Jak rozliczyć czas pracy w delegacji / podróży służbowej?

Podróż służbowa to sytuacja, w której pracownik wykonuje swoje obowiązki służbowe poza stałym miejscem pracy.

Bardzo często podróż służbowa jest potocznie nazywana przez pracodawców i pracowników “delegacją”, jednak warto pamiętać, że pojęcia “delegacja” czy “oddelegowanie” używa się także w innych przypadkach, np. określając potocznie czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy niż ta określona w umowie o pracę lub czasowa zmiana miejsca pracy pracownika. Wtedy nie możemy używać terminów “podróż służbowa” i “delegacja” zamiennie. 

Zasady rozliczania czasu pracy w delegacji budzą wiele wątpliwości, m.in. dlatego, że nie cały czas poświęcony na podróż służbową można zaliczyć do godzin pracy pracownika. Warto przyjrzeć się najważniejszym kwestiom w świetle przepisów Kodeksu pracy.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Jak liczy się czas pracy w delegacji?

Jak rozliczyć czas pracy w podróży służbowej? Przede wszystkim powinniśmy stwierdzić, którą część delegacji zaliczamy do czasu pracy pracownika – będą to normalne godziny pracy pracownika według jego standardowego rozkładu (np. 8:00 – 16:00). W tej sytuacji niezależnie od tego, czy pracownik wykonuje pracę, podróżuje czy czeka na pociąg – rozumiemy to jako czas pracy.

Inaczej sytuacja wygląda z godzinami poza normami czasu pracy (w naszym przypadku przed 8:00 i po 16:00). Wtedy, zgodnie z Kodeksem pracy i wyrokami sądu, do czasu pracy zalicza się wyłącznie okres faktycznie wykonywanej pracy. Oznacza to, że samo przemieszczanie się, oczekiwanie lub odpoczynek nie jest traktowane jako czas pracy, chyba że pracownik wykonuje polecone przez pracodawcę zadania służbowe.

Art. 128. § 1. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 K.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone) (…)” (por. wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76).

Kiedy czas w delegacji to nadgodziny?

Wiemy już, że nie cały czas podróży służbowej można zaliczyć do czasu pracy. Jednak często jest tak, pracownik wykonuje obowiązki służbowe poza harmonogramowymi godzinami pracy. Dotyczy to również sytuacji wykonywania pracy w trakcie podróży służbowej do domu. Wtedy generuje to godziny nadliczbowe, które są rozliczane zgodnie z przepisami o nadgodzinach. W takim przypadku przysługuje dodatkowe wynagrodzenie lub czas wolny.

Za nadgodziny pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości:

• 50% wynagrodzenia – za nadgodziny dobowe, nie przypadające w nocy, niedziele, święta,
• 100% wynagrodzenia – jeśli praca odbywała się w nocy, niedziele, święta lub dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy.

Czas wolny może być przyznany w zamian za przepracowane nadgodziny na wniosek pracownika – wtedy pracodawca udziela czasu wolnego w stosunku 1:1. Jeśli pracodawca sam zdecyduje o rekompensacie nadgodzin czasem wolnym, powinien udzielić go w stosunku 1:1,5.

Czytaj więcej: Jak rozliczyć nadgodziny? 

W przypadku pracy w dzień wolny wynikający z pięciodniowego przeciętnego tygodnia pracy, niedziele i święta, które zgodnie z rozkładem czasu pracy miały być dniami wolnymi, pracownikowi należy się inny dzień wolny. Jeśli pracodawca nie może udzielić dnia wolnego, obowiązuje wypłata 100% dodatku do wynagrodzenia.

Czytaj więcej: Jak rozliczyć pracę w niedziele i święta?

W przypadku pracy w porze nocnej, przysługuje również dodatkowy dodatek nocny w wysokości 20% minimalnego wynagrodzenia za każdą godzinę pracy.

Czytaj więcej: Praca w godzinach nocnych. Ile wynosi dodatek nocny? 

Należności z tytułu podróży służbowej

Oczywiście musimy pamiętać, że oprócz podstawowego wynagrodzenia i ewentualnie dodatku za nadgodziny, pracownikowi przysługuje dieta i inne świadczenia z tytułu podróży służbowej. Więcej o nich piszemy w artykule: Diety zagraniczne i krajowe – ile wynoszą?

Czy przejazd na delegację wlicza się do godzin pracy?

Zgodnie z zasadami opisanymi powyżej, zasadniczo czas dojazdu na miejsce podróży służbowej nie jest traktowany jako czas pracy pracownika, chyba że:

• pracownik podróżuje w czasie swoich standardowych godzin pracy,
• przejazd na delegację został określony przez pracodawcę jako zadanie służbowe (wtedy, jeśli nie nadgodziny nie przypadają w godzinach pracy pracownika, trzeba pamiętać o rozliczeniu nadgodzin).

Czas pracy w delegacji zagranicznej

Zasady rozliczania czasu pracy w delegacji zagranicznej są podobne do podróży służbowej krajowej, lecz uwzględniają polityki społeczne państwa docelowego oraz pokrycie kosztów związanych z delegacją. Pracodawca powinien określić zasady rozliczania czasu delegacji służbowej i świadczenia pracy za granicą.

Delegacja w weekend a czas pracy

Jeżeli delegacja przypada w weekend (który nie stanowi dni pracujących według standardowego czasu pracy), a pracownik pozostaje w dyspozycji zakładu pracy w celu wykonania zadania służbowego, powinien otrzymać rekompensatę w postaci dnia wolnego, a jeżeli nie jest to możliwe – dodatkowego wynagrodzenia – zgodnie z przepisami o pracy w dni wolne.

Czy delegacja jest obowiązkowa?

Tak, jeśli wynika to z zakresu przypadającego na obowiązki pracownika. Polecenie pracodawcy dotyczące delegacji powinno uwzględniać stałe miejsce pracy pracownika oraz przepisy kodeksu pracy.

Czy w dniu delegacji trzeba przyjść do pracy?

Jeżeli delegacja rozpoczyna się po godzinach pracy, pracownik powinien normalnie stawić się w siedzibie pracodawcy lub miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. 

Rozliczanie delegacji w systemie HR

Aby zautomatyzować proces rozliczania delegacji, możesz skorzystać z dedykowanych programów, takich jak HRappka.

W HRappce pracownicy mogą łatwo wnioskować o delegacje bezpośrednio przez portal pracowniczy, a pracodawcy i działy kadr – sprawnie je ewidencjonować, planować wydatki i zaliczki wraz z możliwością załączania faktur i paragonów (również z poziomu telefonu!).

System rozlicza delegacje krajowe i zagraniczne, automatycznie przeliczając koszty na właściwe waluty. Automatycznie wylicza diety, kilometrówki i ryczałty – zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju, a następnie generuje płatności i wysyła do banku.

Cały proces rozliczania delegacji od A do Z w HRappce! Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów bezpłatną prezentację.  

Dodawanie delegacji w systemie HRappka