Zatrudnienie obywatela Ukrainy w 2026 r. – powiadomienie, status UKR, karta CUKR i obowiązki pracodawcy

Obywatela Ukrainy, który ma w Polsce status UKR, zatrudnisz bez zezwolenia na pracę. Wystarczy, że w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy wyślesz powiadomienie do powiatowego urzędu pracy przez praca.gov.pl. Status UKR (ochrona czasowa) obowiązuje obecnie do 4 marca 2028 r. na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2026/1912.

Specustawa z 2022 r. nie jest już podstawą zatrudnienia. Od 5 marca 2026 r. zasady wynikają z ustawy wygaszającej i z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Ukraińcy bez statusu UKR, którzy przebywają w Polsce legalnie, też mogą pracować na powiadomieniu, ale tylko w 3-letnim okresie przejściowym. Poradnik wyjaśnia, jak ustalić podstawę zatrudnienia, co zgłosić i do kiedy oraz jak przygotować się na wygaśnięcie ochrony czasowej.

Sytuacja pracownika	Podstawa pracy	Co robi pracodawca
PESEL ze statusem UKR (ochrona czasowa)	powiadomienie, bez zezwolenia	powiadamia PUP w 7 dni od rozpoczęcia pracy; ochrona trwa do 4.03.2028
Karta pobytu CUKR	pełny dostęp do rynku pracy	zatrudnia jak Polaka, bez powiadomienia; pilnuje ważności karty (3 lata)
Legalny pobyt bez statusu UKR (np. wiza, ruch bezwizowy, karta pobytu z innego tytułu)	powiadomienie w okresie przejściowym albo oświadczenie lub zezwolenie na pracę	powiadamia PUP w 7 dni; okres przejściowy trwa 3 lata od 5.03.2026
Pobyt stały, rezydent długoterminowy UE, małżonek obywatela Polski	praca bez zezwolenia	zatrudnia na zasadach ogólnych

Co się zmieniło w zatrudnianiu Ukraińców w 2026 roku?

Specustawa z 12 marca 2022 r. przez cztery lata była podstawą pobytu i pracy osób, które uciekły przed wojną. Ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (Dz.U. 2026 poz. 203) weszła w życie 5 marca 2026 r. i przeniosła najważniejsze zasady do zwykłych przepisów o cudzoziemcach. Dla pracodawcy liczy się pięć zmian:

• Ochrona czasowa jest teraz w ustawie o udzielaniu cudzoziemcom ochrony. Status UKR dalej daje prawo do pobytu i pracy. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 z 30 lipca 2026 r. przedłużyła ochronę do 4 marca 2028 r. W Polsce nie była potrzebna osobna nowelizacja, bo ustawa o udzielaniu cudzoziemcom ochrony wiąże okres ochrony z decyzją Rady UE. Osoby, które miały status UKR przed 30 lipca 2026 r. i zachowują go nieprzerwanie, nie muszą składać żadnych wniosków. Więcej piszemy w artykule ochrona czasowa przedłużona do 4 marca 2028 r.
• Powiadomienie zostało, ale ma nową podstawę. To art. 5a ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Obejmuje wszystkich cudzoziemców z ochroną czasową, a nie tylko obywateli Ukrainy i ich małżonków.
• Ukraińcy bez statusu UKR mają okres przejściowy. Przez 3 lata od 5 marca 2026 r. obywatela Ukrainy, który przebywa w Polsce legalnie, ale nie korzysta z ochrony czasowej, możesz zatrudnić na powiadomienie (art. 41 ustawy wygaszającej).
• Powstała karta pobytu CUKR. To 3-letnie zezwolenie na pobyt czasowy dla osób, które mają status UKR od dawna. Wnioski składa się od 4 maja 2026 r. do 4 marca 2027 r.
• Nowi uchodźcy mają krótkie terminy. Osoba, która przyjechała do Polski po 5 marca 2026 r., musi złożyć wniosek o PESEL UKR w ciągu 30 dni od wjazdu. Od 5 sierpnia 2026 r. ochrony czasowej nie otrzymają nowo przybyłe osoby, które nie wypełniły obowiązków wojskowych wynikających z prawa ukraińskiego i nie dostały zgody władz Ukrainy na wyjazd. Nie dotyczy to osób, które już korzystają z ochrony.

Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. nadal obowiązują. Jeśli pracownik pracował u Ciebie wcześniej i nic się nie zmieniło w jego zatrudnieniu, nie musisz wysyłać nowego powiadomienia. Więcej o samej ustawie piszemy w artykule zmiany w pobycie i pracy obywateli Ukrainy po nowej ustawie.

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy krok po kroku

1. Ustal podstawę pobytu. Poproś o paszport albo inny dokument tożsamości i dokument pobytowy. Przy statusie UKR potwierdzeniem jest dokument Diia.pl w aplikacji mObywatel, w którym widać numer PESEL i status. Ochronę czasową potwierdza też zaświadczenie Szefa UdSC wydane przed 4 marca 2026 r. Przy karcie pobytu sprawdź, na jakiej podstawie ją wydano i czy daje dostęp do rynku pracy.
2. Wybierz podstawę legalnej pracy według tabeli na początku artykułu: powiadomienie, karta CUKR albo standardowa procedura (oświadczenie lub zezwolenie na pracę).
3. Zrób kopię dokumentu pobytowego i przechowuj ją przez cały okres zatrudnienia.
4. Podpisz umowę przed dopuszczeniem do pracy. Może to być umowa o pracę, umowa zlecenia albo inna umowa cywilnoprawna. Przepisy nie wymagają dwóch wersji językowych przy powiadomieniu, ale pracownik powinien rozumieć, co podpisuje. Najprościej użyć dwujęzycznej umowy o pracę polsko-ukraińskiej albo dwujęzycznej umowy zlecenia.
5. Skieruj na badania wstępne i przeszkol z BHP, tak jak każdego pracownika.
6. Wyślij powiadomienie do PUP w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy (jeśli pracownik pracuje na powiadomieniu).
7. Zgłoś pracownika do ZUS w ciągu 7 dni. Obywatel Ukrainy podlega ubezpieczeniom na takich samych zasadach jak Polak.
8. Pilnuj terminów: ważności dokumentów, statusu UKR i końca okresu przejściowego.

Lista dokumentów, które trzeba zebrać od każdego nowego pracownika, jest w artykule dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika.

Czy trzeba zgłaszać zatrudnienie Ukraińca? Powiadomienie o powierzeniu pracy

Tak. Jeśli pracownik ma status UKR albo pracuje w okresie przejściowym, pracodawca musi powiadomić powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od dnia, w którym obywatel Ukrainy zaczął u niego pracę. Powiadomienie nie jest zgodą urzędu. Praca jest legalna od pierwszego dnia, a urząd tylko wpisuje powiadomienie do ewidencji.

• Gdzie: wyłącznie elektronicznie, przez praca.gov.pl (usługa „Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi”, formularz PSZ-PPWPU). Jeśli portal nie działa, powiadomienie składasz najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po usunięciu awarii.
• Do którego urzędu: do PUP właściwego dla siedziby firmy, a przy osobie fizycznej dla miejsca jej stałego pobytu.
• Ile kosztuje: nic, powiadomienie jest bezpłatne.
• Potwierdzenie i korekta: urząd nie sprawdza poprawności danych i nie da się wysłać korekty. Jeśli zrobisz błąd, wyślij nowe, poprawne powiadomienie.
• Kara: za niezłożenie powiadomienia w terminie grozi grzywna od 1 000 do 3 000 zł.

Jakie dane ukraińskiego pracownika są potrzebne do powiadomienia?

• dane firmy: nazwa, adres, telefon lub e-mail służbowy, NIP i REGON (albo PESEL), numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, jeśli jesteś agencją, kod PKD z opisem działalności,
• dane pracownika: imię i nazwisko, obywatelstwo, numer dokumentu podróży, PESEL (albo data urodzenia i płeć), tytuł pobytu,
• rodzaj umowy, stanowisko albo rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania,
• wynagrodzenie (stawka miesięczna albo godzinowa) i wymiar czasu pracy albo liczba godzin w tygodniu lub miesiącu,
• liczba osób zatrudnionych w firmie na umowę o pracę i na umowach cywilnoprawnych w dniu złożenia powiadomienia.

Kiedy wysłać powiadomienie jeszcze raz?

