E-teczki pracownicze
Poznaj e-dokumentację pracowniczą w HRappce – intuicyjne narzędzie do zarządzania aktami osobowymi, które oszczędza Twój czas, przestrzeń biurową i gwarantuje bezpieczeństwo danych oraz zgodność z aktualnymi przepisami.
- Sprawny start w systemie
- 14 dni bez opłat
- Bez podpinania karty
Przejrzysta lista pracowników i dokumentów
Błyskawicznie odnajduj dokumenty i zarządzaj aktami pracowników dzięki intuicyjnemu widokowi z rozbudowaną funkcją filtrowania.
Kompleksowa kartoteka: Szybko uzupełniaj dane kadrowe, kontaktowe i dokumentację w profilu każdego pracownika.
Błyskawiczne generowanie dokumentów: Twórz umowy, aneksy i zaświadczenia w kilka sekund. System automatycznie zaciąga dane z profilu pracownika do Twoich szablonów, eliminując ryzyko błędów i literówek.
Wygodny e-podpis: Zapomnij o drukowaniu i skanowaniu. Wysyłaj dokumenty do podpisu elektronicznego bezpośrednio z systemu. Pracownik może podpisać umowę na komputerze lub smartfonie.
Komunikacja bez wysiłku: Wysyłaj e-maile i wiadomości SMS bezpośrednio z systemu do wybranych osób lub całych grup. Jeśli korzystasz z naszej aplikacji mobilnej, w profilu pracownika znajdziesz także automatyczny rejestr wykonanych połączeń i wysłanych SMS-ów.
Portal Pracownika: Daj swoim pracownikom autonomię. Dzięki dedykowanemu portalowi każdy zatrudniony ma bezpieczny wgląd do swoich danych, może pobrać paski płacowe oraz przeglądać udostępnione mu załączniki i dokumenty.
Pełna transparentność: Pracownicy mogą samodzielnie aktualizować wybrane dane i składać wnioski, co odciąża dział kadr i sprawia, że komunikacja na linii firma-pracownik staje się nowoczesna i przejrzysta.
- Przejrzysta lista dokumentów w e-teczkach oraz sprawne wyszukiwanie dokumentów
- Automatyczne kategoryzowanie plików oraz wrzucanie ich do odpowiedniej e-teczki (na podstawie konfigurowalnych reguł)
- Możliwość masowego dodawania załączników i wysyłania do podpisu elektronicznego
- Tworzenie własnych folderów
Pełna zgodność z polskim prawem
Nasz system jest na bieżąco dostosowywany do zmian w przepisach (w tym rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej).
HRappka automatycznie kategoryzuje dokumenty, dbając o ich poprawną chronologię i numerację.
Część A – Dokumenty rekrutacyjne Przechowuj dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak CV, kwestionariusze osobowe czy świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia.
Część B – Przebieg zatrudnienia Tu znajdą się umowy o pracę, zakresy czynności, potwierdzenia szkoleń BHP, zaświadczenia lekarskie oraz wszelkie dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji i przebiegu kariery w Twojej firmie.
Część C – Ustanie stosunku pracy Miejsce na dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy, w tym oświadczenia o wypowiedzeniu, potwierdzenia odbioru świadectwa pracy czy dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za urlop.
Część D – Odpowiedzialność porządkowa Sekcja przeznaczona na dokumenty dotyczące kar porządkowych (upomnienia, nagany) oraz inne pisma związane z odpowiedzialnością pracownika. HRappka pilnuje terminów ich usunięcia po zatarciu kary.
Część E – Kontrola trzeźwości Najnowsza, wymagana prawem sekcja, w której gromadzi się dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
System HRappka automatycznie pilnuje porządku wewnątrz każdej części, pozwalając na łatwe sortowanie i szybki podgląd konkretnego dokumentu bez konieczności przeszukiwania segregatorów.
Bezpieczeństwo danych kadrowych to nasz priorytet. HRappka pozwala na precyzyjne zarządzanie tym, kto może przeglądać, edytować lub usuwać dokumenty w systemie, zapewniając pełną ochronę informacji.
Dostęp na poziomie roli: Przypisuj użytkownikom konkretne uprawnienia. Możesz zdecydować, że manager widzi tylko dokumenty swojego zespołu, a pracownik działu kadr ma dostęp do pełnej struktury e-teczek wszystkich zatrudnionych.
