Case study HRappka x KS BAU: Kadry dla kilku działów w jednym systemie

KS Bau zatrudnia dużą liczbę pracowników i samodzielnie prowadzi kadry w kilku działach o różnym zakresie zatrudnienia. Gdy poprzedni system przestał nadążać za skalą i dynamiką firmy, zespół przeszedł na HRappkę. Dziś dokumenty podpisuje elektronicznie, rozlicza klientów agencji szybciej i ma większy porządek w codziennej pracy.

O firmie

KS BAU Sp. z o.o. działa na rynku od 15 lat, ma za sobą ponad 50 realizacji i obsłużyła ponad 1000 pracowników. Firma prowadzi trzy obszary działalności:

1. Budownictwo. KS BAU jest wykonawcą robót budowlanych, głównie murarskich. Technologię dobiera do konkretnego projektu i stawia na trwałość, estetykę i funkcjonalność budynków.
2. Agencja pracy. Oferuje pracę sezonową, projektową, tymczasową i stałą, dzięki czemu firmy mogą dopasować liczbę pracowników do bieżących potrzeb. Pracownikom tymczasowym zapewnia doradztwo, szkolenia i możliwość zdobycia nowych kwalifikacji.
3. Sprzątanie specjalistyczne.

Źródło: ksbau.pl

Wyzwanie: system, który nie nadążał

KS Bau działa bardzo dynamicznie. Przy rosnącej skali poprzedni system przestał wystarczać, a utrzymanie porządku w kadrach i płacach stawało się coraz trudniejsze.

„Obsługujemy dużą liczbę pracowników i sami prowadzimy kadry – mamy parę działów o różnym zakresie zatrudnienia. Nasza działalność jest bardzo dynamiczna, a poprzedni system po prostu nie nadążał za tempem zmian i rozwojem sytuacji. Przy takiej skali coraz trudniej było utrzymać porządek i sprawnie realizować bieżące procesy kadrowo-płacowe.”

Największym problemem stały się naliczenia i dokumenty.

„Nie mogliśmy już liczyć na poprawne naliczanie składników wynagrodzenia ani na sprawne generowanie potrzebnych nam dokumentów w poprzednim systemie. Przy dużej liczbie pracowników stało się to niewykonalne.”

Dlaczego HRappka

KS Bau szukało narzędzia, które poradzi sobie z jego skalą i tempem. O wyborze zdecydowały też wdrożenie i support.

„Zdecydowaliśmy się na HRappkę, bo potrzebowaliśmy narzędzia, które poradzi sobie z naszą skalą i dynamiką. Dużą rolę odegrał też bardzo dobry program wdrożeń oraz sprawny support – szybko odpowiadali na pytania i pomogli nam sprawnie przejść przez zmianę.”

HRappka pozwoliła też uporządkować pracę działów.

„Dzięki HRappce możemy teraz spokojnie podzielić obsługę poszczególnych działów i zachować porządek niezależnie od różnic w zakresie zatrudnienia.”

Najczęściej używane funkcje

Na co dzień zespół KS Bau pracuje głównie w czterech obszarach HRappki:

• moduł Pracownicy,
• Dashboard rozliczeń,
• Cashflow,
• importy.

Ulubioną funkcją został jednak elektroniczny podpis dokumentów.

„Największym usprawnieniem okazał się jednak elektroniczny podpis dokumentów – to dla nas prawdziwe zbawienie. Dzięki niemu codzienna praca stała się znacznie prostsza i mniej czasochłonna.”

Efekty wdrożenia

Najbardziej odczuwalną zmianą jest koniec podróży po podpisy. Do tego dochodzi szybsze rozliczanie klientów agencji i mniej pracy ręcznej.

• Bez wyjazdów po całej Polsce w celu podpisywania dokumentów.
• Rozliczanie klientów agencji łatwiejsze i krótsze.
• Mniej ręcznej pracy.
• Większy porządek w dokumentach.
• Spokojniejsza codzienna praca zespołu.

„Po wdrożeniu nie musimy już jeździć po całej Polsce, żeby podpisywać dokumenty. Rozliczanie klientów agencji stało się znacznie łatwiejsze i krótsze. Mamy mniej ręcznej pracy, większy porządek w dokumentach i spokojniejszą codzienną pracę zespołu.”

Co KS Bau powiedziałoby innym firmom

„To jak przesiadka z Cinquecento na Teslę. Zyskaliśmy narzędzie, które nadąża za naszą skalą i dynamiką, a dobre wdrożenie i support sprawiły, że zmiana przebiegła sprawnie.”

— KS Bau