Elektronizacja HR w Kodeksie pracy – co zmienia nowelizacja od 27 stycznia 2026 r.?

Koniec z obowiązkową „formą pisemną”?

Jedną z najważniejszych zmian jest odejście od sztywnego wymogu „formy pisemnej” na rzecz „postaci papierowej lub elektronicznej” przy wielu czynnościach kadrowych. W praktyce oznacza to, że dokumenty, wnioski i informacje nie muszą już funkcjonować wyłącznie na papierze – mogą być przekazywane również w formie cyfrowej.

To bardzo istotna zmiana dla działów HR i kadr, które coraz częściej korzystają z systemów kadrowo-płacowych, platform HR oraz komunikacji elektronicznej. Nowelizacja wprost potwierdza legalność takich rozwiązań.

Jakie czynności można realizować elektronicznie?

Nowe przepisy obejmują szeroki katalog spraw pracowniczych, które mogą być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dotyczy to:

– przekazania informacji o monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),

– przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 231 § 3 k.p.),

– konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową (art. 38 § 1–2 k.p.),

– sporządzenia rozkładu czasu pracy pracownika (art. 129 § 3 k.p.),

–  braku obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 3 i 4 Kodeksu pracy),

– występowania przez pracownika z wnioskiem o zastosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.), skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.) oraz ruchomego czasu pracy (art. 150 § 5 k.p.),

– występowania przez pracownika z wnioskiem o odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ k.p.),

– występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 1 k.p.),

– informowania przez pracodawcę właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 151⁷ § 6 k.p.),

– występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 k.p.),

– wyrażenia zgody przez pracownika na udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.),

–  potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 k.p.).

Źródło: https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/zmiana-przepisow-formalnosci-i-terminy

Co oznacza „postać elektroniczna” w świetle przepisów?

Ustawodawca celowo zastosował szerokie pojęcie „postaci elektronicznej”. Oznacza to, że czynności mogą być realizowane nie tylko poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny, ale także za pomocą narzędzi komunikacji elektronicznej, takich jak:

• systemy HR,
• platformy kadrowe,
• wewnętrzne portale pracownicze,
• poczta e-mail.

Warunkiem jest możliwość identyfikacji osoby składającej wniosek lub oświadczenie, co w nowoczesnych systemach HR realizowane jest poprzez logowanie, autoryzację użytkowników oraz historię operacji.

Co zyskują działy HR i kadry?

Elektronizacja procesów kadrowych to spore korzyści:

• oszczędność czasu,
• redukcja kosztów papierowej dokumentacji,
• ograniczenie archiwizacji papierowych akt,
• szybszy obieg dokumentów,
• większa przejrzystość procesów,
• lepsza kontrola terminów i zgodności z przepisami.

Jak podkreśla Główny Inspektor Pracy, odchodzenie od papierowej dokumentacji jest procesem nieuchronnym, który sprzyja efektywności i obniżaniu kosztów prowadzenia działalności.

Digitalizacja HR w systemie HRappka – odpowiedź na nowe przepisy

Nowelizacja Kodeksu pracy idealnie wpisuje się w kierunek rozwoju nowoczesnych narzędzi HR, takich jak HRappka. System umożliwia pełną digitalizację procesów kadrowych – od e-dokumentacji, przez ewidencję czasu pracy online, aż po elektroniczny obieg wniosków urlopowych i portal pracowniczy. A to wszystko zgodnie z prawem!

Nowe regulacje prawne tylko potwierdzają, że cyfryzacja HR to już nie przyszłość, ale teraźniejszość. HRappka pozwala w pełni wykorzystać potencjał zmian i bezpiecznie przejść na nowoczesny model zarządzania kadrami.