Nowości kadrowo-płacowe 2026: Na co pracodawcy muszą uważać? [KOMPENDIUM]

Rok 2026 zapowiada się jako czas naprawdę znaczących zmian w polskim prawie pracy. Działy HR i payroll staną przed wyzwaniami, które nie są jedynie „kosmetycznymi” poprawkami, ale sporą zmianą w sposobie naliczania stażu pracy czy raportowania wynagrodzeń. Poniżej przygotowaliśmy zestawienie najważniejszych kwestii, których nie można przegapić.

1. Staż pracy na nowo

To zmiana o największej skali operacyjnej. Od 1 stycznia 2026 r. (sektor publiczny) oraz 1 maja 2026 r. (sektor prywatny) okresy prowadzenia działalności gospodarczej , wykonywania pracy na umowach zlecenie lub B2B, członkostwa w spółdzielniach rolniczych oraz pracy zarobkowej za granicą są wliczane do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Co to zmienia w praktyce?

• Urlopy: Pracownicy mogą nabyć szybciej prawo do 26 dni urlopu.
• Odprawy i wypowiedzenia: Staż u poprzednich pracodawców może wydłużyć okres wypowiedzenia lub zwiększyć wysokość odprawy.
• Obowiązek pracownika: Aby dział kadr mógł przeliczyć staż pracy, pracownik musi dostarczyć zaświadczenie z ZUS (wniosek USP) lub inne dokumenty potwierdzające wykonywania/świadczenia pracy/aktywności zawodowej, które wliczane są do stażu pracy. Pracownik ma na to 24 miesiące od wejścia w życie przepisów.

Czytaj więcej o ustawie: Umowa zlecenie a staż pracy – czy od 2026 roku będzie wliczana?

2. Ekwiwalent za urlop: Nowe zasady od 27 stycznia 2026 r.

Koniec z generowaniem osobnych list płac w ostatnim dniu pracy! Dzięki nowelizacji Kodeksu pracy (Dz.U. z 13.01.2026 r.), od 27 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady:

• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacasz w terminie wypłaty standardowego wynagrodzenia.
• Uwaga: Jeśli termin wypłaty pensji przypada przed zakończeniem stosunku pracy (np. wypłata do 28 dnia m-ca, a rozwiązanie umowy 30 lub 31-go dnia m-ca), masz 10 dni od dnia rozwiązania umowy na wypłatę ekwiwalentu. To kluczowy termin, którego niedotrzymanie grozi karami.

3. Digitalizacja przekazywania dokumentów kadrowych

Choć w wielu firmach wnioski przez e-mail czy system HR funkcjonują od lat, nowelizacja wchodząca w życie 27 stycznia 2026 r. w końcu daje im solidną podstawę prawną.

Co zmieniają nowe przepisy? 

Od 27 stycznia 2026 r. wiele czynności z zakresu prawa pracy będzie można realizować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – według wyboru pracodawcy lub pracownika. Oznacza to odejście od wyłącznej formy pisemnej.

“Dotychczasowy wymóg „formy pisemnej” lub „wniosku pisemnego” został rozszerzony na „postać papierową lub elektroniczną” w przypadku następujących czynności:

– przekazania informacji o monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),

– przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 231 § 3 k.p.),

– konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową (art. 38 § 1–2 k.p.),

– sporządzenia rozkładu czasu pracy pracownika (art. 129 § 3 k.p.),

–  braku obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 3 i 4 Kodeksu pracy),

– występowania przez pracownika z wnioskiem o zastosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.), skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.) oraz ruchomego czasu pracy (art. 150 § 5 k.p.),

– występowania przez pracownika z wnioskiem o odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ k.p.),

– występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 1 k.p.),

– informowania przez pracodawcę właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 151⁷ § 6 k.p.),

– występowania przez pracownika z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 k.p.),

– wyrażenia zgody przez pracownika na udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.),

–  potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 k.p.).”

Źródło: https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/zmiana-przepisow-formalnosci-i-terminy

Za zachowanie postaci elektronicznej uznaje się m.in. e-mail zawierający dane pozwalające zidentyfikować autora oświadczenia, wniosek wysłany przez system kadrowy, a także dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nowe przepisy dopuszczają więc zarówno rozwiązania sformalizowane, jak i prostsze formy elektroniczne.

Jednocześnie należy pamiętać, że Kodeks pracy nadal w niektórych przypadkach wymaga formy pisemnej, np. przy wypowiedzeniu umowy o pracę. Forma ta jest spełniona także wtedy, gdy oświadczenie zostanie złożone elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zwykły e-mail lub skan dokumentu przy rozwiązywaniu umowy może jednak zostać uznany za naruszenie procedur.

4. Jawność wynagrodzeń i koniec „poufności płac”

Rok 2026 to czas pełnej implementacji unijnej dyrektywy o jawności wynagrodzeń i równości płac (termin: 7 czerwca 2026 r.). Na chwilę obecną nie wiemy jednak, jaką formę przyjmie polska ustawa mówiąca o tych przepisach. 

Najważniejsze zmiany to:

• Zakaz klauzul poufności: Pracodawcy nie mogą już zakazywać pracownikom ujawniania swoich zarobków w celach porównawczych pod kątem dyskryminacji.
• Prawo do informacji: Pracownik ma prawo wiedzieć, ile średnio zarabiają osoby na tym samym stanowisku w firmie, z podziałem na płeć.
• Raportowanie luki płacowej: Firmy zatrudniające powyżej 100 osób muszą przygotować się do pierwszych cyklicznych raportów o transparentności płac.

Więcej na ten temat przeczytasz w dedykowanym artykule: Jawność wynagrodzeń i równość płac – zmiany dla pracodawców.

5. Zmiany w L4: ZUS uelastycznia podejście

W 2026 roku ubezpieczeni mogą odetchnąć z ulgą, a pracodawcy muszą zaktualizować procedury kontrolne:

• Incydentalne czynności: Wykonanie drobnej, niezbędnej czynności służbowej (np. przekazanie hasła do komputera), która zapobiega szkodzie, nie powoduje już automatycznej utraty zasiłku.
• Nowi orzecznicy: Od 2026 r. orzeczenia o niezdolności do pracy mogą wydawać także pielęgniarki i fizjoterapeuci-specjaliści, co ma odciążyć lekarzy orzeczników.

6. Ważne: Status uprawnień PIP

Warto przypomnieć, że ostatecznie wycofano się z pomysłu dawania inspektorom PIP uprawnień do administracyjnego przekształcania umów B2B w etat. O ustaleniu stosunku pracy nadal decyduje wyłącznie sąd. Niemniej, działy kadr powinny zachować czujność – kontrole pod kątem fikcyjnego samozatrudnienia pozostają priorytetem PIP w 2026 roku.

Twoje kadry w systemie HR

Rok 2026 przynosi duże zmiany w obszarze kadr i płac, które jeszcze mocniej przesuwają HR w stronę cyfryzacji. Nowelizacja Kodeksu pracy umożliwia realizację wielu procesów kadrowych w formie elektronicznej. To moment, w którym nowoczesne narzędzia HR, takie jak HRappka stają się nie tylko wsparciem organizacyjnym, ale kluczowym elementem zgodności z przepisami i sprawnego zarządzania kadrami w 2026 roku.

Czytaj więcej:

• Jak zatrudnić pracownika? Obowiązki pracodawcy
• Umowa o pracę – wzór
• Dokumenty do zatrudnienia do pobrania