Plan wdrożenia nowego pracownika – najważniejsze aspekty

W działaniach HR coraz większą wagę przykłada się obecnie do tzw. onboardingu pracownika. Są to działania, których celem jest zapoznanie nowej osoby z najważniejszymi zagadnieniami dotyczącymi funkcjonowania firmy już od pierwszego dnia pracy. Odpowiednio skonstruowany plan wdrożenia nowego pracownika nie tylko pozwoli mu lepiej zaaklimatyzować się w nowej rzeczywistości, ale również dobrze świadczy o pracodawcy – dlatego warto o niego zadbać również w ramach działań employer brandingowych.

Testuj bez opłat moduł onboardingu pracownika >>

Plan wdrożenia nowego pracownika – przykład

Przykładowy arkusz z checklistą onboardingową w edytowalnej formie możesz pobrać tutaj.

Wdrożenie nowego pracownika: kontakt przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy

Proces wdrażania rozpoczyna się tak naprawdę jeszcze przed rozpoczęciem pracy – jest tzw. preonboarding. Jednym z jego ważniejszych elementów jest wysłanie maila do pracownika, który będzie zawierał informacje takie jak:

• godzina rozpoczęcia pracy

• miejsce pracy i sposób dotarcia/parkowania

• lista niezbędnych dokumentów

• harmonogram wdrożenia nowego pracownika

• terminy obowiązkowych szkoleń (np. szkolenia bhp)

• informacja o osobach odpowiedzialnych za poszczególne części onboardingu (dział HR bezpośredni przełożony, payroll)

Więcej o tym, co powinno znaleźć się w mailu/liście powitalnym dla nowego pracownika, przeczytasz tutaj. Możesz tam również pobrać przykłady takich maili.

Przygotowanie stanowiska pracy

Zadbaj o to, by nowa osoba od pierwszych chwil w nowej firmie miała dostęp do niezbędnych narzędzi w pracy – komputer, biurko, telefon itd. Warto też nadać dostępy do skrzynki firmowej, komunikatorów i innych platform niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.

Jeśli chcesz zbudować pozytywne employee experience, należy unikać takich sytuacji, kiedy stanowisko pracy dla pracownika nie będzie przygotowane. Z dużym prawdopodobieństwem nowy pracownik odbierze to jako brak szacunku oraz odpowiedzialności pracowników całej organizacji i na pewno będzie mniej chętny, żeby pozostać w firmie na dłużej.

Welcome pack jako miłe doświadczenie wdrożeniowe

Welcome pack to świetny sposób na powitanie nowego członka zespołu i miły gest ze strony pracodawcy – warto włączyć przygotowanie go do planu wdrożenia. To prezent powitalny wręczany (lub wysyłany, jeśli przeprowadzamy zdalny onboarding) nowemu pracownikowi. Taki zestaw zazwyczaj składa się z różnych gadżetów firmowych, np. długopis, notes, kubek, plecak. Jest to miły gest, dzięki któremu pracownik poczuje się doceniony i ciepło przyjęty, co przełoży się na pozytywne employee experience.

Prezent można wręczyć nowemu pracownikowi bezpośrednio w chwili jego przyjścia do firmy lub jako miłą niespodziankę podczas pokazania mu jego miejsca pracy w nowej firmie.

Oprowadzenie po firmie nowego pracownika

W przypadku pracy stacjonarnej istotne jest zapoznanie pracownika z nowym dla niego miejscem pracy już pierwszego dnia. Powinien on wiedzieć, gdzie znajduje się kuchnia, łazienka czy chill room. Jeśli biuro jest duże, to do materiałów wdrożeniowych można dołączyć mapkę, która prezentuje przestrzeń biurową (można dołączyć do niej imiona i stanowiska osób siedzące przy konkretnych stanowiskach). Oprowadzając pracownika po firmie, przedstaw go pozostałym pracownikom organizacji oraz powiedz kilka słów o tym, czym będzie zajmować się w firmie.

Przywitanie nowej osoby z członkami zespołu

Aby nowa osoba mogła lepiej poznać nowych pracowników oraz znaleźć więcej wspólnych tematów do rozmów, warto poprosić nowego pracownika o wysłanie krótkiej notatki o sobie, swoich pasjach, czy doświadczeniu, np. poprzez komunikator firmowy. W pierwszym dniu warto poinformować zespół o dołączeniu nowej osoby oraz załączyć informacje o niej. 

Podręcznik wdrożeniowy 

Ważne jest, aby nowy pracownik z pierwszym dniem pracy czuł się komfortowo w organizacji i miał dostęp do najważniejszych informacji. Dobrą praktyką jest przygotowanie bazy wiedzy dla nowego pracownika. Może ona zawierać kluczowe informacje na temat firmy, zespołu, norm oraz zasad kultury organizacyjnej. Najważniejsze informacje, które warto umieścić w takim podręczniku to:

• strategia organizacji, jej misja, wizja oraz cele przed nią postawione

• struktura organizacyjna

• firmowe procedury dotyczące np. komunikacji, obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin

• szczegółowy zakres obowiązków na danym stanowisku, możliwości rozwoju, czy tzw. drabinkę awansów

Materiały wdrożeniowe warto przygotować w wersji online – tak, aby pracownik miał je zawsze pod ręką. Tutaj pomocne są dedykowane systemy HR posiadające funkcję onboardingu. Odpowiednie oprogramowanie znacznie usprawni proces wdrożenia nowego pracownika w Twojej firmie.

Czy w procesie wdrożenia pracownika jest potrzebna prezentacja?

Nowy pracownik w pierwszych dniach pracy w firmie będzie musiał zapamiętać wiele istotnych informacji, dlatego warto mu to ułatwić i zadbać o to, by były one przekazywane w sposób ciekawy i angażujący.

Można to zrobić poprzez grywalizację lub multimedialne materiały szkoleniowe. Warto przygotować prezentację, w której w ciekawy sposób zostaną przekazane cele organizacji i wszelkie treści o firmie, strukturze, wartościach itd. Następnie, kiedy nowy pracownik zapozna się z prezentacją, można zweryfikować jego wiedzę o danej organizacji poprzez test wiedzy.

Integracja zespołu w procesie wdrażania

Wyjście na kawę lub dobry lunch może okazać się bardzo pomocne w poznaniu członków zespołu i stworzeniu okazji do pierwszych rozmów. W luźnej atmosferze łatwiej się zintegrować – niewymuszona atmosfera sprzyja temu, by nowa osoba poczuła się bezpiecznie w nowym środowisku pracy.

Osoba odpowiedzialna za wdrożenie pracownika

Z pewnością pozytywnie na proces wdrożeniowy wpłynie wybranie jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za onboarding nowych pracowników. Warto też poinformować pracowników o tym, kto będzie taką osobą, żeby wiedzieli, do kogo kierować pytania i wątpliwości. Również należy wspomnieć o tym, kto będzie bezpośrednim przełożonym zatrudnionych pracowników. Jest to pozytywnie postrzegane przez nowe osoby, jeśli informacja o „mentorze" zostanie załączona w mailu jeszcze przed przyjściem pracowników do firmy.

Dana osoba wdrażająca, czyli „buddy" jest odpowiedzialna za pierwsze kroki nowo zatrudnionych oraz monitoruje przebieg wdrożenia. Proces monitoringu postępu nowych pracowników można również zautomatyzować w systemie HR. W ten sposób osoba odpowiedzialna za onboarding nie będzie wyłączona z ogólnych procesów w firmie oraz swoich obowiązków, ponieważ system automatycznie sprawdza postępy nowej osoby i informuje o tym wszystkie osoby.

Informacja zwrotna ze strony pracownika

Świeżo zatrudniony pracownik to źródło cennych informacji na temat candidate experience w firmie. Zapytaj o feedback od pracowników odnośnie do procesu rekrutacji i procesu onboardingu. Dzięki temu nowa osoba poczuje się doceniona, a Ty będziesz mógł polepszyć działania CX w firmie.

Czytaj więcej: Candidate experience

Wdrażanie pracowników online w systemie HR

Onboarding i wszystkie związane z nim procesy, bez problemu możemy usprawnić w dedykowanym systemie onboardingowym. W systemie HRappka.pl można tworzyć ścieżki wdrożeniowe oraz rozpisać poszczególne kroki, które ma wykonać zatrudniony. Platforma ułatwia pracodawcy przebieg i wgląd na onboarding pracownika, a pracownik wie, które działania powinien podjąć.

Ponadto, proces wdrożenia można wesprzeć różnorodnymi materiałami wdrożeniowymi, jako system szkoleń (strony informacyjne, prezentacje, filmiki), które mają na celu przekazać wszystkie potrzebne informacje nowej osobie. Takie materiały można stworzyć w systemie, a następnie udostępniać wdrażanym pracownikom – z pewnością ułatwi to utrwalenie najważniejszych informacji w trakcie onboardingu i wpłynie to na rozwój pracownika. Zweryfikować wiedzę pracownika po obejrzeniu filmiku czy prezentacji można poprzez wysłanie mu specjalnie stworzonych ankiet. Dzięki temu można osiągnąć wiele korzyści. Osoby odpowiedzialne za wdrożenie będą mogły monitorować przebieg procesu onboardingu.

System HRappka.pl można wypróbować za darmo przez 14 dni. Aby to zrobić, wystarczy zarejestrować się lub zamówić bezpłatną prezentację systemu.