Dobre praktyki onboardingu pracownika: TOP 10

Coraz częściej mówi się o takim pojęciu jak onboarding nowych pracowników. Onboarding wiąże się z zatrudnieniem nowego członka zespołu. Są to działania, których celem jest wprowadzenie tej osoby w najważniejsze zagadnienia dotyczące działalności firmy. Proces onboardingu polega na przekazaniu wiedzy i umiejętności, które pozwolą nowemu pracownikowi zintegrować się i zaaklimatyzować się z firmą. W tym artykule przedstawiamy top 10 dobrych praktyk onboardingowych.

1. Skontaktuj się z pracownikiem przed pierwszym dniem pracy

Proces onboardingu pracownika zaczyna się jeszcze przed przyjściem pracownika do firmy. Ważne jest, aby skontaktować się z pracownikiem jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Można to zrobić wysyłając maila do pracownika, gdzie zamieścisz informację o tym, gdzie i o której odbędzie się spotkanie oraz podstawowe informacje o pierwszym dniu. W mailu warto opisać również podstawowe kwestie, jak np. kontakt do bezpośredniego przełożonego, informacje gdzie jest najbliższy parking, czy jakie umiejętności będą pracownikowi potrzebne w pierwszych dniach pracy i czym będzie się zajmował.

Co więcej, można tam dodać informacje, kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie nowego pracownika. W ten sposób pracownik będzie bardziej przygotowany i otwarty na przyjście do firmy. Oprócz tego, warto poinformować członków zespołu o przyjściu nowej osoby. 

Co więcej, aby zatrudnieni pracownicy mogli lepiej poznać nowych pracowników oraz znaleść więcej wspólnych tematów do rozmów, warto poprosić nowego pracownika o wysłanie zdjęcia oraz krótkiej notatki o sobie, swoich pasjach, czy doświadczeniu. W pierwszym dniu warto poinformować pracowników o dołączeniu nowej osoby oraz załączyć informacje o niej.

2. Onboarding: Podręcznik wdrożeniowy

Podczas planowania wdrożenia nowego pracownika, dobrą praktyką jest uwzględnić przygotowanie bazy wiedzy dla nowego pracownika. Może on zawierać kluczowe informacje na temat firmy, norm oraz zasad (np składania elektronicznych wniosków urlopowych). Kiedy pracownikowi otrzyma wszystkie potrzebne informacje, to na pewno pozytywnie wpłynie to na jego employee experience. Co więcej, wdrożenie nowego pracownika będzie szybsze i mniej obciążające dla innych pracowników. Zgodnie z trendami na rynku pracy, materiały wdrożeniowe warto przygotować w wersji online. Tutaj pomocne są dedykowane systemy HR posiadające funkcję onboardingu Odpowiednie oprogramowanie znacznie usprawni proces wdrożenia nowego pracownika w Twojej firmie.

3. Onboarding – czy jest potrzebna prezentacja?

Nowo zatrudniona osoba będzie musiała w krótkim czasie poznać wiele informacji. Dlatego warto zadbać o to, żeby podczas wdrożenia nowego pracownika informacje były przekazane w sposób ciekawy i angażujący. Można to zrobić poprzez multimedialne materiały szkoleniowe. Warto przygotować prezentację, w której w ciekawy sposób zostaną przekazane informację o firmie, strukturze, wartościach itd. Następnie, kiedy pracownik zapozna się z prezentacją, można zweryfikować jego wiedzę dotyczącą wykonywanych obowiązków, na przykład poprzez wysłanie mu testu wiedzy. Proces ten można zautomatyzować. Jak to zrobić? W systemie HR, który posiada moduł onboardingu. Pozwala on tworzyć procesy onboardingu (ogólne i stanowiskowe) i przypisywać je do pracowników. Pozwala to na znaczną oszczędność czasu, który pracownicy poświęcają na wdrażanie nowego pracownika.

4. Oprowadzenie po firmie

Pierwszego dnia warto pokazać pracownikowi nowe miejsce pracy, czyli najczęściej biuro lub ważne pomieszczenia. Jeśli biuro jest duże, to do materiałów wdrożeniowych można dołączyć też mapkę, która prezentuje przestrzeń biurową. Oprowadzając pracownika po firmie, przedstaw go pozostałym pracownikom organizacji oraz powiedz kilka słów o tym, czym będzie zajmować się w firmie. 

