Obwieszczenie o czasie pracy – zasady i obowiązki pracodawcy

Obwieszczenie o czasie pracy określa obowiązujące u pracodawcy systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe. Dokument jest potrzebny przede wszystkim w tych zakładach pracy, w których zasad tych nie ustalono w układzie zbiorowym pracy ani w regulaminie pracy.

Kiedy pracodawca musi wydać obwieszczenie? Jakie zapisy powinny znaleźć się w jego treści? W jaki sposób podać dokument do wiadomości pracowników? Poniżej wyjaśniamy najważniejsze zasady wynikające z art. 150 Kodeksu pracy.

Czym jest obwieszczenie w sprawie organizacji czasu pracy?

Obwieszczenie o czasie pracy jest wewnątrzzakładowym dokumentem, w którym pracodawca ustala:

• systemy czasu pracy,
• rozkłady czasu pracy,
• przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy.

Podstawę prawną stanowi art. 150 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem wskazane zasady ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo – w określonych przypadkach – właśnie w obwieszczeniu.

Obwieszczenie nie jest tym samym co indywidualny grafik pracownika. Określa ogólne zasady obowiązujące w zakładzie pracy lub w poszczególnych grupach pracowników. Przykładowo może wskazywać, że pracownicy biurowi pracują od poniedziałku do piątku w systemie podstawowym, natomiast pracownicy budowlani wykonują pracę zmianową zgodnie z harmonogramami przygotowywanymi na kolejne okresy.

Jeżeli konkretny rozkład czasu pracy pracownika wynika bezpośrednio z obwieszczenia, pracodawca nie musi przygotowywać dla niego dodatkowego harmonogramu. W przypadku zmiennych godzin lub dni pracy konieczne może być jednak sporządzanie indywidualnych grafików na zasadach określonych w art. 129 Kodeksu pracy.

Kiedy należy wprowadzić obwieszczenie o czasie pracy?

Obwieszczenie o czasie pracy powinien przygotować pracodawca, u którego systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe nie zostały ustalone w układzie zbiorowym ani w regulaminie pracy.

W praktyce dokument dotyczy najczęściej mniejszych pracodawców, którzy:

• nie są objęci układem zbiorowym pracy,
• zatrudniają mniej niż 50 pracowników,
• nie wprowadzili dobrowolnie regulaminu pracy,
• nie są obowiązani do ustalenia regulaminu pracy na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, o ile w zakresie objętym regulaminem nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 osób może ustanowić regulamin dobrowolnie. Jeżeli zatrudnia co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, regulamin pracy staje się obowiązkowy, gdy wystąpi o niego zakładowa organizacja związkowa.

Oznacza to, że sama niewielka liczba zatrudnionych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku określenia zasad czasu pracy. Jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu pracy, odpowiednie ustalenia powinien zawrzeć w obwieszczeniu.

Obwieszczenie a dobrowolny regulamin pracy

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może zdecydować się na wprowadzenie regulaminu pracy mimo braku ustawowego obowiązku. Jeżeli w regulaminie prawidłowo określi systemy, rozkłady i okresy rozliczeniowe czasu pracy, nie ma potrzeby powielania tych samych zasad w odrębnym obwieszczeniu.

Co powinno zawierać obwieszczenie o czasie pracy?

Obowiązkowa treść obwieszczenia wynika bezpośrednio z art. 150 § 1 Kodeksu pracy. Dokument powinien określać trzy podstawowe elementy organizacji czasu pracy.

Treścią obwieszczenia mogą być objęte różne grupy zatrudnionych. Pracodawca może więc określić oddzielne rozkłady czasu pracy dla pracowników biurowych, pracowników produkcyjnych, pracowników budowlanych lub osób pracujących w systemie zmianowym.

W praktyce warto również wskazać:

• dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, jeżeli jest on stały,
• godziny rozpoczynania i kończenia pracy,
• liczbę zmian i przedziały godzinowe poszczególnych zmian,
• sposób ustalania harmonogramów, jeżeli godziny pracy nie są stałe,
• grupy stanowisk objęte poszczególnymi systemami i rozkładami,
• datę podania dokumentu do wiadomości pracowników,
• datę wejścia obwieszczenia w życie.

Jakie systemy czasu pracy można wskazać w obwieszczeniu?

W zależności od organizacji pracy pracodawca może wprowadzić między innymi system podstawowy, równoważny lub zadaniowy. Samo wpisanie nazwy systemu nie jest jednak wystarczające. Sposób organizacji pracy musi odpowiadać warunkom przewidzianym dla danego systemu w Kodeksie pracy.

Nie wszystkie systemy mogą być wprowadzone wyłącznie poprzez obwieszczenie. Zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy oraz systemu pracy weekendowej następuje na podstawie umowy o pracę. Szczególne zasady dotyczą również systemu przerywanego czasu pracy. Wynika to z art. 150 § 2–6 Kodeksu pracy.

Czy obwieszczenie powinno określać częstotliwość wypłaty wynagrodzenia?

Art. 150 Kodeksu pracy nie wymaga, aby w obwieszczeniu o czasie pracy wskazywać:

• częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy,
• sposób usprawiedliwiania nieobecności,
• wykaz kar porządkowych,
• zasady bezpieczeństwa i higieny pracy,
• szczegółowe zasady przebywania na terenie zakładu pracy.

Są to zagadnienia właściwe dla regulaminu pracy, indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia albo innych procedur wewnętrznych. Można je umieścić w jednym szerszym obwieszczeniu organizacyjnym, ale należy wtedy wyraźnie odróżnić je od obowiązkowej treści obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 Kodeksu pracy.

Gdzie i jak ogłosić obwieszczenie?

Do obwieszczenia o czasie pracy stosuje się odpowiednio art. 104³ Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracodawca powinien podać jego treść do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy.

Może to nastąpić między innymi poprzez:

• wywieszenie dokumentu na tablicy ogłoszeń,
• opublikowanie go w firmowym intranecie,
• udostępnienie w portalu pracowniczym,
• przesłanie pracownikom wiadomości e-mail,
• umieszczenie dokumentu w miejscu dostępnym dla ogółu zatrudnionych.

Wybrany sposób powinien umożliwiać wszystkim pracownikom rzeczywiste zapoznanie się z treścią obwieszczenia. Samo przygotowanie dokumentu bez skutecznego podania go do wiadomości pracowników nie wystarczy.

Ze względów dowodowych warto zachować informację o:

• dacie ogłoszenia dokumentu,
• zastosowanym sposobie jego udostępnienia,
• okresie, przez który obwieszczenie było dostępne,
• treści dokumentu obowiązującej w danym okresie.

Kiedy obwieszczenie wchodzi w życie?

Obwieszczenie wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Nie powinno zatem wskazywać, że nowe systemy lub rozkłady czasu pracy obowiązują już w dniu jego ogłoszenia.

Wynika to z art. 150 § 7 w związku z art. 104³ § 1 Kodeksu pracy.

W treści dokumentu można zastosować zapis:

Niniejsze obwieszczenie wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.

Jeżeli pracodawca chce, aby obwieszczenie zaczęło obowiązywać w konkretnym terminie, powinien odpowiednio wcześniej podać je do wiadomości pracowników.

Zapoznanie nowego pracownika z treścią obwieszczenia

Pracodawca jest obowiązany zapoznać nowego pracownika z treścią obwieszczenia przed dopuszczeniem go do pracy. Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika.

Nie oznacza to natomiast, że wejście obwieszczenia w życie wobec dotychczasowych pracowników zależy od zebrania podpisu od każdej zatrudnionej osoby. Kluczowe jest prawidłowe podanie dokumentu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Przykładowy wzór obwieszczenia – co powinien zawierać?

Praktyczny wzór obwieszczenia o czasie pracy powinien zawierać:

1. nazwę i dane pracodawcy,
2. miejscowość oraz datę przygotowania dokumentu,
3. tytuł dokumentu,
4. podstawę prawną – art. 150 Kodeksu pracy,
5. wskazanie obowiązujących systemów czasu pracy,
6. opis rozkładów czasu pracy dla poszczególnych grup pracowników,
7. przyjęte okresy rozliczeniowe,
8. informację o dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, jeżeli jest stały,
9. sposób podania dokumentu do wiadomości pracowników,
10. informację o terminie wejścia w życie,
11. podpis pracodawcy lub osoby uprawnionej do jego reprezentowania.

Nie należy kopiować przykładowego wzoru bez wcześniejszego dostosowania go do rzeczywistej organizacji pracy. Inne zapisy będą właściwe dla firmy, w której wszyscy pracują od poniedziałku do piątku w systemie podstawowym, a inne dla zakładu stosującego pracę zmianową, równoważne normy czasu pracy lub kilka okresów rozliczeniowych.

Potrzebujesz gotowego dokumentu?
Pobierz edytowalny wzór obwieszczenia o czasie pracy i dostosuj systemy, rozkłady oraz okresy rozliczeniowe do zasad obowiązujących w Twojej firmie.

>> Pobierz wzór obwieszczenia o czasie pracy

Jak zmienić obwieszczenie o czasie pracy?

Zmiana systemu, rozkładu lub okresu rozliczeniowego wymaga aktualizacji obwieszczenia. Nową treść należy podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.

Do zmienionego dokumentu stosuje się ten sam dwutygodniowy termin wejścia w życie. Pracodawca powinien zatem zaplanować zmianę z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie jeżeli wiąże się ona z przygotowaniem nowych grafików.

Warto również wskazać, czy nowe obwieszczenie:

• zastępuje poprzedni dokument w całości,
• zmienia tylko wybrane postanowienia,
• dotyczy wszystkich pracowników czy określonej grupy,
• wpływa na obowiązujące rozkłady czasu pracy.

Jeżeli zmiana dotyczy indywidualnego rozkładu stosowanego na wniosek pracownika albo systemu wynikającego z umowy o pracę, samo zmienienie obwieszczenia może być niewystarczające.

Obwieszczenie o czasie pracy a regulamin pracy

Obwieszczenie i regulamin pracy nie są dokumentami o takim samym zakresie.

Jeżeli pracodawca ustanowił regulamin pracy i zawarł w nim wszystkie wymagane ustalenia dotyczące czasu pracy, nie musi przygotowywać drugiego dokumentu powielającego tę samą treść.

Organizacja czasu pracy a obowiązki pracodawcy

Prawidłowe obwieszczenie powinno odpowiadać rzeczywistemu sposobowi organizacji pracy. Nie wystarczy wskazać, że wszystkich pracowników obowiązuje system podstawowy, jeżeli część zatrudnionych pracuje w innych systemach albo według odmiennych rozkładów.

Pracodawca powinien zweryfikować przede wszystkim:

• czy wskazane systemy czasu pracy są dopuszczalne na danych stanowiskach,
• czy rozkłady uwzględniają normy dobowe i tygodniowe,
• czy zachowane są odpoczynki dobowe i tygodniowe,
• czy okresy rozliczeniowe są zgodne z Kodeksem pracy,
• czy harmonogramy odpowiadają treści obwieszczenia,
• czy pracownicy zostali poinformowani o zmianach w odpowiednim terminie.

Przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy może być przedmiotem kontroli PIP. Pracodawca powinien więc przechowywać kolejne wersje obwieszczenia oraz dokumentować daty ich ogłoszenia.

Zarządzanie czasem pracy w systemie HR

Samo ustalenie zasad w obwieszczeniu to dopiero pierwszy etap prawidłowej organizacji czasu pracy. Pracodawca musi następnie tworzyć zgodne z nimi grafiki, rejestrować godziny pracy, kontrolować odpoczynki oraz rozliczać nadgodziny i nieobecności.

Moduł elektronicznej ewidencji czasu pracy w systemie HRappka wspiera między innymi:

• planowanie grafików i harmonogramów,
• elektroniczną rejestrację czasu pracy,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• obsługę zmian i nieobecności,
• rozliczanie przepracowanych godzin,
• raportowanie czasu pracy,
• integrację z czytnikami RCP.

Dzięki temu rozkłady czasu pracy mogą być planowane zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie, a informacje o czasie pracy są dostępne w jednym systemie

Czytaj więcej

• Jak rozliczyć czas pracy w podróży/delegacji służbowej?
• Praca w niedziele i święta – jak rozliczyć?
• Lista obecności pracownika – wzór do pobrania i najważniejsze informacje