Kiedy stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu?

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, czym są koszty uzyskania przychodu, jaki mają wpływ na wysokość wynagrodzenia oraz w jakich przypadkach mogą być stosowane podwyższone KUP. W naszym artykule przedstawiamy szczegółowe informacje na ten temat: kto może skorzystać z tego rozwiązania, jakie formalności należy spełnić oraz jakie obowiązki w tym zakresie mają zarówno pracownik, jak i pracodawca. Omówimy również zasady stosowania podstawowych i podwyższonych kosztów uzyskania przychodu pracownika, wyjaśniając, kiedy można je wdrożyć. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni znać te przepisy, aby uniknąć niepotrzebnych strat finansowych i efektywnie zarządzać swoimi środkami.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z definicją Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ich uwzględnienie w rocznym rozliczeniu podatku pozwala obniżyć podstawę opodatkowania, a tym samym zmniejszyć należny podatek.

Koszty uzyskania przychodu pracownika to wydatki poniesione przez niego w związku z wykonywaną pracą (np. koszty dojazdu do miejsca pracy). Natomiast warto wiedzieć, że koszt uzyskania przychodu nie przekłada się na faktycznie poniesione wydatki. Wszystko dlatego, że pracownicze koszty uzyskania przychodu zostały określone w sposób ryczałtowy. W związku z powyższym, prawo do potrącenia kosztów uzyskania przychodu przysługuje każdemu pracownikowi, niezależnie od tego, czy wydatki rzeczywiście zostały poniesione. 

Rodzaje kosztów uzyskania przychodu pracownika

Koszty uzyskania przychodu mają na celu częściowo zrekompensować pracownikowi wydatki, które związane są z dojazdami do pracy oraz użytkowaniem prywatnego samochodu. Pozwalają one na zmniejszenie podstawy opodatkowania. Pracownik i pracodawca muszą wiedzieć, że koszty te nie zawsze są takie same. Zgodnie z art. 22 ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodu z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą:

• 250 zł miesięcznie (podstawowe koszty uzyskania przychodu)
• 300 zł miesięcznie (podwyższone koszty uzyskania przychodu)

Warto wiedzieć, że w sytuacji, gdy stosowane są podstawowe koszty uzyskania przychodu, to łączna ich wysokość w roku podatkowym nie może przekroczyć 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Jeżeli podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, to koszty uzyskania przychodu łącznie nie mogą przekroczyć 4500 zł za rok podatkowy.

W przypadku podwyższonych kosztów uzyskania przychodu koszty podatnika nie mogą przekroczyć 3600 zł za rok podatkowy oraz 5400 zł, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładcze oraz nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Jeśli roczne koszty uzyskania przychodu pracownika są mniejsze niż poniesione wydatki na dojazdy do pracy środkami transportu publicznego, takimi jak autobusy, pociągi, promy czy komunikacja miejska, w rocznym rozliczeniu podatkowym pracownik może odliczyć koszty dojazdu w wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Co ważne, w tej sytuacji koszty uzyskania przychodu powinny być udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Kiedy przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Pracownicze koszty uzyskania przychodu różnią się w zależności od miejsca zamieszkania pracownika. Zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownik może skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu jeżeli:

• miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika położone poza miejscowością, w której znajduje się jego zakład pracy,
• nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Jeżeli pracownik jest z innej miejscowości i te dwa wymagania są spełnione, to posiada on prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że koszty uzyskania przychodu będą wynosiły 300 zł miesięcznie, a jeżeli przychód jest uzyskiwany z więcej niż jednego źródła, to limit roczny zostanie podwyższony i rocznie będzie wynosił 5400 zł. 

Jak potwierdzić prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu?

Aby pracodawca mógł zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, konieczne jest złożenie przez pracownika odpowiedniego wniosku. Pracownik powinien poinformować zakład pracy, że jego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż znajduje się zakład pracy.

Deklarację tę składa się na formularzu PIT-2. Po złożeniu dokumentu i wskazaniu prawa do wyższych kosztów uzyskania przychodu, pracodawca będzie stosował podwyższone KUP aż do chwili, gdy pracownik, który zamieszkuje poza miejscowością wykonywania pracy, odwoła swoje oświadczenie. Warto pamiętać, że inicjatywa w tym zakresie leży po stronie pracownika, dlatego to on musi zadbać o dopełnienie formalności.

50% kosztów uzyskania przychodów na umowie o pracę

Istnieją również ściśle określone przypadki związane z działalnością twórczą, w których możemy pomniejszyć przychód pracownika o 50% jego wartości.

Zgodnie z Ustawą o PIT, koszty w wysokości 50 proc. powinny być stosowane w przypadku wynagrodzeń podatników-twórców (wykonujących działalność twórczą) uzyskujących przychody z przeniesienia autorskich praw do stworzonych utworów. Podwyższone koszty 50% będą możemy więc zastosować tylko w przypadku uzyskiwania przychodu z tytułu:
– zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
– opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
– korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami;
– działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;
– działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;
– produkcji audialnej i audiowizualnej;
– działalności publicystycznej;
– działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej; – działalności konserwatorskiej; – tłumaczenia;
– działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Czy pracownik może nie mieć kosztów uzyskania przychodu?

Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni wiedzieć, że koszty uzyskania przychodu nie zawsze się należą. Zgodnie z art. 22 ust. 13 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podwyższone koszty uzyskania przychodów nie przysługują w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Koszty uzyskania przychodu przy umowie zlecenia

Umowa zlecenie jest jedną z najpopularniejszych wśród rodzaju umów zawieranych na podstawie przepisów cywilnoprawnych. Dlatego na zakończenie chcemy przedstawić, jak wygląda sytuacja z kosztami uzyskania w sytuacji świadczenia usług na podstawie zlecenia.

Zleceniobiorca może korzystać z dwóch wariantów:

Stawka zryczałtowana 20% – dotyczy standardowych przypadków i nie może być stosowana przy rozporządzaniu prawami autorskimi, wartościami niematerialnymi i prawnymi.

Stawka zryczałtowana 50% – stosowana w przypadkach, gdy osoba świadczy usługi na podstawie umowy zlecenia, które związane z przekazaniem praw autorskich lub innych praw o charakterze niematerialnym.

Z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia, koszty obliczane są na podstawie przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe, które zostały potrącone przez płatnika lub opłacone przez podatnika w danym miesiącu.