Urlop opiekuńczy – komu przysługuje, ile dni trwa i jak złożyć wniosek?

Urlop opiekuńczy to jedno z uprawnień pracowniczych wprowadzonych do Kodeksu pracy w 2023 roku w związku z wdrożeniem przepisów unijnych dotyczących równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Obok zmian dotyczących m.in. rodzicielstwa, przewidywalnych warunków pracy czy dodatkowych zwolnień od pracy, nowe przepisy dały pracownikom możliwość skorzystania z 5 dni wolnego w roku kalendarzowym na zapewnienie osobistej opieki lub wsparcia bliskiej osobie.

Urlop opiekuńczy przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Można go wykorzystać wtedy, gdy członek rodziny albo osoba zamieszkująca z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Warto pamiętać, że urlop opiekuńczy nie jest tym samym co 2 dni opieki nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy. To dwa różne uprawnienia, udzielane na innych zasadach. Urlop opiekuńczy jest bezpłatny, natomiast zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do 14 lat jest płatne.

Czym jest urlop opiekuńczy?

Urlop opiekuńczy to zwolnienie od pracy udzielane pracownikowi w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

W praktyce może chodzić np. o konieczność pomocy choremu rodzicowi po operacji, opiekę nad małżonkiem po nagłym pogorszeniu stanu zdrowia, wsparcie dziecka wymagającego znacznej opieki albo pomoc osobie mieszkającej z pracownikiem pod tym samym adresem.

Urlop opiekuńczy jest odrębnym uprawnieniem od urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, urlopu z powodu siły wyższej, zwolnienia lekarskiego na chore dziecko oraz płatnej opieki nad dzieckiem do 14 lat. Nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego i nie wymaga przedstawienia zwolnienia lekarskiego.

Urlop opiekuńczy – podstawa prawna

Podstawą prawną urlopu opiekuńczego jest art. 173¹ Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni, jeżeli jest on potrzebny w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny albo osobie zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym.

W Kodeksie pracy wskazano również, kogo uważa się za członka rodziny. Są to:

• syn,
• córka,
• matka,
• ojciec,
• małżonek.

W przypadku członka rodziny nie ma znaczenia, czy osoba ta mieszka razem z pracownikiem. Inaczej jest przy osobie niebędącej członkiem rodziny – wtedy warunkiem skorzystania z urlopu jest wspólne gospodarstwo domowe.

Komu przysługuje urlop opiekuńczy?

Urlop opiekuńczy przysługuje pracownikowi, czyli osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Może z niego skorzystać pracownik zatrudniony na czas określony, czas nieokreślony albo okres próbny.

Uprawnienie przysługuje bez względu na:

• staż pracy,
• wymiar etatu,
• liczbę dni urlopu wypoczynkowego,
• rodzaj umowy o pracę,
• liczbę pracodawców w danym roku.

Oznacza to, że urlop opiekuńczy przysługuje pracownikom także wtedy, gdy dopiero rozpoczęli zatrudnienie i nie mają jeszcze długiego stażu pracy. Nie jest wymagane przepracowanie określonego okresu u danego pracodawcy.

Z urlopu opiekuńczego nie skorzystają natomiast osoby zatrudnione wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło. Uprawnienie to dotyczy stosunku pracy.

Na kogo możesz wziąć urlop opiekuńczy?

Urlop opiekuńczy można wykorzystać na członka rodziny albo osobę mieszkającą z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym, jeżeli dana osoba wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

W przypadku członka rodziny przepisy obejmują syna, córkę, matkę, ojca oraz małżonka. Przykładowo pracownik może złożyć wniosek o urlop opiekuńczy, gdy jego ojciec wymaga opieki po operacji, matka potrzebuje wsparcia po hospitalizacji albo dziecko wymaga znacznej opieki w związku ze stanem zdrowia.

W przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ważne jest zamieszkiwanie we wspólnym gospodarstwie domowym. Może to być np. partner życiowy, partnerka albo inna osoba, która mieszka z pracownikiem pod tym samym adresem i wymaga opieki z poważnych względów medycznych.

