Legalizacja pracy cudzoziemców w jednym systemie
HRappka prowadzi legalizację zatrudnienia cudzoziemców od wniosku do zakończenia pracy. Oświadczenia i zezwolenia wypełniają się danymi z profilu pracownika i idą do praca.gov.pl. Status legalności i terminy widzisz w jednym miejscu, a system ostrzeże Cię, zanim wystawisz umowę niezgodną z zezwoleniem.
- Dwustronna integracja z praca.gov.pl
- Integracja z MOS
- Bez podpinania karty
Legalizacja zatrudnienia cudzoziemca krok po kroku w HRappce
Od sprawdzenia podstawy do pracy po zakończenie zatrudnienia: oświadczenia, zezwolenia na pracę, praca sezonowa i wnioski o pobyt czasowy lub stały w MOS w jednym module. Dane cudzoziemca wpisujesz raz, a potem korzystają z nich wnioski, umowy, zgłoszenia i przypomnienia.
Sprawdzasz podstawę do pracy – kartoteka i status legalności
Zanim zatrudnisz cudzoziemca, pracodawca musi wiedzieć, na jakiej podstawie przebywa on w Polsce i czy ma dostęp do rynku pracy. W profilu pracownika trzymasz wszystkie dane potrzebne do legalizacji pobytu i pracy. System pokazuje, czy cudzoziemiec może dziś pracować, do kiedy i na jakiej podstawie – także w trakcie procedury, gdy wniosek jest już złożony i czekasz na decyzję urzędu.
- Paszport, wiza, karta pobytu i skany dokumentów w jednym miejscu
- Daty wjazdu na terytorium Polski i daty ważności dokumentów legalizacyjnych
- Ewidencja zezwoleń ze statusami i etapami legalizacji, które ustawiasz pod swój proces
| Typ | Status |
|---|---|
| Zezwolenie na pracę typu A | Decyzja pozytywna |
| Wiza | Decyzja pozytywna |
| Wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy | Wniosek złożony |
Składasz wniosek – dwustronna integracja z praca.gov.pl
Od 1 czerwca 2025 r. wnioski o zezwolenie na pracę i oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa się wyłącznie elektronicznie. Integracja HRappki z praca.gov.pl działa w obie strony: wniosek generuje się sam z danych pracownika i pracodawcy i wysyłasz go do praca.gov.pl prosto z systemu, a statusy wniosków z praca.gov.pl same aktualizują się w HRappce. Oświadczenie wpisuje do ewidencji powiatowy urząd pracy, zezwolenie na pracę wydaje wojewoda, a zezwolenie na pracę sezonową – starosta.
- Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, zezwolenie na pracę i zezwolenie na pracę sezonową
- W drugą stronę: statusy wniosków aktualizują się automatycznie – nie musisz sprawdzać ich w praca.gov.pl
- Profil pracownikaDane osobowe, paszport, stanowisko, wynagrodzenie
- Wniosek generuje się samOświadczenie albo zezwolenie z danych pracownika i firmy
- Wysyłka do praca.gov.plProsto z systemu
- Status z praca.gov.pl w HRappceAktualizuje się automatycznie
Podpisujesz umowę zgodną z zezwoleniem, w języku pracownika
Umowę z cudzoziemcem zawierasz na piśmie przed rozpoczęciem pracy, a jej warunki muszą się zgadzać z oświadczeniem lub zezwoleniem. Praca na innych warunkach to nielegalne zatrudnienie. Grozi za to kara do 50 000 zł. HRappka porównuje umowę z dokumentem legalizacyjnym i ostrzega już przy jej wystawianiu. Umowę wygenerujesz z szablonu, także dwujęzycznego, a pracownik podpisze ją elektronicznie.
- Ostrzeżenie, gdy rodzaj umowy jest inny niż w oświadczeniu lub zezwoleniu
- Ostrzeżenie, gdy wynagrodzenie jest niższe niż wskazane w zezwoleniu
- Brak zezwolenia na pobyt albo aktualnych badań widać od razu
- Szablony umów i dokumentów, także dwujęzycznych, z podpisem elektronicznym
Przekazujesz kopię umowy i zgłaszasz podjęcie pracy
Przed rozpoczęciem pracy przekazujesz do urzędu kopię podpisanej umowy z cudzoziemcem. Gdy cudzoziemiec zaczyna pracę, zgłaszasz go do ZUS i powiadamiasz urząd o podjęciu pracy, a jeśli się nie zgłosi – o niepodjęciu. Spóźnione powiadomienie to jedna z najczęstszych przyczyn kar przy kontroli. W HRappce braki widać na dashboardzie, a kopię umowy i powiadomienia wyślesz do praca.gov.pl z systemu.
- Kopia umowy do praca.gov.pl: wybierasz umowę z profilu pracownika, a system wysyła ją razem z formularzem
- Lista zgłoszeń podjęcia i niepodjęcia pracy do wysłania
- Przypomnienie o terminie zgłoszenia pracownika do ZUS już przy umowie
- Opcjonalnie: pracownik bez aktualnych badań nie zarejestruje czasu pracy
- Umowa podpisanaData rozpoczęcia pracy z umowy
- Kopia umowy do praca.gov.plUmowa z profilu pracownika, wysłana z formularzem
- Zgłoszenie do ZUSDeklaracja zgłoszeniowa z danych pracownika
- Powiadomienie o podjęciu pracyWysyłasz do praca.gov.pl z systemu
Przedłużasz pobyt – wniosek o pobyt czasowy lub stały w MOS
Kiedy kończy się wiza albo okres pobytu bez wizy, a pracownik ma zostać u Ciebie dłużej, potrzebny jest wniosek o zezwolenie na pobyt. Trzeba go złożyć, zanim skończy się legalny pobyt cudzoziemca. Wniosek składa się w MOS, a rozpatruje go urząd wojewódzki właściwy dla miejsca pobytu. Razem z legalizacją pracy HRappka obsługuje więc też sprawy związane z legalizacją pobytu: ma integrację z MOS (Modułem Obsługi Spraw) Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Wniosek o pobyt czasowy lub stały przygotowujesz w systemie, a pracownik przenosi go do MOS jednym kliknięciem – nie musi ręcznie wypełniać formularza.
- Wniosek dodajesz na profilu pracownika, a część sekcji wypełnia się sama z danych w HRappce. Zdjęcie wybierasz z załączników
- Pracownikowi wysyłasz mailem link do integracji z MOS – pojedynczo albo kilku osobom naraz z listy zezwoleń
- Pracownik loguje się do MOS, a wtyczka HRappki do Google Chrome przenosi dane do wniosku. Brakujące pola uzupełni w MOS
- Po złożeniu wniosku dostajesz maila i podpisujesz Załącznik nr 1, a pracownik dostaje potwierdzenie
- Wniosek w HRappcePobyt czasowy lub stały, dane z profilu pracownika
- Link do pracownikaMailem, także do kilku osób naraz
- Dane przechodzą do MOSWtyczka HRappki do Google Chrome
- Podpis Załącznika nr 1Pracodawca dostaje maila po złożeniu wniosku
Pilnujesz ważności dokumentów i końca zatrudnienia
Oświadczenia, zezwolenia, wizy i karty pobytu mają daty ważności. HRappka przypomina o nich z wyprzedzeniem, żeby był czas na nowy wniosek, a gdy współpraca się kończy, pilnuje powiadomienia urzędu o zakończeniu pracy. Pracownik przez cały czas ma swoje dokumenty i wnioski w portalu i aplikacji, w swoim języku.
- Przypomnienia o końcu ważności oświadczeń, zezwoleń, wiz i kart pobytu
- Powiadomienie o zakończeniu pracy z listy do wysłania
- Portal i aplikacja pracownika w 9 językach
- Umowy i dokumenty cudzoziemca w jednej kartotece
Sprawdź legalizację w HRappce14 dni bez opłat na danych testowych, bez podpinania karty. Moduł legalizacji jest w pakiecie All-HR.
Obowiązki pracodawcy, których pilnuje system
Legalizacja zatrudnienia to nie tylko jeden wniosek. Przez cały okres pracy cudzoziemca pracodawca odpowiada za dokumentację, warunki umowy i terminy w urzędzie. W arkuszu łatwo coś przeoczyć.
za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi, w tym pracę na innych warunkach niż w zezwoleniu lub oświadczeniu. HRappka ostrzega, zanim wystawisz taką umowę. Agencja pracy ryzykuje też utratę wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ).
