Jak przekonać zarząd do wdrożenia systemu HR w firmie?

Kadrowa, Rekruter, Payroll Specialist, HR Manager – niezależnie od szczebla i nazwy Twojego stanowiska, zapewne wiesz, jak wiele czasu i energii pochłaniają procesy kadrowo-płacowe. Szczególnie, gdy są prowadzone w arkuszach kalkulacyjnych (często liczonych w dziesiątkach, a nawet setkach!). Brakuje automatyzacji, błędy są trudne do wyłapania, a raportowanie to często ręczna walka z danymi.

Tylko że… zarząd nie zawsze to widzi. I choć Ty czujesz, że nowoczesny system HR to konieczność, Twoim zadaniem staje się przekonanie zarządu, że to inwestycja, która realnie się opłaca, również biznesowo.

Jak to zrobić skutecznie? Proponujemy kilka konkretnych strategii.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

1. Mów językiem zarządu: liczby, ryzyko, ROI

Zarząd nie podejmuje decyzji opartych na intuicji – potrzebuje danych. Dlatego, zamiast mówić ogólnie o „usprawnieniu pracy” czy „nowoczesności”, pokaż konkretne liczby. Przykład:

• Czas poświęcany na ręczne procesy – policz, ile roboczogodzin miesięcznie zajmuje ręczne wystawianie umów, ewidencjonowanie urlopów, rozliczanie nadgodzin czy generowanie i wysyłka dokumentów do ZUS i US.
• Koszt błędów – wskaż realne konsekwencje ręcznych pomyłek: kary z ZUS, niezadowolenie pracowników przy pomyłkach w naliczaniu wynagrodzeń, utrata reputacji, kary od PIP.
• Zysk z automatyzacji – przelicz, ile firma zaoszczędzi na czasie pracy, ile szybciej będą obsługiwane procesy,a także jak może spaść rotacja dzięki lepszej komunikacji z pracownikami.

Przykład klienta HRappki: po wdrożeniu systemu średniej wielkości agencja pracy skróciła czas obsługi umowy z 30 minut do 5 minut. Dla 200 pracowników miesięcznie to 83 godziny oszczędności – czyli ponad dwa tygodnie pracy jednej osoby.

2. Porusz temat zgodności z przepisami

Zmienność prawa pracy, RODO, konieczność raportowania do Urzędu Skarbowego, ZUS czy WUP – to wszystko generuje stres i ryzyko. Tym bardziej, jeśli zatrudniamy cudzoziemców! Zarząd jest za to bezpośrednio odpowiedzialny.

Pokaż, że nowoczesny system HR (np. HRrappka) aktualizuje się zgodnie z nowymi przepisami, przypomina o ważnych terminach (zgłoszenie pracownika do ZUS, badania lekarskie, kończący się termin zezwolenia na pracę), a dane są bezpieczne i szyfrowane.

Przykład: W jednej z firm usługowych kontrola PIP wykazała braki w prowadzeniu ewidencji czasu pracy i nieprawidłowe naliczanie nadgodzin – kara wyniosła 5 000 zł, ale większym problemem było zagrożenie pozwem ze strony pracownika. Po wdrożeniu HRappki system automatycznie prowadzi zgodną z przepisami ewidencję, wysyła ostrzeżenia o przekroczeniu norm czasu pracy i prawidłowo rozlicza nadgodziny w oparciu o Kodeks Pracy. 

3. Nie tylko HR – pokaż wpływ na inne działy

System HR to nie tylko narzędzie „dla działu kadr”. Wpływa też na:

• Zarząd – szybki dostęp do raportów i analiz, np. kosztów zatrudnienia, absencji, rotacji, CRM z przejrzystym widokiem klientów.
• Managerów – tworzenie onboardingu, przydzielanie zadań, możliwość planowania grafików i urlopów,  szybki dostęp do danych i dokumentów pracownika.
• Pracowników – zgłaszanie wniosków urlopowych, dostęp do dokumentów i umów, zgłaszanie godzin pracy, rozliczanie delegacji.
• Księgowość – sprawne przekazywanie danych płacowych, mniejsze ryzyko błędów.

System taki jak HRrappka integruje potrzeby całej organizacji – to nie koszt, to narzędzie strategiczne.

Przykład: Firma produkcyjna wdrożyła w firmie moduł ewidencji czasu pracy – kierownicy zmian mogą planować i zatwierdzać zmiany przez przeglądarkę lub telefon, a pracownicy mają dostęp do harmonogramu w aplikacji. Efekt? 80% mniej telefonów z pytaniami o grafik.

4. Zadbaj o timing – kiedy zarząd będzie najbardziej otwarty na zmiany?

Najlepszy moment na poruszenie tematu systemu HR w firmie to ten, kiedy organizacja:

• Rośnie i zatrudnia coraz więcej osób.
• Zmaga się z błędami kadrowo-płacowymi.
• Wprowadza zmiany (np. nowe lokalizacje, reorganizację).
• Ma nowe obowiązki prawne (np. zmiany w Kodeksie pracy).

W takich chwilach zarząd jest bardziej otwarty na zmiany – warto to wykorzystać.

5. Zaproponuj demo, nie teorię

Zamiast referatów i długich prezentacji, zaproponuj pokaz systemu w akcji – najlepiej z krótkim demo opartym na realnych scenariuszach z Waszej firmy. Jeśli korzystasz z oferty HRappki, możesz umówić bezpłatną prezentację z konsultantem, który pokaże system „na żywo”.

Nic tak nie działa na zarząd, jak zobaczenie na własne oczy, jak prosty może być proces generowania umowy, planowania grafików czy naliczania płac.

6. Ułatw decyzję: pokaż plan wdrożenia

Zarząd obawia się często, że „to będzie dużo roboty”. Rozwiej ten mit – przygotuj plan wdrożenia krok po kroku, najlepiej we współpracy z dostawcą systemu. W przypadku HRappki Klient  ma pełne wsparcie dedykowanego opiekuna i działu Customer Service.

Podsumowanie: przekonuj jak partner

Twoim celem nie jest „poprosić o system”, tylko pokazać, że to decyzja biznesowa, która przyniesie realną wartość. Zadbaj o liczby, przykłady, pokaż ryzyka niepodjęcia decyzji – i przede wszystkim: ułatw podjęcie tej decyzji. Może Ci w tym pomóc również nasz artykuł Jak wybrać system HR, a w nim praktyczna checklista, którą możesz pobrać i pokazać osobom decyzyjnym. 

Systemy takie jak HRrappka są dziś czymś więcej niż tylko narzędziem HR. To fundament sprawnego, skalowalnego biznesu.

Chcesz przygotować demo lub pobrać prezentację, którą możesz pokazać zarządowi?
Skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy Ci dobrać argumenty i pokażemy system w działaniu.

-> Umów się na prezentację HRappki

-> Samodzielnie testuj system 14 dni za darmo