List powitalny dla nowego pracownika

Onboarding pracownika w dalszym ciągu nie jest ustrukturyzowany w wielu firmach. Część pracowników otwarcie mówi o tym, że proces onboardingu w ich przypadku nie istniał. Niestety organizacje zapominają, jak ważne jest odpowiednie wdrożenie pracownika i po prostu odkładają to na bok.

Powitanie nowego pracownika stanowi dodatkowy element onboarding. Ma ogromny wpływ na pierwsze reakcje pracownika na temat naszej firmy. Nieważne, czy chcemy to zrobić tradycyjnie (przesłać list powitalny pocztą), czy w formie elektronicznej (wysłać oficjalnego e-maila do nowego pracownika). Najbardziej istotne jest to, aby o to zadbać i o tym pamiętać.

Onboarding pracownika

Proces onboardingu jest niezwykle ważnym etapem dla nowego pracownika. Z pierwszym dniem pracy zatroszczyć się, aby pracownik czuł się komfortowo. Onboarding standardowo składa się z kilku kroków, których nie powinno się pomijać. W innym przypadku wprowadzenie nowego pracownika może przebiec niepomyślnie.

Do procesu onboardingu zaliczamy:

  • wsparcie materiałowe (szkolenia, prezentacje)
  • dostęp do narzędzi
  • integracja z zespołem
  • wprowadzenie w kulturę firmy
  • dostęp do zasobów wiedzy na temat firmy

Wstęp – krótkie powitanie

Na samym początku wypada przywitać nowego członka zespołu. Najlepiej, jeśli uda nam się stworzyć jak najbardziej personalne powitanie (konkretnej osoby – może to być dyrektor zespołu pracownika, kierownik HR-u, czy po prostu CEO) Jest to również idealne miejsce na podziękowanie nowemu pracownikowi za udział w procesie rekrutacji i podjęcia się pracy. Warto również pogratulować pracownikowi za zaangażowanie i determinacje.

Plan działania dla nowego pracownika

Zanim nowy pracownik wdroży się w swoje obowiązki, będzie musiał poznać kilka rzeczy. Wiadomość powitalną warto wysłać zaraz po podpisaniu umowy z nowym pracownikiem – jest to pierwszy kontakt z firmą po procesie rekrutacji i mocno wpłynie na wrażenie pracownika i opinie o firmie.

Nowa osoba w pierwszej kolejności powinna zostać wprowadzona w proces onboardingu – i na tym powinniśmy się skupić w liście – jak będzie przebiegało wdrożenie, kto będzie je nadzorował, o czym powinien wiedzieć nowy pracownik podczas pierwszych dni i na czym powinien się skupić oraz niezbędne formularze do wypełnienia. Zakres podstawowych informacji dobieramy indywidualnie. Pamiętajcie, żeby nie zarzucać nowego pracownika ogromem rzeczy, z którymi musi się zapoznać i które będzie robić – postarajmy się wdrażać pracownika stopniowo, aby proces adaptacji przebiegł pomyślnie.

Cele i misja firmy

Należy krótko wspomnieć, jaki jest cel, misja firmy i wartości organizacyjne – nakieruje to nowego pracownika na odpowiednie myślenie i może to zadziałać motywująco na nową osobę. Bardzo ważne jest, aby nowy pracownik od pierwszych dni rozumiał, w jakim kierunku rozwija się firma i co zamierzamy dalej robić.

Odnośniki do kanałów społecznościowych związanych z firmą

Warto, aby nowa osoba od samego początku utożsamiała się z firmą i stała się jej ambasadorem. Dobrym pomysłem jest udostępnienie pracownikowi ciekawych artykułów na blogu czy interesujących wpisów na Facebooku. Dobrze, jeśli informacje zawierają treść na temat firmy, czy jej działalności – szybko poszerzy to wiedzę nowego pracownika i będzie się lepiej czuć podczas pierwszych dni pracy.

Preboarding nowych pracowników

Preboarding jest częścią procesu wdrożenia nowego pracownika. Etap preboardingu dotyczy wyłącznie momentu oczekiwania na rozpoczęcie nowej pracy po przyjęciu złożonej oferty. W preboardingu staramy się zadbać o to, żeby pracownik przed pierwszym dniem pracy czuł, że firma pamięta o nim i stara się go wspierać.

Do preboardingu zaliczamy:

  • spis istotnych dokumentów i formularzy
  • zebranie informacji na temat kompetencji nowego pracownika (cele, obowiązki, projekty itd.)
  • przygotowanie miejsca pracy
  • przygotowanie narzędzi, niezbędnych zasobów
  • opis kluczowych obowiązków
  • zaplanowanie pierwszego dnia
  • przesłanie listu powitalnego, który zawiera informacje na temat: godziny rozpoczęcia pracy, istotnych terminach i dokumentach, które są wymagane

Elementy listu powitalnego dla nowego pracownika

List powitalny może łatwo wprowadzić nowego pracownika do firmy. Standardowy list składa się z kilku elementów, które należy w nim zawrzeć. Nie musimy trzymać się schematów. Starajmy się, aby list powitalny był jak najbardziej spersonalizowany i wychodził od nas – jako kolegi z nowej pracy, a nie pracodawcy, czy konkretnego pracownika. Warto również poinformować o tym kolegów z zespołu nowego pracownika np. kopiując list do każdego członka organizacji.

W tym artykule dowiesz się, na konkretnych przykładach, jakie elementy list powitalny dla nowego pracownika powinien zawierać.

Godzina i miejsce pracy

Najważniejszy element, o którym nowy pracownik musi wiedzieć i należy go o tym dokładnie poinformować. Pamiętaj o:

  • dokładnej godzinie spotkania – upewnij się, że na pewno od tej godziny będziesz miał wolny czas. Jeśli nie, umów się z nową osobą chwilę później
  • adresie i informacji o miejscu pracy – pamiętaj, że to pierwszy dzień pracy nowej osoby i prawdopodobnie będzie musiał trafić w to miejsce pierwszy raz. Warto, oprócz podania adresu wspomnieć o dokładnym miejscu spotkania – z której strony jest wejście do budynku, na którym piętrze i w którym pokoju

Informacja o sposobie dotarcia do biura

Dobrym sposobem jest przesłanie linku do mapy z lokalizacją biura. Dodatkowymi elementami, o których powinieneś wspomnieć to:

  • parking – gdzie dokładnie się znajduje (również czy jest płatny, czy darmowy). Jeśli firma nie ma własnego parkingu, powiadom nową osobę, gdzie najwygodniej będzie jej zaparkować
  • dojazd autobusów – warto wspomnieć, jakie konkretne autobusy dojeżdżają do firmy i czy daleko jest przystanek – oczywiście pracownik i tak pewnie sobie to sprawdzi sam, ale na pewno jest to miły gest

Lista niezbędnych dokumentów

Przypomnij pracownikowi o dokumentach, które powinien zabrać – zmniejszy to jego stres i będzie czuł się bardziej pewnie, jeśli będzie przekonany, że zabrał wszystkie niezbędne rzeczy. Dokumenty, które nowa osoba powinna mieć przy sobie to:

  • dowód osobisty
  • badania lekarskie
  • dyplomy
  • certyfikaty

Część z tych rzeczy może okazać się zbędna w pierwszym dniu, ale w przyszłości na pewno się to przyda, więc warto mieć te dokumenty od samego początku.

Szczegółowy plan dnia

Pokaż nowemu pracownikowi, że się dobrze przygotowałeś. Przedstaw nowej osobie jak będzie wyglądał jego dzień i co będziecie robić. W pierwszym dniu pracy pracownik powinien:

  • załatwić sprawy z dokumentacją (np. podpisanie umów)
  • poznać zespół
  • przejść pierwsze szkolenia
  • zapoznać się z narzędziami pracy
  • poznać lepiej pracowników firmy

Kontakt

Do kogo nowy pracownik ma się zwracać w razie problemów? Jest to bardzo istotne, żeby na bieżąco rozwiązywać wszelkie kwestie, z którymi nowa osoba sobie nie radzi. Wspomnij w liście o tym:

  • kto jest buddy'm lub po prostu opiekunem dla nowej osoby – przedstaw tę osobę w liście i w pierwszym dniu pracy
  • podaj kontakt do tej osoby (adres e-mail, numer telefonu)
  • opowiedz w skrócie kim jest opiekun / buddy nowego pracownika – czym się zajmuje w firmie, na jakiej pozycji i w jakich kwestiach może nam najbardziej pomóc

Dowiedz się więcej:

Etapy onboardingu

Onboarding pracownika 2021

Przykład 1 

Dzień dobry [imię pracownika]

Bardzo się cieszę, że [data rozpoczęcia pracy] staniesz się częścią naszej firmy.

