Onboarding pracownika w dalszym ciągu nie jest standardem dla wielu organizacji. Według Instytutu Gallupa 88% pracowników nie jest zadowolona z tego, w jaki sposób przebiegł proces wdrożenia do pracy. Z drugiej strony fakty mówią same za siebie – na utrzymanie pracowników ogromny wpływ ma to, w jaki sposób zostali przywitani podczas pierwszego dnia pracy oraz kolejnych tygodni. List powitalny lub mail powitalny dla nowego pracownika to jeden z elementów onboardingu. Wpływa na pierwsze wrażenie oraz obniża poziom stresu i niepewności, który związany jest z pierwszym dniem pracy. Nie ma większego znaczenia, czy list powitalny zostanie przesłany pocztą, czy w formie elektronicznej. Istotne jest to, aby zadbać o jakość wiadomości.
Zagadnienia poruszane w artykule: Preboarding to czas oczekiwania pomiędzy przyjęciem oferty o pracę a pierwszym dniem w nowej organizacji. Wydawałoby się, że po ustaleniu warunków współpracy nie ma potrzeby wykonywania dodatkowych czynności. Tymczasem już na tym etapie możemy zacząć tworzyć z pracownikiem więź i zaangażowanie. Ułatwi to adaptację w nowym miejscu pracy oraz zmniejszy ryzyko przyjęcia innej oferty pracy przez naszego kandydata. Powitanie nowego pracownika i zatroszczenie się jego komfort w pierwszych dniach i tygodniach pracy, to nie tylko miły gest, ale również zadbanie o organizację. Pracownik, który dobrze czuje się w miejscu pracy i jest zaangażowany, chętniej i szybciej wdraża się w procesy firmowe. Znacząco zmniejsza się również ryzyko zrezygnowania z pracy. Do procesu onboardingu zaliczamy: Istotna informacja! Onboarding to proces, który trwa znacznie dłużej niż pierwszy tydzień. Według badań pracownik potrzebuje minimum pół roku, aby w pełni móc wykonywać swoją pracę, a niekiedy czas ten wydłuża się nawet do roku. Z czego powinien składać się mail lub list powitalny? Jak długi powinna być? Kiedy go wysłać? W jaki sposób? Odpowiedź może nie być zadowalająca: to zależy. Kiedy postanowimy napisać list powitalny, powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie kto pisze i do kogo, oraz jaka jest kultura komunikacji w organizacji. Na pewno wiadomość powitalna nie powinna być sztuczna, sztampowa i bezosobowa. Natomiast to, jaką ostatecznie przybierze formę, zależy już tylko od nas. Dobrym pomysłem jest zapewnienie nowego pracownika o czekającym już miejscu pracy, poinformowanie go o tym, jak przebiegnie proces onboardingu oraz podanie garści wskazówek praktycznych np. na temat dojazdu do firmy, miejsc parkingowych, obiadów itp. Najczęściej dobrym pomysłem jest stworzenie jak najbardziej personalnego powitania, w którym adresat poczuje się wyjątkowo. Tutaj również można podziękować za udział w procesie rekrutacji, ewentualnie pogratulować wiedzy, doświadczenia czy zaangażowania. Pracownika należy poinformować o: Dobrym sposobem jest przesłanie linku do mapy z lokalizacją biura. Dodatkowymi elementami, o których dobrze wspomnieć to: Daj nowemu pracownikowi czas na przygotowanie się do pracy. Opisz pokrótce, czym będzie zajmować się podczas pierwszych dni, poinformuj jakie formularze czy dokumenty będzie musiał wypełnić. Zakres podstawowych informacji dobierany jest oczywiście indywidualnie. Nie zarzucaj nowego pracownika ogromem wiadomości, ale pokaż ogólny plan na następne tygodnie. Do kogo nowy pracownik ma się zwracać w razie problemów? To bardzo istotna informacja. W liście wspomnij: Przypomnij pracownikowi o dokumentach, które powinien zabrać, takie np. jak: Przedstawienie, jaki jest cel, misja firmy i wartości organizacyjne. Pokaże to nowemu pracownikowi, w jakim kierunku podąża firma. Bardzo ważne jest, aby nowa osoba poznała plany na rozwój organizacji oraz jak jej praca ma się temu przyczynić. To nie tylko zdobycie wiedzy na temat nowego miejsca, ale również początek budowania relacji oraz motywacji. Aktywne śledzenie firmowych social mediów, komentowanie oraz udostępnianie postów, to doskonała wizytówka dla pracodawcy, a także sposób na lepsze poznanie firmy. Pracownicy, którzy są zaangażowani i polecają swoją organizację w social mediach, dbają w ten sposób o pozytywny Employer Branding. Dodaj do maila powitalnego linki do swoich najważniejszych kanałów społecznościowych. Nowy pracownik, jeszcze przed rozpoczęciem pracy będzie mógł poczuć jej atmosferę i przy okazji dowie się najważniejszych rzeczy o firmie.
Proces onboardingu można częściowo lub całkowicie zautomatyzować. Nowoczesny system HR, który posiada moduł onboardingu, znacznie przyspieszy wdrażanie nowych pracowników. W HRappce dodasz onboardingi ogólne oraz dedykowane pod konkretne stanowiska. Załączysz instrukcje, filmy, ankiety oraz testy wiedzy. Zdecydujesz również, czy pracownicy mają otrzymywać onboarding masowo oraz automatycznie – podczas tworzenia konta pracownika. Onboarding w HRappce to pełna automatyzacja, z zachowaniem przestrzeni na indywidualne podejście. Przekonaj się, że proces wdrożenia pracownika do nowego zespołu przyniesie same korzyści Twojej firmie. Onboarding pracownika – wszystko, co musisz wiedzieć Onboarding pracownika: TOP 10 dobrych praktyk
W procesie onboardingu budujemy więź z nowym pracownikiem, a także dbamy o jego prawidłowe wdrożenie w obowiązki. To nie tylko pierwszy dzień pracy, ale również kolejne tygodnie i miesiące. Jeszcze przed rozpoczęciem pracy, w dobrym tonie jest napisanie listu powitalnego z podziękowaniem za udział w procesie rekrutacji. Wiadomość powitalną możemy napisać również w pierwszych dniach pracownika. Powinna ona zawierać informacje potrzebne do prawidłowego wdrożenia się nowego członka organizacji.
Mail powitalny / List powitalny dla nowego pracownika – przykłady
Preboarding i onboarding pracownika
Jakie elementy wchodzą w skład preboardingu?
Proces onboardingu
Co powinno się znaleźć w wiadomości powitalnej do nowego pracownika?
Mail powitalny – najważniejsze elementy
Wstęp – krótkie powitanie
Informacja o sposobie i godzinie dotarcia do biura
Plan dnia i działania dla nowego pracownika
Lista niezbędnych dokumentów
Cele i misja firmy
Odnośniki do kanałów społecznościowych związanych z firmą
Listy powitalny dla nowego pracownika – narzędzia
Dowiedz się więcej
Zarządzanie procesami HR