Przykład: partner pracownicy przeszedł zabieg i przez kilka dni wymaga pomocy w codziennym funkcjonowaniu. Jeżeli mieszka z pracownicą w tym samym gospodarstwie domowym, pracownica może wnioskować o urlop opiekuńczy.

Wymiar urlopu opiekuńczego – ile dni przysługuje?

Wymiar urlopu opiekuńczego wynosi 5 dni w roku kalendarzowym. Są to dni urlopu opiekuńczego przysługujące łącznie w danym roku, niezależnie od liczby osób, które wymagają opieki.

Oznacza to, że pracownik nie otrzymuje osobnego limitu 5 dni na dziecko, osobnego limitu na rodzica i osobnego limitu na małżonka. Limit jest jeden i wynosi 5 dni urlopu opiekuńczego w roku kalendarzowym.

Urlopu opiekuńczego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jeżeli więc pracownik pracuje od poniedziałku do piątku, urlop może przypadać na te dni. Jeżeli natomiast pracownik pracuje zmianowo, urlopu udziela się zgodnie z jego grafikiem.

Urlop opiekuńczy można wykorzystać jednorazowo w całości albo w częściach, np. po jednym dniu. Przepisy nie przewidują jednak korzystania z tego urlopu w godzinach. Udzielenie urlopu następuje na dni pracy, a nie na część dnia.

Czy urlop opiekuńczy jest płatny?

Nie. Urlop opiekuńczy jest bezpłatny. Za czas korzystania z urlopu pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, ponieważ przepisy nie przewidują zachowania prawa do pensji za ten okres.

Urlopu opiekuńczego nie należy więc mylić z płatną opieką nad dzieckiem do 14 lat. W przypadku urlopu opiekuńczego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia ani wynagrodzenia chorobowego. Nie jest to również zasiłek opiekuńczy wypłacany w razie zwolnienia lekarskiego na opiekę nad chorym dzieckiem albo innym członkiem rodziny.

Mimo że urlop jest bezpłatny, okres urlopu opiekuńczego wlicza się do stażu pracy. Oznacza to, że czas tej nieobecności w pracy wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Czy urlop opiekuńczy wlicza się do stażu pracy?

Tak. Okres urlopu opiekuńczego wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. To ważna różnica między urlopem opiekuńczym a klasycznym urlopem bezpłatnym.

W praktyce oznacza to, że korzystanie z urlopu opiekuńczego nie przerywa ciągłości zatrudnienia i pozostaje uwzględniane przy ustalaniu uprawnień związanych ze stosunkiem pracy.

Pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za czas urlopu, ale zachowuje ochronę wynikającą z przepisów prawa pracy. Dni te są traktowane jako usprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Jak złożyć wniosek o urlop opiekuńczy?

Aby skorzystać z urlopu opiekuńczego, należy złożyć wniosek do pracodawcy. Wniosek może mieć postać papierową albo elektroniczną. Pracownik powinien złożyć wniosek najpóźniej dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.

To oznacza, że wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego nie powinien być składany dopiero po rozpoczęciu nieobecności. Jeżeli sytuacja jest możliwa do przewidzenia, warto zrobić to wcześniej, aby dział kadr i przełożony mogli prawidłowo zaplanować organizację pracy.

Wniosek o urlop opiekuńczy powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• termin korzystania z urlopu,
• liczbę dni urlopu opiekuńczego,
• imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia,
• przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika,
• w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem,
• w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby,
• podpis pracownika, jeżeli wniosek składany jest w formie papierowej.

W przypadku wniosku elektronicznego podpis pracownika może zostać zastąpiony sposobem autoryzacji stosowanym w firmie, np. przesłaniem wniosku przez system HR, portal pracowniczy lub służbową skrzynkę mailową.

Czy trzeba dokumentować urlop opiekuńczy?