W pierwszym dniu pracy spróbujemy wspólnie załatwić wszystkie niezbędne formalności. W kolejnych etapach procesu wdrożenia zapoznasz się z kulturą i zasadami firmy, przejdziesz początkowe szkolenia dotyczące stanowiska pracy i narzędzi.

Osobą, która będzie się Tobą zajmować w procesie wdrożenia, jest Piotrek z działu sprzedaży. Zadba o to, żebyś został zapoznany z wszystkimi aspektami naszej organizacji – jeśli coś będzie niejasne, jest on również osobą pierwszego kontaktu.

Parking dostępny jest za darmo dla pracowników firmy. Znajduje się on za budynkiem (pobierz bilet przy wjeździe i zeskanuj go, gdy będziesz wyjeżdżał).

W załączniku udostępniam Ci informacje na temat naszej firmy i linki do naszych mediów społecznościowych. W wolnej chwili zapoznaj się z nimi.

O dokładnej godzinie rozpoczęcia pracy poinformuję Cię w kolejnej wiadomości.

Pozdrawiam serdecznie!

Twój HR Manager

Przykład 2

[imię pracownika]!

Już jutro Twój pierwszy dzień pracy. Bardzo się cieszymy, że do nas dołączysz.

Zaczynamy o [godzina] w [adres].

Jeśli do pracy dojeżdżasz samochodem, możesz zaparkować przed budynkiem firmy. Parking jest dostępny dla wszystkich pracowników bez żadnych opłat. Spotkamy się na parterze przy recepcji.

W załącznikach udostępniam Ci wszystkie niezbędne informacje, krótką prezentację na temat firmy i formularz do wypełnienia. Rzuć okiem w wolnej chwili.

Do godziny 12 powinniśmy uporać się z formalnościami. Następnie zapoznam Cię z Twoim nowym zespołem i pokaże Ci wszystkie ważne miejsca w firmie. W kolejnych dniach przejdziemy do szkoleń i zapoznania z systemem – niczym się nie stresuj, na wszystko znajdziemy czas, a jeśli coś będzie niejasne, pytaj śmiało.

O godzinie 12:00 mamy porę obiadową. Oczywiście chciałbym Cię lepiej poznać i myślę, że to będzie idealny czas. Przyspieszy to również integracje z zespołem i resztą pracowników firmy.

Czekam z niecierpliwością!

Twój HR Manager

Listy powitalny dla nowego pracownika – narzędzia

W proces onboardingu warto wprowadzić system HRModuł onboardingu pozwala sprawnie wdrażać nowych pracowników w organizację firmy i obowiązki, bez obciążania działu HR. W systemie HRappka stworzysz procesy onboardingu dopasowane do stanowisk i udostępnisz je nowym pracownikom. Zadbaj o proces wdrożenia pracownika do jego nowego zespołu i organizacji z systemem HRappka.

Dowiedz się więcej:

Jak przeprowadzić onboarding pracownika?

System HR jak wybrać najlepszy?

Narzędzia HR

Jakub Majcher

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Miłośnik szeroko pojętego dziennikarstwa. Interesuje się digital marketingiem i analizą treści. Stara się, aby pozycjonowanie słów, nigdy nie wzięło góry nad właściwym przekazem tekstu.


List powitalny dla nowego pracownika to istotny element procesu onboardingu. Warto zadbać o to, żeby był dobrze napisany. List powitalny powinien być spersonalizowany – skierowany do konkretnej osoby przez jedną osobę. W takiej sytuacji nowy pracownik wie, że jest ktoś odpowiedzialny za jego proces i nie zostanie sam podczas pierwszego dnia.