Program do zarządzania urlopami – TOP 10 funkcjonalności

Elektroniczne wnioski urlopowe to podstawowa funkcjonalność programu do urlopów. Pozwala ona zautomatyzować proces wnioskowania pracowników o urlop. Usprawnia to nie tylko komunikację na linii dział kadr – pracownik, ale również przyspiesza obieg wniosku urlopowego oraz usprawnia zarządzanie nieobecnościami w firmie. Przedstawiamy top 10 funkcjonalności, jakie powinien zwierać program do zarządzania urlopami. Elektroniczne wnioski urlopowe mają znaczący wpływ na automatyzację procesu ewidencji czasu pracy.

Testuj bez opłat elektroniczne wnioski urlopowe >>

Najważniejsze funkcjonalności dla działu kadr: program do urlopów

Elektroniczne wnioski urlopowe to odciążenie dla działu kadr oraz zniwelowanie ryzyka ewentualnych błędów i pomyłek. System do obsługi urlopów to połączenie wielu funkcjonalności: elektroniczny obieg wniosków, limity urlopowe, kalendarz urlopów, dostęp do najważniejszych danych i sprawna akceptacja wniosków urlopowych.

Wielu pracodawców na początku roku kalendarzowego tworzy tzw. plan urlopów, na podstawie którego ustalane są dni wolne na cały rok. Program do urlopów znacznie ułatwia ten proces, za sprawą wygodnego widoku grafiku pracy dla całej firmy – wszystkich zgłoszonych dni wolnych i innych nieobecności. Dzięki temu znacznie łatwiej jest zaplanować pracę całego przedsiębiorstwa w wybranym okresie.

Obliczanie wymiaru urlopu

Obliczanie dostępnych dni wolnych (limitów urlopowych) może przebiegać automatycznie na podstawie wprowadzonych danych dotyczących edukacji pracownika oraz jego doświadczenia zawodowego. Ważne jest również wprowadzanie korekty urlopu, jeżeli pracownik wykorzystał urlop w poprzednim miejscu zatrudnienia. Po wprowadzeniu danych system automatycznie obliczy wymiar urlopu, który będzie widoczny również dla pracownika na jego koncie pracowniczym.

Pracownik nie będzie miał możliwości złożenia wniosku urlopowego o typ urlopu, którego już nie posiada.

Konfiguracja dostępnych nieobecności

System do urlopów online powinien dawać możliwość obsługi wszystkich rodzajów urlopów, które przewiduje prawo pracy (np. wypoczynkowy, macierzyński, ojcowski, rodzicielski, urlop na poszukiwanie pracy, urlop szkoleniowy, okolicznościowy, zwolnienie lekarskie czy delegacja).

To osoba zajmująca się obsługą kadrową decyduje, które z tych urlopów widoczne są dla pracowników (możliwość ograniczenia wyboru).

Sprawna akceptacja wniosków urlopowych

Po zgłoszeniu przez pracownika wniosku o urlop przełożony otrzymuje wiadomość mailową z informacją o zgłoszonym elektronicznym wniosku urlopowym. Ma on możliwość akceptacji wniosku z poziomu e-maila lub może przejść do systemu, aby wyświetlić szczegóły nieobecności i porównać daty planowanej nieobecności z zaplanowanymi nieobecnościami pozostałych pracowników firmy.

Po każdej zmianie statusu wniosku (akceptacja, odrzucenie) pracownik otrzyma powiadomienie mailowe. Wgląd w dane pracownika mają jedynie osoby z odpowiednimi uprawieniami. Można ograniczyć dostęp użytkownikom, np. jedynie do pracowników z wybranego działu.

Kalendarz urlopów i raporty

Kalendarz urlopów całej firmy pozwala sprawdzić zaplanowane przez poszczególnych pracowników urlopy oraz wnioski urlopowe. Wspólny widok nieobecności pozwala sprawnie zarządzać urlopami pracowników. Trafniej i szybciej można podjąć decyzję o zatwierdzeniu wniosku urlopowego pracownika lub zaplanować zastępstwo, aby firma działała bez zmian pomimo nieobecności pracownika. W zależności od potrzeb, dane wyświetlane na kalendarzu można filtrować, np. po Kliencie, dziale, grupie, czy pracowniku. Co więcej, w zależności od uprawnień, każdy użytkownik może mieć dostęp jedynie do potrzebnych danych.

Stały dostęp do danych

Wnioski urlopowe online znajdują się systemie chmurowym – to znaczy, że dostęp do danych możliwy jest z dowolnego miejsca na świecie. Jednocześnie administrator ma możliwość ograniczenia dostępu – dla wybranych użytkowników lub konkretnego IP sieci.

elektroniczne wnioski urlopowe

obieg wniosku urlopowego w systemie HRappka

Najważniejsze funkcjonalności dla pracowników: Portal Pracowniczy

Zgłaszanie wniosków urlopowych online to kluczowa funkcjonalność dla każdej firmy, która nie chce tonąć w dokumentach i mailach. Możliwość zgłaszania elektronicznego wniosku urlopowego lub innej nieobecności z poziomu Portalu Pracownika – to wszystko zrobisz w HRappce

Proces złożenia wniosku jest bardzo prosty i wymaga jedynie wybrania daty urlopu i zatwierdzenia. Pracownik ma dostęp do swojego kalendarza pracy, gdzie może sprawdzić swoje nieobecności lub czas pracy. Co więcej, pracownik może przejrzeć wszystkie swoje zgłoszenia oraz sprawdzić ich status (np. czy wniosek oczekuje na decyzję, czy został zaakceptowany lub odrzucony).

Warto ograniczyć typy zgłaszanych przez pracowników wybranych typów nieobecności do potrzeb firmy. Może to być m.in. jedynie urlop wypoczynkowy lub również nieobecności chorobowe (zwolnienie lekarskie). Oczywiście w systemie dostępne są wszystkie rodzaje urlopów (m.in. urlop macierzyński, urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny) oraz nieobecności.

Kalendarz urlopowy

Przejrzysty kalendarz pracy, w którym łatwo można zgłosić prośbę o wybrany urlop. Po zatwierdzeniu wniosku urlopowego przez pracownika opiekun natychmiast dostaje powiadomienie mailowe.

Elektroniczny wniosek urlopowy

Elektroniczny wniosek urlopowy to nie tylko zgłoszenia dotyczące urlopu wypoczynkowego. To również zgłoszenie delegacji i pracy zdanej. Pracownik cały czas ma podgląd w swój wniosek o urlop i może go anulować w dowolnym momencie.

Informacje o dostępnym urlopie

System automatycznie i na bieżąco aktualizuje informacje o ilości dostępnych dni urlopowych. Pracownik może również skontaktować się z opiekunem przez system – np. w sprawie rozwiania wątpliwości na temat dostępnego urlopu na dany rok.

Obieg dokumentów

Pracownik, który ma dostęp do Portalu Pracowniczego może dodawać dokumenty i pliki, które są niezbędne do zatrudnienia oraz wyliczenia właściwej ilości dni urlopowych.

Wiele wersji językowych

HRappka to system, który obsłuży również obcokrajowców. Nasz interfejs dostępny jest w sześciu wersjach językowych: polskim, angielskim, niemieckim, ukraińskim, rosyjskim i francuskim.

Elektroniczne wnioski urlopowe – czy to już must have?

Elektroniczne wnioski urlopowe to szansa na usprawnienie procesu obsługi wniosków urlopowych, które spływają do działu kadr. Ma to pozytywne skutki zarówno jeżeli chodzi o odciążenie działu HR, jak i zwiększenie zadowolenia pracowników, którzy na pewną zauważą, że proces jest sprawniejszy. Elektroniczne wniosku urlopowe to duża, obustronna wygoda, oszczędność czasu i usprawnienie obiegu dokumentów w firmie. Podczas wyboru programu HR obsługującego wnioski urlopowe online należy wziąć pod uwagę, czy posiada opisane powyżej funkcjonalności, oraz czy jest dopasowany do potrzeb firmy.

Dowiedz się więcej:

Elektroniczne wnioski urlopowe

  • Kalendarz urlopowy
  • Informacje o dostępnym urlopie
  • Obliczanie wymiaru urlopu
  • Sprawna akceptacja wniosków urlopowych
TESTUJ BEZ OPŁAT

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.

Program do elektronicznych wniosków urlopowych to sprawne zarządzanie grafikami pracy całego przedsiębiorstwa. System do planowania urlopów zapewnia dostęp do kalendarza urlopów oraz pozwala na obieg wniosków urlopowych w firmie.