Wniosek o urlop wypoczynkowy – wzór do pobrania i zasady składania

Wniosek o urlop wypoczynkowy – wzór DOCX do pobrania

Poniżej możesz pozostawić obecny, edytowalny wzór wniosku w formacie DOCX. Pracownik może uzupełnić go na komputerze, wydrukować albo po wypełnieniu zapisać jako PDF.

Pobierz wniosek o urlop [WZÓR]

Przykładowa treść wniosku o urlop wypoczynkowy

Miejscowość i data: …………………………………………….

Dane pracownika:
Imię i nazwisko: …………………………………………….
Stanowisko: …………………………………………….
Dział: …………………………………………….

Dane pracodawcy:
Nazwa firmy: …………………………………………….

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego

Zwracam się z prośbą o udzielenie urlopu wypoczynkowego w okresie od ……………….. do ……………….., w wymiarze …….. dni / …….. godzin, z puli urlopu przysługującego za …….. rok kalendarzowy.

Podpis pracownika: …………………………………………….

Decyzja pracodawcy lub przełożonego:
☐ wniosek zaakceptowany
☐ wniosek odrzucony

Data i podpis osoby akceptującej: …………………………………………….

Powyższa przykładowa treść wniosku może zostać dostosowana do procedur przyjętych w firmie. W formularzu można dodatkowo wskazać nazwisko przełożonego, numer ewidencyjny pracownika albo informację, czy wniosek dotyczy urlopu bieżącego, czy urlopu zaległego.

Podpis pracodawcy nie jest elementem wymaganym wprost przez przepisy dla zwykłego wniosku urlopowego. Istotne jest, aby z dokumentacji jasno wynikało, kto złożył wniosek, jakiego terminu dotyczył i czy został zaakceptowany.

Czy wniosek o urlop wypoczynkowy jest obowiązkowy?

Kodeks pracy nie wprowadza jednego obowiązkowego formularza wniosku o urlop wypoczynkowy. Określa jednak zasady ustalania terminu urlopu.

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli pracodawca nie tworzy planu urlopów, termin wypoczynku ustala po porozumieniu z pracownikiem.

Wniosek urlopowy jest więc najczęściej stosowanym sposobem udokumentowania prośby pracownika i decyzji pracodawcy. Może mieć formę papierową, wiadomości elektronicznej albo formularza w systemie HR.

Jeżeli regulamin pracy, procedura urlopowa lub inny dokument wewnętrzny określa konkretny sposób składania wniosków, pracownik powinien się do niego zastosować.

Dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego należą do dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę. Dokumentacja może być prowadzona w postaci papierowej albo elektronicznej.

Co powinien zawierać wniosek urlopowy?

Z wniosku powinny jasno wynikać następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika,
• zajmowane stanowisko lub dział, jeżeli ułatwia to identyfikację osoby,
• dane firmy albo oznaczenie pracodawcy,
• miejsce sporządzenia wniosku i data jego złożenia,
• rodzaj urlopu,
• termin planowanej nieobecności,
• liczba dni lub godzin urlopu,
• wskazanie roku, za który urlop ma zostać wykorzystany, jeżeli ma to znaczenie dla rozliczenia,
• podpis pracownika w przypadku dokumentu papierowego albo identyfikacja pracownika w systemie elektronicznym,
• informacja o akceptacji lub odmowie.

Wniosek o urlop wypoczynkowy nie musi zawierać uzasadnienia. Pracownik nie ma obowiązku wyjaśniać, w jaki sposób zamierza wykorzystać czas wypoczynku.

Uzasadnienie może być natomiast potrzebne, gdy pracownik prosi o przesunięcie wcześniej ustalonego terminu urlopu. Art. 164 § 1 Kodeksu pracy wskazuje, że taki wniosek powinien być umotywowany ważnymi przyczynami.

Jak wypełnić wniosek o urlop wypoczynkowy?

Aby prawidłowo wypełnić wniosek, warto wykonać cztery kroki.

1. Sprawdź dostępny wymiar urlopu

Przed złożeniem wniosku pracownik powinien sprawdzić liczbę dni lub godzin pozostających do wykorzystania. W przypadku osób pracujących w zmiennych harmonogramach znaczenie ma nie tylko liczba dni wolnego, ale także liczba godzin zaplanowanych w terminie urlopu.

2. Wskaż dokładny termin urlopu

Należy podać pierwszy i ostatni dzień planowanej nieobecności.

Jeżeli pracownik wnioskuje o wolne od poniedziałku do piątku i zgodnie z harmonogramem są to jego dni pracy, z puli zostanie odjętych pięć dni urlopu. Soboty, niedziele i święta nie obniżają wymiaru urlopu, jeżeli zgodnie z rozkładem czasu pracy są dla pracownika dniami wolnymi.

3. Określ liczbę dni lub godzin

Urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym liczbie godzin zaplanowanych na dany dzień.

Jeden dzień urlopu odpowiada co do zasady 8 godzinom, chyba że pracownika obowiązuje inna dobowa norma czasu pracy.

4. Przekaż wniosek do akceptacji

Wniosek może być kierowany bezpośredniemu przełożonemu, pracodawcy albo do działu kadr – zależnie od zasad obowiązujących w firmie.

Pracownik powinien upewnić się, że osoba uprawniona zdążyła zaakceptować wniosek przed rozpoczęciem planowanej nieobecności.

Kiedy należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy?

Przepisy nie określają jednego terminu, w którym zwykły wniosek o urlop wypoczynkowy należy złożyć najpóźniej. Termin może wynikać z regulaminu pracy, planu urlopów, procedury wewnętrznej albo przyjętej praktyki.

Warto przekazać wniosek z takim wyprzedzeniem, aby pracodawca mógł ocenić wpływ nieobecności pracownika na organizację pracy i zapewnienie normalnego toku działania firmy.

Inna zasada obowiązuje przy urlopie na żądanie. Wniosek o urlop na żądanie należy złożyć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Ze względów organizacyjnych i zgodnie z orzecznictwem najlepiej zgłosić go przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z harmonogramu.

Czy samo złożenie wniosku oznacza zgodę na urlop?

Nie. Samo złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy co do zasady nie uprawnia pracownika do pozostania w domu.

Termin urlopu powinien zostać ustalony z pracodawcą, a wniosek zaakceptowany zgodnie z procedurą obowiązującą w zakładzie pracy. Rozpoczęcie urlopu bez zgody może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika.

Także wpisanie terminu do planu urlopów nie powinno zastępować sprawdzenia zasad przyjętych w danej firmie. Jeżeli pracodawca wymaga dodatkowego potwierdzenia przed rozpoczęciem urlopu, pracownik powinien je uzyskać.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego?

Pracodawca może nie zaakceptować terminu wskazanego przez pracownika, jeżeli nieobecność utrudniłaby zapewnienie normalnego toku pracy.

W praktyce powodem może być na przykład kumulacja wniosków kilku osób, konieczność zachowania minimalnej obsady, sezonowe spiętrzenie zadań albo ważny termin realizacji projektu. Odmowa nie może jednak opierać się na kryteriach dyskryminujących.

Nie oznacza to, że pracodawca może stale uniemożliwiać wykorzystanie wypoczynku. Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Niewykorzystanego urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Kiedy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek?

Szczególne zasady dotyczą między innymi:

• urlopu bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego – na wniosek uprawnionego pracownika pracodawca ma obowiązek udzielić wypoczynku bezpośrednio po zakończeniu tych urlopów;
• urlopu na żądanie – co do zasady pracodawca powinien udzielić maksymalnie 4 dni w terminie wskazanym przez pracownika, choć w wyjątkowych sytuacjach związanych z nadużyciem prawa lub szczególnie ważnym interesem pracodawcy możliwa jest odmowa;
• urlopu w okresie wypowiedzenia – w tym przypadku pracodawca może udzielić urlopu jednostronnie, bez wniosku pracownika.

Plan urlopów a wniosek pracownika

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Wniosek pracownika nie jest więc dla pracodawcy bezwzględnie wiążący, ale powinien zostać uwzględniony przy tworzeniu planu. Planem urlopów nie obejmuje się czterech dni urlopu na żądanie.

Pracodawca nie musi tworzyć planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę albo gdy u pracodawcy nie działa taka organizacja. Wówczas termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem.

W obu modelach wniosek urlopowy pomaga udokumentować uzgodniony termin i późniejsze rozliczenie nieobecności.

Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi?

Zgodnie z art. 154 Kodeksu pracy wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – gdy okres zatrudnienia wynosi co najmniej 10 lat.

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Do stażu urlopowego wlicza się także okresy nauki, przy czym okresy ukończenia poszczególnych szkół nie sumują się. Ukończenie szkoły wyższej oznacza wliczenie 8 lat do stażu, od którego zależy wymiar urlopu.

Czytaj więcej: 20 czy 26 dni urlopu wypoczynkowego?

Zmiany w stażu urlopowym od 2026 roku

Od 2026 roku do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia urlopowe, mogą zostać wliczone również odpowiednio udokumentowane okresy:

• prowadzenia działalności gospodarczej,
• wykonywania umowy zlecenia,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• świadczenia usług na zasadach właściwych dla zlecenia,
• wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy,
• innych okresów wskazanych w art. 302¹ Kodeksu pracy.

Nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 roku w sektorze finansów publicznych, a od 1 maja 2026 roku u pozostałych pracodawców.

Jeżeli po doliczeniu tych okresów pracownik osiągnie co najmniej 10-letni staż, może uzyskać prawo do urlopu w wyższym wymiarze.

Jeżeli wcześniej wykorzystał już urlop za dany rok w wymiarze 20 dni, przysługuje mu urlop uzupełniający w wymiarze 6 dni przy pełnym etacie. Przy niepełnym etacie wymiar ustala się proporcjonalnie.

Pierwszy urlop wypoczynkowy – jak obliczyć wymiar?

Pracownik podejmujący pierwszą pracę na podstawie umowy o pracę nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Przy podstawowym wymiarze 20 dni jest to 1,66 dnia za każdy pełny miesiąc pracy.

Warto jednak pamiętać, że przepisy nie nakazują zaokrąglania każdej miesięcznej części pierwszego urlopu do pełnego dnia. Pracodawca może zastosować rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika, ale nie powinien automatycznie przyjmować, że po każdym przepracowanym miesiącu przysługują 2 pełne dni.

Czy urlop musi obejmować 14 dni?

Na wniosek pracownika urlop może zostać podzielony na części. W takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie oznacza to konieczności wykorzystania 14 dni urlopu z puli. Do okresu nieprzerwanego wypoczynku wlicza się również weekendy, święta i inne dni wolne wynikające z harmonogramu.

Przykładowo pracownik pracujący od poniedziałku do piątku może uzyskać 16 kolejnych dni wolnego, wykorzystując 10 dni urlopu pomiędzy dwoma weekendami.

Ostateczna liczba godzin odjętych z puli zawsze zależy jednak od rozkładu czasu pracy konkretnego pracownika.

Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem?

Niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy. Pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku.

Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z zaległego urlopu najpóźniej 30 września.

Niewykorzystane dni urlopu na żądanie także pozostają częścią urlopu wypoczynkowego, ale w kolejnym roku nie zachowują szczególnego charakteru „na żądanie”.

Pracownik otrzymuje nową pulę maksymalnie 4 dni na żądanie w ramach urlopu przysługującego za nowy rok kalendarzowy.

Wniosek urlopowy w formie papierowej czy elektronicznej?

Zwykły wniosek o urlop wypoczynkowy może być złożony w formie papierowej lub elektronicznie, jeżeli taki sposób przewidują zasady przyjęte przez pracodawcę.

Może to być formularz w systemie HR, wiadomość e-mail albo inny sposób pozwalający zidentyfikować pracownika, termin urlopu oraz decyzję osoby uprawnionej.

Papierowy wniosek wymaga ręcznego uzupełnienia, przekazania do przełożonego i późniejszego wprowadzenia danych do ewidencji.

Elektroniczny obieg ogranicza te formalności: pracownik widzi swój aktualny limit, wybiera termin w kalendarzu, a przełożony może zaakceptować wniosek z dowolnego miejsca. Informacja o decyzji trafia następnie do pracownika i działu kadr.

Elektroniczne wnioski urlopowe w systemie HRappka

System HRappka umożliwia obsługę wniosków urlopowych bez papierowych formularzy. Pracownik składa wniosek przez Portal Pracowniczy, wskazuje rodzaj i termin nieobecności, a system przekazuje dokument do odpowiedniej osoby akceptującej.

Przełożony otrzymuje powiadomienie i może zaakceptować albo odrzucić wniosek.

Elektroniczne wnioski urlopowe pomagają także:

• kontrolować aktualny wymiar urlopu i wykorzystane dni,
• ograniczyć ryzyko nakładania się nieobecności w zespole,
• zachować historię złożenia i akceptacji dokumentu,
• automatycznie przekazać dane do ewidencji czasu pracy,
• uporządkować dokumentację związaną z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego.

Dzięki temu pracownik nie musi szukać druku, a dział kadr nie przepisuje ręcznie danych z papierowego formularza.

Najczęściej zadawane pytania o wniosek o urlop wypoczynkowy

Czy wniosek o urlop wypoczynkowy można wysłać e-mailem?

Tak, jeżeli pracodawca dopuszcza taki sposób składania wniosków. Kodeks pracy nie zastrzega dla zwykłego wniosku urlopowego obowiązkowej formy pisemnej.

Najbezpieczniej korzystać z kanału wskazanego w regulaminie pracy, procedurze urlopowej lub systemie HR.

Czy wniosek musi zawierać podpis pracownika?

W przypadku papierowego formularza podpis pracownika potwierdza jego autorstwo.

Przy wniosku elektronicznym wystarczająca może być identyfikacja przez konto użytkownika, służbowy adres e-mail lub inny przyjęty sposób uwierzytelnienia. Przepisy nie wymagają, aby każdy wniosek zawierał odręczne podpisy obu stron.

Czy pracownik może rozpocząć urlop bez zaakceptowanego wniosku?

Co do zasady nie. Pracownik powinien uzyskać potwierdzenie udzielenia urlopu zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy.

Samo wysłanie prośby nie usprawiedliwia nieobecności.

Czy pracodawca może zmienić wcześniej zaakceptowany termin urlopu?

Przesunięcie terminu przez pracodawcę jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Pracodawca może również odwołać pracownika z rozpoczętego urlopu, gdy jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wypoczynku.

Czy można złożyć wniosek o kilka dni urlopu?

Tak. Urlop może być dzielony na części na wniosek pracownika.

Należy jednak pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą co najmniej jedna część wypoczynku w roku powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 152–168 oraz art. 302¹.
• Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2025 r. poz. 1423.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.