Formularz aplikacyjny – początek Candidate Experience

Czym jest formularz aplikacyjny? Wydawałoby się, że to mało znacząca, krótka ankieta, przez którą przechodzi każda osoba aplikująca o pracę. Tymczasem formularz aplikacyjny może być idealnym miejscem na stworzenie pozytywnego Candidate Experience lub momentem, w którym kandydaci porzucą dezycję o rozpoczęciu procesu rekrutacji w Twojej firmie. Dlaczego tak się dzieje? Jakie są niezbędne elementy dobrego formularza aplikacyjnego, a jakie sprawiają, że kandydaci się zniechęcają?

Każdy warty uwagi system ATS oferuje możliwość modyfikacji formularza aplikacyjnego. Przeczytaj, na jakie aspekty musisz koniecznie zwrócić uwagę, wybierając system do rekrutacji.

Testuj bez opłat moduł ATS >>

Czym jest Candidate Experience?

To nic innego, jak suma doświadczeń i wrażeń kandydata, które wyniósł z całego procesu rekrutacji. Można się zastanowić, dlaczego to takie ważne, co kandydat pomyślał i jakie stworzył wyobrażenia na temat pracodawcy podczas rekrutacji.

Odpowiedź jest prosta. Ludzie bardzo szybko wyrabiają sobie opinię na konkretne tematy i osoby, a potem chętnie się nimi dzielą. Dobra opinia to „darmowa” promocja dla pracodawcy i sposobność pozyskania najlepszych pracowników. Wiadomo, że w procesie rekrutacyjnym chętniej udział wezmą osoby, które słyszały dobre informacje o doświadczeniach z przyszłym pracodawcą.

Jak formularz aplikacyjny może pomóc lub zaszkodzić Candidate Experience? Prosty i przejrzysty formularz, to nie tylko zmniejszenie ryzyka porzucenia udziału w rekrutacji, ale również budowanie pozytywnych oczekiwań, ciekawości i pozostawienie wrażenia bycia profesjonalnym.

CX to temat rzeka, polecamy lekturę Candidate Experience, czyli jakich błędów należy unikać.

Najważniejsze elementy formularza aplikacyjnego

Wbrew powszechnej opinii, formularz aplikacyjny to nie tylko opis stanowiska, pracodawcy, wymagań i kilka pól do wypełniania. To nie jest również mało znaczący wstęp do rozmowy rekrutacyjnej.

Formularz aplikacyjny to moment ważnej decyzji czy w ogóle aplikować. To również moment, w którym przyszły pracodawca może stracić wartościowych pracowników, którzy porzucają aplikację, bo jest ona zbyt trudna, długa lub niezrozumiała. Wypełnienie formularza powinno być intuicyjne i proste.

Przeczytaj, jak skonstruować formularz aplikacyjny, aby przyciągał, pozostawił dobre wrażenie, a co najważniejsze – przeprowadził proces aplikacji do końca.

Wygląd formularza

Wygląd graficzny formularza aplikacyjnego to nie tylko przyjemne w odbiorze kolory. Powinien on nawiązywać i być spójny z brandingiem firmy, czyli całościowym postrzeganiem organizacji. Składa się na to spójność kolorystyczna, ale również podobne grafiki, czcionki, sposób komunikacji i przekazu, czy używane formy stylistyczne.

Wygląd formularza nie powinien przytłaczać, a raczej zachęcać do pozostania i zapoznania się z treścią. Koniecznie zadbaj o spójność i czytelność formularza aplikacyjnego na wielu narzędziach – komputerze, smartfonie i tablecie oraz na różnych rozdzielczościach.

Odpowiednie przedstawienie profilu firmy

Niektórzy kandydaci świadomie wybierają konkretne firmy i wiedzą, gdzie aplikują. Jednak bardzo często osoby poszukujące pracy celują w stanowiska, a organizacja jest drugorzędnym wyborem.

Przystosuj formularz aplikacyjny dla takich osób i powiedz kilka słów o Twojej firmie. Kim jesteście, jakie wartości wyznajecie, jaki styl pracy preferujecie – im trafniejszy opis, tym szybciej kandydat zweryfikuje, czy jest to miejsce, które mu odpowiada.

Zrozumiały opis stanowiska

Opis zadań i warunków oferty pracy (także benefitów pracowniczych) jest wyjątkowo ważny. Opakowanie słabego opisu w piękną szatę graficzną może nie wystarczyć, dlatego warto, aby był on pełny oraz zgodny z rzeczywistością. Najważniejsze są konkrety – co jest wymagane, oczekiwane i oferowane.

Zaoszczędzisz sobie w ten sposób otrzymanie wielu aplikacji, które nie pasują do oferowanego stanowiska. Im precyzyjniejszy opis, tym większy procent dopasowanych kandydatów.

Ankieta rekrutacyjna

To wyjątkowo ważny obszar w formularzu aplikacyjnym. Dobry system ATS powinien dać Ci możliwość maksymalnej personalizacji ankiety rekrutacyjnej. W tym miejscu dodasz pytania selekcyjne (np. pytanie otwarte, zamknięte, wielokrotnego wyboru). Dane osobowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe czy znajomość języków obcych – to podstawowe pytania, od których zapewne zaczniesz ankietę rekrutacyjną.

Długość ankiety dostosowana powinna być do rodzaju stanowiska, na jakie prowadzona jest rekrutacja. Krótsze ankiety sprawdzą się w przypadku stanowisk niższego szczebla, natomiast dłuższe pozwolą na lepszą weryfikację pracowników o wyższych kwalifikacjach (np. programistów).

W tym miejscu kandydat powinien mieć możliwość, aby dołączyć list motywacyjny oraz CV (jeżeli są wymagane).

Zgody RODO w systemie ATS

Możliwość dołączenia klauzuli RODO o ochronie danych osobowych oraz innych zgód to podstawa każdego systemu ATS. Aby proces rekrutacji i zatrudnienia przebiegł w sposób legalny, każdy pracodawca musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem.

Podczas dodawania odpowiednich zgód należy się upewnić, że są one widoczne i wymagane do zaznaczenia. Warto dodać również opcjonalną zgodę na przetwarzanie danych osobowych w przyszłych procesach rekrutacyjnych.

Przeczytaj więcej: RODO w procesie rekrutacji.

Podziękowanie za udział w rekrutacji

Podziękowanie za udział w rekrutacji – nie tylko po odpowiedzi na formularz, ale również po zakończonym procesie rekrutacji, to niezwykle miły gest w stosunku do kandydatów. Autorespondery, które informują o etapie rekrutacji lub dziękują za rozmowy (po wybraniu innego kandydata), budują pozytywne Candidate Experience.

Dzięki odpowiedniemu systemowi ATS to prosta i szybka czynność, która procentuje na przyszłość i wzmacnia Employer Branding (budowanie wizerunku pracodawcy).

Formularz aplikacyjny w systemie HRappka

W systemie do rekrutacji HRappka przeprowadzisz cały proces rekrutacyjny – od stworzenia spersonalizowanego formularza aplikacyjnego, po multiposting, zebranie bazy kandydatów, wysłanie zaproszeń na rozmowę, współdzielenie profili i zatrudnienie. Co istotne, cały proces przeprowadzisz również w języku obcym, np. ukraińskim.

Czytaj więcej:

• Jak pomóc obywatelowi Ukrainy w rekrutacji?
• Niestandardowe rozwiązania HR
• Kultura organizacyjna – jak ją budować? Wzór ankiety do pobrania