Ocena okresowa pracownika – wszystko, co musisz wiedzieć

Głównym założeniem okresowej oceny pracowniczej jest zwiększenie efektywności zarządzania organizacją. Przemyślana i starannie zaplanowania ewaluacja pracowników przynosi korzyści zarówno pracodawcom, jak i samym pracownikom. To dobry sposób na motywowanie pracowników oraz planowanie działań usprawniających pracę przedsiębiorstwa.

Wciąż jednak wielu pracowników obawia się bycia ocenianym. Niekiedy same firmy nie do końca wiedzą, jak przygotować system oceny pracowniczej, aby był miarodajny i uczciwy.

Dlaczego ocena okresowa pracownika to dobry pomysł dla Twojej organizacji? Jakie wyróżniamy rodzaje ocen pracowniczych i dlaczego warto automatyzować proces ocen pracowniczych?

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Czym jest ocena okresowa pracownika?

Ocenie pracowniczej (ang. employee evaluation) podlegają wyniki pracy pracownika w danym okresie. Najczęściej okresową ocenę pracownika przeprowadza się w cyklach półrocznych lub rocznych.

Bardzo często ocena pracowników przywołuje negatywne skojarzenia związane ze szkołą (nie zawsze sprecyzowane wymagania, nauka „wszystkiego”, niezrozumienie ze strony nauczycieli), a co za tym idzie, powoduje stres i niepokój.

Natomiast oceny pracownicze powinny pełnić funkcję informacyjną, motywacyjną i związaną z podnoszeniem kwalifikacji. Nie powinny skupiać się na kategoryzowaniu, a na ewaluacji, dzięki której można lepiej dbać o rozwój osobisty pracownika oraz rozwój zespołu i organizacji.

Bardzo ważne jest, aby uczciwie i jasno przedstawić wszystkim w organizacji kryteria oceny pracownika. Każdy pracownik powinien wiedzieć, w jaki sposób będzie oceniany, kiedy, za co i jakie będzie to miało dla niego znaczenie.

Weryfikacja celów a ocena pracownika

Ocena pracownicza służy również sprawdzeniu, w jakim stopniu zrealizowane zostały wcześniej wyznaczone cele (indywidualne i ogólne – firmowe). Cele pracowników powinny być oczywiście zbieżne z celami całej organizacji i wynikać mogą z celów poszczególnych działów.

Właściwie skonstruowany system ocen pracowniczych pomaga w weryfikacji, czy działania i energia pracowników, wspierają realizację celów strategicznych dla firmy.

Czy ocena kompetencji pracowników to już przeszłość?

Zdecydowanie nie! Na pewno przeszłością jest kontrolująca funkcja ocen pracowniczych i typowania najsłabszych pracowników w organizacji. Oceny pracownicze nie są również już tylko dla pracodawcy. Ocenianie pracowników nie musi być przykrym obowiązkiem.

Obecnie ewaluacja jest wręcz pożądanym elementem, związanym z rozwojem pracownika. Jasne kryteria oceny oraz klarowne i wartościowe wnioski motywują pracowników i wskazują, w którą stronę powinni podążać. Szczególnie pokolenia „millenialsów” i młodsze, polegają na systematycznych i częstych informacjach zwrotnych. W ich przypadku ocena roczna pracownika to za mało. Niejednokrotnie oczekują oni uwag na bieżąco, np. od razu po zakończeniu danego projektu. Ocena pracownicza służy im do podnoszenia kwalifikacji i dialogu z pracodawcą na temat możliwości rozwoju.

Dlaczego warto przeprowadzać ewaluację pracowników?

Korzyści dla pracowników:

• otrzymanie informacji zwrotnej o efektach pracy
• możliwość przemyślenia i ukierunkowania rozwoju zawodowego
• szansa na poszerzenie kompetencji
• weryfikacja własnych potrzeb i celów
• podkreślenie mocnych stron znacznie podnosi poczucie własnej wartości

Korzyści dla pracodawców:

• weryfikacja, czy powierzone zadania są adekwatne do pracownika
• pomoc w podjęciu decyzji o zmianie/rozszerzeniu zakresu obowiązków, jakie posiada pracownik
• możliwość wyznaczania nowych i adekwatnych celów – dla organizacji i pracownika
• możliwość podejmowania bardziej świadomych decyzji personalnych
• pomoc przy podejmowaniu decyzji o premiach, nagrodach, czy podwyżkach
• informacja zwrotna na temat siebie (pracodawcy) i postrzegania przez pracowników
• zaplanowanie szkoleń i warsztatów w organizacji
• poprawa komunikacji wewnętrznej w zespołach i firmie

Rodzaje ocen pracowniczych

Wybór konkretnego typu oceny pracowników zależy od tego, ile osób chcemy zaangażować w ten proces i jakie mamy zasoby finansowe. Nie zawsze więcej znaczy lepiej i warto zastanowić się, w jakim celu przeprowadzamy ewaluację pracownika. System ocen pracowniczych musi być zawsze dostosowany do konkretnej organizacji, powinien być zrozumiały dla wszystkich pracowników oraz powszechny, czyli taki sam dla wszystkich osób zatrudnionych w ramach zespołu lub przedsiębiorstwa.

