E-teczka pracownicza – elektroniczne akta osobowe w HRappce
Akta osobowe A–E online: dokumenty same trafiają do właściwej części, a każdy, także skan, podpiszesz podpisem kwalifikowanym.
- Bez podpinania karty
- Zgodna z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej
Czym jest e-teczka pracownicza?
E-teczka pracownicza to elektroniczne akta osobowe pracownika, prowadzone w systemie zamiast papierowych teczek. Znajdziesz w niej całą dokumentację związaną z zatrudnieniem: od kwestionariusza osobowego i umowy po świadectwo pracy. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).
HRappka to program do elektronicznych akt osobowych, w którym e-teczka jest częścią profilu pracownika. Umowy o pracę, orzeczenia lekarskie, świadectwa pracy i pozostała dokumentacja, np. ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe, są w jednym miejscu. Dział kadr ma do nich dostęp z dowolnego miejsca, także przy pracy zdalnej, a procesy kadrowe nie wymagają drukowania ani segregatorów.
Porządek bez segregatorów
Dokumenty same trafiają do właściwej części akt i dostają kolejny numer.
Podpis kwalifikowany w systemie
Każdy dokument dodany do e-teczki, także skan, podpiszesz w HRappce własnym podpisem kwalifikowanym.
Kopia akt w kilka minut
Wydajesz e-teczkę pracownikowi albo PIP w formacie XML, a system zapisuje historię wydań.
Dostęp z każdego miejsca
Każdy widzi tylko to, do czego dasz mu uprawnienia: osoby z kadr, kierownicy i pracownik w portalu.
Jak działa e-teczka pracownicza w HRappce
Elektroniczna teczka pracownicza jest częścią profilu pracownika. Wybierz funkcję, żeby zobaczyć, jak wygląda w systemie.
W HRappce również:
- Umowy, aneksy i inne dokumenty z szablonów
- Wysyłka dokumentów do e-podpisu pracownika, np. w mObywatelu
- Historia zmian dokumentów
- Portal pracownika z dokumentami
- E-maile i SMS z systemu
- Wiele firm w jednym systemie
Elektroniczne akta osobowe zgodne z przepisami
Elektroniczne akta osobowe mają taką samą moc jak papierowe. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej musi zapewnić jej poufność, integralność, kompletność i dostępność (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Szczegóły określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. HRappka spełnia te wymagania i jest aktualizowana przy każdej zmianie przepisów.
Nie wiesz, od czego zacząć? Przeczytaj, jak przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą.
- Części A–E
- Dokumenty z rekrutacji (A), z przebiegu zatrudnienia, np. umowy o pracę (B), dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (C), z odpowiedzialności porządkowej (D) i dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika (E) trafiają do właściwej części akt osobowych i dostają numer według daty wpływu, np. B.0003.
- Poufność
- Bezpieczeństwo informacji zapewniają uprawnienia: ustalasz, kto widzi, edytuje i usuwa dokumenty. Dostęp do e-teczek możesz ograniczyć wybranym użytkownikom.
- Integralność
- Dokumenty podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a historia zmian pokazuje każde dodanie, edycję i usunięcie.
- Kompletność
- Akta A–E i pozostała dokumentacja (czas pracy, urlopy, płace) są w jednym systemie.
- Dostępność
- Kopię akt wydajesz w formacie XML: pracownikowi, użytkownikowi systemu albo PIP. Każde wydanie zapisuje się w historii.
Z papierowych teczek do e‑teczki
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej, czyli zmiana jej postaci z papierowej na elektroniczną, nie wymaga wgrywania i podpisywania każdego pliku w innym programie.
Import dokumentów
Importujesz dane pracowników i masowo dodajesz skany akt, także byłych pracowników. System sam przypisuje je do części A–E.
Sprawdzenie teczek
Części akt, daty wpływu i opisy załączników sprawdzasz na jednej liście, bez otwierania każdego pliku po kolei.
Podpis kwalifikowany
Na koniec podpisujesz skany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To potwierdza ich zgodność z dokumentem papierowym.
Wsparcie wdrożeniowe
Zaczynasz sam z bazą wiedzy albo z pakietem wdrożeniowym: zaimportujemy dane, ustawimy uprawnienia i przeszkolimy zespół.
E-teczka bez mitów – darmowy e-book
Czego naprawdę wymaga prawo przy elektronicznych aktach osobowych i jak przejść z papieru na e-teczkę krok po kroku. Na podstawie webinaru z ekspertką prawa pracy.
Co mówią klienci
„Sam proces wdrożenia przebiegł bardzo sprawnie. Czuliśmy się zaopiekowani – wszystkie nasze pytania, wątpliwości i napotkane trudności były rozwiązywane szybko i sprawnie. (…) Korzystanie z systemu ułatwiają również rozbudowane materiały informacyjne, pomocne wskazówki (…).”
Bartosz ZimnowodzkiMłodszy Specjalista ds. Kadr, Laito„HRappka jest nie tylko ŁADNA, przejrzysta graficznie i intuicyjna, ale w porównaniu z innymi systemami (…) jest przede wszystkim elastyczna. (…) Aktualizacje wymagane do dostosowania do zmieniających się przepisów są zawsze na czas (albo wcześniej!).”
Maja SzwedzińskaHR Manager, Synechron Poland„Zdecydowaliśmy się na wdrożenie HRappki w naszej firmie, bo wyróżnia się funkcjonalnością, kompleksowością i przejrzystością systemu. (…) Świetny system, super, że polski i jestem przekonana, że będzie zyskiwał na popularności.”
Joanna Piec-GajewskaInternational Contracts Manager, Techpol GlobalZobacz e-teczkę na żywo
Umów bezpłatną prezentację online. Pokażemy, jak HRappka porządkuje akta osobowe, generuje dokumenty i wysyła je do e-podpisu.
- 30 minut, bez zobowiązań
- Pokażemy e-teczkę i moduły, których potrzebujesz
- Odpowiemy na Twoje pytania
Wolisz sprawdzić sam? Testuj 14 dni bez opłat
E-teczka pracownicza – najczęstsze pytania
Czy elektroniczne akta osobowe są zgodne z prawem?
Tak. Od 2019 roku pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. System musi zapewnić m.in. integralność dokumentów, bezpieczeństwo danych i możliwość wydania kopii akt. HRappka spełnia wymagania rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.
Od kiedy można prowadzić elektroniczne akta osobowe?
Od 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej i może zmienić jej postać, informując o tym pracowników.
Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą w e-teczce?
Co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. może to być 50 lat. Postać elektroniczna nie zmienia tych okresów, a e-teczkę można prowadzić także dla akt przechowywanych przez 50 lat.
Jak przejść z papierowych akt na e-teczkę?
Trzeba sporządzić odwzorowania cyfrowe (np. skany) dokumentów obecnych i byłych pracowników i podpisać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzając zgodność z oryginałem. W HRappce skany dodajesz masowo, system przypisuje je do części A–E, a podpis kwalifikowany składasz w systemie. Więcej we wpisie jak przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą.
Czy pracownicy muszą mieć podpis kwalifikowany?
Nie. Przepisy mówią o postaci dokumentacji (papierowej lub elektronicznej), a nie o formie. Skany papierowych dokumentów podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawca albo osoba upoważniona, co potwierdza zgodność z oryginałem. Pracownik może podpisać umowę e-podpisem w systemie.
Czy w HRappce podpiszę skany podpisem kwalifikowanym?
Tak. Każdy dokument dodany do e-teczki podpiszesz w systemie własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bez przenoszenia plików między programami. Możesz podpisać od razu kilka zaznaczonych dokumentów.
Czy pracownik widzi swoją e-teczkę?
Pracownik widzi te dokumenty, które mu udostępnisz. Ma do nich dostęp w portalu pracowniczym i w aplikacji mobilnej, razem z paskami płacowymi i wnioskami. Pozostałe dokumenty widzi tylko dział kadr.
Jak wydać kopię akt pracownikowi albo inspektorowi PIP?
Na wniosek pracownika lub uprawnionego organu HRappka generuje kopię dokumentacji pracowniczej w formacie XML zgodnym z rozporządzeniem. Wskazujesz, na czyją rzecz wydajesz dokumentację (pracownik, użytkownik systemu albo np. PIP), a każde wydanie zapisuje się w historii.
Czy e-teczka obsługuje część E akt osobowych?
Tak. Dokumenty z kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu trafiają do części E, z własną numeracją.
Ile kosztuje e-teczka pracownicza?
E-teczka jest częścią systemu All-HR. Płacisz za konta osób, które pracują w systemie (od 101 do 135 zł netto miesięcznie za konto), a konta pracowników są w cenie. Cenę dla swojej firmy policzysz w cenniku.
Czy mogę prowadzić akta kilku firm w jednym systemie?
Tak. HRappka obsługuje wiele firm w jednym koncie, więc dokumentację kilku podmiotów prowadzisz w jednym miejscu.
E-teczka to dopiero początek
Dokumenty z innych modułów trafiają do e-teczki automatycznie.