Pracownik musi wskazać we wniosku, kto wymaga opieki lub wsparcia oraz jaka jest przyczyna konieczności zapewnienia osobistej opieki. Nie musi jednak przedstawiać dokumentacji medycznej, zaświadczenia lekarskiego ani szczegółowych danych o stanie zdrowia tej osoby.

Pracodawca nie powinien żądać dokumentów medycznych potwierdzających chorobę dziecka, rodzica, małżonka albo innej osoby wymagającej opieki. We wniosku wystarczy wskazać przyczynę w sposób ogólny, np. rekonwalescencja po operacji, poważne pogorszenie stanu zdrowia, konieczność wsparcia po hospitalizacji albo nagłe zdarzenia zdrowotne.

Ważne jest jednak, aby z wniosku wynikało, że dana osoba faktycznie wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop opiekuńczy nie służy zwykłej pomocy organizacyjnej, przygotowań do wyjazdu czy załatwiania formalności niezwiązanych ze stanem zdrowia osoby bliskiej.

Czy pracodawca może odmówić urlopu opiekuńczego?

Jeżeli wniosek został złożony prawidłowo i w terminie, pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu opiekuńczego. Pracodawca nie powinien odmówić urlopu tylko dlatego, że nieobecność pracownika jest niewygodna organizacyjnie.

Odmowa może pojawić się przede wszystkim wtedy, gdy po stronie pracownika nie zostały spełnione warunki formalne, np. wniosek nie zawiera wymaganych danych, został złożony zbyt późno albo dotyczy osoby, która nie jest członkiem rodziny i nie mieszka z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym.

Pracodawca może więc poprosić o uzupełnienie wniosku, ale nie powinien żądać szczegółowej dokumentacji medycznej. Wniosek ma wskazywać przyczynę konieczności opieki, a nie pełną historię choroby.

Czy urlop opiekuńczy przechodzi na kolejny rok?

Nie. Niewykorzystany urlop opiekuńczy nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy. Jeżeli pracownik nie wykorzysta 5 dni w danym roku, limit przepada.

W kolejnym roku pracownik ponownie nabywa prawo do 5 dni urlopu opiekuńczego. Nie można jednak kumulować niewykorzystanych dni z poprzednich lat.

Przykład: pracownik w 2026 roku wykorzystał tylko 2 dni urlopu opiekuńczego. Pozostałe 3 dni nie przechodzą na 2027 rok. Od 1 stycznia 2027 roku pracownik ma nowy limit 5 dni.

Urlop opiekuńczy a opieka nad dzieckiem do 14 lat

Urlop opiekuńczy często bywa mylony ze zwolnieniem na opiekę nad dzieckiem do 14 lat. To dwa różne rozwiązania.

Zwolnienie na opiekę nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy przysługuje pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat. Można je wykorzystać w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym. Jest to zwolnienie płatne, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Urlop opiekuńczy z art. 173¹ Kodeksu pracy wynosi natomiast 5 dni w roku kalendarzowym, jest bezpłatny i dotyczy zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie, która wymaga opieki z poważnych względów medycznych.

Najważniejsze różnice:

Uprawnienie	Wymiar	Płatność	Kiedy przysługuje?
Urlop opiekuńczy	5 dni w roku	bezpłatny	gdy członek rodziny lub osoba z tego samego gospodarstwa domowego wymaga opieki albo wsparcia z poważnych względów medycznych
Opieka nad dzieckiem do 14 lat	2 dni albo 16 godzin w roku	płatna	pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko do 14 lat
Zwolnienie lekarskie na opiekę	zgodnie z przepisami zasiłkowymi	zasiłek opiekuńczy	np. w przypadku choroby dziecka lub innego członka rodziny, na podstawie zwolnienia lekarskiego

Jeżeli więc pracownik potrzebuje wolnego na chorym dzieckiem i ma wystawione zwolnienie lekarskie, właściwym rozwiązaniem może być zasiłek opiekuńczy, a nie urlop opiekuńczy. Jeżeli natomiast dziecko, rodzic lub małżonek wymaga osobistej opieki albo wsparcia z poważnych względów medycznych, pracownik może wziąć urlop opiekuńczy.

