Analiza potrzeb szkoleniowych. Zaplanuj szkolenia w organizacji.

Szkolenia dla pracowników oraz współpracowników to inwestycja, na którą decydują się świadome i nowoczesne organizacje. Stawianie na rozwój, wspieranie kompetencji pracowników, rozwijanie nowych oraz unikanie potencjalnych porażek i błędów, to tylko niektóre z korzyści, jakie dają szkolenia. Bardzo często koszt związany z diagnozą potrzeb szkoleniowych i przeprowadzeniem ich jest dużo mniejszy niż straty, na jakie narażone może być przedsiębiorstwo, które nie rozwija i nie edukuje się.

Należy jednak pamiętać, że sama decyzja o szkoleniach to nie wszystko. Aby miały one sens i przynosiły realne korzyści, muszą być dopasowane do potrzeb uczestników szkolenia. Program szkoleniowy powinien zostać dobrze przemyślany i poddany analizie.

Jak przeprowadzić badanie potrzeb szkoleniowych? Jak mają się do tego oceny okresowe pracowników? Jak wygląda prawidłowa analiza potrzeb szkoleniowych? Zapraszamy do lektury.

>> Przetestuj bezpłatnie system do zarządzania szkoleniami

Audyt potrzeb szkoleniowych, dlaczego to takie ważne?

Nie wystarczy wynająć salę, zatrudnić najlepszego specjalistę i zaprosić pracowników na szkolenie. Nie jest również dobrym pomysłem domyślanie się i decydowanie za pracowników. Organizowanie szkoleń, bez diagnozy potrzeb szkoleniowych, prawdopodobnie po prostu się nie zwróci. Jak zatem efektywnie wykorzystać czas szkolenia?

Przede wszystkim należy zestawić potrzeby pracowników (którzy naprawdę najlepiej wiedzą, czego potrzebują) z potrzebami i celami całej firmy. Oczywiste jest, że pracodawca nie będzie (chyba że w ramach benefitów) opłacać szkoleń i warsztatów, które nie są zbieżne z tym, czego potrzebuje organizacja. Natomiast porównanie potrzeb pracowników z ich ocenami okresowymi (i listą kompetencji) pozwoli zorganizować najlepiej dopasowane szkolenie.

Każde szkolenie powinno wynikać z określonej potrzeby i problemu, dlatego kluczem jest zdiagnozowanie go. Dopiero potem możemy poszukiwać narzędzi, dobierać materiały szkoleniowe i przygotowywać plan szkolenia lub szkoleń.

Co zyskasz, przeprowadzając diagnozę potrzeb szkoleniowych?

• czas – nie musisz zgadywać i wymyślać, czego potrzeba pracownikom
• pieniądze – nie stracisz finansów na niedopasowane szkolenia
• wiedzę na temat potrzeb pracowników – przyda się nie tylko w perspektywie planowania szkoleń, ale również podczas planowania kierunku i szybkości rozwoju firmy (mocne i słabe strony organizacji/monitorowanie efektywności pracowników)
• wiedzę o preferowanej formie szkoleń (warsztaty, konferencje, e-learning, prelekcje)
• zaangażowanie i zadowolenie pracowników – kiedy pracownicy wiedzą, że pracodawca interesuje się nimi i chce uczestniczyć w ich rozwoju, automatycznie wzrasta motywacja i zadowolenie z pracy
• wiedzę na temat ocen odbytych już szkoleń – dzięki temu można usprawniać i rozwijać praktykowane do tej pory formy szkoleń, kontynuować lub zmieniać współpracę z firmami szkoleniowymi/trenerami
• pracownicy dostaną dokładnie taką wiedzę i zasoby, jakich potrzebują – dzięki temu efektywniej wykonywać będą swoje obowiązki

Jak przeprowadzić analizę potrzeb szkoleniowych?

Zarządzanie szkoleniami w organizacji zaczyna się nie momencie prowadzenia szkoleń, a w trakcie badania i diagnozowania potrzeb szkoleniowych. Audyt potrzeb szkoleniowych powinien być jedną z części projektu szkoleniowego. Jak zbadać potrzeby szkoleniowe pracowników?

Najprostszym, najszybszym i możliwym do zautomatyzowania sposobem, są ankiety i kwestionariusze wysyłane pojedynczo lub masowo do pracowników. Taką możliwość daje nowoczesny system HR.

W HRappce stworzysz dowolne ankiety, określisz wymagane pola i dodasz różnorakie opcje odpowiedzi (np. pytania otwarte, wybór jednokrotny, wielokrotny, numer, plik).

Na podstawie otrzymanych ankiet stworzysz raporty z informacjami zwrotnymi, dzięki czemu dostaniesz szybko i jasno informację o potrzebach, opiniach i pomysłach na szkolenia. Co więcej, dowiesz się jak pracownicy ocenili przebyte już szkolenia, aby móc podejmować trafniejsze decyzje w przyszłości (zachęcaj pracowników do ewaluacji szkolenia, zaraz po zakończeniu).

Ankiety i kwestionariusze możesz oczywiście poszerzyć o wywiady indywidualne, pamiętaj jednak, że im bardziej jednolite badanie potrzeb szkoleniowych, tym łatwiejsza analiza otrzymanych wyników.

Analiza potrzeb szkoleniowych może zostać poprzedzona analizą dokumentacji związanej z opisem stanowisk w organizacji, wynikami ocen okresowych pracowników, celami osobistymi pracowników oraz firmowymi.

Aplikacja do planowania szkoleń w organizacji

Najczęstszym powodem niepowodzeń związanych ze szkoleniami jest ich niedopasowanie, czyli brak lub nieprawidłowa diagnoza potrzeb szkoleniowych. Pracodawcy często wychodzą z założenia, że dobre jakościowo szkolenie zawsze jakoś się przyda w codziennej pracy przedsiębiorstwa. Nic bardziej mylnego. W jaki sposób unikniesz ryzyka zorganizowania szkolenia, które nikomu się nie przyda?

Oszczędzaj finanse i czas w swojej firmie i zapytaj pracowników, jakiego rodzaju działanie wspierające rozwój będzie dla nich najbardziej adekwatne. Do analizy potrzeb szkoleniowych nie potrzebujesz indywidualnych spotkań, czy osobistych wiadomości mailowych.

Program do zarządzania szkoleniami w firmie HRappka da Ci możliwość:

• automatycznej wysyłki ankiet i kwestionariuszy dotyczących szkoleń (do pracowników oraz przełożonych)

  oceny efektów szkolenia

• planowanie przyszłych szkoleń
• zarządzanie szkoleniami cyklicznymi i zakończonymi
• tworzenia bazy firm szkoleniowych
• tworzenie katalogów szkoleń i udostępnianie ich pracownikom
• zgłaszanie zapotrzebowania na szkolenia przez pracowników
• dodawania notatek i załączników do szkoleń

Czytaj więcej:

• Zarządzanie szkoleniami w organizacji – jak wybrać najlepszy system?
• Okresowa ocena pracownika – wszystko, co musisz wiedzieć