Ochrona sygnalistów – jak się przygotować?

24 czerwca 2024 roku W Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928). Z dniem wejścia w życie ustawy (3 miesiące od dnia ogłoszenia, czyli 25 września 2024 r.) duża liczba polskich pracodawców będzie zobowiązana do wprowadzenia procedur wewnętrznych dotyczących zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa oraz do procedur zapewniających ochronę sygnalistom.  

W artykule przyglądamy się najważniejszym aspektom ustawy i odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania. Kto będzie zobowiązany do wdrożenia nowych procedur? Jakie naruszenia mogą być zgłaszane? Na czym polega ochrona sygnalistów? Zapraszamy do lektury.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Kim jest sygnalista? 

Przed omówieniem nowej ustawy warto zapoznać się z definicją pojęcia „sygnalista". Zgodnie z art. 4 ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub publicznie ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być:

• osoba świadcząca pracę na podstawie stosunku pracy,

• pracownik tymczasowy,

• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

• przedsiębiorca,

• prokurent,

• akcjonariusz lub wspólnik,

• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,

• stażysta,

• wolontariusz,

• praktykant,

• funkcjonariusz,

• żołnierz.

Ustawa odnosi się także do osób fizycznych, które zgłaszają naruszenia prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy czy usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na jego rzecz lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, a także po zakończeniu tych stosunków.

Kto jest zobowiązany do wprowadzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych?

Ustawa nakłada obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa na podmioty prawne, zarówno prywatne jak i publiczne.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy, obowiązek będzie dotyczył podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do liczby osób wykonujących pracę zarobkową należy wliczać pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także osób, którzy świadczą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (umowa zlecenia, umowa o dzieło). Wyjątek stanowią osoby wykonujące pracę zarobkową, jeżeli zatrudniają do tej pracy inne osoby. 

Progu 50 osób nie stosuje się do podmiotów prawnych, które wykonują działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. 

Co reguluje ustawa o ochronie sygnalistów?

Regulacje ustawy zostały wymienione w art. 1 i dotyczą:

• warunków objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;

• środków ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;

• zasad ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;

• zasad zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;

• zasad ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa;

• zadań Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;

• zadań organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.

Jakie naruszenia prawa mogą być zgłaszane przez sygnalistów?

W myśl art. 3 ustawy, sygnalista informuje o działaniach lub zaniechaniach niezgodnych z prawem lub mających na celu jego obejście. Zgłaszane naruszenia mogą dotyczyć:

• korupcji;

• zamówień publicznych;

• usług, produktów i rynków finansowych;

• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

• bezpieczeństwa transportu;

• ochrony środowiska;

• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

• bezpieczeństwa żywności i pasz;

• zdrowia i dobrostanu zwierząt;

• zdrowia publicznego;

• ochrony konsumentów;

• ochrony prywatności oraz ochrony danych osobowych;

• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Ustawa reguluje również wyłączenia w stosunku do określonych informacji. Zgodnie z art. 5 ustawy, przepisów ustawy nie stosuje się do informacji objętych:  

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

• tajemnicą narady sędziowskiej;

• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Ponadto, ustawa nie stosuje się do informacji dotyczącej zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, naruszeń prawa bezpośrednio związanych z realizacją przez służby specjalne o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3. 

Jak poprawnie wprowadzić procedurę zgłoszeń?

Podmiot, które podlega regulacjom niniejszej ustawy powinien ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w podmiocie nie działa zakładowa organizacja związkowa, to konsultacje powinny być prowadzone z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym.

Po przedstawieniu projektu procedury zgłoszeń rozpoczynają się konsultacje, które nie mogą trwać dłużej niż 10 dni i krócej niż 5 dni. Procedura dokonywania zgłoszeń zaczyna obowiązywać po 7 dniach od dnia poinformowania o jej wprowadzeniu osób wykonujących pracę na rzecz podmiotu.  

Sygnalista może dokonywać zgłoszeń:

• w formie ustnej (również przez telefon)

• w postaci papierowej

• w postaci elektronicznej

Pracodawca, który podlega pod regulacje niniejszej ustawy powinien zapewnić ochronę danych i informacji dotyczących zgłoszeń oraz osób dokonujących zgłoszeń. Do danych nie mogą mieć dostępu osoby nieupoważnione. Podmiot nie może udostępniać żadnej informacji, która by pozwoliła na zidentyfikowanie tożsamości sygnalisty osobom nieupoważnionym. Dodatkowo, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Jest on wtedy administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze. 

Co powinna zawierać procedura zgłoszeń? 

W procedurze zgłoszeń pracodawca powinien określić osobę lub jednostkę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych oraz to, czy mogą być przyjmowane zgłoszenia anonimowe. Obowiązkowo procedura powinna określać sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych oraz musi być podany adres korespondencji lub adres poczty elektronicznej.

Procedura zgłoszeń powinna też wskazywać osobę lub jednostkę organizacyjną, która jest upoważniona do kontaktu z sygnalistą i podejmowania działań następczych. Dla zgłoszeń anonimowych powinien być określony tryb postępowania. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa maksymalny termin, w jakim osoba odpowiedzialna za kontakt z sygnalistą powinna przekazać jej informację zwrotną. Jest to:

• 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia (liczone od dnia jego otrzymania)

• 3 miesiące na przekazanie informacji zwrotnej odnośnie dalszego postępowania (liczone od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia)

Na czym polega ochrona sygnalisty?

Sygnalista zostaje objęty ochroną od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa. Sygnalista zostaje objęty ochroną po dokonaniu zgłoszenia jeżeli miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Regulacje w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa dają możliwość dokonywania anonimowych zgłoszeń do podmiotów prawnych, Rzecznika Praw Obywatelskich, a także do organów publicznych. Jeżeli doszło do ujawnienia osoby, która dokonała anonimowego zgłoszenia i osoba ta doznała działań odwetowych, to stosują się przepisy dotyczące ochrony sygnalisty, a dokładnie art. 6 ustawy. W sytuacji, gdy sygnalista doznał działań odwetowych, nabywa on prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia. Wysokość odszkodowania nie może być niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Pracodawca nie może stosować wobec sygnalisty żadnych działań odwetowych. Za takie działanie może być uznane wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia czy odmowa nawiązania stosunku pracy tylko z powodu zgłoszenia naruszenia. Do działań odwetowych zaliczamy również działania zmierzające do utrudnienia znalezienia pracy lub polegające na negatywnej ocenie wyników pracy czy pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Wszystkie możliwe działania odwetowe zostały określone przez art. 12 ust. 1 i 2 ustawy. Ponadto, artykuł ten nakłada na pracodawcę ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 1 i 2, nie jest działaniem odwetowym.

Warto też wiedzieć, że odszkodowanie przysługuje nie tylko pracownikowi. Jeżeli osoba poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, to ma ona prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

Źródło: Ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928)

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace