Udostępnienie mieszkania pracownikowi a umowa najmu – na co musi uważać pracodawca?

Coraz więcej firm decyduje się na wynajem mieszkań, które następnie udostępniają swoim pracownikom jako tzw. lokale służbowe. To rozwiązanie staje się szczególnie popularne tam, gdzie trudniej o dostęp do wykwalifikowanych specjalistów – np. w mniejszych miejscowościach czy przy konieczności częstych relokacji.

Z punktu widzenia rekrutacji i employer brandingu to świetna zachęta. Ale z prawnego punktu widzenia? Tu sprawa jest bardziej złożona. Kluczowe znaczenie ma umowa najmu i to, jak zostanie ona skonstruowana – zarówno między pracodawcą a właścicielem mieszkania, jak i między pracodawcą a pracownikiem.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Umowa najmu – wzór

Przykładową umowę najmu możesz pobrać poniżej. Znajduje się w niej również zapis o możliwości udostępnienia przez najemcę mieszkania swoim pracownikom.*

>> Pobierz wzór umowy najmu <<

*Umowa stanowi tylko wzór, który powinien zostać zweryfikowany i dopasowany do konkretnej firmy po konsultacji z działem prawnym.

Umowa najmu – kto jest najemcą, a kto lokatorem?

W praktyce najczęściej to pracodawca zawiera umowę najmu z właścicielem mieszkania. Jeśli lokal ma służyć do celów firmowych (np. jako biuro), sytuacja jest prosta – firma nie podlega przepisom ustawy o ochronie praw lokatorów. Jednak gdy lokal jest przekazywany pracownikowi do zamieszkania, nawet jeśli formalnie najemcą pozostaje pracodawca, pracownik zyskuje status lokatora. To pociąga za sobą szereg konsekwencji prawnych.

Czy można przekazać lokal pracownikowi?

Tak – ale nie zawsze i nie na każdych warunkach. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, pracodawca jako najemca nie może bez zgody właściciela podnajmować ani użyczać lokalu osobom trzecim. Dlatego już na etapie podpisywania umowy najmu z właścicielem należy zadbać o odpowiedni zapis umożliwiający przekazanie lokalu pracownikowi – czy to odpłatnie (podnajem), czy nieodpłatnie (użyczenie).

Odpłatnie czy nieodpłatnie?

To jedna z kluczowych decyzji. Jeśli pracownik płaci czynsz (nawet symboliczny), zyskuje on pełnię praw lokatora. Wiąże się to z ograniczeniami w wypowiadaniu umowy i obowiązkami po stronie lokatora wynikającymi z ustawy – np. koniecznością przeprowadzania napraw.

Nieodpłatne udostępnienie może być dla pracodawcy wygodniejsze – szczególnie w przypadku krótkoterminowych relokacji. Jednocześnie należy pamiętać, że jeśli pracownik jest zobowiązany tylko do opłacania kosztów zużycia mediów w lokalu, może być to uznawane za umowę o charakterze nieodpłatnym.

Jak zabezpieczyć swoje interesy?

Największe ryzyko pojawia się, gdy pracownik po zakończeniu zatrudnienia nie chce opuścić lokalu. Co wtedy?

Rozwiązań jest kilka:

• Najem instytucjonalny – dostępny tylko dla pracodawców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie najmu nieruchomości. Zapewnia solidne zabezpieczenie i szybsze odzyskanie lokalu.
• Oświadczenie o poddaniu się egzekucji – forma aktu notarialnego, w którym pracownik zobowiązuje się do opróżnienia i wydaniu lokalu po zakończeniu umowy.
• Kaucja – zabezpieczenie finansowe na wypadek szkód lub problemów z opuszczeniem lokalu.

Dodatkowo warto w umowie zawrzeć zapis o obowiązku przedstawienia listy osób zamieszkujących z pracownikiem i zastrzeżeniu, że lokal nie może być udostępniony innym osobom bez zgody pracodawcy.

Co powinno znaleźć się w umowie najmu lokalu mieszkalnego?

W umowie najmu mieszkania powinny zostać określone najważniejsze warunki, takie jak:

• miejsce i data zawarcia umowy,
• dane wynajmującego i najemcy/najemców,
• informacje dotyczące przedmiotu najmu,
• okres obowiązywania umowy,
• informacje dotyczące wysokości czynszu,
• informacje dotyczące innych opłat,
• sposób i terminy płatności,
• wysokość kaucji,
• prawa i obowiązki wynajmującego oraz najemcy,
• warunki wypowiedzenia umowy,
• dane kontaktowe stron,
• postanowienia końcowe,
• podpisy obu stron.

Podsumowanie

Udostępnienie mieszkania pracownikowi może być atrakcyjnym benefitem, ale nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności prawnej. Każdy taki przypadek powinien być oparty o dobrze skonstruowaną umowę najmu oraz odpowiednie zabezpieczenia – zarówno formalne, jak i praktyczne.

Jeśli jako pracodawca rozważasz wprowadzenie mieszkań służbowych, skonsultuj się z prawnikiem i zadbaj o odpowiednie zapisy w umowie. To inwestycja, która może zapobiec poważnym problemom w przyszłości.