Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

System kadrowo-płacowy to dziś nie tylko narzędzie do naliczania wynagrodzeń, ale centrum zarządzania procesami HR w firmie. Odpowiada za obsługę kadr i płac, ewidencję czasu pracy, dokumentację pracowniczą, rozliczenia z ZUS i urzędami, a coraz częściej również za automatyzację codziennych obowiązków działu HR. Wybór odpowiedniego rozwiązania ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami oraz komfort pracy pracowników i managerów.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

System kadrowo-płacowy musi być dopasowany do wielkości organizacji i branży

Zacznijmy od podstaw. Na rynku dostępnych jest wiele systemów kadrowo-płacowych, jednak nie każde rozwiązanie będzie odpowiednie dla każdej firmy. Przed wdrożeniem warto dokładnie przeanalizować potrzeby organizacji — zarówno obecne, jak i te, które mogą pojawić się wraz z rozwojem biznesu.

Dobrym przykładem są firmy produkcyjne, gdzie system kadrowo-płacowy powinien umożliwiać rozliczanie pracy zmianowej, nadgodzin i dodatków za pracę nocną. Z kolei w branży IT lub usługowej większe znaczenie może mieć elektroniczny obieg dokumentów, rozliczanie pracy zdalnej samoobsługa pracownicza czy integracja z narzędziami do zarządzania projektami i czasem pracy.

Małe, kilkuosobowe przedsiębiorstwa

Mała firma zatrudniająca kilka lub kilkanaście osób zazwyczaj potrzebuje prostego systemu kadrowo-płacowego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, naliczania wynagrodzeń, generowania umów czy wysyłki deklaracji do ZUS i urzędów. W takim przypadku kluczowe będą intuicyjna obsługa, szybkie wdrożenie oraz możliwość automatyzacji podstawowych procesów kadrowo-płacowych bez konieczności angażowania dużego działu HR.

Średnie i duże organizacje

Zupełnie inne potrzeby ma średnia lub duża organizacja zatrudniająca kilkuset pracowników, posiadająca wiele działów, oddziałów lub różne modele zatrudnienia. Tego typu firmy często mierzą się z bardziej złożonymi procesami: rozliczaniem pracy zmianowej, obsługą wielu list płac, kontrolą limitów urlopowych, zarządzaniem uprawnieniami użytkowników czy integracją systemu kadrowo-płacowego z ERP, programem księgowym lub systemem RCP. W praktyce oznacza to, że oprogramowanie musi być skalowalne i gotowe do obsługi większej liczby procesów oraz użytkowników.

Agencje pracy i firmy zatrudniające cudzoziemców

Jeszcze inne potrzeby mają agencje pracy tymczasowej oraz firmy zatrudniające dużą liczbę pracowników sezonowych lub cudzoziemców. W ich przypadku system kadrowo-płacowy musi być przygotowany do obsługi bardzo dużej rotacji pracowników, wielu typów umów oraz częstych zmian grafików i stawek wynagrodzeń.

Kluczowe stają się także funkcje związane z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców, kontrolą terminów dokumentów pobytowych, masowym generowaniem umów czy szybkim rozliczaniem czasu pracy dla setek osób jednocześnie. Bez odpowiednio dopasowanego systemu większość tych procesów wymaga ręcznej pracy.

Warto również pamiętać, że źle dopasowany system kadrowo-płacowy może szybko stać się ograniczeniem dla firmy. Oprogramowanie, które sprawdza się przy 10 pracownikach, często przestaje być wystarczające przy 100 lub 200 osobach na pokładzie. Dlatego wybierając system kadrowo-płacowy, warto myśleć nie tylko o bieżących potrzebach organizacji, ale również o jej dalszym rozwoju.

Jeden, kompleksowy program kadrowo płacowy czy kilka różnych narzędzi?

Wiele firm korzysta dziś z kilku oddzielnych narzędzi do obsługi procesów kadrowych i płacowych.

Jeden program służy do naliczania wynagrodzeń, drugi do ewidencji czasu pracy, trzeci do rekrutacji, a jeszcze inny do elektronicznego obiegu dokumentów czy podpisywania umów.

Na pierwszy rzut oka takie rozwiązanie może wydawać się wygodne, jednak w praktyce bardzo często prowadzi do chaosu organizacyjnego, ręcznego przepisywania danych oraz problemów z komunikacją między systemami.

Dobry system kadrowo-płacowy powinien integrować najważniejsze procesy HR w jednym miejscu. Dzięki temu dział kadr i płac nie musi wielokrotnie wprowadzać tych samych danych do różnych programów, a ryzyko błędów znacząco się zmniejsza.

Przykładowo — jeśli pracownik złoży wniosek urlopowy w systemie, informacja automatycznie trafia do ewidencji czasu pracy i wpływa na naliczenie wynagrodzenia. Bez integracji takie procesy często wymagają ręcznej aktualizacji danych w kilku narzędziach jednocześnie.

Nie oznacza to jednak, że jeden rozbudowany system kadrowo-płacowy zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem. Niektóre firmy posiadają już wyspecjalizowane narzędzia, np. rozbudowane systemy ERP, platformy do planowania produkcji lub zaawansowane rozwiązania księgowe. W takiej sytuacji kluczowe staje się sprawdzenie możliwości integracji. Nowoczesny system kadrowo-płacowy powinien umożliwiać łatwą wymianę danych z innymi narzędziami wykorzystywanymi w organizacji — bez konieczności ręcznego eksportowania plików i przepisywania informacji.

Przed wyborem oprogramowania kadrowo płacowego warto więc odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań:

• Czy firma chce zarządzać wszystkimi procesami HR w jednym miejscu?
• Jakie systemy już funkcjonują w organizacji i ile kosztują?
• Czy nowe oprogramowanie będzie można z nimi zintegrować?

Najważniejsze funkcje systemu kadrowo- płacowego

E-dokumentacja pracownicza. Dostępna online, w chmurze, zawsze kiedy jej potrzebujesz

Funkcjonalność elektronicznej teczki pracownika umożliwia tworzenie jasnej i przejrzystej e-dokumentacji pracowniczej oraz prowadzenie indywidualnych akt osobowych. Główne zalety takiego rozwiązania to łatwy dostęp online. Program działa w chmurze na każdym urządzeniu bez konieczności instalacji. Również szybki dostęp z dowolnego miejsca do niezbędnych informacji ułatwia obsługę pracowników. Elektroniczna dokumentacja pracownicza eliminuje do minimum dokumentację papierową i usprawnia obsługę pracowników. Dzięki nowoczesnym narzędziom przechowywanie danych nigdy nie było łatwiejsze.

Warto wiedzieć, że prowadzenia elektronicznych akt osobowych jest w pełni zgodne z polskim prawem. Więcej o tym dowiesz się na webinarze „E-teczka bez mitów” z Karoliną Niedzielską.

Przypomnienia o terminach szkoleń BHP, mijających terminach badań lekarskich czy ważności dokumentów legalizacyjnych pozwalają na jeszcze łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. Możliwość ustawienia przypomnień w określonych interwałach pozwala uniknąć przeoczenia terminów.

Zobacz, jak może wyglądać e-teczka w systemie kadrowo płacowym

Generowanie umów i dokumentów

Dobry system kadrowo płacowy do zarządzania kadrami powinien umożliwiać szybkie generowanie różnych typów umów i dokumentów np. dzięki zastosowaniu własnych szablonów.

Generowanie dokumentów na podstawie danych z profilu pracownika pozwala generować odpowiednie dokumenty nawet w kilka sekund. W przypadku dużych firm, czy agencji pracy, ważne jest również masowe generowanie umów, czy dokumentów.

Przykładowo, generowanie wydruków w systemie HRappka pozwala nie tylko na sporządzanie umów w kilka sekund, ale również na sprawne tworzenie dokumentów z danymi pracowników (np. regulaminem wynagrodzenia, czy regulaminem pracy zdalnej). Oszczędzającym czas rozwiązaniem jest możliwość wysłania dokumentów do podpisu elektronicznego przez pracowników.

Moduł ewidencjonowania czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. System HR powinien umożliwiać rejestrowanie czasu pracy pracowników, zarówno poprzez wpisywanie przez pracowników kodu, jak i w formie prostego raportowania, czy też zintegrowania systemu z kartami pracowniczymi. Dzięki automatyzacji procesów rozliczania czasu pracy system kadrowy znacznie ułatwia zarządzanie pracownikami w organizacji.

Dodatkowo, idealnie jeśli pracownik dzięki portalowi pracowniczemu ma dostęp do systemu kadrowego z ewidencją czasu pracy, dzięki czemu będzie mógł raportować swój czas pracy oraz nieobecności.

Pracodawca natomiast powinien mieć możliwość automatycznego obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W ramach ewidencji nieobecności pracowników, warto również, aby program kadrowo płacowy obsługiwał automatyczny import zwolnień z ZUS PUE.

Zobacz, jak może wyglądać przykładowa ewidencja czasu pracy w elektronicznym kalendarzu programu kadrowo płacowego

Ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat od momentu zakończenia współpracy, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy czas. W związku z tym, najefektywniejszym sposobem gromadzenia danych ewidencji czasu pracy będzie wyspecjalizowane oprogramowanie z serwerami w chmurze.

Dowiedz się więcej:Ewidencja czasu pracy w HRappka, Elektroniczne wnioski urlopowe w HRappka

Automatyczne naliczanie wynagrodzeń i generowanie list płac

Automatyzacja rozliczania czasu pracy w nowoczesnym oprogramowaniu znacznie przyspiesza pracę działu HR, zarówno w dużych firmach, jak i mniejszych organizacjach. Możliwość rozliczenia nawet kilkuset pracowników na raz czy rozliczenia umów (w tym rozliczanie umów cywilnoprawnych) w oparciu o grafik to konieczność w każdej firmie.

Tworzenie automatycznych list płac, rozliczanie umów cywilnoprawnych, automatyczne wyliczanie wynagrodzenia to niektóre z funkcjonalności, które ułatwią sporządzanie dokumentów związanych z rozliczeniami. Rozliczanie wynagrodzeń pracowników nigdy nie było prostsze.

Dodatkowym usprawnieniem dla działu kadr i płac jest łatwy import danych do rozliczeń oraz możliwość generowania przelewów bankowych automatycznie na podstawie list płac oraz rachunków. Ciekawym usprawnieniem jest także, nie tylko automatycznie tworzenie listy płac, ale też rachunków do UZ. Godna uwagi jest możliwość bezpośredniego importowania godzin pracy z grafiku pracownika do rozliczenia, czy opcja definiowania stawek np. stawek godzinowych, dziennych, czy np. miesięcznych netto.

Ważna jest również możliwość dodawania pracownikom potrąceń (np. za benefity pracownicze, czy zakwaterowanie) lub zwrotów (np. za pranie odzieży).

Warto zwrócić uwagę na możliwość dodawania zaliczek oraz różnego rodzaju premii. Dobry program kadrowo płacowy znacząco usprawnia naliczanie wynagrodzeń pracownikom.

Sprawdź jak wygląda nowy moduł płacowy w systemie HRappka

Efektywna komunikacja z pracownikami (samoobsługa pracownicza)

Portal pracowniczy to nowoczesne narzędzie, pozwalające na znaczne skrócenie czasu poświęcanego na obsługę spraw administracyjnych w działach HR. Dzięki portalowi pracownik ma natychmiastowy wgląd w swoje dane, grafik, umowy, paski płacowe. Dodatkowo ma możliwość samodzielnego wprowadzenia urlopów (elektroniczne wnioski urlopowe), a także dostęp do wysyłania wniosków i zapytań (np. o zaświadczenie o zarobkach). Dzięki temu, osoby zatrudnione w firmie mają wygodny dostęp do informacji, bez potrzeby angażowania działu kadrowego (HR).

Co więcej, portal pracowniczy pozytywnie wpływa na postrzeganie firmy jako nowoczesnej i dynamicznej.

Zobacz jak wygląda portal pracowniczy w HRappce

Legalizacja pracy cudzoziemców

Organizacje zajmujące się zatrudnianiem cudzoziemców potrzebują systemu, który zautomatyzuje kluczowe aspekty związane z legalizacją pracy. Od generowania oświadczeń i zezwoleń na pracę oraz ich automatyczną wysyłkę do urzędu, po przypomnienia o ważności dokumentów legalizacyjnych. Narzędzie pozwalające na gromadzenie informacji w jednym miejscu ułatwia legalizację zatrudnienia cudzoziemców.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

System kadrowy powinien zapewniać możliwość automatycznego generowania przystąpień pracowników do PPK oraz generowanie raportów przystąpień, rezygnacji, czy wznowień. Program kadrowy powinien posiadać również rejestr przystąpień i rezygnacji oraz raport zbiorczy składek. Rozliczenia roczne z US (deklaracje PIT) i deklaracje ZUS w jednym miejscu

Automatyczne generowanie i wysyłka deklaracji

Dobry program kadrowo-płacowy musi pozwalać na sprawne generowanie deklaracji podatkowych firmy oraz pracowników oraz integrację z serwisem praca.gov. Masowe generowanie deklaracji (e deklaracje) do Urzędu Skarbowego oraz możliwość wysyłania deklaracji podatkowych do pracowników znacząco skraca czas pracy i ułatwia sporządzanie deklaracji.

Analogicznie powinno wyglądać generowanie deklaracji do ZUS. Nowoczesne systemy dla kadr i płac pozwalają tworzyć deklaracje rejestracji / wyrejestrowania pracowników oraz umożliwiają rejestrację członków rodziny pracownika do ZUS.

Ważna jest również integracja z programami księgowymi czy kadrowymi. Usprawnia to m.in. pracę biur rachunkowych, pozwala na eksportowanie deklaracji ZUS do programu Płatnik, czy importowanie nieobecności chorobowych pracowników z ZUS PUE (e-ZLA).

Integracja z innymi programami

Kompleksowy system kadrowy powinien umożliwiać integrację z aplikacjami zewnętrznymi oraz pozwalać m.in. na bezpośredni eksport dokumentów do programów kadrowych, czy programów księgowych z których korzysta Twoja firma. HRappka umożliwia eksport danych m.in do programu Płatnik, SYMFONIA FK, LEFTHAND, DGCS, Comarch ERP Optima Płace, Gratyfikant.

Efektywne zarządzanie infrastrukturą IT w firmie pozwala na pełną synchronizację wszystkich systemów. Warto o tym pomyśleć na etapie wyboru odpowiedniego systemu.

Gwarancja zgodności oprogramowania z obowiązującymi przepisami prawa pracy

Oprogramowanie kadrowo-płacowe musi być na bieżąco aktualizowane i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Jest to podstawowe kryterium przy wyborze właściwego narzędzia do zarządzania pracownikami. Zmiany w prawie pracy oraz przepisach muszą znaleźć natychmiastowe odzwierciedlenie w procesach kadrowo płacowych każdej organizacji. Dobry program kadrowy uwzględnia wszystkie wymogi prawne.

Wybierając program kadrowy, należy zwrócić uwagę na bezpieczeństwo przechowywanych danych. Program kadrowo płacowy powinien być zabezpieczony na kilku płaszczyznach: fizycznie przed utratą danych oraz logicznie przed niepowołanym dostępem.

Zgodność z RODO i polskim prawem pracy to z pewnością coś, na co trzeba zwrócić uwagę przy wyborze systemu kadrowo-płacowego.

Wsparcie we wdrożeniu i obsłudze aplikacji

Samo wykupienie dostępu do odpowiedniego systemu to dopiero połowa sukcesu. Kluczowe jest również jego odpowiednie wdrożenie: przeanalizowanie dotychczasowych procesów i dopasowanie systemu do procesów HR obecnych w firmie. Ważna jest odpowiednia automatyzacja wybranych procesów oraz nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom kadrowym wraz z opiekunem po stronie oprogramowania.

Ważne również, aby oprogramowanie dla HR posiadało bazę wiedzy, w której znajdują się instrukcje obsługi, czy filmy instruktażowe, dzięki czemu nie trzeba dzwonić na linię wsparcia, aby uzyskać informacje o działaniu systemu.

Jednak linia wsparcia (telefoniczna lub mailowa), również może się okazać nieoceniona, dlatego warto sprawdzić, czy dostawca oprogramowania oferuje takie wsparcie.

System kadrowo płacowy – podsumowanie

Aby zautomatyzować kadry i płace w firmie, wybierając system kadrowy do swojej firmy należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• Dogłębna analiza potrzeb kadrowo-płacowych na początkowym etapie wyboru oprogramowania. Pozwoli ona na dostosowanie narzędzia do potrzeb organizacji, a w późniejszym etapie znacząco usprawni jego wdrożenie. 
• Oprogramowanie dla działu kadr i płac powinno maksymalnie usprawniać działanie działu. Obejmować powinno pomoc we wszystkich czynnościach począwszy od tworzenia listy płac, wypłacania wynagrodzeń, po zarządzenie czasem pracy, czy rozliczanie z US i ZUS.
• Sprawdzenie kompatybilności narzędzia z innymi rozwiązaniami używanymi w firmie (eksport i import danych z/do systemu). Należy sprawdzić do jakich programów i w jakim formacie eksportowane są dane.
• Z pewnością do wyboru odpowiedniego narzędzia np. na spotkania demonstracyjne warto zaangażować osoby z różnych działów firmy. Obok osób zajmującymi się kadrami warto zaprosić osoby odpowiedzialne za księgowość. Oraz przygotować obszerną listę pytań, które ułatwią nam wybór.
• O co warto zapytać? O wersję DEMO produktu, po to by zapoznać się z interfejsem i możliwościami programu. 
• Przed wyborem narzędzia zrób testy i porównaj ze sobą kilka systemów (wykorzystaj do tego np. ranking programów kadrowo-płacowych).