Nowe powiadomienie składasz w ciągu 7 dni, jeśli:

• zmieniasz rodzaj umowy, np. ze zlecenia na umowę o pracę,
• zmieniasz stanowisko albo rodzaj pracy,
• zmniejszasz wymiar czasu pracy albo liczbę godzin z powiadomienia,
• obniżasz stawkę wynagrodzenia z powiadomienia.

Podwyżka albo zwiększenie etatu nie wymaga nowego powiadomienia. Jeśli pracownik przechodzi do innej firmy, nowy pracodawca składa własne powiadomienie.

Status UKR – do kiedy Ukraińcy mogą legalnie pracować w Polsce?

Osoba ze statusem UKR może pracować, dopóki trwa ochrona czasowa, czyli obecnie do 4 marca 2028 r. Ten termin wynika z decyzji wykonawczej Rady (UE) 2026/1912, a nie z polskiej ustawy. Status może jednak wygasnąć wcześniej. Dzieje się tak, gdy pracownik:

• wyjedzie z Polski na dłużej niż 30 dni (dotyczy to też wyjazdów służbowych i delegowania za granicę),
• uzyska inny tytuł pobytowy, np. kartę CUKR albo zezwolenie na pobyt czasowy,
• uzyska ochronę czasową w innym państwie UE albo złoży wniosek o ochronę międzynarodową,
• miał PESEL UKR nadany na podstawie samego oświadczenia o tożsamości i nie potwierdził jej paszportem w urzędzie gminy do 31 sierpnia 2026 r. Od 1 września 2026 r. taka osoba ma status NUE i traci ochronę.

Pracodawca odpowiada za legalność zatrudnienia, więc warto co jakiś czas sprawdzać status pracownika, a przy planowanym delegowaniu za granicę najpierw ustalić, czy wyjazd nie przekroczy 30 dni. Jeśli status wygasł, praca na powiadomieniu jest możliwa już tylko w okresie przejściowym i tylko przy legalnym pobycie na innej podstawie.

Karta pobytu CUKR – co oznacza dla pracodawcy?

Karta CUKR to karta pobytu z adnotacją „Poprzednio posiadacz ochrony czasowej”. Daje 3-letnie zezwolenie na pobyt czasowy i pełny dostęp do rynku pracy. Pracownik z kartą CUKR nie potrzebuje zezwolenia na pracę, a pracodawca nie składa za niego powiadomienia. Może też prowadzić działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak obywatel Polski. Procedurę i warunki opisujemy w artykule karta pobytu CUKR – procedura, warunki i znaczenie dla pracodawców.

O kartę może ubiegać się osoba, która:

• przyjechała do Polski po 23 lutego 2022 r. w związku z wojną,
• miała aktualny PESEL UKR 4 czerwca 2025 r., ma go w dniu złożenia wniosku i w dniu wydania karty,
• ma status UKR nieprzerwanie przez co najmniej 365 dni. Wyjazd na ponad 30 dni powoduje utratę statusu, a liczenie 365 dni zaczyna się od nowa,
• ma status UKR w dniu wydania przez wojewodę decyzji o udzieleniu zezwolenia na pobyt CUKR.

Wniosek składa się tylko elektronicznie przez portal MOS, od 4 maja 2026 r. do 4 marca 2027 r. Opłaty wynoszą 340 zł za zezwolenie i 100 zł za kartę. Po wydaniu karty status UKR zmienia się na CUKR. Dla działu kadr to dobry moment, by zaktualizować dokumenty pracownika i zapisać datę ważności nowej karty. Więcej o kartach pobytu przeczytasz w artykule karta pobytu – czym jest i ile się na nią czeka.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy, który przyjechał do Polski przed wojną

Ukrainiec, który przyjechał przed 24 lutego 2022 r. i nie ma statusu UKR, przebywa w Polsce na innej podstawie: na wizie, karcie pobytu, w ruchu bezwizowym na paszporcie biometrycznym albo jako osoba z pobytem stałym. Taką osobę możesz zatrudnić na trzy sposoby:

• na powiadomienie, przez 3 lata od 5 marca 2026 r., jeśli jej pobyt jest legalny,
• na oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi albo na zezwolenie na pracę, jak każdego cudzoziemca spoza UE,
• na podstawie karty pobytu, jeśli ma zezwolenie na pobyt czasowy i pracę u Ciebie, pobyt stały albo status rezydenta długoterminowego UE.

Okres przejściowy kończy się w marcu 2029 r. Jeśli zatrudniasz Ukraińców bez statusu UKR, zaplanuj wcześniej, na jakiej podstawie będą pracować później. Najczęściej będzie to jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Krok po kroku opisujemy je w poradniku jak zatrudnić cudzoziemca.

Uwaga na ważność dokumentów. Ustawa wygaszająca przedłużyła do 4 marca 2027 r. wizy krajowe, zezwolenia na pobyt czasowy, karty pobytu i pobyt w ruchu bezwizowym obywateli Ukrainy, których ważność upływała po 24 lutego 2022 r. Ten termin nie przesunął się razem z ochroną czasową, więc przy takich pracownikach zapisz datę 4 marca 2027 r. w kalendarzu.

Czy można zatrudnić Ukraińca bez karty pobytu?

Tak, jeśli jego pobyt jest legalny na innej podstawie. Karta pobytu jest tylko jednym z dokumentów pobytowych. Bez karty zatrudnisz:

• osobę ze statusem UKR. Nie dostaje ona karty, a potwierdzeniem jest PESEL UKR i dokument Diia.pl w aplikacji mObywatel,
• osobę na wizie krajowej albo w ruchu bezwizowym (paszport biometryczny, do 90 dni w ciągu 180 dni) – na powiadomienie w okresie przejściowym albo na oświadczenie lub zezwolenie.

Nie zatrudnisz legalnie osoby, której pobyt w Polsce jest nielegalny, np. po upływie wizy albo po wpisie do wykazu cudzoziemców, których pobyt jest niepożądany. W takiej sytuacji żaden dokument dotyczący pracy, w tym powiadomienie, nie zalegalizuje zatrudnienia.

Czy pracodawca dostaje pieniądze za zatrudnienie Ukraińca?

Nie ma osobnego dofinansowania za zatrudnienie obywatela Ukrainy. Pracodawca może skorzystać z ogólnych instrumentów urzędu pracy, jeśli zatrudnia osobę zarejestrowaną w PUP jako bezrobotna. Są to m.in. refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, staż albo dofinansowanie wynagrodzenia, zależnie od programów i środków w danym urzędzie.

Od 5 marca 2026 r. urzędy pracy rejestrują obywateli Ukrainy na zasadach ogólnych, czyli tylko osoby z odpowiednim tytułem pobytowym, w tym ze statusem UKR. Zanim zatrudnisz kogoś z myślą o dofinansowaniu, zapytaj w swoim PUP, czy kandydat może być zarejestrowany i jakie programy są dostępne.

Zatrudnienie Ukraińca na umowę o pracę lub zlecenie – wynagrodzenie i obowiązki

Obywatel Ukrainy ma takie same prawa jak polski pracownik. Obowiązują go te same przepisy Kodeksu pracy, składki ZUS i zasady podatkowe.

• Wynagrodzenie: w 2026 r. co najmniej 4 806 zł brutto za pełny etat na umowie o pracę i 31,40 zł brutto za godzinę na zleceniu. Kwotę netto policzysz w kalkulatorze wynagrodzeń.
• Składki: takie same jak u Polaka. Student do 26 lat, także z Ukrainy, na zleceniu nie podlega składkom ZUS.
• Podatek: zależy od rezydencji podatkowej. Pracownik, który mieszka w Polsce dłużej niż 183 dni w roku albo ma tu centrum interesów życiowych, rozlicza się jak Polak (PIT-11). Pozostali dostają IFT-1R. Szczegóły w artykule PIT-11 czy IFT-1R – jak rozliczyć cudzoziemca.
• Umowa zlecenia: od 8 lipca 2026 r. inspektor pracy może decyzją ustalić, że zlecenie jest w rzeczywistości umową o pracę. Przy pracy w grafiku i pod nadzorem bezpieczniejsza jest umowa o pracę.
• Młodociani: osobę w wieku 15–18 lat z Ukrainy możesz zatrudnić tak jak polskiego młodocianego, czyli w celu przygotowania zawodowego albo przy pracach lekkich, z zachowaniem przepisów o ochronie młodocianych.

Jeśli pracownik z Ukrainy dostał wezwanie do wojska i nie wyjechał, pracodawca nie ponosi z tego powodu odpowiedzialności. Dla Ciebie liczy się tylko legalność pobytu i pracy w Polsce.

Zatrudnienie Ukraińca przez agencję pracy tymczasowej

Agencja pracy tymczasowej może zatrudnić obywatela Ukrainy na powiadomienie i skierować go do pracodawcy użytkownika. W powiadomieniu podaje numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Obowiązek powiadomienia ma agencja, bo to ona jest pracodawcą. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset osobach problemem są terminy: 7 dni na powiadomienie, kolejne 7 dni przy każdej zmianie stanowiska i limity pracy tymczasowej. Szczegóły w artykule legalizacja pracowników z Ukrainy przez agencję pracy tymczasowej.

Checklista: pełną listę obowiązków od zatrudnienia do zakończenia pracy znajdziesz w artykułach obowiązki pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca i zakończenie pracy przez cudzoziemca.

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w HRappce

W module legalizacji cudzoziemców HRappki przygotujesz powiadomienia, oświadczenia i wnioski o zezwolenia z danych pracownika i wyślesz je na praca.gov.pl. System przypomina o terminach: 7 dniach na powiadomienie, ważności wiz i kart pobytu, końcu ochrony czasowej i okresu przejściowego. Przy każdej zmianie stanowiska, etatu albo stawki od razu widać, że trzeba wysłać nowe powiadomienie. Jeśli zapewniasz pracownikom mieszkania, HRappka zarządza też zakwaterowaniem i rozlicza opłaty z wypłatą.

>> Testuj moduł legalizacji cudzoziemców 14 dni za darmo

Najczęściej zadawane pytania

Czy Ukrainiec musi mieć zezwolenie na pracę?

Nie, jeśli ma status UKR, kartę CUKR, pobyt stały albo przebywa legalnie w Polsce w okresie przejściowym (3 lata od 5 marca 2026 r.). W tych przypadkach pracodawca najwyżej powiadamia urząd pracy. Zezwolenie albo oświadczenie jest potrzebne, gdy żadna z tych podstaw nie ma zastosowania.

Ile czasu ma pracodawca na zgłoszenie zatrudnienia Ukraińca?

7 dni od dnia, w którym pracownik zaczął pracę. Powiadomienie wysyłasz przez praca.gov.pl do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby firmy. Zgłoszenie do ZUS to osobny obowiązek, też w 7 dni.

Do kiedy Ukraińcy mogą legalnie pracować w Polsce?

Osoby ze statusem UKR mogą pracować do 4 marca 2028 r., do kiedy obowiązuje ochrona czasowa. Okres przejściowy dla Ukraińców bez statusu UKR trwa do marca 2029 r. Osoby z kartą CUKR pracują przez cały okres jej ważności, czyli 3 lata od wydania.

Czy trzeba składać nowe powiadomienie dla pracowników zatrudnionych przed 5 marca 2026 r.?

Nie. Powiadomienia złożone wcześniej zachowują ważność. Nowe powiadomienie jest potrzebne dopiero przy zmianie rodzaju umowy, stanowiska, obniżeniu wymiaru czasu pracy albo wynagrodzenia.

Czy Ukrainiec może zatrudnić Ukraińca?

Tak. Obywatel Ukrainy, który prowadzi w Polsce firmę, zatrudnia pracowników na tych samych zasadach co polski przedsiębiorca, w tym na powiadomienie. Od 5 marca 2026 r. nową jednoosobową działalność mogą zakładać jak Polacy tylko osoby ze statusem UKR albo z innym uprawniającym tytułem pobytowym. Firmy założone wcześniej działają dalej.

Czy PESEL jest potrzebny do zatrudnienia obywatela Ukrainy?

Osoba ze statusem UKR ma PESEL, bo jest on podstawą ochrony czasowej. Ukraińca bez statusu UKR możesz zatrudnić bez numeru PESEL, podając w powiadomieniu datę urodzenia i płeć. Do zgłoszenia w ZUS wystarczy wtedy seria i numer paszportu, ale PESEL ułatwia rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym.