Dokumenty dla nowych klientów biura rachunkowego

Początek współpracy z nowym klientem to moment, w którym biuro rachunkowe musi zadbać o kilka ważnych formalności. Nie chodzi tu tylko o zebranie podpisów i uzupełnienie formularzy, ale przede wszystkim o zbudowanie przejrzystych zasad współpracy.

Dobrze przygotowane dokumenty pomagają uniknąć nieporozumień i zabezpieczają interesy obu stron. W tym artykule przyglądamy się, jakie wzory dokumentów warto mieć pod ręką, na co zwrócić uwagę przy ich przygotowaniu i jak uprościć ich obsługę z pomocą systemu HRappka.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Dokumenty wymagane przy rozpoczęciu współpracy z klientem

Biuro rachunkowe powinno zebrać od klienta zestaw podstawowych dokumentów oraz zapewnić odpowiedni zestaw wzorów do podpisu. W praktyce najczęściej są to:

• Umowa o świadczenie usług księgowych / kadrowo-płacowych – określająca zakres usług, odpowiedzialność oraz zasady współpracy. Warto, by umowa zawierała zapisy o odpowiedzialności klienta za terminowe dostarczanie dokumentów oraz o sposobie komunikacji (np. mail, system). Dobrą praktyką jest także wskazanie narzędzi używanych przez biuro (np. HRappka) i wymaganych od klienta czynności (np. akceptacja dokumentów w systemie).
• Pełnomocnictwa (do ZUS, US, KRS, ePUAP) – umożliwiające reprezentowanie klienta przed instytucjami. Ważne, by zweryfikować wymagania każdej instytucji co do formy i podpisu (elektroniczny czy papierowy). W przypadku US – błędem jest wysyłanie pełnomocnictwa PPO-1 bez wcześniejszego nadania numeru referencyjnego przez ePUAP.
• Formularze informacyjne RODO – zapewniające zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. W formularzu należy wskazać m.in. cel przetwarzania danych, podstawę prawną oraz czas przechowywania danych. Często pomijanym, a ważnym aspektem jest obowiązek informacyjny względem osób kontaktowych w firmie klienta (np. pracowników, wspólników).
• Kwestionariusze i formularze informacyjne – ułatwiające zebranie niezbędnych danych klienta. Powinny obejmować nie tylko dane formalne (NIP, REGON, adresy), ale też informacje pomocne w obsłudze, jak rodzaj działalności, forma opodatkowania (podatek liniowy, skala ryczałt), liczba pracowników i rodzaje umów na jakie są oni zatrudnieni czy termin rozliczenia. Dobrym rozwiązaniem jest zebranie wszystkich potrzebnych danych za pomocą kwestionariusza online, który następnie zapisuje dane w systemie i automatycznie generuje dokumenty na ich podstawie.

O czym pamiętać przy nawiązywaniu współpracy z nowym klientem?

Przy rozpoczynaniu współpracy z nowym klientem biuro rachunkowe powinno zadbać nie tylko o kompletność dokumentów, ale również o prawidłowość formalną i zgodność z aktualnymi przepisami. Oto kilka praktycznych wskazówek:

• Sprawdzenie statusu prawnego klienta – przed podpisaniem umowy warto zweryfikować dane firmy w KRS/CEIDG, upewnić się, kto jest uprawniony do reprezentowania podmiotu.
• Precyzyjny opis zakresu usług – częstym błędem jest zbyt ogólnikowe określenie usług, co może prowadzić do nieporozumień, np. brak zapisu o reprezentacji przed US.
• Rozdzielenie odpowiedzialności – dobrze skonstruowana umowa powinna jasno wskazywać, za co odpowiada biuro rachunkowe, a za co klient (np. terminowe przekazywanie dokumentów).
• Pełnomocnictwa zgodne z wymaganiami instytucji – np. do ZUS można złożyć elektronicznie przez PUE, ale do US nadal w wielu przypadkach wymagany jest dokument papierowy z podpisem.
• Zgoda na przesyłanie dokumentów elektronicznych – warto dodać do umowy zapis o akceptacji elektronicznego obiegu dokumentów i e-podpisu.

Ciekawostka prawna: Od 2023 r. pełnomocnictwa ogólne do KAS można zgłaszać wyłącznie przez ePUAP, a nie w formie papierowej. Nie każdy przedsiębiorca jest tego świadomy – biuro rachunkowe powinno doradzić i pomóc w tej procedurze.

Najczęściej popełniane błędy w dokumentacji

• Brak podpisów na każdej stronie pełnomocnictwa (wymóg niektórych urzędów).
• Niedoprecyzowanie terminu obowiązywania umowy.
• Wysłanie dokumentów bez szyfrowania lub bez zgody na ich przesyłanie drogą elektroniczną.
• Nieuaktualnione wzory dokumentów (np. stare podstawy prawne w klauzuli RODO).

