Czemu firmy korzystają z programów ATS i jak wpływa to na kandydatów?

Stosowanie systemów do śledzenia kandydatów (ang. Applicant Tracking System, ATS) w dzisiejszych przedsiębiorstwach to całkowita norma. Usprawnienie procesów rekrutacyjnych, zmniejszenie kosztów, lepsza wydajność specjalistów HR – obok takich korzyści biznesowych żadna firma nie przejdzie obojętnie. Kandydaci nie mają innego wyboru niż dostosować się do nowych zasad gry. Jak to zrobić, by zamiast z natychmiastowym odrzuceniem przez system spotkać się z zaproszeniem na rozmowę? Trzeba napisać CV zoptymalizowane o ATS. 

Więcej o tym, czemu firmy je wykorzystują oraz o sposobach, dzięki którym kandydaci mogą realnie zwiększyć szanse na sukces opowiadamy poniżej.

Czym jest ATS i dlaczego stał się tak powszechny?

Programy ATS służą firmom do znacznego usprawniania rekrutacji od strony administracyjnej. Są one zdolne do przejmowania wielu funkcji z rąk specjalistów HR, uwalniając tym samym zasoby rekruterów i pozwalając im na skupienie się na innych, pilniejszych i bardziej skomplikowanych zadaniach.

Systemy ATS służą przede wszystkim do następujących zadań: 

• Zbieranie aplikacji – automatyczne gromadzenie CV i listów motywacyjnych w jednym miejscu.
• Automatyzacja selekcji – stosowanie algorytmów do wstępnej oceny dokumentów aplikacyjnych, np. w oparciu o konkretne słowa kluczowe.
• Komunikacja z kandydatami – tworzenie i wysyłanie automatycznych wiadomości e-mail z informacjami o statusie aplikacji, zaproszeniem do kolejnego etapu, podziękowaniem za udział itp.
• Zarządzanie harmonogramem – planowanie i organizacja rozmów rekrutacyjnych.
• Raportowanie i analityka – generowanie raportów dotyczących efektywności rekrutacji w oparciu o kluczowe metryki, takie jak czas zatrudnienia, współczynnik konwersji, koszt zatrudnienia i inne.
• Integracja z innymi systemami – możliwość łączenia funkcjonalności z innymi narzędziami HR, takimi jak systemy płacowe, firmowe konta w mediach społecznościowych systemy zarządzania wydajnością pracowników.

Jak na dłoni widać zatem wszechstronność tych narzędzi i ich potencjał do wprowadzania poważnych ułatwień, niekoniecznie tylko w obrębie rekrutacji. Niektóre badania sugerują wręcz kosmiczne zwroty z inwestycji, osiągające ponad 500%. Nic dziwnego zatem, że przedsiębiorstwa – byty przede wszystkim zainteresowane zyskami i rentownością – wykazują ogromną chęć do korzystania z dobrodziejstwa tego oprogramowania.

Wpływ ATS na szanse kandydatów w rekrutacji

Jeśli wyjdziemy z założenia, że firmy tak naprawdę nie mają powodów do tego, by nie korzystać z ATS’ów, to w kolejnym kroku możemy dojść do nieprzyjemnych wniosków: technologia obróciła się przeciwko nam, a o wynikach rekrutacji decydują komputery, nie ludzie.

To stwierdzenie zawiera w sobie jednak więcej kontrowersji aniżeli prawdy. Oczywiście wpływ automatyzacji na rekrutację jest niemały, a rozwój sztucznej inteligencji jeszcze bardziej go potęguje. Nowoczesne systemy ATS coraz częściej wykorzystują elementy AI do analizy aplikacji, co otwiera nowe możliwości, ale też stawia przed kandydatami nowe wyzwania. Przyjrzyjmy się zatem zarówno pozytywnym, jak i negatywnym skutkom stosowania tych technologii, począwszy od tych pierwszych.

Po pierwsze, dla kandydatów procesy zarządzane przez ATS oznaczają zwiększenie efektywności rekrutacji, tym bardziej jeśli firma wdraża rozwiązania AI. W praktyce przekłada się to na zmniejszony czas oczekiwania na finalną odpowiedź.

Ponadto, ponieważ programy ATS oparte są na zaprogramowanych kryteriach, rekrutacje przebiegają obiektywniej. Kandydaci oceniani są przez pryzmat faktycznych, merytorycznych osiągnięć, bez wpływów stronniczych odczuć rekruterów.

Wreszcie, oparcie rekrutacji o ATS prowadzi do lepszego dopasowania oczekiwań firmy do kwalifikacji kandydata. Wraz z rozwojem AI, systemy te stają się coraz lepsze w rozpoznawaniu potencjału kandydatów, nawet jeśli ich doświadczenie nie jest idealnie zgodne z opisem stanowiska.

No dobrze, ale co z minusami? Żadne rozwiązanie nie jest przecież idealne i tak też jest w tym przypadku. Oto ciemna strona ATS oraz powody, przez które wiele czynnych zawodowo osób ma wobec tych programów mieszane uczucia:

• Fałszywe pozytywy: aksjomatyczność systemów ATS czynie je podatnymi na manipulację przez kandydatów, którzy potrafią „ograć” system. Kandydaci stosujący odpowiednie słowa kluczowe mogą być fałszywie uznani za idealnych, co prowadzi do straty zasobów firmy na późniejszych etapach rekrutacji. Choć AI może pomóc w wykrywaniu takich prób, nie jest to system doskonały.

• Nadmierne skupienie na umiejętnościach twardych: programy ATS skupiają się na twardych kompetencjach i mierzalnych wynikach, z kolei często pomijają umiejętności miękkie, które na niektórych stanowiskach odgrywają nie mniej znaczną rolę.

• Brak wyczucia na szczegóły: automatyzacja to jedno, ale niezastąpiony czynnik ludzki to drugie. Nie da się rozszyfrować czyjegoś potencjału w oparciu o jeden skromny dokument, zwłaszcza jeśli nie jest stworzony optymalnie pod ATS, przez co świetni kandydaci potrafią zostać skreśleni zanim ich aplikacja trafi do rąk kadrowców.

Jak zoptymalizować CV pod ATS? Przykładowe rady

Po dokonaniu powyższej charakterystyki kształtuje nam się obraz tego, co powinni zrobić kandydaci, by ATS nie stłamsił ich ambicji: zoptymalizować swoje CV tak, by system znalazł w nich to, czego oczekuje. Oto, jak to zrobić:

Dostosuj słowa kluczowe

Podstawą zoptymalizowanego pod ATS życiorysu jest stosowanie właściwych słów kluczowych. Oczywiście nie masz wglądu w ustawienia programu – to tajemnica firmy. Możesz jednak wydedukować większość z nich wnikliwie studiując ogłoszenie o pracę. W zamieszczonych tam wymaganiach dotyczących doświadczenia lub umiejętności pracodawcy podają konkrety, na których ich zależy. Możesz mieć pewność, że lwia część tych kwalifikacji została dodana do ustawień ATS, a wykorzystanie tych słów kluczowych w CV pozwoli Ci przejść selekcję bez problemu.

Nie ogrywaj systemu

Po przeczytaniu powyższego może zapalić Ci się lampka, że może warto pójść na całość i wpisać tyle kluczowych fraz ile wlezie. Absolutnie tego nie rób! W systemach ATS można ustawić tolerancję filtrów, by rozpoznać nadmiar słów kluczowych i ukrócić Twój nikczemny plan. Nawet jeśli prześlizgniesz się przez te ustawienia i Twoje CV trafi do rekrutera, ten z pewnością nie spojrzy na nie pobłażliwie.

Sprawdź ortografię

ATS zjada literówki na śniadanie i nie ma wobec nich litości, zwłaszcza jeśli chodzi o słowa kluczowe. Twój tekst absolutnie nie może zawierać literówek. W przeciwnym razie komputer może Cię zwyczajnie pominąć.

Powyższe rady to jednak zaledwie wierzchołek góry lodowej. Więcej przydatnych informacji o tym, jak przekuć powszechność systemów ATS we własny sukces znajdziesz na takich platformach jak Jobseeker, specjalizujących się w zakresie doradztwa zawodowego.

Podsumowanie

Dla firm, oprogramowanie do śledzenia aplikacji, znane także pod nazwą ATS, to prawdziwy dar, usprawniający codzienny przebieg operacji biznesowych. By nie zacząć odpadać z rekrutacji w przedbiegach, kandydaci powinni odpowiednio dostosowywać swoje CV pod kątem tych systemów, między innymi poprzez stosowanie właściwych słów kluczowych.