Podziękowanie za udział w rekrutacji – wzór

Jakie wiadomości najczęściej są wysyłane do kandydatów?

Odpowiedź po wysłaniu aplikacji

Kandydat wypełnia formularz aplikacyjny, załącza swoje CV, niekiedy list motywacyjny. Klika wyślij i … nic się nie dzieje. Prawdopodobnie zastanowi się, czy wiadomość została dostarczona. Nie ma pewności, jak będzie wyglądać proces rekrutacji oraz kiedy (i czy) może spodziewać się odpowiedzi.

Naprawdę małym wysiłkiem można zapobiec takiej sytuacji. Wystarczy stworzyć wiadomość z podziękowaniem za odpowiedź na ofertę pracy, a jeszcze lepiej, poinformować o następnych krokach.

Poinformowanie o przejściu do kolejnego etapu rekrutacji

Jaki poinformować kandydata o przejściu do następnego etapu rekrutacji, tak aby otrzymał wszystkie najważniejsze informacje? Jasna i klarowna wiadomość zmniejszy ilość dodatkowych zapytań od osób, które zaprosiliśmy do następnych etapów.

Jakie informacje powinny znaleźć się w takiej wiadomości?

• o przejściu do następnego etapu rekrutacji
• jak wyglądać będzie następny etap (rozmowa kwalifikacyjna, test, ćwiczenie) i cały proces rekrutacji (np. informacja o tym, że kandydat zostanie poinformowany o zakończeniu rekrutacji)
• czy należy przygotować coś istotnego (dokumenty, certyfikaty)
• data, godzina i miejsce spotkania

Dodatkowo warto dać znać kandydatowi, jak długo będzie trwało spotkanie i kto będzie w nim uczestniczyć. Ciekawą praktyką jest zamieszczenie krótkiej informacji o organizacji (np. filmik czy link do Instagrama).

Poinformowanie kandydata o nieprzyjęciu do pracy

Na forach i mediach społecznościowych można spotkać wiele negatywnych opinii związanych tym, jak został poprowadzony proces rekrutacyjny. Spora część dotyczy braku odpowiedzi i kontaktu po wysłaniu aplikacji, albo co gorsza, po pierwszych i następnych rozmowach.

Kandydaci w takiej sytuacji czują się zlekceważeni. Nie wiedzą „na czym stoją” i niejednokrotnie blokują sobie inne szanse na podjęcie rozmów o pracę. Co więcej, nie są świadomi dlaczego ich kandydatura została odrzucona i w jakich obszarach mogliby podnieść swoje kwalifikacje.

Jak napisać podziękowanie za udział w rekrutacji?

Nie czekaj

Informację zwrotną powinniśmy przekazać jak najszybciej po zakończeniu procesu rekrutacji. Jak tylko decyzja o odrzuceniu zostanie podjęta, skontaktuj się z kandydatem telefonicznie, bądź mailowo. Na feedback po rozmowie kwalifikacyjnej kandydat nie powinien czekać dłużej niż dwa tygodnie.

Indywidualizuj

Spraw, żeby kandydat nie poczuł, że dostał wiadomość „do wielu”. Dedykowany system ATS pozwoli Ci na automatyczne wstawienie danych kandydatów, co zajmie Ci sekundę, a kandydaci otrzymają spersonalizowane informacje zwrotne.

Podziękuj

Bez względu na wynik rozmowy kwalifikacyjnej i całej rekrutacji, swoją wiadomość zacznij od podziękowań. Kandydaci aplikujący na dane stanowisko poświęcają swój czas i zaangażowanie. Szczególnie w przypadku, gdy kandydat został odrzucony na końcowym etapie. Miłym gestem jest podziękowanie za udział oraz życzenie powodzenia w dalszym poszukiwaniu pracy.

Poinformuj i uzasadnij

Następnie powiedz kandydatowi o tym, że został odrzucony. Konstruktywny feedback jest bardzo ważny. Szczerze i konkretnie powiedz, dlaczego została podjęta taka decyzja. Pamiętaj o tym, żeby oceniać nie człowieka, tylko konkretne umiejętności wymagane na stanowisku.

Zachęć do rozwoju

Otrzymanie informacji zwrotnej to dobry punkt wyjścia do pracy nad sobą i rozwoju. Powiedz kandydatowi o tym, że umiejętności można nabywać i rozwijać. Umiejętne przekazywanie informacji o negatywnej decyzji może stać się motywacją do rozwoju. W informacji zwrotnej zawrzyj mocne strony kandydata oraz obszary, które powinien poprawić. Zdarzają się sytuacje, w których kandydaci wracali ponownie do rekrutacji w tej samej organizacji, po poprawieniu i udoskonaleniu wspomnianych obszarów. Warto zaprosić kandydata do wzięcia udziału w kolejnych rekrutacjach.

Bądź profesjonalny

To, czego obawiają się rekruterzy podczas udzielania informacji zwrotnej to brak zrozumienia ze strony kandydata. W sytuacji, gdy mają miejsce nieuprzejme reakcje, warto zachować pełen profesjonalizm i dystans. Udział w procesie rekrutacyjnym często jest dla kandydatów stresującym doświadczeniem. Pamiętaj, że pomimo odrzucenia kandydatury, dobrze potraktowany kandydat w dłuższej perspektywie będzie pozytywnie oceniać cały proces rekrutacyjny.

Podziękowanie za udział w rekrutacji – wzór

Jakie informacje powinny znaleźć się w takiej wiadomości?

• podziękowanie za udział w procesie rekrutacji w naszej firmie
• poinformowanie o podjęciu decyzji o zatrudnieniu innej osoby („z przykrością informuję„)
• wyszczególnienie obszarów, które wymagają poprawy (na dane stanowisko), a które są mocnymi stronami kandydata
• zaproszenie do udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez naszą firmę „mamy nadzieję, że spotkamy się podczas przyszłych procesów rekrutacyjnych…”
• pożegnanie i zakończenie „życzymy powodzenia…”

Automatyzacja wysyłki wiadomości do kandydatów, po procesie rekrutacyjnym

W systemie ATS HRappka dodasz własne szablony wiadomości do kandydatów i automatycznie wyślesz je do kandydatów, po zmianie statusu w systemie.

Autorespondery oszczędzają czas rekruterów, a przy tym budują pozytywne Candidate experience pracodawcy na rynku pracy. Inwestycja w system do rekrutacji, to nie tylko oszczędność czasu i finansów, ale również usprawnienie przepływu informacji w organizacji i poprawa komunikacji wewnętrznej.

Dowiedz się więcej: Metody rekrutacji pracowników