Elektroniczna dokumentacja pracownicza – jak przejść na e-teczki?
Data dodania: 4 listopada, 2026
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać całą dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe, w postaci elektronicznej, a e-teczki mają taką samą moc jak papierowe (art. 94¹¹ Kodeksu pracy). Żeby przejść z papieru na elektroniczną dokumentację pracowniczą, trzeba zeskanować dokumenty, opatrzyć skany kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, a potem poinformować pracowników i zawiadomić byłych pracowników, że przez 30 dni mogą odebrać papierowe oryginały. Poniżej opisujemy cały proces krok po kroku, wymagania dla systemu, okresy przechowywania i zasady kontroli PIP.
Ten poradnik dotyczy przepisów. Jeśli szukasz programu do prowadzenia akt, zobacz, jak działa e-teczka pracownicza w HRappce. Całość, wraz z odpowiedziami ekspertki prawa pracy, znajdziesz też w bezpłatnym e-booku „E-teczka bez mitów”.
Zagadnienia poruszane w artykule:
Czym jest elektroniczna dokumentacja pracownicza (e-teczka)?
Elektroniczna dokumentacja pracownicza to akta osobowe i pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, prowadzone i przechowywane w systemie teleinformatycznym zamiast w segregatorach. Potocznie nazywa się ją e-teczką, e-aktami albo elektronicznymi aktami osobowymi.
Kodeks pracy wymaga, żeby pracodawca prowadził i przechowywał dokumentację pracowniczą „w postaci papierowej lub elektronicznej” (art. 94 pkt 9a k.p.). Obie postacie są sobie równe: dokumentacja w postaci elektronicznej jest równoważna z papierową (art. 94¹¹ k.p.). E-teczka obejmuje więc to samo co papierowa teczka:
- akta osobowe – osobne dla każdego pracownika, podzielone na części A, B, C, D i E (§ 2 i § 3 rozporządzenia),
- dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – m.in. ewidencję czasu pracy z wnioskami, dokumenty urlopowe, kartę wynagrodzeń oraz kartę przydziału odzieży i obuwia roboczego (§ 6 rozporządzenia).
Czy e-teczki są obowiązkowe?
Nie. Przepisy nie nakazują przejścia na elektroniczne akta osobowe. Pracodawca sam decyduje, w jakiej postaci prowadzi dokumentację, i może tę postać zmieniać: z papierowej na elektroniczną albo z elektronicznej z powrotem na papierową (art. 94⁸ § 1 k.p.). Zmiana na papier polega na wydrukowaniu dokumentów i podpisaniu wydruków przez pracodawcę lub osobę upoważnioną, co potwierdza zgodność z dokumentem elektronicznym (art. 94⁸ § 3 k.p.).
Wybór postaci nie zmienia obowiązków. Zakres dokumentów, podział akt na części, okresy przechowywania i prawo pracownika do kopii są takie same w obu przypadkach.
Jak przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą – krok po kroku
Przepisy nazywają przejście na e-teczki zmianą postaci dokumentacji: z każdego dokumentu powstaje odwzorowanie cyfrowe, które zastępuje papierowy oryginał. Proces wygląda tak:
Wybierz system, który spełnia wymagania rozporządzenia
E-teczki nie mogą leżeć w zwykłym folderze na dysku. Rozporządzenie wymienia funkcje, które musi mieć system teleinformatyczny (§ 9). Listę znajdziesz w następnej sekcji.
Uporządkuj papierowe teczki
Zanim zaczniesz skanować, sprawdź, czy dokumenty są we właściwych częściach akt (A–E), w porządku chronologicznym, ponumerowane i czy każda część ma wykaz dokumentów (§ 4 rozporządzenia). Błędy przeniesione do e-teczki trudniej później poprawić. Nie trzeba przenosić wszystkich teczek naraz – można zacząć od nowych pracowników, a stare akta przenosić etapami (więcej w pytaniach na końcu wpisu). U pracowników zatrudnionych przed 2019 r. dokumenty zebrane wcześniej mogą zostać w dawnym układzie akt – dostosowanie ich do części A–E jest możliwe, ale nieobowiązkowe (§ 20–22 rozporządzenia). Pomogą w tym wykaz dokumentów w aktach osobowych i przekładki do akt osobowych.
Zeskanuj dokumenty i podpisz skany kwalifikowanym podpisem
Każdy dokument papierowy trzeba zamienić na odwzorowanie cyfrowe (np. skan) i opatrzyć je jednym z poniższych (art. 94⁸ § 2 k.p.):
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy,
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę (np. specjalisty ds. kadr).
Podpis potwierdza zgodność skanu z oryginałem. Skan musi być na tyle dobry, żeby treść była czytelna bez sięgania do papieru (§ 12 ust. 2). Minimalne parametry podaje załącznik do rozporządzenia, np. 200 dpi dla czarno-białych tekstów drukowanych w formacie A4.
Poinformuj pracowników i zawiadom byłych pracowników
Pracodawca ma obowiązek przekazać informację o zmianie postaci dokumentacji (art. 94⁹ k.p.):
- obecnym pracownikom – w sposób przyjęty u danego pracodawcy; mają 30 dni od dnia przekazania informacji na odbiór papierowych dokumentów,
- byłym pracownikom – zawiadomienie w postaci papierowej lub elektronicznej; też 30 dni, licząc od dnia zawiadomienia,
- po śmierci pracownika – prawo odbioru mają członkowie rodziny wymienieni w art. 94⁹ § 3 k.p. (m.in. dzieci, małżonek, rodzice).
Kodeks mówi o sposobie przyjętym u pracodawcy, ale rozporządzenie wymaga doręczenia informacji za pokwitowaniem (§ 1 pkt 2 i § 15): osobiście, pocztą, przez osobę upoważnioną albo elektronicznie, jeśli pracodawca uzyska potwierdzenie doręczenia. Gdy list nie zostanie odebrany, doręczenie uważa się za dokonane po upływie terminu z drugiego awiza (§ 15 ust. 3–5). Potwierdzenia trafiają do części B akt (pracownik) albo C (były pracownik).
Wydaj odebrane dokumenty, a nieodebrane możesz zniszczyć
Po upływie 30 dni pracodawca może zniszczyć papierowe dokumenty, których nikt nie odebrał (art. 94¹⁰ k.p.). To możliwość, nie obowiązek. Jeśli niszczysz, rób to tak, żeby nie dało się odtworzyć treści, np. przez certyfikowaną firmę niszczącą dokumenty. Od tej chwili prowadzisz już wyłącznie e-teczkę.
Najczęstsze błędy przy przejściu na e-teczki
- skany bez kwalifikowanego podpisu – wtedy nie zastępują oryginałów,
- niszczenie papieru przed upływem 30 dni albo bez zawiadomienia byłych pracowników,
- mylenie e-teczek z raportami informacyjnymi do ZUS – raporty skracają okres przechowywania akt z lat 1999–2018, ale nie mają nic wspólnego z postacią elektroniczną,
- przekonanie, że e-akt nie trzeba niszczyć po okresie przechowywania – obowiązek dotyczy obu postaci (art. 94⁷ k.p.).
Jakie wymagania musi spełniać system do e-akt?
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymaga, żeby system, w którym prowadzisz elektroniczne akta osobowe, zapewniał (§ 9):
przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem
treści i metadanych – zmiany tylko według ustalonych, udokumentowanych procedur
dla osób upoważnionych
kto ma dostęp i kto co zmienił w dokumentacji
po metadanych (np. rodzaj dokumentu, data, pracownik)
dokumentacji w postaci elektronicznej (skany w PDF, pozostałe pliki w formacie, w jakim były przechowywane, do każdego plik XML z metadanymi – § 13–14) oraz wydruk
Pracodawca musi też regularnie analizować zagrożenia, mieć procedury dostępu i kopii zapasowych oraz plan przenoszenia danych na nowe nośniki i formaty, jeśli wymaga tego ciągłość dostępu (§ 10 ust. 2). Akta muszą być dostępne i czytelne co najmniej do końca okresu przechowywania (§ 12 ust. 1).
Nowe dokumenty w e-teczce
Po przejściu na e-teczki dokumenty nadal mogą trafiać do kadr na papierze, np. świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy czy orzeczenie lekarskie. Wtedy pracodawca albo osoba przez niego upoważniona sporządza skan, który opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, i dodaje go do e-teczki (§ 11 ust. 1). Pracownik odbiera oryginał w sposób i terminie uzgodnionym z pracodawcą. Jeśli tego nie uzgodnią albo pracownik go nie odbierze, pracodawca może zniszczyć oryginał w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (§ 11 ust. 2).
Dokumenty, które od początku powstają elektronicznie, nie wymagają papierowej wersji. Umowa o pracę podpisana przez obie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zawarta w formie elektronicznej, która jest równoważna formie pisemnej wymaganej w art. 29 § 2 k.p. (art. 78¹ Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p.). Więcej o rodzajach podpisów przeczytasz we wpisie o podpisie elektronicznym.
Jak długo przechowywać elektroniczną dokumentację pracowniczą?
Tak samo długo jak papierową, bo postać nie zmienia okresów przechowywania. O długości decyduje data zatrudnienia pracownika:
| Zatrudnienie | Okres przechowywania | Podstawa |
|---|---|---|
| przed 1.01.1999 r. | 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy | przepisy sprzed 2019 r. (art. 7 ustawy z 10.01.2018 r.) |
| od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r. | 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy, a po złożeniu do ZUS raportu informacyjnego – 10 lat od końca roku, w którym raport złożono | art. 7 ust. 2 i 3 ustawy z 10.01.2018 r., art. 41f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych |
| od 1.01.2019 r. | 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres | art. 94 pkt 9b k.p. |
Pracodawca, który złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, musi je potem przekazać za wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych po raz pierwszy w latach 1999–2018: za obecnych pracowników razem z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń, a za byłych w ciągu roku od złożenia oświadczenia (art. 41a i 41b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Są też wyjątki od tych okresów. Dokumentację pracowników wykonujących prace górnicze przechowuje się 50 lat od zakończenia stosunku pracy (art. 5 ustawy z 10.01.2018 r.). Przy ponownym zatrudnieniu tej samej osoby okres liczy się od końca roku, w którym skończyła się ostatnia umowa (art. 94⁵ § 2 k.p.). Okres przechowywania wydłuża się także, gdy dokumentacja może stanowić dowód w postępowaniu, np. sądowym (art. 94⁴ k.p.).
Przy rozwiązaniu umowy pracodawca wydaje pracownikowi razem ze świadectwem pracy informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru i zniszczeniu nieodebranych akt (art. 94⁶ k.p.). Po upływie okresu przechowywania pracodawca niszczy dokumentację w ciągu 12 miesięcy po terminie na jej odbiór, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (art. 94⁷ § 1 k.p.). W e-teczkach oznacza to trwałe usunięcie plików, więc przy procedurze niszczenia warto uwzględnić też kopie zapasowe.
Co wchodzi w skład e-teczki? Części akt osobowych A–E
Elektroniczne akta osobowe mają taki sam układ jak papierowe (§ 3 rozporządzenia):
Pełną listę dokumentów w poszczególnych częściach opisujemy we wpisie Akta osobowe pracownika – jak je prowadzić. Możesz też pobrać gotowy wykaz dokumentów w aktach osobowych.
E-teczki a kontrola Państwowej Inspekcji Pracy
Przepisy nie przewidują osobnych zasad kontroli elektronicznych akt. Dokumentacja elektroniczna jest równoważna papierowej (art. 94¹¹ k.p.), więc obowiązują te same wymogi: kompletność, podział na części, numeracja i okresy przechowywania. Nie trzeba jej drukować „na zapas”. Funkcje wydruku i eksportu, których rozporządzenie wymaga od systemu (§ 9 pkt 6 i 7), przydają się też wtedy, gdy inspektor poprosi o dokumenty.
Przed kontrolą sprawdź zwłaszcza, czy skany przeniesionych dokumentów mają kwalifikowany podpis i czy masz potwierdzenia doręczenia informacji o zmianie postaci akt. Pełną listę kontrolną znajdziesz we wpisie Kontrola PIP – jak się przygotować.
Papierowe czy elektroniczne akta – co się bardziej opłaca?
| Akta papierowe | Elektroniczne akta osobowe | |
|---|---|---|
| Przechowywanie | pomieszczenie z odpowiednią wilgotnością i temperaturą, zamknięte dla osób nieupoważnionych (§ 8) | system z zabezpieczeniami, kopiami zapasowymi i historią zmian (§ 9–10) |
| Dostęp | na miejscu, w biurze | z każdego miejsca, dla osób z uprawnieniami – przydatne przy pracy zdalnej i kilku oddziałach |
| Wyszukiwanie dokumentu | ręcznie, teczka po teczce | po metadanych: pracownik, część akt, rodzaj, data |
| Kopia na wniosek pracownika | ksero z podpisem albo skan z podpisem kwalifikowanym – w ciągu 30 dni (§ 18) | eksport elektroniczny albo wydruk z metadanymi – w ciągu 30 dni (§ 18) |
| Ryzyka | zagubienie, zalanie, pożar, nieuprawniony wgląd | awaria lub wyciek danych – dlatego wymagane są procedury bezpieczeństwa (§ 10) |
| Koszty | papier, druk, segregatory, archiwum, czas na archiwizację | system i podpis kwalifikowany, jednorazowo – skanowanie starych akt |
E-teczki najbardziej opłacają się firmom, które często zatrudniają i zwalniają (agencje pracy, firmy sezonowe), mają kilka oddziałów albo prowadzą kadry zdalnie. Przy kilku pracownikach i rzadkich zmianach papier też wystarcza, choć i tam rośnie liczba dokumentów, które od początku powstają elektronicznie.
Bezpłatny e-book
E-teczka bez mitów – czego wymaga prawo, a co daje technologia
Przejście z papieru na e-teczkę krok po kroku, na podstawie webinaru z ekspertką prawa pracy Karoliną Niedzielską. Wolisz posłuchać? Obejrzyj nagranie webinaru.
E-teczka pracownicza w HRappce
W HRappce e-teczka jest częścią profilu pracownika: dokumenty same trafiają do właściwej części akt A–E i dostają kolejny numer. Skany podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym bez wychodzenia z systemu, a kopię akt dla pracownika albo PIP wydajesz w formacie zgodnym z rozporządzeniem (z plikiem XML), a system zapisuje historię wydań. Zobacz, jak działa e-teczka pracownicza w HRappce.
Umów prezentacjęTestuj 14 dni za darmo
Elektroniczna dokumentacja pracownicza – najczęstsze pytania
Od kiedy można prowadzić elektroniczne akta osobowe?
Od 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia obowiązuje nowe brzmienie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy i rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nie ma daty, od której e-akta byłyby obowiązkowe.
Czy można prowadzić akta starszych pracowników papierowo, a nowych elektronicznie?
Tak. Pracodawca nie musi przenosić wszystkich akt osobowych do systemu naraz. Może zostawić dotychczasową dokumentację w postaci papierowej, a nowo zatrudnianym pracownikom od razu zakładać e-teczki, np. od 1 stycznia 2027 r. Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika (§ 2 rozporządzenia), Kodeks pracy dopuszcza obie postacie (art. 94 pkt 9a k.p.), a pracodawca może zmieniać postać dokumentacji (art. 94⁸ § 1 k.p.).
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 7 lutego 2019 r. dopuściło prowadzenie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w elektronicznej. Zastrzegło jednak, że dokumentację stanowiącą integralną całość, np. akta osobowe danego pracownika, należy prowadzić jednolicie: w jednej postaci. Dlatego akt jednej osoby nie warto dzielić między papier a system. Gdy do e-teczki trafia papierowy dokument, dodaje się jego skan opatrzony kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią (§ 11 rozporządzenia). Stanowiska ministerstwa nie są wiążące, ale pokazują, jak resort rozumie przepisy.
Czy trzeba zeskanować wszystkie stare akta przed rozpoczęciem korzystania z e-teczek?
Nie. Pracodawca może zacząć prowadzić elektroniczne akta osobowe dla nowych pracowników, a starsze akta zostawić w postaci papierowej. Przenoszenie archiwum można więc rozłożyć na etapy. Przy każdej zmianie postaci akt dotychczasowych pracowników trzeba ich o tym poinformować i dać 30 dni na odbiór papierowych dokumentów (art. 94⁹ k.p.).
Czy pracownik musi mieć kwalifikowany podpis elektroniczny?
Nie, żeby przejść na e-teczki. Skany papierowych dokumentów podpisuje pracodawca albo osoba przez niego upoważniona. Podpis pracownika jest potrzebny tylko przy dokumentach, które pracownik podpisuje, np. umowie. Wtedy może podpisać papierowy dokument, który kadry zeskanują, albo podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli przepis wymaga formy pisemnej (np. umowa o pracę). Dokumenty, które Kodeks pracy dopuszcza „w postaci papierowej lub elektronicznej”, nie wymagają podpisu kwalifikowanego.
Czy po przejściu na e-teczki trzeba zniszczyć papierowe akta?
Nie trzeba. Pracodawca może zniszczyć papierowe dokumenty, których pracownik nie odebrał w ciągu 30 dni (art. 94¹⁰ k.p.), ale nie musi tego robić.
Czy e-teczki obejmują też byłych pracowników?
Tak, jeśli pracodawca zmienia postać przechowywanej dokumentacji byłych pracowników. Wtedy musi zawiadomić każdego z nich o możliwości odbioru papierowych dokumentów w ciągu 30 dni od zawiadomienia (art. 94⁹ § 2 k.p.).
Czy można wrócić z e-teczek do papieru?
Tak. Pracodawca drukuje dokumenty i podpisuje wydruki, potwierdzając ich zgodność z dokumentem elektronicznym (art. 94⁸ § 3 k.p.). Obowiązek poinformowania pracowników o zmianie postaci obowiązuje także w tę stronę.
Jak pracownik dostaje kopię e-teczki?
Na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94¹² k.p.). Pracodawca wydaje kopię w ciągu 30 dni: elektronicznie albo jako wydruk z metadanymi i podpisem potwierdzającym zgodność (§ 18 rozporządzenia).