Wszystkie te ryzyka można ograniczyć poprzez stosowanie aktualnych szablonów dokumentów oraz odpowiednią automatyzację procesów – na przykład z wykorzystaniem systemu HRappka.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami z HRappką

Wzory dostępne w internecie mogą być pomocne, ale należy obchodzić się z nimi ostrożnie. Czasem nie uwzględniają najnowszych zmian prawnych, a ich ogólnikowość może nie odpowiadać konkretnym potrzebom klienta. Dlatego najlepiej albo korzystać z aktualizowanych na bieżąco wzorów od sprawdzonych dostawców, albo przygotowywać własne szablony na bazie sprawdzonej praktyki.

System kadrowo-płacowy HRappka umożliwia nie tylko bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale także ich masowe generowanie, wysyłanie i podpisywanie. Dzięki temu onboarding klienta może przebiegać w sposób zautomatyzowany, zgodny z RODO i maksymalnie skrócony czasowo.

Kluczowe funkcje HRappki w kontekście współpracy biuro rachunkowe – klient

• Generowanie umów i dokumentów do zatrudnienia
• Tworzenie szablonów dokumentów z dynamicznymi polami (np. dane klienta, zakres usług), personalizacja wydruków dla klientów
• Masowe wysyłanie umów i pełnomocnictw do wielu klientów jednocześnie.
• Elektroniczny podpis (kwalifikowany, zaawansowany lub uproszczony).
• Pilnowanie ważnych terminów kadrowych
• Archiwizacja dokumentów z możliwością wyszukiwania i filtrowania.
• Możliwość udostępnienia systemu klientowi

To rozwiązanie idealnie sprawdza się w biurach rachunkowych, które obsługują wielu klientów i chcą zoptymalizować swoje procesy administracyjne.

Sprawdź wszystkie funkcjonalności programu dla biur rachunkowych i testuj 14 dni za darmo!

FAQ

Jakie dokumenty przygotować dla nowego klienta biura rachunkowego?

Niezbędne będą: umowa o świadczenie usług, pełnomocnictwa (np. do ZUS, US, ePUAP), klauzula RODO, kwestionariusz danych klienta oraz ewentualnie regulamin świadczenia usług. Warto też przygotować checklistę, by upewnić się, że wszystkie dokumenty zostały przekazane i podpisane.

Wzór umowy o świadczenie usług księgowych – co powinien zawierać?

Taka umowa powinna określać: strony umowy, przedmiot i zakres usług, zasady wynagradzania, obowiązki i odpowiedzialność obu stron, okres obowiązywania, warunki wypowiedzenia, informacje dot. RODO oraz zgodę na elektroniczną komunikację. Dobrze, gdy zawiera też załącznik z cennikiem lub harmonogramem działań.

Czy można podpisać pełnomocnictwo do ZUS/US online?

Pełnomocnictwo do ZUS można podpisać i wysłać przez PUE ZUS. Do US – pełnomocnictwa ogólne składa się online przez ePUAP (formularz UPL-1), ale szczególne nadal często wymagają papierowej formy z podpisem. W HRappce można przygotować, podpisać i wysłać odpowiednie dokumenty z poziomu systemu.

Jak przechowywać umowy i dokumenty księgowe zgodnie z RODO?

Dokumenty należy przechowywać w sposób zabezpieczony – najlepiej w systemie informatycznym zgodnym z wymogami RODO, który zapewnia kontrolę dostępu, szyfrowanie i historię zmian. Przechowywanie dokumentów na komputerze bez odpowiednich zabezpieczeń może skutkować naruszeniem przepisów. HRappka spełnia te wymagania, oferując bezpieczne przechowywanie w chmurze.

Jakie dane trzeba zebrać od klienta przy rozpoczęciu współpracy?

Podstawowe dane to: dane rejestrowe firmy (NIP, REGON, KRS/CEIDG), dane kontaktowe, dane właściciela/pełnomocników, forma opodatkowania, dane ZUS (rodzaj ubezpieczenia, zgłoszenia), liczba pracowników, specyfika działalności. Warto też zapytać o preferowany sposób komunikacji i przekazywania dokumentów.

Czy biuro rachunkowe musi zawrzeć umowę z każdym klientem?

Tak, dla zapewnienia bezpieczeństwa prawnego i jasnych warunków współpracy zawsze należy spisać umowę o świadczenie usług.

Czy wystarczy jedno pełnomocnictwo dla wszystkich instytucji?

Nie. Pełnomocnictwa składa się odrębnie do każdej instytucji (ZUS, US, KRS, PUE, ePUAP) i muszą być podpisane zgodnie z wymaganiami danej instytucji.

Czy dokumenty mogą być podpisywane elektronicznie?

Tak, wiele dokumentów (w tym umowy i pełnomocnictwa) można podpisywać elektronicznie. HRappka wspiera takie podpisy, ułatwiając masowy obieg dokumentów.

Jak długo przechowywać umowy i dokumenty klientów?

Zgodnie z przepisami rachunkowymi i podatkowymi – minimum 5 lat od końca roku obrachunkowego, w praktyce często dłużej. Dla niektórych dokumentów, jak np. związanych z zatrudnieniem, obowiązują dłuższe okresy (10–50 lat).

Czytaj więcej

• 10 problemów kadrowo-płacowych biur rachunkowych (i jak je rozwiązać)