• Okresowa ocena pracownika 90 stopni

Najprostszy system ewaluacyjny, w którym pracownika ocenia jedna osoba – zwykle to przełożony dokonuje oceny pracownika. Minusem tej metody może być duża subiektywność wynikająca z osobistych opinii i przekonań na temat pracownika.

• Okresowa ocena pracownika 180 stopni

W tym przypadku informacje na temat pracownika pochodzą od dwóch osób, zwykle przełożonego oraz od samej ocenianej osoby. Niewątpliwym plusem tego sposobu, jest możliwość porównania samooceny pracownika z tym, jak widziany jest on przez swojego przełożonego.

• Okresowa ocena pracownika 270 stopni

Tutaj poszerzamy ocenę pracownika o opinię współpracowników, czyli otrzymujemy informację z trzech źródeł – od przełożonego, współpracowników oraz z samooceny pracownika.

• Ocena okresowa pracownika 360 stopni

Najpełniejszy rodzaj oceny okresowej, który zastosowanie ma głównie w przypadku osób na stanowiskach wyższego szczebla – team liderów, czy managerów. Ocena pracy pracownika pochodzi od niego samego (samoocena pracownika), przełożonego, współpracowników oraz podwładnych.

• Ocena okresowa pracownika 360 stopni +

To rozszerzenie oceny okresowej 360 stopni. Stosowana, w przypadku, gdy organizacja ma możliwość i sposobność otrzymać informację zwrotną od klientów i dostawców zewnętrznych.

Jak jeszcze można prowadzić oceny okresowe pracowników?

• Testy – wiedzy, kompetencyjne, psychometryczne, sytuacyjne
• Wywiady – biograficzne, behawioralne, sytuacyjne
• Assessment & Development Center

Polecamy: Metody pomiaru kompetencji pracowników – A.Ciećwierz

Jakie kompetencje mogą wchodzić w skład ocen okresowych?

Zależy to oczywiście od stanowiska oraz specyfiki pracy. Najczęściej weryfikowane kompetencje to:

• wiedza specjalistyczna pracownika (np. znajomość oprogramowania, czy prawa pracy)
• organizacja pracy
• zarządzanie czasem
• podejmowanie decyzji
• terminowość
• znajomość języka obcego
• komunikatywność
• umiejętność pracy w zespole
• odporność na stres
• kreatywność
• motywacja do pracy

Kompetencja to inaczej określone zachowanie lub postawa pracownika. Oceniając daną kompetencję musimy wiedzieć, w jaki sposób ją weryfikować. Komunikatywność inaczej będzie rozumiana w przypadku stanowiska sprzedawcy w drogerii, a inaczej w odniesieniu do pracownika działu IT. W jaki sposób przedstawić można wytyczne do oceny komunikatywności?

• umiejętność realizowania zadań w grupie
• umiejętność dzielenia się informacjami, wiedzą i doświadczeniem
• dbanie o dobrą atmosferę i otwartość we współpracy
• dostrzeganie wkładu pracy innych osób
• branie pod uwagę zdania innych osób

Jak często przeprowadzać oceny kompetencji?

Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi. Wszystko zależy od specyfiki pracy organizacji, zatrudnionych osób i wyznaczonych celów. W niektórych firmach zbyt częste oceny są tylko stratą czasu, ponieważ efekty pracy są długofalowe. Najczęściej pracodawcy decydują się na udzielanie informacji zwrotnej co 3 (w przypadku dynamicznie pracujących branż), 6 lub 12 miesięcy.

Constant feedback

Czym jest constant feedback? To informacja zwrotna udzielana pracownikowi na bieżąco. Szczególnie pokolenie „milleniansów” oczekuje szybkich ocen efektów swojej pracy. Oczywiście nie są one tak rozbudowane, jak np. roczne oceny 360, zawierają jednak jasne wskazówki wraz ze zdefiniowaniem krótkoterminowych celów. Na pracowników działa to bardzo motywująco oraz poprawia komunikację wewnętrzną.

Polecamy: Jak wprowadzić Constant feedback w organizacji – A. Ciećwierz

Przykładowa ocena pracownika

Pobierz darmowy wzór – arkusz oceny pracownika