Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 – nowe przepisy w Kodeksie pracy

Od momentu wybuchu pandemii praca zdalna stała się niezwykle popularna. Nie była natomiast regulowana prawnie, ponieważ w Kodeksie pracy istniały zapisy tylko w obszarze telepracy, które nie uwzględniały realnych potrzeb pracodawców i pracowników.

Praca zdalna w Kodeksie pracy pojawiła się wraz z ustawą z dnia 1 grudnia 2022 roku, a nowe przepisy w Kodeksie pracy wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r. Jakie są warunki wykonywania pracy zdalnej? Jak wypłyną one na organizację pracy spoza biura? Gdzie powinien być zamieszczony regulamin pracy zdalnej? Praca zdalna w Kodeksie pracy – co wynika z wprowadzenia jej definicji? Zapraszamy do lektury.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna to częściowe lub całkowite wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Praca zdalna może obywać się pod adresem zamieszkania pracownika i wykonywana jest z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Pracownik nie może dowolnie zmieniać i ustalać miejsca pracy, jego obowiązkiem jest poinformowanie pracodawcy o każdej planowanej zmianie i uzyskanie zgody.

Praca zdalna – warunki

Warunki wykonywania pracy zdalnej mogą być uzgodnione podczas zawierania umowy pracę lub w trakcie zatrudnienia. Jeżeli w trakcie zatrudnienia pracownik wystąpił z taką prośbą, powinna być ona złożona w postaci papierowej lub elektronicznej.

W szczególnych przypadkach pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej:

• w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego – do 3 miesięcy po odwołaniu

• z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie zakładu pracy), z powodu której zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest możliwe

Konieczne jest potwierdzenie przez pracownika, że posiada warunki lokalowe i techniczne, dzięki którym praca zdalna będzie możliwa. Polecenie wykonywania pracy zdalnej może zostać cofnięte, przynajmniej z dwudniowym wyprzedzeniem.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, w stworzonym przez pracodawcę regulaminie lub w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, przy uszanowaniu prywatności pracownika.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Wniosek o wykonywanie pracy zdalnej może złożyć również pracownik. Pracodawca w kilku przypadkach ma obowiązek rozpatrzeć taką prośbę:

• pracownica jest w ciąży

• pracownik wychowuje dziecko do 4 r.ż.

• pracownik sprawuje opiekę na innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanych lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

• pracownik, którego dziecko posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju lub orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

Pracodawca może odmówić takiemu pracownikowi, tylko w przypadku, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na jej organizację lub rodzaj. Przyczyna odmowy musi być dla pracownika jasna.

W pozostałych przypadkach pracodawca nie musi się godzić na zmianę warunków zatrudnienia.

Obowiązki pracodawcy

W przypadku pracy zdalnej pracodawca zobowiązany jest do:

• określenia zasady wykonywania pracy zdalnej

• zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi do pracy (pracownik może korzystać z prywatnych urządzeń, pod warunkiem, jeżeli zapewniają bezpieczeństwo pracy i uzgodnione zostało to z pracodawcą)

• zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia kosztów tych czynności, a także zwrotu kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych

• pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej

• zapewnienia szkoleń związanych z tym rodzajem pracy

• umożliwienia pracownikowi przebywania na terenie zakładu pracy, spotkań z innymi pracownikami oraz korzystania z ogólnych świadczeń socjalnych

• oceny ryzyka zawodowego

• realizowania obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

• zapewnienia szkoleń BHP

Obowiązki pracownika

Pracownik wykonujący pracę zdalną zobowiązany jest do:

• wskazania miejsca, w którym wykonywana będzie praca zdalna

• uzyskania zgody od pracodawcy

• zapewnienia sobie odpowiednich warunków lokalowych i technicznych

• poinformowania pracodawcy o każdej zmianie

• zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego i informacją o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy

• zapoznania się z procedurami ochrony danych osobowych

• przekazania informacji niezbędnych do porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość

W jakich przypadkach praca zdalna nie jest możliwa?

W kilku przypadkach wykonywanie pracy zdalnej nie może być brane pod uwagę. Mowa tu o pracach:

• szczególnie niebezpiecznych

• z czynnikami chemicznymi, które stwarzają zagrożenie

• w których przekraczana jest norma czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych

• w których wydzielane są szkodliwe lub radioaktywne substancje oraz takie, które powodują uciążliwe zapachy lub intensywne brudzenie

Praca zdalna okazjonalna

Na wniosek pracownika możliwe jest wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej – maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Oznacza to, że pracownik może wystąpić z takim wnioskiem, w przypadku, gdy nagle musi pozostać w domu, jednak może w tym czasie świadczyć pracę.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240)

Zatrudniaj i obsługuj pracowników w jednym systemie

W programie kadrowo-płacowym HRappka przeprowadzisz cały cykl życia pracownika w organizacji. Od momentu rekrutacji, po podpisanie każdego rodzaju umowy, obsługę dokumentacji pracowniczej, ewidencję czasu pracy i rozliczenia.

W naszym kalkulatorze wynagrodzeń policzysz wynagrodzenie pracownika netto i brutto wraz ze wszystkimi składowymi oraz kosztami pracodawcy. Dodatkowo system dostosowywany jest do wszystkich zmian w Kodeksie pracy i prawie.

Czytaj więcej

• Regulamin pracy zdalnej – wzór 2024/2025
• Kalkulator wynagrodzeń
• Dokumenty do zatrudnienia nowego pracownika
• Program kadrowo-płacowy
• Praca zdalna cudzoziemca – na jakich zasadach jest możliwa?