Umowa o pracę – rodzaje, obowiązkowe elementy i dane pracownika

Umowa o pracę określa najważniejsze warunki zatrudnienia pracownika, między innymi rodzaj wykonywanej pracy, miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar etatu i dzień rozpoczęcia pracy. Może zostać zawarta na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony.

Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Wymóg ten można spełnić zarówno przez podpisanie papierowego dokumentu własnoręcznymi podpisami, jak i przez zawarcie umowy w formie elektronicznej z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Szukasz gotowego dokumentu? Pobierz przygotowany przez ekspertów HRappki aktualny wzór umowy o pracę. Na tej stronie znajdziesz edytowalny szablon. W poniższym artykule wyjaśniamy natomiast, jakie zasady regulują zawarcie umowy, jakie dane może zebrać pracodawca oraz co powinno znaleźć się w jej treści.

Umowa o pracę – najważniejsze informacje

Umowa o pracę:

• tworzy między pracownikiem i pracodawcą stosunek pracy;
• powinna zostać zawarta na piśmie (lub elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego);
• musi wskazywać strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy;
• może obowiązywać na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony;
• daje pracownikowi uprawnienia wynikające z Kodeksu pracy, między innymi prawo do urlopu wypoczynkowego, minimalnego wynagrodzenia i ochrony przed niezgodnym z prawem rozwiązaniem stosunku pracy;
• wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Podstawowe zasady dotyczące zawierania umów określają przede wszystkim art. 22, art. 25–29 oraz art. 22¹ Kodeksu pracy.

Co to jest umowa o pracę?

Umowa o pracę jest zgodnym oświadczeniem pracownika i pracodawcy, na podstawie którego nawiązuje się stosunek pracy. Pracownik zobowiązuje się do osobistego wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Pracodawca zobowiązuje się natomiast zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem.

Do najważniejszych cech stosunku pracy należą:

• osobiste wykonywanie pracy przez pracownika;
• podporządkowanie kierownictwu pracodawcy;
• wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę;
• odpłatność pracy;
• ponoszenie ryzyka związanego z zatrudnieniem przez pracodawcę.

Sama nazwa zawartego dokumentu nie przesądza o rodzaju współpracy. Jeżeli praca jest wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, nie można zastąpić umowy o pracę umową zlecenia lub inną umową cywilnoprawną. Wynika to bezpośrednio z art. 22 § 1¹ i 1² Kodeksu pracy.

Umowa o pracę a umowa zlecenia – najważniejsze różnice

Umowa o pracę podlega przepisom Kodeksu pracy, natomiast umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną regulowaną przede wszystkim przez Kodeks cywilny.

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę wykonuje swoje obowiązki pod kierownictwem pracodawcy, w ustalonym miejscu i czasie. Ma prawo między innymi do płatnego urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia za czas choroby na zasadach określonych w przepisach, ochrony rodzicielskiej oraz okresu wypowiedzenia wynikającego z Kodeksu pracy.

W przypadku umowy zlecenia strony mają co do zasady większą swobodę w ustalaniu sposobu wykonywania zadań. Zleceniobiorcy nie przysługują automatycznie wszystkie uprawnienia pracownicze. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie wybrać umowę cywilnoprawną. Jeżeli sposób wykonywania pracy odpowiada warunkom zatrudnienia pracowniczego, właściwą podstawą współpracy powinna być umowa o pracę.

Jakie są rodzaje umów o pracę?

Kodeks pracy przewiduje trzy podstawowe rodzaje umów o pracę:

1. umowę o pracę na okres próbny;
2. umowę o pracę na czas określony;
3. umowę o pracę na czas nieokreślony.

Wybór odpowiedniego rodzaju umowy powinien odpowiadać rzeczywistemu celowi i planowanemu czasowi zatrudnienia.

Umowa o pracę na okres próbny

Umowa na okres próbny służy sprawdzeniu kwalifikacji pracownika oraz możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.

Co do zasady okres próbny nie może przekraczać 3 miesięcy. Jego maksymalna długość zależy jednak od tego, jaką umowę strony zamierzają zawrzeć po zakończeniu próby:

• maksymalnie 1 miesiąc – jeżeli planowana jest umowa na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
• maksymalnie 2 miesiące – jeżeli planowana umowa ma trwać co najmniej 6 miesięcy, ale krócej niż 12 miesięcy;
• maksymalnie 3 miesiące – w pozostałych przypadkach, między innymi przy zamiarze zawarcia umowy na czas nieokreślony.

Okres próbny wynoszący 1 albo 2 miesiące może zostać jednorazowo wydłużony maksymalnie o miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Strony mogą również ustalić, że umowa przedłuży się o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

Ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, gdy ma on wykonywać inny rodzaj pracy.

Umowa o pracę na czas określony

Umowa na czas określony obowiązuje przez okres wskazany przez strony lub do określonego dnia. W jej treści należy podać czas trwania albo dzień zakończenia pracy.

Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony zawieranych między tym samym pracownikiem i pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy. Łączna liczba takich umów nie może natomiast przekroczyć trzech.

Po przekroczeniu limitu:

• od dnia następującego po upływie 33 miesięcy pracownik jest traktowany jako zatrudniony na czas nieokreślony;
• zawarcie czwartej umowy na czas określony powoduje przekształcenie zatrudnienia w umowę na czas nieokreślony od dnia zawarcia tej umowy.

Do limitu trzech umów i 33 miesięcy nie wlicza się umowy na okres próbny.

Ograniczenia nie obowiązują między innymi w przypadku umów zawieranych:

• w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności;
• w celu wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej;
• na okres kadencji;
• z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, gdy umowa odpowiada rzeczywistemu okresowemu zapotrzebowaniu.

Cel zawarcia umowy wyłączonej z limitów powinien zostać wskazany w jej treści. W przypadku powołania się na obiektywne przyczyny pracodawca musi również zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.

Umowa o pracę na czas nieokreślony

Umowa na czas nieokreślony nie wskazuje daty zakończenia zatrudnienia. Trwa do chwili jej rozwiązania lub wygaśnięcia na zasadach określonych w przepisach prawa pracy.

Taka umowa zapewnia pracownikowi największą stabilność zatrudnienia. Nie oznacza jednak, że nie może zostać rozwiązana. Strony mogą zakończyć ją między innymi za porozumieniem stron albo za wypowiedzeniem. Pracodawca wypowiadający umowę na czas nieokreślony musi wskazać konkretną i rzeczywistą przyczynę uzasadniającą swoją decyzję.

Co powinna zawierać umowa o pracę?

Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy każda umowa powinna określać strony umowy, adres siedziby pracodawcy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy.

Obowiązkowe elementy umowy o pracę obejmują:

1. Strony umowy

W dokumencie należy wskazać pracodawcę i pracownika.

W przypadku pracodawcy trzeba podać jego nazwę i adres siedziby. Jeżeli pracodawcą jest osoba fizyczna, która nie posiada siedziby, podaje się jej adres zamieszkania. W praktyce można również zamieścić NIP, numer KRS albo dane osoby reprezentującej firmę, jednak nie są to w każdym przypadku obowiązkowe elementy wynikające wprost z art. 29 Kodeksu pracy.

Pracownik powinien zostać oznaczony w sposób pozwalający jednoznacznie ustalić, kto jest stroną umowy. Najczęściej podaje się jego imię, nazwisko i adres zamieszkania. Numer PESEL nie jest wymieniony w art. 29 jako obowiązkowy element treści umowy, choć pracodawca może go wymagać po zatrudnieniu do realizacji obowiązków kadrowych i ubezpieczeniowych.

2. Rodzaj umowy

Dokument powinien wskazywać, czy jest to umowa:

• na okres próbny;
• na czas określony;
• na czas nieokreślony.

W przypadku umowy terminowej należy określić czas jej trwania albo dzień zakończenia.

3. Data zawarcia umowy

Data zawarcia nie musi być taka sama jak dzień rozpoczęcia pracy. Umowę można podpisać wcześniej, wskazując późniejszy termin rozpoczęcia wykonywania obowiązków.

4. Rodzaj pracy

Rodzaj pracy można określić przez wskazanie stanowiska, zawodu, funkcji lub podstawowych czynności, które ma wykonywać pracownik. Zapis powinien być dostatecznie precyzyjny, aby było wiadomo, jakie zadania mieszczą się w ramach umowy.

Szczegółowy zakres obowiązków pracownika nie musi być częścią umowy. Może zostać przekazany w osobnym dokumencie. Nie powinien jednak wykraczać poza rodzaj pracy uzgodniony przez strony.

5. Miejsce lub miejsca wykonywania pracy

Umowa może wskazywać jedno miejsce, kilka konkretnych lokalizacji albo odpowiednio określony obszar geograficzny, jeżeli jest to uzasadnione charakterem pracy.

Miejsce pracy nie powinno być określone całkowicie dowolnie. Zapis musi umożliwiać ustalenie, gdzie pracownik ma wykonywać swoje obowiązki i kiedy wyjazd poza ten obszar będzie podróżą służbową.

W przypadku pracy zdalnej uzgodnienie dotyczące jej wykonywania może zostać dokonane przy zawieraniu umowy albo już w trakcie zatrudnienia.

6. Wynagrodzenie za pracę

Umowa musi określać wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem jego składników. W dokumencie można wymienić między innymi:

• wynagrodzenie zasadnicze;
• premie regulaminowe;
• dodatki funkcyjne;
• dodatki stażowe;
• inne stałe składniki wynagrodzenia.

Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie „zgodnie z regulaminem”, jeżeli nie pozwala ono ustalić uzgodnionych warunków płacowych.

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 4806 zł brutto miesięcznie. Przy zatrudnieniu na część etatu minimalna kwota jest ustalana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Minimalna stawka godzinowa wynosząca 31,40 zł dotyczy wskazanych umów cywilnoprawnych, a nie stanowi ogólnej stawki godzinowej dla każdego pracownika zatrudnionego na umowie o pracę.

7. Wymiar czasu pracy

Umowa powinna określać, czy pracownik jest zatrudniony na pełny etat, czy na jego część, na przykład na 1/2 albo 3/4 etatu.

Nie należy mylić wymiaru czasu pracy z rozkładem czasu pracy. W umowie nie trzeba wskazywać konkretnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy. Rozkład może wynikać z regulaminu pracy, obwieszczenia, harmonogramu lub innych zasad obowiązujących u pracodawcy.

8. Dzień rozpoczęcia pracy

Stosunek pracy nawiązuje się w dniu wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Jeżeli strony nie określą takiego terminu, stosunek pracy powstaje w dniu zawarcia umowy.

Dzień rozpoczęcia pracy może przypadać później niż data podpisania dokumentu.

9. Dodatkowe zapisy dotyczące okresu próbnego

W przypadku umowy na okres próbny należy wskazać:

• czas trwania umowy albo dzień jej zakończenia;
• ewentualne postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności;
• okres, na który strony zamierzają następnie zawrzeć umowę na czas określony, jeżeli od niego zależy długość okresu próbnego;
• ewentualne postanowienie o jednorazowym wydłużeniu okresu próbnego, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy.

10. Dodatkowe zapisy dotyczące umowy terminowej

W umowie na czas określony wskazuje się czas jej trwania albo dzień zakończenia.

Jeżeli umowa została zawarta w celu zastępstwa, wykonania pracy sezonowej, na okres kadencji albo z innych obiektywnych przyczyn, dokument powinien wskazywać ten cel lub okoliczności uzasadniające zastosowanie wyjątku od limitu umów terminowych.

Dane do umowy o pracę – czego może wymagać pracodawca?

Fraza „dane do umowy o pracę” może oznaczać zarówno informacje zbierane w procesie rekrutacji, jak i dane przekazywane dopiero po podjęciu decyzji o zatrudnieniu. Katalog tych informacji określa art. 22¹ Kodeksu pracy.

Pracodawca nie powinien zbierać wszystkich możliwych informacji „na zapas”. Zakres danych musi odpowiadać etapowi rekrutacji oraz obowiązkom związanym z zatrudnieniem.

Dane kandydata do pracy

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać podania:

• imienia lub imion i nazwiska;
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych wskazanych przez kandydata;
• informacji o wykształceniu;
• kwalifikacji zawodowych;
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy.

Dane o wykształceniu, kwalifikacjach i wcześniejszym zatrudnieniu można wymagać tylko wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub pracy na konkretnym stanowisku.

To kandydat decyduje, jakie dane kontaktowe wskaże. Może podać na przykład numer telefonu albo adres e-mail. Pracodawca nie powinien automatycznie wymagać od każdej osoby adresu zamieszkania już na etapie rekrutacji.

Dane pracownika zbierane po zatrudnieniu

Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu pracodawca może dodatkowo wymagać:

• adresu zamieszkania;
• numeru PESEL;
• rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość, jeżeli pracownik nie ma numeru PESEL;
• danych dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeśli są potrzebne do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych;
• informacji o wykształceniu i przebiegu zatrudnienia, jeżeli nie było podstawy do ich zebrania podczas rekrutacji;
• numeru rachunku płatniczego, chyba że pracownik złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
• innych danych, jeżeli są niezbędne do realizacji uprawnienia albo obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Przykładowo dane członków rodziny mogą być potrzebne do zgłoszenia ich do ubezpieczenia zdrowotnego albo udzielenia pracownikowi określonych uprawnień rodzicielskich.

Udostępnienie danych następuje co do zasady w formie oświadczenia pracownika. Pracodawca może żądać dokumentów potwierdzających dane tylko w zakresie niezbędnym do ich weryfikacji.

Jakich danych pracodawca nie powinien wymagać?

Pracodawca nie może uzależniać zatrudnienia od przekazania informacji, których nie potrzebuje do przeprowadzenia rekrutacji ani realizacji obowiązków prawnych.

Nie powinien żądać między innymi informacji o:

• planach dotyczących posiadania dzieci;
• ciąży, poza przypadkami, w których szczególne przepisy uzasadniają przetwarzanie określonych danych;
• wyznaniu;
• orientacji seksualnej;
• poglądach politycznych;
• przynależności związkowej;
• stanie cywilnym;
• historii wynagrodzenia u poprzednich pracodawców.

Przetwarzanie innych danych może w niektórych przypadkach opierać się na dobrowolnej zgodzie. Ze względu na nierównowagę między kandydatem a pracodawcą zgoda powinna być oceniana szczególnie ostrożnie. Jej brak lub wycofanie nie może powodować negatywnych konsekwencji dla kandydata albo pracownika.

Wynagrodzenie kandydata przed zawarciem umowy

Od 24 grudnia 2025 roku pracodawca ma obowiązek poinformować osobę ubiegającą się o zatrudnienie o początkowej wysokości wynagrodzenia albo o przedziale wynagrodzenia przewidzianym na danym stanowisku.

Informacja powinna zostać przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej:

• w ogłoszeniu o pracę;
• przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli nie została podana w ogłoszeniu;
• najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli nie przekazano jej wcześniej.

Przedział wynagrodzenia powinien wynikać z obiektywnych i neutralnych kryteriów. Pracodawca może pytać kandydata o oczekiwania finansowe, ale nie może żądać informacji o jego aktualnych lub wcześniejszych zarobkach.

Czy umowa o pracę musi być zawarta na piśmie?

Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Wymóg ten można spełnić zarówno przez podpisanie papierowego dokumentu własnoręcznymi podpisami, jak i przez zawarcie umowy w formie elektronicznej z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jeżeli strony nie zachowały formy pisemnej, pracodawca ma obowiązek jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu na piśmie:

• strony umowy;
• rodzaj umowy;
• uzgodnione warunki zatrudnienia.

Brak pisemnego dokumentu nie oznacza automatycznie, że stosunek pracy nie powstał. Stanowi jednak naruszenie obowiązków pracodawcy i może utrudnić udowodnienie uzgodnionych warunków.

Pracownika nie można dopuścić do wykonywania obowiązków bez pisemnej umowy albo pisemnego potwierdzenia jej ustaleń.

Czy można podpisać umowę o pracę elektronicznie?

Umowa może zostać zawarta w formie elektronicznej równoważnej formie pisemnej, jeżeli zostanie opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zwykły podpis elektroniczny, kod SMS, podpis odręczny złożony na ekranie, skan podpisanego dokumentu ani profil zaufany nie są kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie zapewniają automatycznie formy równoważnej formie pisemnej.

Możliwe jest zastosowanie formy mieszanej. Jedna strona może podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a druga własnoręcznie. Dokumentację należy wówczas przechowywać w sposób umożliwiający potwierdzenie obu oświadczeń woli.

Więcej o prawidłowym podpisywaniu i prowadzeniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej dowiesz się na naszym webinarze z ekspertką Karoliną Niedzielską. 

Umowa o pracę a informacja o warunkach zatrudnienia

Umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia są dwoma różnymi dokumentami.

Umowa określa indywidualnie uzgodnione warunki pracy i płacy. Informacja o warunkach zatrudnienia przedstawia natomiast zasady wynikające z przepisów, regulaminów i organizacji pracy obowiązującej u pracodawcy.

Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca powinien poinformować go między innymi o:

• dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
• dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
• przysługujących przerwach;
• odpoczynku dobowym i tygodniowym;
• zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensowania nadgodzin;
• zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę;
• zasadach przemieszczania się między kilkoma miejscami pracy;
• dodatkowych składnikach wynagrodzenia i świadczeniach;
• wymiarze płatnego urlopu lub zasadach jego ustalania;
• zasadach rozwiązania stosunku pracy, okresach wypowiedzenia i terminie odwołania do sądu pracy;
• prawie do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę;
• układzie zbiorowym lub porozumieniu zbiorowym;
• terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, porze nocnej oraz sposobie potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności, jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy.

W terminie 30 dni od dnia dopuszczenia do pracy należy również przekazać informacje dotyczące instytucji zabezpieczenia społecznego, do których trafiają składki związane ze stosunkiem pracy.

Informacja może zostać przekazana w postaci papierowej albo elektronicznej.

Jakie obowiązki trzeba wykonać przed dopuszczeniem pracownika do pracy?

Podpisanie umowy nie kończy procesu zatrudnienia. Przed dopuszczeniem nowego pracownika do wykonywania obowiązków pracodawca powinien między innymi:

1. skierować go na wstępne badania lekarskie, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek;
2. uzyskać aktualne orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku;
3. przeprowadzić wymagane szkolenie wstępne BHP, obejmujące instruktaż ogólny i stanowiskowy;
4. zapoznać pracownika z regulaminem pracy, jeżeli obowiązuje u pracodawcy;
5. przekazać informacje o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami;
6. zapoznać pracownika z zakresem obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy;
7. odebrać wymagane oświadczenia i dokumenty kadrowe.

Badania i szkolenie BHP odbywają się co do zasady na koszt pracodawcy. Przepisy przewidują określone wyjątki od obowiązku ponownego przeprowadzania badań albo szkolenia, dlatego każdy przypadek powinien zostać oceniony indywidualnie.

Pobierz naszą checklistę kadrowo-płacową i pamiętaj o wszystkich ważnych obowiązkach kadrowych!

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Pracodawca powinien dokonać zgłoszenia co do zasady w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeniowego, czyli najczęściej od dnia rozpoczęcia zatrudnienia. Zgłoszenia dokonuje się na odpowiednim formularzu, zazwyczaj ZUS ZUA.

Czy można przedłużyć umowę na czas określony?

Strony mogą uzgodnić późniejszy termin zakończenia obowiązującej umowy na czas określony. Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z art. 25¹ § 2 Kodeksu pracy takie przedłużenie jest dla potrzeb ustawowych limitów traktowane jak zawarcie kolejnej umowy terminowej.

Nową umowę uznaje się za zawartą od dnia następującego po dniu, w którym dotychczasowa umowa miała się pierwotnie rozwiązać.

Przykład: pracownik zawarł już trzy umowy na czas określony. Uzgodnienie przedłużenia trzeciej umowy może spowodować, że od pierwotnego dnia jej zakończenia zatrudnienie będzie traktowane jako zawarte na czas nieokreślony.

Przepisy nie nakładają ogólnego obowiązku informowania pracownika z wyprzedzeniem, czy pracodawca zamierza zawrzeć kolejną umowę. Przekazanie takiej informacji odpowiednio wcześniej jest jednak dobrą praktyką organizacyjną.

Jak można zmienić warunki umowy o pracę?

Warunki zatrudnienia można zmienić przede wszystkim:

• na podstawie porozumienia zmieniającego, nazywanego potocznie aneksem do umowy;
• w drodze wypowiedzenia zmieniającego dokonanego przez pracodawcę;
• przez podpisanie nowej umowy, jeżeli poprzednia została rozwiązana albo upłynął okres jej obowiązywania.

Porozumienie zmieniające wymaga zgody obu stron. Można w nim ustalić między innymi nowe wynagrodzenie, stanowisko, wymiar etatu albo miejsce wykonywania pracy.

Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na porozumienie, pracodawca może w odpowiednich przypadkach zastosować wypowiedzenie warunków pracy lub płacy (wypowiedzenie zmieniające). Powinien wtedy przedstawić na piśmie nowe warunki oraz pouczyć pracownika o konsekwencjach ich nieprzyjęcia.

Jak rozwiązuje się umowę o pracę?

Umowa o pracę może zostać rozwiązana:

• na mocy porozumienia stron;
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia;
• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia;
• z upływem czasu, na który została zawarta.

Rozwiązanie umowy należy odróżnić od wygaśnięcia stosunku pracy. Wygaśnięcie następuje z mocy prawa w przypadkach określonych w przepisach, na przykład w związku ze śmiercią pracownika. Upływ terminu umowy na czas określony jest sposobem jej rozwiązania, a nie wygaśnięcia.

Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy oraz stażu pracy u danego pracodawcy. W przypadku umowy na czas określony i nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi:

• 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc – przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące – przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 3 lata.

Czytaj więcej: Wypowiedzenie umowy o pracę

Jak przechowywać umowę o pracę?

Umowę oraz pozostałe dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja może być prowadzona w postaci papierowej albo elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących jej bezpieczeństwa, integralności, kompletności i dostępności.

Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej mogą obowiązywać dłuższe okresy przechowywania albo możliwość ich skrócenia po spełnieniu dodatkowych warunków.

Elektroniczne przygotowanie umowy o pracę

Przy zatrudnianiu większej liczby pracowników ręczne zbieranie danych, przepisywanie informacji i przygotowywanie kolejnych dokumentów zwiększa ryzyko pomyłek.

System kadrowo-płacowy HRappka umożliwia między innymi:

• przesyłanie kandydatom i pracownikom elektronicznych ankiet do zatrudnienia;
• automatyczne tworzenie profilu nowego pracownika;
• generowanie umów i pozostałych dokumentów na podstawie zapisanych danych;
• kontrolowanie terminów zakończenia umów;
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej;
• przekazywanie dokumentów do podpisu;
• ograniczenie wielokrotnego przepisywania tych samych informacji.

W przypadku umów o pracę należy dobrać sposób podpisania dokumentu do wymogów dotyczących formy pisemnej. Gdy dokument ma zostać podpisany w pełni elektronicznie w formie równoważnej formie pisemnej, strony powinny zastosować kwalifikowane podpisy elektroniczne.

Najczęściej zadawane pytania o umowę o pracę

Czy PESEL musi znaleźć się w umowie o pracę?

Nie. Art. 29 Kodeksu pracy nie wymienia numeru PESEL jako obowiązkowego elementu treści umowy. Pracodawca może jednak żądać numeru PESEL po zatrudnieniu, ponieważ jest on potrzebny między innymi do realizacji obowiązków ubezpieczeniowych i kadrowych. Jeżeli pracownik nie ma numeru PESEL, podaje rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Czy adres pracownika musi znajdować się w umowie?

Kodeks pracy nie wymienia adresu zamieszkania pracownika wprost jako odrębnego obowiązkowego elementu umowy. Dokument musi jednak jednoznacznie określać strony. W praktyce adres pracownika jest często zamieszczany w umowie. Niezależnie od jej treści pracodawca ma prawo żądać adresu zamieszkania po zatrudnieniu.

Adres siedziby pracodawcy jest natomiast obowiązkowym elementem umowy. Jeżeli pracodawcą jest osoba fizyczna, która nie ma siedziby, należy podać jej adres zamieszkania.

Czy zakres obowiązków musi być częścią umowy?

Nie. Umowa musi wskazywać rodzaj pracy, ale szczegółowy zakres obowiązków może zostać przekazany w osobnym dokumencie. Obowiązki nie mogą jednak wykraczać poza uzgodniony rodzaj pracy.

Czy w umowie trzeba podać godziny pracy?

Nie. Umowa powinna określać wymiar czasu pracy, na przykład pełny etat albo 1/2 etatu. Konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy mogą wynikać z regulaminu pracy, obwieszczenia, harmonogramu lub indywidualnego rozkładu czasu pracy.

Czy pracownik może rozpocząć pracę przed podpisaniem umowy?

Pracodawca nie powinien dopuścić pracownika do pracy bez podpisanej umowy albo pisemnego potwierdzenia stron, rodzaju i warunków wcześniej uzgodnionej umowy. Potwierdzenie musi zostać przekazane przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków.

Czy umowę można podpisać profilem zaufanym?

Profil zaufany nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie zapewnia formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Do zawarcia umowy w takiej formie potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy umowa na czas określony może trwać dłużej niż 33 miesiące?

Co do zasady łączny okres umów na czas określony między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy. Przepisy przewidują jednak wyjątki, między innymi dla umów zawieranych w celu zastępstwa pracownika, wykonywania pracy sezonowej, na okres kadencji albo z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Czy pracodawca może zapytać o zarobki w poprzedniej firmie?

Nie powinien żądać takich informacji. Od 24 grudnia 2025 roku katalog danych dotyczących przebiegu zatrudnienia wyraźnie wyłącza informacje o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. Pracodawca może natomiast zapytać o oczekiwania finansowe kandydata.

Kiedy pracownik powinien otrzymać informację o wynagrodzeniu?

Pracodawca powinien przekazać informację o początkowej wysokości wynagrodzenia albo jego przedziale odpowiednio wcześnie, aby kandydat mógł świadomie prowadzić negocjacje. Informacja może znaleźć się w ogłoszeniu, zostać przekazana przed rozmową kwalifikacyjną albo – gdy nie została podana wcześniej – przed nawiązaniem stosunku pracy.

Podsumowanie

Umowa o pracę powinna jasno określać strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz indywidualne warunki pracy i płacy. Szczególnego znaczenia wymagają rodzaj i miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników, wymiar czasu pracy oraz dzień rozpoczęcia pracy.

Pracodawca powinien również prawidłowo rozdzielić dane zbierane podczas rekrutacji od informacji wymaganych po zatrudnieniu. Od końca 2025 roku nie może żądać historii wynagrodzenia kandydata, a jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy powinien przekazać mu informację o oferowanym wynagrodzeniu.

Sama umowa nie zastępuje informacji o warunkach zatrudnienia, badań lekarskich, szkolenia BHP ani zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. Dopiero prawidłowa realizacja wszystkich obowiązków pozwala bezpiecznie dopuścić nowego pracownika do wykonywania pracy.

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22, art. 22¹–22¹b, art. 25–26, art. 29, art. 30, art. 94 oraz art. 237³;
• ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 78¹;
• ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.;
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej;
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO;
• ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy.

Czytaj więcej

• Kalkulator wynagrodzeń – jak obliczyć wynagrodzenie pracownika?