Uprawnienie do e-teczek: Możesz ograniczyć widoczność e-teczki dla wybranych użytkowników
Bezpieczne udostępnianie: Decyduj, które dokumenty z e-teczki mają być widoczne dla pracownika w jego Portalu Pracowniczym, a które mają pozostać wyłącznie do wglądu działu HR.
Zgodnie z polskimi przepisami, pracodawca ma obowiązek wydać kopię dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub uprawnionych organów. HRappka w pełni automatyzuje ten proces, zapewniając zgodność z wymogami technicznymi i prawnymi:
Format XML i standardy cyfrowe: Umożliwiamy wydanie e-teczki w formacie XML (zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia), co pozwala na przenoszenie dokumentacji między systemami oraz zachowanie jej pełnej struktury i metadanych.
Precyzyjne określenie odbiorcy: System pozwala wskazać, na czyją rzecz wydawana jest dokumentacja. Możesz wygenerować paczkę plików na potrzeby pracownika, użytkownika systemu lub organów kontrolnych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy.
Pełna historia wydań: Każdorazowe wygenerowanie i wydanie e-teczki jest rejestrowane w dedykowanej historii. Dzięki temu masz pełną przejrzystość i kontrolę nad tym, kiedy, komu i w jakim zakresie dokumenty zostały udostępnione.
Prowadzenie elektronicznych akt osobowych wymaga zachowania odpowiedniej chronologii. HRappka wyręcza Cię w tym zadaniu, eliminując ryzyko błędów w numeracji dokumentów.
Automatyczne pole „Numer”: Przy każdym dokumencie w e-teczce wprowadzamy dedykowane pole numeracyjne. System automatycznie nadaje kolejny numer każdemu załącznikowi, dbając o spójność Twojej bazy.
Chronologia według daty wpływu: Numeracja jest ustawiana automatycznie na podstawie daty wpływu dokumentu. Dzięki temu masz pewność, że chronologia wewnątrz części A, B, C, D oraz E jest zawsze zachowana, co jest kluczowym wymogiem podczas kontroli.
Łatwe wyszukiwanie: Dzięki unikalnym numerom nadawanym automatycznie, odnalezienie konkretnego pisma w rozbudowanej e-teczce staje się jeszcze szybsze i prostsze.
Sprawny start w systemie
Z HRappką przejście na cyfrowe akta osobowe jest szybkie i bezstresowe – zapewniamy narzędzia do masowego importu danych, automatyzujemy porządkowanie dokumentów i oferujemy pełne wsparcie wdrożeniowe
Przejście na cyfrowy obieg dokumentów nie musi oznaczać żmudnego wgrywania każdego pliku z osobna. Nasz system umożliwia błyskawiczny import dużych zbiorów danych oraz masowe dodawanie załączników.
Dzięki usprawnionej obsłudze plików PDF, możesz szybko przeglądać wgrane dokumenty.
HRappka dba o to, aby Twoja e-dokumentacja była zawsze uporządkowana i zgodna z wymogami prawnymi. Podczas wgrywania plików system pomaga przypisać je do odpowiednich części akt osobowych (A, B, C, D lub E), a dzięki nowemu widokowi listy załączników, zarządzanie nimi jest niezwykle intuicyjne. Każdy dokument otrzymuje automatycznie nadany numer według daty wpływu, co zapewnia nienaganną chronologię bez konieczności Twojej ingerencji.
Wiemy, że każda organizacja ma swoją specyfikę, dlatego oferujemy dedykowane pakiety wdrożeniowe, które gwarantują miękkie przejście na e-dokumentację. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować strukturę uprawnień, zaimportować dotychczasowe bazy danych i przeszkolą Twój zespół z obsługi nowych funkcji, takich jak e-podpis czy generowanie dokumentów. Otrzymujesz pełne wsparcie merytoryczne i techniczne, abyś mógł w pełni wykorzystać potencjał systemu od pierwszego dnia.
Automatyzuj jeszcze więcej!
Kadry i płace to dopiero początek możliwości systemu HRappka!
Rekrutacja i onboarding
Widget z ofertami pracy, formularze aplikacyjne, zarządzanie kandydatami i automatyzacja procesu wdrażania nowych pracowników.
Kadry i płace
Sprawne generowanie dokumentów, e-podpis oraz naliczanie wynagrodzeń.
Samoobsługa pracownicza
Dostęp pracowników do systemu umożliwia pracownikom wgląd w ich dokumentację oraz zgłaszanie wniosków.
I wiele więcej!
Legalizacja cudzoziemców, zarządzanie zakwaterowaniem, samochodami czy szkoleniami.
OPINIE
Co mówią o nas Klienci?
Odkryj, co wyróżnia HRappkę i przekonaj się, dlaczego nasi użytkownicy nam zaufali.
"HRappka to narzędzie, które w pełni spełnia oczekiwania w zakresie automatyzacji procesów HR, zachowując przy tym dużą elastyczność. Dzięki niemu, rozliczenie pracowników i klientów, gromadzenie danych oraz generowanie raportów staje się szybkie i efektywne."
"Nawiązanie współpracy z HRappką pozwoliło na dynamiczny rozwój firmy. Jako wieloletni klient zauważam ogromny rozwój i zaangażowanie w proces doskonalenia systemu."
"Program HRappka doskonale sprawdza się w przypadku agencji pracy. Program jest prosty w obsłudze i bardzo intuicyjny, dlatego z łatwością przyswajają go nowi członkowie zespołu."
"HRappka to prawdziwa skarbnica informacji i narzędzie, które znacznie podniosło wydajność i efektywność naszego przedsiębiorstwa. Wsparcie techniczne zespołu zaangażowanego w rozwijanie tej aplikacji jest po prostu fenomenalne!"
"HRappka to świetne narzędzie do zarządzania procesami HR. Intuicyjny interfejs sprawia, że korzystanie z programu jest proste, nawet dla początkujących. System oferuje wiele przydatnych funkcji, takich jak automatyzacja rekrutacji, ewidencja czasu pracy czy zarządzanie dokumentacją kadrową."
"Z wielu żmudnych czynności administracyjnych, kadrowych i legalizacyjnych pozostało nam wprowadzenie kilku danych do systemu i kliknięcie myszką."
TESTUJ 14 DNI BEZ OPŁAT
Zacznij automatyzować procesy kadrowe już dziś!
Sprawdź jak system HRappka usprawni procesy HR w Twojej firmie!
Potrzebujesz pomocy?
Często zadawane pytania
Znajdź odpowiedzi na często zadawane pytania.
E-dokumentacja pracownicza to elektroniczna forma prowadzenia akt osobowych i dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników, zgodna z przepisami Kodeksu pracy.
Zastępuje tradycyjne papierowe teczki i umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów online.
Tak, prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej jest w pełni zgodne z polskim prawem od 2019 roku.
Warunkiem jest spełnienie wymogów dotyczących m.in. integralności dokumentów, bezpieczeństwa danych oraz możliwości ich wydruku.
E-dokumentacja pracownicza pozwala oszczędzić czas i koszty związane z papierowymi aktami, zapewnia szybki dostęp do dokumentów online i umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów. Dzięki temu pracownik może podpisać np. umowę czy aneks z dowolnego miejsca. To duże ułatwienie w przypadku pracy zdalnej.
Dokumentacja w systemie HR zwiększa bezpieczeństwo danych pracowniczych, poprawia organizację pracy działu HR i wspiera zgodność z przepisami prawa pracy.
Aby zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną, należy sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów (np. skany) zarówno dla obecnych, jak i byłych pracowników, niezależnie od okresu przechowywania akt.
Skany należy podpisać podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzając zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.
Prowadzenie e-dokumentacji wymaga spełnienia wymogów określonych w §9 i §10 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r., dotyczących tworzenia i obsługi systemu teleinformatycznego dla e-akt.
Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do systemu HRappka pozwala w pełni korzystać z e-dokumentacji. HRappka oferuje m.in.:
Łatwą segregację dokumentów oraz szybkie rozpoznanie typu dokumentu pracowniczego,
Obsługę e-podpisów dla dokumentów,
Dostęp 24/7 do dokumentów z dowolnego miejsca,
Możliwość wydania e-teczki w formacie XML,
Możliwość określenia, na czyją rzecz wydawana jest e-teczka (np. pracownik, użytkownik systemu lub inny podmiot, np. PIP), przy czym każdorazowe wydanie jest rejestrowane w historii, co zapewnia pełną przejrzystość i kontrolę,
Całkowite usunięcie dokumentów z systemu w razie potrzeby,
Obsługę wielofirmowości, co pozwala zarządzać dokumentacją dla wielu podmiotów w jednym systemie.
Dzięki tym funkcjom HRappka zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość dokumentacji, oszczędza czas działu HR oraz umożliwia łatwe zarządzanie e-teczkami pracowników w zgodzie z przepisami prawa.