Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalnym prawem każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Obowiązkiem pracodawcy natomiast, jest systematyczna ewidencja udzielanych urlopów – zarówno płatnych, jak i bezpłatnych. Od 1 stycznia 2019 roku w życie weszły znowelizowane przepisy regulujące kwestie dokumentacji pracowniczej. Mówią one przede wszystkim o nakazie prowadzenia dokumentacji urlopowej dla każdego pracownika, niezależnie od prowadzonej ewidencji czasu pracy. Sprawnie prowadzona ewidencja urlopów nie tylko zapewnia przejrzystość widoku urlopów wykorzystanych przez pracowników, ale także pomaga pracodawcom efektywnie zarządzać personelem oraz spełniać wymogi prawne związane z urlopami płatnymi i bezpłatnymi.
Zagadnienia poruszane w artykule: Ewidencja urlopów to systematyczne i dokładne rejestrowanie informacji związanych z urlopami pracowników organizacji. Wpisywane do ewidencji dane obejmują różne aspekty urlopów, takie jak daty urlopów, rodzaje urlopów (np. urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny, urlop macierzyński), wymiar urlopu przysługującego pracownikowi, wykorzystane dni urlopowe oraz pozostała dostępna liczba dni urlopowych. Głównym celem ewidencji urlopów jest możliwość efektywnego zarządzania wypoczynkiem pracowników. Dzięki takiej ewidencji firma może monitorować wykorzystanie urlopów, unikać konfliktów związanych z ich przydzielaniem, spełniać przepisy prawa dotyczące urlopów oraz dostosowywać obłożenie pracy w zależności od dostępności pracowników. Od 2019 roku pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielną dokumentację pracowniczą danego pracownika, związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. W zależności od wielkości firmy, branży i dostępnych narzędzi, ewidencja urlopów może być prowadzona w różny sposób. Zarówno forma tradycyjna (papierowa) lub program do ewidencji czasu pracy i moduł elektronicznych wniosków urlopowych mogą być zgodne z obowiązującymi przepisami. Ważne jest, aby ewidencja była aktualizowana na bieżąco i dostępna dla odpowiednich osób, takich jak dział HR czy kadry. Należy zadbać o bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji oraz ograniczyć ryzyko zniszczenia jej, utraty lub dostania się w niepowołane ręce. Ewidencja czasu pracy oraz ewidencja urlopów musi być przechowywana przez 10 lat od końca roku, w którym pracownik zakończył współpracę z organizacją. W ewidencji urlopów powinny znaleźć się informacje na temat tego, jaki jest wymiar urlopu przysługujący pracownikowi czy rodzaje i daty wykorzystanych urlopów (np. wymiar urlopu wypoczynkowego, urlopu macierzyńskiego), informacje o zwolnieniach lekarskich oraz o obecnościach nieusprawiedliwionych.
Karta urlopowa to inaczej wniosek urlopowy. Nie istnieje jeden powszechnie obowiązujący wzór wniosku urlopowego. Przyjmuje się, że powinien on zawierać takie dane jak: imię i nazwisko pracownika stanowisko pracy dane przedsiębiorstwa proponowany termin urlopu określenie charakteru urlopu (np. wypoczynkowy, macierzyński, bezpłatny) ilość dni, o które wnioskuje pracownik data i miejsce sporządzenia wniosku Należy pamiętać, że samo złożenie wniosku urlopowego nie jest jednoznaczne z akceptacją go przez przełożonego. We wniosku urlopowym należy zawrzeć propozycję urlopu, a osoba odpowiedzialna za decyzję, powinna podjąć decyzję o przyznaniu lub odrzuceniu wniosku urlopowego. Wnioski urlopowe online to znaczna oszczędność czasu – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Dzięki automatyzacji procesu wnioskowania o urlop pracodawca nie musi tworzyć wzorów kart urlopowych, pracownicy nie muszą ich uzupełniać i drukować, a następnie udawać się do działów kadr. Wszystko dzieje się przy pomocy kilku kliknięć w Portalu Pracowniczym. W programie do elektronicznych wniosków urlopowych HRappka: pracownik poprzez swoje konto zgłasza chęć przejścia na dowolny rodzaj urlopu – w kilka sekund pracodawca lub inna osoba decyzyjna otrzymuje natychmiastowe powiadomienie i na podstawie grafików pracy przedsiębiorstwa podejmuje najlepszą decyzję pracownik od razu otrzymuje informacje o decyzji zarówno pracodawca, jak i pracownik mają dostęp do historii urlopowej, widzą wymiar przysługującego urlopu, wykorzystanego i zaplanowanego stworzysz raporty z ewidencji czasu pracy pracowników
Aleksandra Kozieł Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.
Urlop wypoczynkowy jest jednym z najważniejszych uprawnień przysługujących pracownikom zatrudnionym na umowie o pracę. Pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji urlopów, która jest osobnym typem dokumentacji pracowniczej i oddzielna od karty ewidencji czasu pracy. Ustawodawca nie określił szablonu kart urlopowych, pracodawcy samodzielnie tworzą takie wzory lub udostępniają pracownikom dedykowany program do obsługi wniosków urlopowych.
Ewidencja urlopów – w jaki sposób prowadzić i czy karta urlopowa jest obowiązkowa?
Czym jest ewidencja urlopów?
W jaki sposób prowadzić ewidencję urlopów?
Czym jest karta urlopowa?
Automatyzuj proces ewidencjonowania urlopów i zgłaszania wniosków urlopowych
Czytaj więcej
Elektroniczne wnioski urlopowe
Autor: