulować różnicę. Natomiast, jeśli pracownik nie wykorzysta całej zaliczki, niewykorzystane środki muszą zostać zwrócone pracodawcy. Pracodawca powinien wiedzieć, że jeżeli pracownik nie zwróci nierozliczonej kwoty, to kwota ta, zgodnie z Kodeksem pracy, może zostać potrącona z wynagrodzenia pracownika. Pozwala na to art. 87 oraz 87(1) Kodeksu pracy. Zgodnie z ustawodawstwem, z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, można potrącić zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi.

Zakupy służbowe opłacone z własnych środków

Często zdarza się, że pracownik zatrudniony na podstawie stosunku pracy pokrywa koszty związane z zakupem towarów lub usług z własnej kieszeni. Taki sposób postępowania jest zgodny z przepisami i nie jest zabroniony. Rozliczenie tych wydatków jest łatwiejsze niż w przypadku zaliczki, ponieważ pracownik nie musi sporządzać dodatkowych dokumentów potwierdzających wydanie pieniędzy. Wystarczy, że dostarczy pracodawcy rachunek lub fakturę zawierającą dane firmy i dokumentującą wydatki. Po przekazaniu odpowiedniego dokumentu, poniesione koszty zostaną zwrócone pracownikowi.

Kadry i płace w systemie HR

Moduł rozliczeń w systemie HRappka znacznie ułatwia naliczanie wynagrodzeń pracownikom – włącznie z wszelkimi potrąceniami i zaliczkami. Generuje wszystkie potrzebne dokumenty, takie jak listy płac i ewidencje, a także umożliwia działania masowe. HRappka automatyzuje cały proces rozliczeń, uwzględniając ciągle zmieniające się przepisy prawa pracy. Jeśli chcesz sprawdzić wszystkie funkcjonalności systemu, zarejestruj się i testuj 14 dni za darmo.

Czytaj więcej:

• Ile wynosi dieta krajowa i zagraniczna?
• Jak rozliczyć zakwaterowanie pracownika?