Proces rekrutacji pracowników

Rekrutacja pracownika z pozoru wydaje się prostym procesem. Wrzucamy ogłoszenie o pracę, a następnie czekamy na spływ ciekawych i wartościowych CV. Następnie wybieramy spośród wielu atrakcyjnych kandydatów – tego najlepszego, który z pewnością będzie zainteresowany pracą z nami.

Nic bardziej mylnego. Proces rekrutacji to wieloetapowe działanie, które zaczyna się na długo przed samym stworzeniem formularza aplikacyjnego. Dopasowanych i odpowiednio wykwalifikowanych pracowników nie jest łatwo znaleźć oraz pozyskać. Ogłoszenia o pracę muszą być precyzyjne i atrakcyjne. Proces rekrutacji pracowników coraz częściej urozmaicany jest o sourcing kandydatów, czyli aktywne pozyskiwanie osób, które aktualnie nie poszukują pracy. W jaki sposób pozyskać z rynku pracy najlepszych kandydatów? Jak wygląda proces rekrutacji? Zapraszamy do lektury.

Testuj bez opłat system do rekrutacji >>

Etapy procesu rekrutacji

1. Analiza zapotrzebowania w organizacji
2. Stworzenie persony – profilu kandydata
3. Opis stanowiska pracy
4. Publikacja ogłoszenia
5. Selekcja nadesłanych aplikacji
6. Kontakt z wybranymi kandydatami
7. Rozmowy rekrutacyjne, ewentualne testy
8. Podjęcie decyzji o zatrudnieniu
9. Preboarding pracownika

Etap 1 – analiza zapotrzebowania w organizacji

Sukces całego procesu rekrutacji zależy od tego, jak wnikliwie zostanie przeprowadzona analiza potrzeb kadrowych w firmie. Rekruter lub sourcer muszą dobrze poznać dział, do którego poszukiwany jest pracownik, a także wymagania i oczekiwania wobec niego. Kluczowa jest rozmowa z hiring managerem, czyli osobą, która odpowiedzialna będzie za zatrudnienie nowej osoby. Hiring manager nie bierze udziału w początkowym etapie rekrutacji, czasem dołącza na późniejsze spotkania, a niekiedy podejmuje dopiero ostatnie decyzje.

Dlatego niesamowicie ważna jest jasna komunikacja i wzajemne zrozumienie. System ATS powinien dawać możliwość współdzielenia profili kandydatów, gdzie hiring manager może zostawić np. notatki na temat konkretnej osoby i jej CV.

Etap 2 – stworzenie persony – profilu kandydata

Na podstawie uzyskanych informacji tworzona jest idealna sylwetka kandydata, która zawiera pożądane cechy charakteru oraz kompetencje. Mówi o tym, jakie doświadczenie, wykształcenie, kursy i certyfikaty posiada ta osoba. Precyzuje również mile widziane, dodatkowe atuty.

Stworzenie persony kandydata to zobaczenie całego obrazu osoby – połączenia umiejętności twardych z cechami charakteru i osobowością.

Etap 3 – opis stanowiska pracy

Opis stanowiska pracy powinien być jasny, maksymalnie szczegółowy (pozwoli to uniknąć niepasujących do profilu osób), ale zarazem zwarty i czytelny w odbiorze. Częstą praktyką jest podział opisu na: oferujemy, wymagamy, mile widziane.

Ważnym elementem jest tytuł, czyli nazwa stanowiska pracy. Musi się ona zgadzać z rzeczywistością oraz nie pozostawiać domysłów, co oznacza. Dobrym pomysłem jest reaserch dostępnych już i podobnych ogłoszeń o pracę. Używanie powszechnych słów kluczowych sprawi, że oferta pracy będzie częściej wyszukiwania i przeglądana.

Etap 4 – publikacja ogłoszenia

Mamy już gotowy formularz aplikacyjny – opis stanowiska pracy, wymagania, oczekiwania, ankieta. Teraz należy zastanowić się, na jakich portalach pracy oraz social mediach chcemy poszukiwać kandydatów do pracy. W innym miejscu szukać będziemy pracowników IT (np. LinkedIn, GitHub czy Stack Overflow), designerów (Behance) lub pracowników fizycznych (np. portale pracy lub olx).

Nieocenioną funkcją systemu ATS jest multiposting, czyli publikacja w wielu miejscach naraz – za sprawą jednego kliknięcia. Innym ważnym elementem jest zakładka kariera na własnej stronie internetowej.

Niekiedy równocześnie z publikacją ogłoszenia, do działania wkraczają sourcerzy, czyli osoby pozyskujące biernych kandydatów. Przy pomocy takich metod jak Xray Search oraz Boolean Search wyszukują najbardziej dopasowanych i wykwalifikowanych kandydatów, którzy nie podejmowali działań w kierunku zmiany pracy.

Czytaj więcej: Wtyczka do sourcingu na LinkedIn

Etap 5 –  selekcja aplikacji

Pierwsza selekcja to bardzo ważny moment, podczas którego kandydaci dzieleni są na grupy. System do rekrutacji bardzo w tym pomoże. Dzięki odpowiednim tagom, statusom, notatkom i możliwości filtrowania, rekruter znacznie skróci czas pracy. To także pozytywny wpływ na efektywność – w bazie kandydatów nic nie umknie, a kandydaci podzieleni są na dowolne grupy.

Etap 6 – kontakt z wybranymi kandydatami

Rekruter kontaktuje się z wybranymi kandydatami – pisemnie lub telefonicznie. Jest to moment na ustalenie, czy dana osoba jest nadal zainteresowana udziałem w procesie rekrutacji. Można również dopytać o informacje, których zabrakło w CV czy wyjaśnić nurtujące kwestie.

Następnie kandydat zapraszany jest na rozmowę kwalifikacyjną. Rekruter wyjaśnia, w jaki sposób odbędzie się spotkanie (zdalnie czy w biurze). Dobrą praktyką jest wysłanie wiadomości e-mail ze wszystkimi szczegółami (adres spotkania lub link do spotkania, godzina, ewentualny dress code, wskazówki na temat dojazdu itp.).

Tu również z pomocą przychodzi system ATS, w którym można automatycznie dodać spotkanie do Google Calendar oraz wysłać wiadomość do kandydata.

Etap 7 – rozmowy rekrutacyjne, ewentualne testy

Tutaj wszystko zależy od tego, kogo i do jakiej organizacji szukamy. Najczęściej kandydat zapraszany jest na standardową rozmowę (pierwszy etap rekrutacji), podczas której weryfikowana są dane z CV, aplikacji czy listów motywacyjnych.

O co należy zapytać kandydata oraz jakich pytań lepiej unikać? Polecamy skorzystać z Bazy pytań rekrutacyjnych. To miejsce, w którym każdy rekruter znajdzie przydatne informacje, niezależnie od tego, jaki rodzaj rekrutacji prowadzi.

Pierwsza rozmowa kwalifikacyjna to najczęściej początek kilku etapów rekrutacji i sprawdzania kompetencji kandydatów. Po wstępnej weryfikacji część kandydatów proszona jest o wypełnienie testu, zrobienie zadania praktycznego (np. zadania symulowane, podczas których zapoznać można się z obowiązkami dla danego stanowiska) lub spotyka się z hiring managerem.

Warto informować kandydatów o tym, ile trwać będzie cały proces i w jakim czasie mogą spodziewać się odpowiedzi w sprawie dalszych rozmów. Utrzymywanie kontaktu z kandydatami (nawet zweryfikowanymi negatywnie) to szansa na zbudowanie pozytywnego Candidate Experience, co z kolei przekłada się na Employer Branding. Nie można zapominać o tym, że rekrutacja to nie tylko pozyskanie nowego pracownika, ale również budowanie opinii i przekonań o pracodawcy. To z kolei ma wpływ na następne procesy rekrutacyjne – im lepsza opinia o pracodawcy na rynku, tym większe szanse zatrudnienie najlepszych specjalistów.

Etap 8 – podjęcie decyzji o zatrudnieniu

Pracodawca lub inne osoby decyzyjne uzgadniają, która z osób powinna zostać zatrudniona. I tu znowu z pomocą przychodzi system do rekrutacji. Dzięki współdzieleniu profili, tagom, statusom i notatkom, można łatwo porównać osoby, pomiędzy którymi dokonywany będzie wybór.

Wybrany kandydat otrzymuje feedback, ustalane są szczegóły wynagrodzenia oraz zatrudnienia (podpisanie umowy). Nie wolno zapominać również o informacji zwrotnej dla pozostałych osób. Prosta, a zarazem nieoceniona funkcja autoresponderów (czyli automatycznych wiadomości) zaoszczędzi czas rekruterów, a sprawi, że kandydaci nie pozostaną bez odpowiedzi. Zachęcamy do pobrania gotowego pakietu szablonów wiadomości zwrotnych. Nawet krótka informacja zwrotna sprawia, że kandydat czuje się potraktowany z szacunkiem.

Jeżeli z jakichś przyczyn umowa nie może jeszcze zostać podpisana, a pracownik nie może rozpocząć pracy, z pomocą przychodzi list intencyjny. W celu ułatwienia procesu rekrutacji przygotowaliśmy do pobrania wzór listu intencyjnego zatrudnienia, a na naszym blogu znajdziecie omówienie listu intencyjnego. Natomiast jeżeli pracodawcy zależy na wiążącej umowie, powinien wykorzystać wzór przedwstępnej umowy o pracę.

Etap 9 – preboarding pracownika

Preboarding to czas pomiędzy zaakceptowaniem oferty o pracę a rozpoczęciem pracy. Dlaczego preboarding jest tak ważny? Podczas okresu wypowiedzenia pracownik znajduje się w stanie zawieszenia. Na dobrą sprawę już nie pracuje w poprzedniej organizacji, a nie zdążył się jeszcze związać z nowym miejscem pracy.

Preboarding pozwala na podtrzymanie zaangażowania, szybszą adaptację oraz  zmniejszy stres związany ze zmianą. Dodatkowo może uchronić przed sytuacją rezygnacji z podjęcia pracy (spowodowanej stresem lub otrzymaniem konkurencyjnej oferty pracy na danym stanowisku).

Po ustaleniu warunków należy pamiętać o wysłaniu kandydatowi ankiety do zatrudnienia, czyli kwestionariusza osobowego, w którym uzupełni on swoje dane potrzebne do wygenerowania umowy. Poza umową potrzebne będą też inne dokumenty. Przychodzimy z pomocą – przygotowana przez nas paczka to komplet wzorów niezbędnych przy podpisywaniu umowy o pracę. Natomiast  program kadrowo-płacowy HRappka umożliwia wysłanie kandydatowi ankiety do zatrudnienia, z której dane automatycznie przeniosą się do profilu kandydata.

Proces rekrutacyjny w systemie HRappka

W systemie ATS Hrappka:

• stworzysz rekrutację wewnętrzną lub/i rekrutację zewnętrzną
• spersonalizujesz ankietę
• dodasz odpowiednie zgody RODO
• opublikujesz ogłoszenie na wielu portalach (multiposting)
• system przedstawi Ci propozycje kandydatów z bazy
• zapraszasz kandydatów na spotkania (integracja z Google Meet i Google Calendar)
• współdzielisz profile, nadajesz tagi i statusy
• monitorujesz i raportujesz

Onboarding pracownika

Onboardingu pracownika to wprowadzenie nowego pracownika do organizacji. Przedstawienie mu zespołu, obowiązków, zwyczajów, a także kursy (np. BHP) oraz wdrożenia (np. wdrożenie do pracy w dziale marketingu). Znakomita większość tego procesu może zostać zautomatyzowana, co daje znaczną oszczędność czasu.

Moduł onboardingu w systemie HRappka umożliwia tworzenie procesów onboardingu, które mogą być wykorzystywane wielokrotnie i udostępniane pracownikom przez ich portal pracowniczy. Pracownicy mogą przejść przez onboarding w dowolnym momencie, na koniec system daje możliwość utworzenia testu wiedzy.

Czytaj więcej:

• Onboarding pracownika 2022
• Jak przeprowadzić onboarding pracownika?
• Klauzula RODO w ankiecie aplikacyjnej
• Jak wybrać najlepszy system ATS?