- Podstawa do pracy
- Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, zezwolenie na pracę (np. typu A), zezwolenie na pracę sezonową albo zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. HRappka obsługuje wszystkie te ścieżki.
- Wnioski elektronicznie
- Od 1 czerwca 2025 r. wnioski o zezwolenia i oświadczenia składa się przez praca.gov.pl. W HRappce wniosek generuje się sam z danych pracownika i firmy, idzie do praca.gov.pl, a statusy same wracają do systemu.
- Wniosek o pobyt w MOS
- Wnioski o zezwolenie na pobyt składa się elektronicznie w MOS (Module Obsługi Spraw), a sprawę prowadzi urząd wojewódzki. Przy zezwoleniu na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy pracodawca podpisuje Załącznik nr 1 z warunkami zatrudnienia, które muszą się zgadzać z umową – w MOS, np. profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. W HRappce wniosek przygotowujesz z danych pracownika, a gdy pracownik go złoży, dostajesz maila i podpisujesz załącznik.
- Zgodność warunków
- Rodzaj umowy, stanowisko i wynagrodzenie muszą się zgadzać z dokumentem legalizacyjnym. System ostrzega przy niezgodności.
- Powiadomienia do urzędu
- Przed rozpoczęciem pracy trzeba przekazać kopię umowy, a podjęcie, niepodjęcie i zakończenie pracy cudzoziemca zgłosić w terminie. Braki widać na dashboardzie.
- Ważność dokumentów
- Oświadczenia, zezwolenia, wizy i karty pobytu mają daty ważności. Przypomnienia przychodzą z wyprzedzeniem, żeby był czas na nowy wniosek i nie przerwać legalności pobytu cudzoziemców.
Dla kogo jest moduł legalizacji
Dla firm, które zatrudniają cudzoziemców same. Zarządzanie procesem legalizacji odbywa się w systemie kadrowym, a nie w osobnym arkuszu.
Agencje pracy tymczasowej
Cały dział legalizacji w jednym systemie: etapy legalizacji pod Twój proces, lista spraw i dostęp według ról. Wielu klientów naraz, limit pracy tymczasowej 18/36 i rozliczenie klienta.
Program dla agencji pracyProdukcja, logistyka, budownictwo
Masowe zatrudnienie cudzoziemców: rekrutacja, wnioski, umowy i zakwaterowanie w jednym systemie, bez przepisywania danych między działami.
Działy HR i kadry w kilku spółkach
Każda spółka ma swoją bazę pracowników i zezwoleń, a między firmami przełączasz się w systemie. Dostęp do danych ustawiasz według ról.
Zatrudnianie cudzoziemców od rekrutacji do wypłaty
Legalizacja działa na tych samych danych co reszta systemu, więc kandydat z rekrutacji staje się pracownikiem bez przepisywania.
Rekrutacja
Wielojęzyczne formularze aplikacyjne, bezpłatne konta partnerów rekrutacyjnych i rozliczanie partnerów.
System do rekrutacjiZakwaterowanie
Mieszkania służbowe, kalendarz zajętości i opłaty za kwaterę, które trafiają na rozliczenie pracownika.
Kwatery pracowniczePortal pracownika
Dokumenty, wnioski i grafik w aplikacji, w 9 językach – pracownik nie musi przychodzić do biura.
Portal pracowniczyKadry i płace
Umowy, listy płac, deklaracje ZUS i PIT dla cudzoziemców i pracowników z Polski w jednym programie.
Program kadrowo-płacowyFirmy zatrudniające cudzoziemców o HRappce
„Wszystkie dane automatycznie zaciągają się do umów, a sprawdzenie ich poprawności nie zajmuje więcej niż 30 sekund.”Bogdan Syczewski, COO · agencja zatrudnia głównie cudzoziemców w produkcji i magazynach Przeczytaj całą historię
„Z wielu żmudnych czynności administracyjnych, kadrowych i legalizacyjnych pozostało nam wprowadzenie kilku danych do systemu i kliknięcie myszką.”
Ile kosztuje system do legalizacji cudzoziemców?
Legalizacja jest w pakiecie All-HR razem z kadrami, płacami i pozostałymi modułami. Płacisz za osoby, które pracują w systemie, a nie za liczbę cudzoziemców.
135 zł netto / użytkownik / miesiąc
Im więcej użytkowników, tym niższa stawka za kolejne konta:
- Legalizacja, rekrutacja, kadry i płace, czas pracy, zakwaterowanie
- Opiekun i wsparcie techniczne pon.–pt. 8:00–17:00
Za to nie dopłacasz
- Kolejni pracownicy w systemie 0 zł
- Konta pracowników w portalu i aplikacji 0 zł
- Aktualizacje po zmianach przepisów 0 zł
- Integracja z praca.gov.pl i MOS w cenie
Wdrożenie z opiekunem jest opcjonalne, od 900 zł netto jednorazowo. Wszystkie ceny netto.
Przenieś legalizację z Excela do systemu
Przetestuj HRappkę przez 14 dni albo umów prezentację – pokażemy, jak wygląda legalizacja cudzoziemców na przykładzie firmy podobnej do Twojej.
Bez podpinania karty · liczba cudzoziemców nie zmienia ceny
Zatrudnianie cudzoziemców – poradniki
Przepisy i praktyka od zespołu HRappki.
Legalizacja cudzoziemców – najczęstsze pytania
Na jakiej podstawie można legalnie zatrudnić cudzoziemca w Polsce?
Najczęściej na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy), zezwolenia na pracę albo zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy. Do pracy sezonowej potrzebne jest zezwolenie na pracę sezonową. Bez zezwolenia mogą pracować m.in. obywatele UE i osoby z kartą pobytu, która daje dostęp do rynku pracy. Wybór podstawy zależy od obywatelstwa, rodzaju pracy i okresu zatrudnienia – szczegóły opisaliśmy w poradniku jak zatrudnić cudzoziemca.
Czy z HRappki wyślę wnioski do praca.gov.pl i MOS?
Tak. Integracja z praca.gov.pl jest dwustronna. Wniosek o zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu pracy generuje się sam z danych pracownika i firmy, a potem wysyłasz go do praca.gov.pl z systemu. Statusy wniosków same aktualizują się w HRappce, a kopię umowy oraz powiadomienia o podjęciu, niepodjęciu i zakończeniu pracy też wyślesz z systemu. Wniosek o pobyt czasowy lub stały przygotowujesz w HRappce, a pracownik przenosi go do MOS wtyczką do Google Chrome. Po złożeniu wniosku podpisujesz Załącznik nr 1. Instrukcję krok po kroku znajdziesz w bazie wiedzy.
Czy HRappka to usługa legalizacji czy program?
HRappka to program do legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, a nie usługa. Formalności i całą dokumentację prowadzi Twój zespół HR albo kadr, a system wypełnia dokumenty danymi, pilnuje terminów i ostrzega przed błędami. Dzięki temu legalizację da się prowadzić we własnym zakresie, także przy kilkuset cudzoziemcach. Jeśli chcesz oddać na zewnątrz kadry i płace, sprawdź nasz outsourcing kadrowy.
Ile kosztuje system do legalizacji cudzoziemców?
Moduł legalizacji jest w pakiecie All-HR: od 135 zł netto miesięcznie za użytkownika systemu przy 1–4 osobach do 101 zł przy 50 i więcej. Liczba cudzoziemców i pozostałych pracowników nie zmienia ceny, a ich konta w portalu i aplikacji są w cenie. Wdrożenie z opiekunem jest opcjonalne, od 900 zł netto jednorazowo. Aktualizacje po zmianach przepisów są w cenie abonamentu. Przez 14 dni testujesz system bez opłat. Szczegóły w cenniku.
Czy dane cudzoziemców w systemie są bezpieczne?
Tak. HRappka jest zgodna z RODO. Dane są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania, połączenia chronią certyfikaty SSL, a serwery stoją w certyfikowanych, fizycznie zabezpieczonych centrach danych. Regularnie robimy kopie zapasowe i testy bezpieczeństwa. Ty decydujesz w uprawnieniach, kto ma dostęp do skanów paszportów, wiz i innych dokumentów.