Elektroniczne wnioski urlopowe

HRappka umożliwia zarządzanie nieobecnościami pracowników poprzez możliwość sprawnego planowania urlopów online oraz samoobsługę pracowniczą m.in. w zakresie zgłaszania wniosków o urlop.

Kluczowe funkcjonalności

Sprawdź, jakie kluczowe procesy związane z elektronicznymi wnioskami urlopowymi usprawnisz w Twojej firmie z pomocą systemu HRappka

Intuicyjny portal pracowniczy z funkcją elektronicznych wniosków urlopowych

Elektroniczne wnioski urlopowe dostępne na portalu pracownika umożliwiają sprawniejszą komunikację działu kadr z pracownikami oraz minimalizuje czas potrzebny na składanie wniosków urlopowych czy zgłoszanie czasu pracy.

Kalendarz urlopów

  • Przejrzysty kalendarz pracy z możliwością wglądu w plan urlopów oraz czasu pracy, oraz zgłaszania wniosków urlopowych lub nieobecności 
  • Pracownicy mogą mieć dostęp do kalendarza urlopów, gdzie zobaczą urlopy osób, z którymi współpracują
  • Elektroniczny wniosek urlopowy można wysłać w kilka sekund  (w każdej chwili możesz anulować wniosek, jeżeli nie został zaakceptowany)
  • Elektroniczny wniosek urlopowy musi zostać zatwierdzony lub odrzucony przez przełożonego (lub innego wybranego użytkownika, czy grupę – zgodnie z etapami akceptacji wpisów grafikowych). Aby pracownik mógł rozpatrywać podania / wnioski o urlop musi posiadać konto użytkownika. 

Elektroniczne wnioski o urlop online

  • Intuicyjne zgłaszanie wniosku urlopowego online w kalendarzu dostępnym w portalu pracownika (z możliwością anulacji wniosku)
  • Informacja zwrotna o każdej zmianie statusu wniosku urlopowego
  • Pilnowanie limitów urlopowych oraz nieobecności pracowników w przejrzysty sposób
  • Wgląd w złożone wnioski urlopowe
  • Dodatkowe opcje: praca zdalna lub delegacja służbowa
  • Wnioski urlopowe w formie elektronicznej możesz w każdej chwili anulować (jeżeli nie zostały zatwierdzone)

Informacje o dostępnym urlopie

  • Po zalogowaniu pracownik widzi ilość dostępnego oraz wykorzystanego urlopu
  • Sprawny dostęp do danych kontaktowych przełożonego pracownika
  • Na dashboardzie dostępna jest również informacja o nieobecnościach pracowników
  • Nasz program do urlopów umożliwia również wysyłanie zgłoszeń oraz zapytań do przełożonego

Obieg dokumentów

  • Możliwość dodawania przez pracowników plików i dokumentów wymaganych w okresie zatrudnienia
  • Wymagane dokumenty automatycznie pojawią się na profilu pracownika
  • Możliwość składania wniosków o zmianę danych osobowych

Osiem wersji językowych

  • System HRappka jest dostępny w sześciu wersjach językowych: polskiej, angielskiej, niemieckiej, francuskiej, rosyjskiej, ukraińskiej, hiszpańskiej, rumuńskiej
  • Możliwość zdefiniowania języka interfejsu dla poszczególnych pracowników, dzięki czemu wnioski o urlop bez problemu zgłoszą wszyscy pracownicy, niezależnie od języka, którym się posługują

Zarządzanie wnioskami urlopowymi

HRappka umożliwia sprawniejszą obsługę wniosków urlopowych, zarówno w kontekście całej firmy, jak i pojedynczych pracowników czy działów. Sprawne wyświetlanie, planowanie oraz raportowanie urlopów w firmie, pozwala znacząco poprawić efektywność działu HR w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi. Co więcej, dzięki sprawniejszej obsłudze zapytań, elektroniczne wnioski urlopowe wpływają na poprawę zadowolenie pracowników.

Obliczanie wymiaru urlopu

  • Elektroniczne wnioski urlopowe w HRappka umożliwiają automatyczne obliczanie dni urlopowych (wolnych) w danym okresie na podstawie wprowadzonych danych (doświadczenie zawodowe, wykształcenie pracownika, dane umowy)
  • Do każdego typu umowy możemy zdefiniować odpowiednią ilość urlopu dodatkowego
  • Istnieje możliwość wprowadzania korekty stanu urlopu m.in. na podstawie danych z poprzedniego zatrudnienia
  • Pilnowanie limitów urlopowych odbywa się w systemie automatycznie

Konfiguracja dostępnych typów nieobecności

  • Pracownicy mogą mieć dostęp jedynie do wybranych typów nieobecności (możemy wybrać, czy pracownicy mogą zgłaszać jedynie wnioski o urlop, czy powinni mieć również możliwość zgłaszania innych nieobecności, np. chorobowego)
  • W systemie dostępne są wszystkie rodzaje nieobecności zgodne z prawem pracy (m.in. urlop wypoczynkowy płatny (w tym urlop na żądanie), urlop bezpłatny, urlop macierzyński, urlop szkoleniowy, czy urlop okolicznościowy)
  • Zwolnienie lekarskie może być automatycznie importowane z platformy ZUS PUE

