Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców 2025 – prezydent podpisał ustawę!

W dniu 10 kwietnia 2025 roku Prezydent RP Andrzej Duda podpisał ustawę z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Nowe regulacje zostały już ogłoszone w Dzienniku Ustaw i zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025r. 

Choć większość dotychczasowych regulacji pozostała nienaruszona, ustawodawca wprowadził szereg kluczowych zmian, które znacząco wpłyną zarówno na pracodawców, jak i samych cudzoziemców. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie przejrzystości procedur, uproszczenie formalności oraz uszczelnienie systemu zatrudnienia w celu ograniczenia nadużyć. Oto, co warto wiedzieć.

>> Sprawdź, jak możesz zautomatyzować legalizację cudzoziemców <<

Nowe przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Nowelizacja wprowadza zmiany dotyczące zasad informowania starosty o statusie zatrudnienia cudzoziemca. Zgodnie z art. 70 ustawy, pracodawca powierzający pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, powiadamia starostę, który dokonał wpisu, o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

Wcześniejsze przepisy zobowiązywały pracodawcę do informowania o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu.

Dodatkowo, polski podmiot, który powierzył pracę cudzoziemcowi na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek poinformować starostę, który dokonał tego wpisu, o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył pracę przed terminem wskazanym w oświadczeniu.

Nowe przepisy dotyczące zezwoleń na pracę

Kolejne zmiany dotyczą zezwoleń na pracę. Zgodnie z art. 19 pracodawca powierzający pracę cudzoziemcowi informuje organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli:

• cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę;
• nastąpiła przerwa w wykonywaniu przez cudzoziemca pracy w okresie przekraczającym 2 miesiące;
• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Wcześniej należało przekazać informację, jeśli okres niepodjęcia, zakończenia lub przerwy wykonywania pracy wynosił co najmniej 3 miesiące.

Zmiany dotyczące zezwoleń na pracę dotknęły też wysokości wynagrodzenia. Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca zostanie wydane, gdy oferowane wynagrodzenie nie będzie niższe niż:

• wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku,
• minimalne wynagrodzenie za pracę określone w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

W przypadku pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, przy rozpatrywaniu wniosku o zezwolenie na pracę bierze się pod uwagę wysokość wynagrodzenia, proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Dodatkowo, w przypadku zezwoleń na pracę, czas pracy nie może być mniejszy niż 1/4 etatu i nie może przekraczać pełnego etatu.

Kolejna zmiana dotknęła okresu, na jaki będą wydawane zezwolenia. Jeżeli wniosek o wydanie zezwolenia złożył polski pracodawca, który prowadzi działalność gospodarczą krócej niż rok, lub cudzoziemiec ma wykonywać pracę w wymiarze mniejszym niż połowa etatu lub 20 godzin tygodniowo – zezwolenie na pracę wydaje się na czas określony, nie dłuższy niż 1 rok. 

Wymóg wysyłania kopii umowy

Ustawa wprowadziła nowy obowiązek, zgodnie z którym pracodawca będzie musiał dostarczać kopie umowy do odpowiedniego urzędu. 

W przypadku zezwoleń na pracę obowiązek został określony przez art. 17 ustawy. Pracodawca, który ma zamiar zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę zobowiązany jest, przed rozpoczęciem zatrudnienia, przekazać organowi, który wydał to zezwolenie, kopię umowy zawartej z cudzoziemcem w języku polskim. Kopia umowy powinna być przekazana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku, gdy powierzenie pracy następuje na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach, umowę należy dostarczyć w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

Kopie umowy należy dostarczyć również, gdy zatrudnienie następuje na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Zgodnie z art. 68, przed rozpoczęciem zatrudnienia, pracodawca ma obowiązek przesłania kopii umowy w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, do organu, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Koniec z testem rynku pracy

Rewolucyjną zmianą jest całkowita rezygnacja z tzw. testu rynku pracy. Dotychczas przed zatrudnieniem cudzoziemca pracodawca, jeżeli przepisy tego wymagały, musiał uzyskać opinię starosty potwierdzającą fakt, że na lokalnym rynku pracy jest brak dostępnych kandydatów. Nowe przepisy znoszą ten obowiązek, co zdecydowanie przyspiesza procedury. W zamian starosta może określić listę zawodów i stanowisk, dla których zezwolenia na pracę nie będą wydawane. Regulacja ta została ujęta w art. 31. Zgodnie z nowymi przepisami, zezwolenie na pracę nie będzie wydawane, jeżeli w dniu złożenia wniosku zawód, w który cudzoziemiec powinien pracować, widnieje na liście zawodów określonej przez starostę i zatwierdzonej przez właściwego wojewodę.

Pełna elektronizacja procesów

Nowa ustawa zakłada całkowitą rezygnację z papierowych wniosków. Wszystkie formalności, w tym składanie wniosków oraz odbiór decyzji, będą realizowane za pośrednictwem systemu online. Portal praca.gov.pl stanie się centralnym narzędziem do kontaktu z urzędami, zapewniając m.in.:

• możliwość elektronicznego składania wniosków,
• dostęp do statusu sprawy w czasie rzeczywistym,
• elektroniczną wymianę dokumentów z urzędami.

To krok w kierunku uproszczenia biurokracji i zwiększenia dostępności usług.

Ograniczenia w outsourcingu i surowsze kary

Ustawodawca postanowił ograniczyć możliwość zatrudniania cudzoziemców przez firmy, które nie są agencjami pracy tymczasowej, ale delegują ich do innych podmiotów. Zgodnie z ustawą, odmowa wydania zezwolenia lub odmowa udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę następuje, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej działającą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej

Ustawa przewiduje sankcje za niewłaściwe powierzenie pracy tymczasowej cudzoziemcom. Podmiot, który powierza wykonywanie pracy cudzoziemcowi skierowanemu do pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny w wysokości co najmniej 6000 zł. Natomiast ten, kto zatrudniając cudzoziemca, kieruje go do wykonywania pracy na rzecz i pod nadzorem innego podmiotu, bez zawarcia umowy dotyczącej pracy tymczasowej, podlega grzywnie nie niższej niż 3000 zł.

Wzmocnienie kontroli i uprawnień inspekcji

Ustawa zwiększy uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej. Zgodnie z nowymi przepisami, organy kontrolujące będą mogły przeprowadzać jednoczesne, niezapowiedziane kontrole. Nowe przepisy wprowadzają jeszcze bardziej rygorystyczne sankcje. Podmiot, który nielegalnie powierzy pracę cudzoziemcowi, może zostać ukarany grzywną w wysokości od 3000 zł do nawet 50 000 zł.

Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę

Ustawodawca przewidział również obligatoryjne przesłanki do odmowy udzielenia zezwolenia, jeżeli firma pracodawcy została założona głównie w celu ułatwienia wjazdu cudzoziemców na terytorium RP.

Ponadto, pracodawca nie otrzyma zezwolenia na pracę, jeżeli nie dopełnia obowiązku opłacania składek, nie dopełnia obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego pracowników, zalega z uiszczeniem podatków, nie posiada środków finansowych ani źródeł dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi.

Zgodnie z art. 13 ustawy, do odmowy wydania zezwolenia na pracę może także dojść, gdy pracodawca w okresie 24 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, udaremniał lub utrudniał przeprowadzenie kontroli legalności powierzenia pracy cudzoziemcom i wykonywania pracy przez cudzoziemców.

Dodatkowo, wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe niż pensja minimalna oraz stawka porównywalna do pracowników wykonujących podobne obowiązki. W przypadku niepełnego etatu, zezwolenie będzie wydawane tylko na rok, jeśli wymiar czasu pracy nie przekracza 1/2 etatu lub 20 godzin tygodniowo. Minimalny wymiar pracy wynosi 1/4 etatu.

Co dalej?

Nowe przepisy to krok w kierunku większej przejrzystości, legalności i cyfryzacji rynku pracy. Ułatwiają one legalne zatrudnienie cudzoziemców, ale jednocześnie zwiększają odpowiedzialność pracodawców i wzmacniają nadzór państwa. Nowe regulacje zaczną obowiązywać 1 czerwca 2025 roku.

Czytaj więcej: Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku