Zdalny onboarding – jak wdrożyć pracownika na home office?

Pominięcie procesu onboardingu nie powinno się zdarzyć w żadnej organizacji. Jeśli pracownik nie otrzyma podstawowych informacji na temat podstawowych zasad, obowiązków i kultury organizacyjnej u nowego pracodawcy, nie będzie miał odpowiednich warunków na rozwijanie swojego potencjału. Może to też wpłynąć na szybkie odejście nowo zatrudnionej osoby oraz wizerunek pracodawcy.

Tak samo jak pracownik pracujący w biurze, tak samo pracownik zdalny potrzebuje procesu wdrożenia i zapoznania z kulturą organizacyjną firmy. Zdalny onboarding początkowo może wydawać się trudny – jak pokazać nowemu pracownikowi firmę, nie mając możliwości spotkania się z nim? Dlatego w poniższym artykule przedstawiamy praktyczne wskazówki i pomysły dotyczące wdrożenia nowego pracownika pracującego zdalnie.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Zagadnienia poruszane w artykule:

Zdalne wdrożenie pracownika – plan działania

Każde wdrożenie nowego pracownika jest wyzwaniem. Przy zdalnym onboardingu tym bardziej może wydawać się to trudne. Istotne jest ustalenie planu działania, według którego nowi pracownicy będą wprowadzani w onboarding. Poniżej przedstawiam kilka ważnych aspektów, na które należy zwrócić uwagę podczas procesu wdrożenia online.

Zastanów się nad osobami, które razem z Tobą będą odpowiadać za pracownika w procesie wdrożenia i wyżej wspomniany plan działania postarajcie się ustalić wspólnie. Warto go spisać, na przykład w formie checklisty i udostępnić zaangażowanym w proces osobom (włączając w to np. bezpośredniego przełożonego i osobę z kadr), tak aby każdy mógł zaznaczyć czynność, za którą jest odpowiedzialny.
Zadbaj o płynną komunikację. W trakcie rozmów z nową osobą często komunikujemy się poprzez maila lub za pomocą innych narzędzi. Warto zadbać o to, żeby nowy pracownik na pewno zrozumiał nasz komunikat – na początku starajmy się jak najwięcej rozmawiać – nie pisać. Łatwiej będzie dowiedzieć się, czy przekazane informacje są jasne dla pracownika. Wspólnie zaplanujcie cykl spotkań na Zoomie czy Google Meet.
Zaplanuj maile, w których poinformujesz pracownika o narzędziach i strukturze firmy i nie zapomnij o załączeniu osób związanych z procesem onboardingu, żeby nowy pracownik miał świadomość do kogo może się zwrócić z określonym problemem.
Zadbaj o niezbędne narzędzia dla nowego pracownika, jeszcze przed rozpoczęciem pracy – ważna jest wysyłka sprzętu na czas oraz dostęp do narzędzi.
Zaplanuj wcześniej wszelkie szkolenia niezbędne nowemu pracownikowi i przedstaw ich harmonogram jak najwcześniej. Pomoże to szybciej rozwinąć skrzydła nowej osobie i da mu poczucie tego, że wie, czego będzie mogła się na bieżąco uczyć.
Staraj się dbać o feedback na bieżąco – pomoże to usprawnić proces onboardingu i zwiększyć jego efektywność. Pytaj na bieżąco, czy pracownik ma dodatkowe pytania i wątpliwości.
Przemyśl, w jaki sposób zintegrować nowego pracownika z zespołem i zadbać o jego poczucie przynależności do zespołu. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie raz na jakiś czas stacjonarnych spotkań integracyjnych. W przypadku pracy zdalnej większość pracowników jest dużo bardziej pozytywnie nastawiona na wyjścia z zespołem.

Baza wiedzy dla nowych pracowników

Dobrą inicjatywą może okazać się stworzenie bazy wiedzy dla wdrażanych zdalnie pracowników. W takim miejscu możemy umieścić wszystkie niezbędne informacje, z którymi pracownik może bez problemu się zapoznać. Mogą być to prezentacje wdrożeniowe, informacje na temat produktów w firmie, narzędzia, z których korzysta zespół lub wzory dokumentów czy umów i wiele innych. Każda firma działa według własnych zasad, więc po prostu postaraj się wrzucić w to miejsce wszystko, co może okazać się pomocne dla nowej osoby.

Opieka mentorów

Bez względu na to, ile informacji dostarczymy nowym pracownikom podczas pierwszych dni, zawsze pojawią się pytania. W przypadku pracy zdalnej nowa osoba może mieć problem ze znalezieniem odpowiedzi lub konkretnej osoby, która mogłaby go wesprzeć.

Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie buddy’ego, czyli osoby, która bierze pod swoje skrzydła pracownika i pomaga mu przejść cały proces wdrożenia. Dobór buddy’ego jest bardzo ważny, dlatego powinien być to ktoś kompetentny, otwarty i komunikatywny. Ze względu na dodatkowe obowiązki, powinien on też dysponować czasem, który będzie mógł poświęcić na wdrożenie pracownika.

Ewaluacja w formie zdalnej

Koniec zdalnego onboardingu pracownika jest idealnym momentem na opinię na tematu procesu. Feedback nowych osób stanowi klucz do usprawnienia procesu wdrożeń. Warto na koniec onboardingu przeprowadzić z pracownikiem indywidualne sesje feedbackowe lub zaplanować to w formie ankiety. Również ciekawym rozwiązaniem ewaluacji jest wprowadzenie metody:

Stop – czego należy nie robić w trakcie onboardingu
Start – co powinniśmy wprowadzić do procesu
Continue – jakie aspekty warto kontynuować

Po przeprowadzeniu takiej ankiety jesteśmy świadomi, jakie są odczucia pracownika po pełnym procesie onboardingu w nowej firmie.

Zdalny onboarding w systemie HRappka

Proces wdrożenia z pewnością ułatwi moduł onboardingu pracowników. Kompleksowy system HRappka pozwoli Ci przenieść tradycyjny onboarding w tryb remote oraz zadba o prawidłowe wprowadzenie pracownika online.