Sprawna akceptacja wniosków urlopowych

Obieg wniosków urlopowych i innych nieobecności:

  • Możliwość tworzenia wieloetapowych ścieżek akceptacji wpisów grafikowych:
    • Definiowanie różnych ścieżek akceptacji w zależności od wybranych typów nieobecności (np. urlop okolicznościowy, czy urlop wypoczynkowy mogą akceptować inne osoby niż urlop bezpłatny, urlop macierzyński, czy chorobowe)
    • Dwa rodzaje kroków w ścieżkach: akceptacja wpisu (wymagana akceptacja / odrzucenie zgłoszenia) oraz informacja (jedynie mail z informacją o zgłoszeniu)
    • Rozpatrywaniem wniosków urlopowych może się zajmować wybrany użytkownik lub grupa w systemie (np. przełożony pracowników, grupa Kadry)
  • Gdy pracownik zgłosi wniosek o urlop, osoba akceptująca (zgodnie ze ścieżką akceptacji) otrzyma powiadomienie mailowe
  • Akceptujący może zaakceptować wniosek o urlop bezpośrednio przez kliknięcie przycisku w mailu lub z poziomu systemu (co umożliwia wgląd w nieobecności innych pracowników i podjęcie decyzji o akceptacji wniosku urlopowego na podstawie stanu urlopów w wybranym okresie)
  • Uwzględnienie limitów urlopowych w informacjach o zgłoszonej nieobecności – akceptujący widzi ile pracownik wykorzysta urlopu i ile dni wolnych mu pozostanie

Kalendarz nieobecności i raportowanie

  • Sprawne zarządzanie nieobecnościami pracowników:
    • możliwość planowania urlopów, wyświetlenia pełnego kalendarza z nieobecnościami w firmie
    • integracja z ZUS PUE (e-ZLA) umożliwia automatyczne pobieranie zwolnień lekarskich pracowników do grafiku
  • Możliwość filtrowania wpisów grafikowych poszczególnych pracowników oraz działów / Klientów
  • Możliwość wygenerowania raportu urlopów i ekwiwalentów

Stały dostęp do danych

  • Elektroniczne wnioski urlopowe w HRappka są dostępne w chmurze za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej- umożliwiają dostęp do danych pracowników w każdej chwili oraz z każdego urządzenia z dostępem do internetu
  • Możesz ograniczyć dostęp do danych w systemie włączając możliwość logowania do systemu jedynie z wybranego IP sieci oraz poprzez ograniczenie uprawnień użytkowników jedynie do najpotrzebniejszych danych

Integracje

  • ZUS PUE (e-ZLA) – Każde zwolnienie lekarskie może być automatycznie pobrane z platformy ZUS PUE i wstawione na grafik pracownika
  • Google Calendar – synchronizacja kalendarzy pracowników  (godzin pracy, nieobecności urlopowych i chorobowych, szkoleń) z / do Google 
  • Microsoft Outlook – synchronizacja kalendarzy pracowników  (godzin pracy, nieobecności urlopowych i chorobowych, szkoleń) z / do MS Outlook

Jeżeli integracja z Google Calendar lub MS Outlook jest włączona, zsynchronizowane zostaną jedynie zaakceptowane wnioski urlopowe.

Pełny wachlarz możliwości dla działu HR

HRappka to nie tylko program do urlopów. To kompleksowy system HR, który pozwala na całkowitą automatyzację kluczowych aspektów zarządzania zasobami ludzkimi – od rekrutacji i onboarding pracownika przez ewidencję czasu pracy, legalizację zatrudnienia cudzoziemców, po kadry i płace. Pomożemy Ci zautomatyzować procesy działu kadr w Twojej firmie.

Rekrutacja

Kompleksowy system ATS, który pozwala sprawnie zarządzać rekrutacjami oraz kandydatami.

Onboarding pracownika

Automatyzacja wdrażania pracowników w organizację. Przejrzyste definiowanie procesów onboardingu i przypisywanie ich nowym pracownikom. 

Ewidencja czasu pracy

Intuicyjny moduł z dostępem zarówno dla użytkowników systemu jak i pracowników, z możliwością raportowania godzin pracy (w tym pracy zdalnej) oraz system RCP, umożliwiający rejestrację czasu pracy m.in. poprzez wpisanie ID pracownika lub zeskanowanie karty RFID.

Kadry i płace

Możliwość prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej, generowania umów i dokumentów oraz rozliczania pracowników.

Legalizacja cudzoziemców

Sprawne generowanie zezwoleń oraz oświadczeń na pracę cudzoziemca w Polsce (wszystkie typy) oraz wysyłka do praca.gov.pl.


Wszystkie funkcje modułu Ewidencja Czasu Pracy

Opinie o naszym systemie

Zacznij już dziś. 14 dni za darmo!

Sprawnie wprowadź elektroniczne wnioski w Twojej firmie i oszczędzaj czas z HRappka.pl!