Przykłady wykorzystania urlopu opiekuńczego

Przykład 1: opieka nad rodzicem po operacji

Pracownik chce skorzystać z urlopu opiekuńczego, ponieważ jego matka jest po operacji i przez kilka dni wymaga pomocy w codziennych czynnościach. Matka jest członkiem rodziny w rozumieniu Kodeksu pracy, więc nie musi mieszkać z pracownikiem. Pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem korzystania z wolnego.

Przykład 2: wsparcie partnera mieszkającego z pracownikiem

Partner życiowy pracownicy przeszedł poważny zabieg i wymaga znacznej opieki przez kilka dni. Nie jest członkiem rodziny w rozumieniu art. 173¹ Kodeksu pracy, ale mieszka z pracownicą w tym samym gospodarstwie domowym. Pracownica może złożyć wniosek o urlop opiekuńczy, wskazując adres zamieszkania tej osoby.

Przykład 3: opieka nad babcią mieszkającą osobno

Babcia pracownika choruje i wymaga wsparcia, ale mieszka sama pod innym adresem. Babcia nie jest wymieniona w katalogu członków rodziny z art. 173¹ Kodeksu pracy. Jeżeli nie mieszka z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym, urlop opiekuńczy nie będzie przysługiwał na tej podstawie.

Przykład 4: opieka nad dzieckiem do 14 lat

Pracownik ma jedno dziecko w wieku 8 lat. Chce skorzystać z wolnego, ponieważ szkoła jest zamknięta, ale dziecko nie wymaga opieki z poważnych względów medycznych. W takiej sytuacji właściwym rozwiązaniem może być płatna opieka nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy, a nie urlop opiekuńczy.

Wzór wniosku o urlop opiekuńczy

Poniżej znajduje się przykładowy formularz, który można dostosować do zasad obowiązujących w firmie.

Wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego

Miejscowość, data: ………………………………………

Imię i nazwisko pracownika: ………………………………………

Stanowisko / dział: ………………………………………

Pracodawca: ………………………………………

Zwracam się z prośbą o udzielenie urlopu opiekuńczego na podstawie art. 173¹ Kodeksu pracy w wymiarze ……… dni, w terminie od …………………… do ……………………, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Dane osoby wymagającej opieki lub wsparcia:

Imię i nazwisko: ………………………………………

Stopień pokrewieństwa z pracownikiem: ………………………………………

W przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby: ………………………………………

Przyczyna konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia: ………………………………………

Jednocześnie oświadczam, że wskazana osoba wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Podpis pracownika: ………………………………………

Wniosek o opiekę nad dzieckiem a urlop opiekuńczy – nie myl dokumentów

W firmach często funkcjonują różne formularze dotyczące opieki i nieobecności. Warto rozróżnić wniosek o urlop opiekuńczy od wniosku o opiekę nad dzieckiem do 14 lat.

Wniosek o opiekę nad dzieckiem może zawierać inne dane, np. imię i nazwisko dziecka, nazwisko dziecka, data urodzenia dziecka, informację, że dziecko jest urodzone dnia wskazanego we wniosku, a także oświadczenie, że drugi rodzic nie korzysta z tego uprawnienia w tym samym czasie. W takim wniosku może pojawić się sformułowanie: „w związku z opieką nad dzieckiem zwracam się z prośbą o udzielenie zwolnienia”.

Nie należy jednak stosować tego samego formularza do urlopu opiekuńczego z art. 173¹ Kodeksu pracy. W przypadku urlopu opiekuńczego znaczenie ma nie sam fakt posiadania dziecka, lecz konieczność zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Urlop opiekuńczy w systemie HR

Dla działów kadr urlop opiekuńczy oznacza konieczność prawidłowej obsługi kolejnego rodzaju nieobecności. Ważne jest, aby w systemie HR odróżnić urlop opiekuńczy od urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, opieki nad dzieckiem do 14 lat, zwolnienia chorobowego oraz urlopu z powodu siły wyższej.

Dobre rozwiązanie kadrowe powinno umożliwiać:

• złożenie wniosku elektronicznie,
• wskazanie liczby dni urlopu,
• kontrolę limitu 5 dni w roku kalendarzowym,
• zapisanie danych wymaganych przez przepisy,
• akceptację wniosku przez przełożonego lub dział kadr,
• raportowanie nieobecności pracownika,
• zachowanie historii wniosków.

W HRappce pracownicy mogą składać elektroniczne wnioski urlopowe, a działy HR zarządzać nieobecnościami w jednym systemie. To ułatwia kontrolę limitów, porządkuje dokumentację i ogranicza liczbę papierowych formularzy.

Najczęstsze pytania o urlop opiekuńczy

Czy urlop opiekuńczy jest płatny?

Nie. Urlop opiekuńczy jest bezpłatny. Pracownik nie otrzymuje za ten czas wynagrodzenia ani wynagrodzenia chorobowego.

Ile dni urlopu opiekuńczego przysługuje pracownikowi?

Pracownik ma prawo do 5 dni urlopu opiekuńczego w roku kalendarzowym. Limit dotyczy wszystkich osób wymagających opieki łącznie.

Czy urlop opiekuńczy można wykorzystać w godzinach?

Nie. Urlopu opiekuńczego udziela się w dniach pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika. Nie jest to uprawnienie rozliczane godzinowo.

Czy urlop opiekuńczy przechodzi na kolejny rok?

Nie. Niewykorzystany urlop opiekuńczy nie przechodzi na kolejny rok. Jeżeli pracownik nie wykorzysta limitu w danym roku, niewykorzystane dni przepadają.

Czy pracodawca może odmówić urlopu opiekuńczego?

Jeżeli pracownik złożył prawidłowy wniosek najpóźniej dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu i spełnia warunki określone w przepisach, pracodawca powinien udzielić urlopu. Może jednak poprosić o uzupełnienie braków formalnych we wniosku.

Czy trzeba dołączać dokumentację medyczną?

Nie. Pracownik nie musi przedstawiać dokumentacji medycznej. We wniosku wskazuje przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia.

Czy urlop opiekuńczy przysługuje na partnera?

Tak, ale pod warunkiem, że partner lub partnerka mieszka z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym i wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Partner życiowy nie jest wymieniony w katalogu członków rodziny, dlatego wspólne zamieszkiwanie jest tu kluczowe.

Czy urlop opiekuńczy można wziąć na rodzica?

Tak. Matka i ojciec są członkami rodziny w rozumieniu art. 173¹ Kodeksu pracy. Nie muszą mieszkać z pracownikiem, aby pracownik mógł skorzystać z urlopu, jeżeli rodzic wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Czy urlop opiekuńczy przysługuje na babcię albo dziadka?

Tylko wtedy, gdy babcia albo dziadek mieszka z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym. Babcia i dziadek nie są wymienieni w katalogu członków rodziny w art. 173¹ Kodeksu pracy.

Czy urlop opiekuńczy wlicza się do stażu pracy?

Tak. Okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Podsumowanie

Urlop opiekuńczy to 5 dni bezpłatnego wolnego w roku kalendarzowym, które pracownik może wykorzystać w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie wymagającej opieki z poważnych względów medycznych. Uprawnienie dotyczy członka rodziny, czyli syna, córki, matki, ojca albo małżonka, a także osoby mieszkającej z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym.

Aby skorzystać z urlopu opiekuńczego, należy złożyć wniosek w postaci papierowej albo elektronicznej najpóźniej dzień przed rozpoczęciem korzystania z wolnego. Urlop jest bezpłatny, ale wlicza się do stażu pracy i nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego.

Czytaj więcej:

• W jaki sposób prowadzić ewidencję urlopów?
• Urlop okolicznościowy – omówienie
• Program do zarządzania urlopami – TOP 10 funkcjonalności
• Urlop bezpłatny – najważniejsze informacje