E-doręczenia – co powinni wiedzieć pracodawcy i działy kadr?

E-doręczenia to nowoczesny system umożliwiający elektroniczne przesyłanie i odbieranie korespondencji urzędowej, który od 1 stycznia 2025 roku stał się obowiązkowy dla wielu podmiotów w Polsce, między innymi dla podmiotów publicznych oraz firm i zawodów zaufania publicznego (m.in. notariuszy, doradców podatkowych). Docelowo z e-doręczeń będą mogli korzystać wszyscy: obywatele, firmy i urzędy. Dla pracodawców oraz działów kadr i płac oznacza to konieczność dostosowania się do nowych przepisów i procedur. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje na temat e-doręczeń oraz ich praktyczne zastosowanie w firmach.

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie dokumentów w formie elektronicznej, mająca taką samą moc prawną jak tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru. System ten ma zastąpić dotychczasowe metody komunikacji z organami publicznymi, takie jak korespondencja papierowa czy platforma ePUAP. Zgodnie ze stroną rządową, e-doręczenia są równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do e-doręczeń i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Czym jest adres do e-doręczeń?

Przedsiębiorca, zakładając adres do e-Doręczeń dla swojej firmy, tym samym wskazuje go jako adres do korespondencji urzędowej. Adres ten zostanie wpisany do bazy adresów elektronicznych, co oznacza, że urzędy korzystające z e-doręczeń będą przesyłały korespondencję do firmy wyłącznie elektronicznie.

Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra cyfryzacji, w którym są zebrane adresy do e-Doręczeń. Oprócz adresów, baza zawiera informacje o wszystkich dostawcach świadczących usługi e-Doręczeń.

O tym, jak jak aktywować adres do e-doręczeń i skrzynkę na Biznes.gov.pl przeczytasz na stronie rządowej.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-doręczeń?

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek korzystania z e-doręczeń obejmuje m.in. podmioty publiczne, w tym urzędy miast i gmin, starostwa powiatowe, urzędy skarbowe, ZUS, KRUS, jednostki samorządu terytorialnego, placówki ochrony zdrowia oraz instytucje edukacyjne. Natomiast od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek ten rozszerzono na m.in. wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. Szczegółowy harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych znajduje się pod tym linkiem.

Jakie korzyści dla pracodawców dają e-doręczenia?

1. Oszczędność czasu i kosztów

• Brak konieczności wysyłania listów poleconych, co eliminuje koszty drukowania, kopertowania i wysyłki dokumentów.
• Szybszy obieg dokumentów – natychmiastowe doręczenie przesyłek.
• Mniej pracy administracyjnej, brak konieczności przechowywania dokumentacji papierowej.

2. Bezpieczeństwo i pewność doręczenia

• System generuje urzędowe potwierdzenie odbioru, eliminując ryzyko zagubienia przesyłki.
• Zastosowanie fikcji doręczenia – po 14 dniach dokument uważa się za doręczony, nawet jeśli adresat go nie odczytał.
• Ochrona przed fałszerstwami – dokumenty są zabezpieczone i nie podlegają manipulacji.

3. Zgodność z przepisami i cyfryzacja procesów

• Spełnienie wymogów prawnych dotyczących obowiązku e-doręczeń.
• Uproszczona obsługa dokumentacji kadrowej.
• Bezproblemowa komunikacja z urzędami, bez opóźnień wynikających z tradycyjnej poczty.

Jak pracodawcy i działy kadr i płac mogą wykorzystać e-doręczenia?

Korespondencja z urzędami

• Wysyłanie i odbieranie pism z ZUS, US, PIP, GUS, np. odpowiedzi na kontrole.
• Obsługa postępowań administracyjnych – szybkie przekazywanie dokumentacji dotyczącej pracowników.

Zmniejszenie ryzyka błędów i opóźnień

• Brak problemów z doręczeniem ważnych dokumentów.
• Automatyzacja procesów – możliwość integracji systemu e-doręczeń z oprogramowaniem HR i ERP.

Kiedy e-doręczenia dla pracodawców?

Obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń dla pracodawców zależy od tego, kiedy została zarejestrowana firma:

• Przedsiębiorcy rejestrujący się w CEIDG i KRS od 1 stycznia 2025 r. zakładają adresy i skrzynki do e-doręczeń podczas rejestracji.
• Przedsiębiorcy zarejestrowani w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) do 31 grudnia 2024 r. muszą mieć adres do e-doręczeń od 1 października 2026 r. 
• Przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) przed 1 stycznia 2025 r. muszą mieć adres do e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 r. 
• Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, takich jak: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.