5. Przygotowanie stanowiska pracy

Przygotuj stanowisko pracy dla nowego pracownika jeszcze przed jego przyjściem. Zadbaj o to, żeby miał dostęp do niezbędnych narzędzi w pracy – komputer, biurko, telefon itd. Warto też nadać dostęp do skrzynki firmowej oraz komunikatorów. Jeśli chcesz zbudować pozytywne employee experience, to należy unikać takich sytuacji, kiedy stanowisko pracy dla pracownika nie będzie przygotowane. Z dużym prawdopodobieństwem, nowy pracownik odbierze to jako brak szacunku oraz brak odpowiedzialności pracowników firmy. 

6. Welcome pack

Czym jest welcome pack i jaka jest jego rola? Welcome pack to inaczej zestaw powitalny dla pracownika w nowym miejscu pracy. Jest dobrą praktyką podczas onboardingu pracownika. Taki zestaw zazwyczaj składa się z różnych gadżetów firmowych, np. długopis, notes, kubek, plecak. Jest to miły gest, dzięki któremu pracownik poczuje się doceniony, co później przełoży się na pozytywne employee experience. Welcome pack możesz wręczyć nowemu pracownikowi bezpośrednio w chwili jego przyjścia do firmy lub jako miłą niespodziankę podczas pokazania mu jego miejsca pracy. 

7. Wspólny lunch

To jest bardzo dobra praktyka wdrożenia nowego pracownika. Dlaczego? Bo w luźniej atmosferze może szybko zintegrować się z pozostałymi członkami zespołu. Niewymuszona atmosfera sprzyja temu, że nowa osoba poczuje się bezpiecznie i będzie otwarta, aby dzielić się informacją i zadawać pytania innym członkom zespołu.

8. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie

Pozytywnie na proces wdrożenia nowego pracownika wpłynie wybranie jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za jego wdrożenie. Warto też poinformować pracownika o tym, kto będzie taką osobą, żeby wiedział, do kogo kierować pytania. Warto również wspomnieć, kto będzie bezpośrednim przełożonym zatrudnionego pracownika. Wspominaliśmy o tym w punkcie 1. Jest to pozytywnie  postrzegane przez pracownika, jeśli informację o „mentorze" zamieścisz w mailu jeszcze przed przyjściem pracownika do firmy. Osoba wdrażająca (tzn. „Welcome buddy") jest odpowiedzialna za pierwsze kroki nowego pracownika oraz monitoruje przebieg wdrożenia. Proces monitoringu postępu nowego pracownika również można zautomatyzować w systemie HR. W ten sposób, osoba odpowiedzialna za onboarding nie będzie wyłączona z ogólnych procesów w firmie oraz swoich obowiązków, ponieważ system automatycznie sprawdza postępy nowej osoby i informuję o tym osoby odpowiedzialne. 

9. Zapytaj o informację zwrotną

Świeżo zatrudniony pracownik to źródło cennej wiedzy na temat candidate i employee experience w Twojej firmie. Zapytaj o feedback od pracowników odnośnie procesu rekrutacji i procesu onboardingu. Dzięki temu nowy pracownik poczuje się doceniony, a Ty będziesz mógł polepszyć działania CX w firmie.

Sprawdź: Candidate experience – jakich błędów unikać? 

10. System onboardingowy (automatyzacja procesu onboardingu)

Usprawnić wszystkie procesy związane z onboardingiem nowego pracownika można w dedykowanym systemie onboardingowym. Na przykład, w systemie HRappka.pl można tworzyć ścieżki onboardingowe, oraz rozpisać poszczególne kroki, które ma wykonać nowy pracownik. Dzięki temu pracodawca ma wgląd na proces wdrożenia nowego pracownika oraz jego przebieg, a pracownik wie, które działania powinien podjąć. Ponadto, proces wdrożenia można wesprzeć różnorodnymi materiałami wdrożeniowymi (strony informacyjne, prezentacje, filmiki), które mają na celu przekazać wszystkie potrzebne informacje nowej osobie. Takie materiały można stworzyć w systemie, a następnie udostępniać wdrażanym pracownikom. Zweryfikować wiedzę pracownika po obejrzeniu filmiku czy prezentacji można poprzez wysłanie mu specjalnie stworzonych ankiet. Dzięki temu, osoby odpowiedzialne za wdrożenie będą mogły monitorować przebieg procesu onboardingu nowej osoby.

System HRappka.pl można wypróbować za darmo przez 14 dni. Aby to zrobić, wystarczy zarejestrować się lub zamówić bezpłatną prezentację systemu.