Elektroniczne wnioski urlopowe

HRappka umożliwia zarządzanie nieobecnościami pracowników poprzez możliwość sprawnego planowania urlopów online oraz samoobsługę pracowniczą m.in. w zakresie zgłaszania wniosków o urlop.

Kluczowe funkcjonalności

Sprawdź, jakie kluczowe procesy związane z elektronicznymi wnioskami urlopowymi usprawnisz w Twojej firmie z pomocą systemu HRappka

Intuicyjny portal pracowniczy z funkcją elektronicznych wniosków urlopowych

Elektroniczne wnioski urlopowe dostępne na portalu pracownika umożliwiają sprawniejszą komunikację działu kadr z pracownikami oraz minimalizuje czas potrzebny na złożenie wniosku urlopowego czy zgłoszenie deklarowanego czasu pracy.

Kalendarz urlopów

  • Przejrzysty kalendarz pracy z możliwością wglądu w plan urlopów oraz czasu pracy, oraz zgłaszania wniosków urlopowych lub nieobecności
  • Pracownicy mogą mieć dostęp do kalendarza urlopów, gdzie zobaczą urlopy osób, z którymi współpracują
  • Elektroniczny wniosek urlopowy można wysłać w kilka sekund
  • Elektroniczny wniosek urlopowy musi zostać zatwierdzony lub odrzucony przez przełożonego (lub innego wybranego użytkownika, czy grupę – zgodnie z etapami akceptacji wpisów grafikowych). Aby pracownik mógł rozpatrywać podania / wnioski o urlop musi posiadać konto użytkownika.

Elektroniczne wnioski o urlop online

  • Intuicyjne zgłaszanie wniosku urlopowego online w kalendarzu dostępnym w portalu pracownika (z możliwością anulacji wniosku)
  • Informacja zwrotna każdej zmianie statusu wniosku urlopowego
  • Pilnowanie limitów urlopowych oraz nieobecności pracowników
  • Wgląd w złożone wnioski urlopowe
  • Dodatkowe opcje: praca zdalna lub delegacja służbowa
  • Wniosek o urlop możesz w każdej chwili anulować

Informacje o dostępnym urlopie

  • Po zalogowaniu pracownik widzi ilość dostępnego oraz wykorzystanego urlopu
  • Sprawny dostęp do danych kontaktowych przełożonego pracownika
  • Nasz program do urlopów umożliwia również wysyłanie zgłoszeń oraz zapytań do przełożonego

Obieg dokumentów

  • Możliwość dodawania przez pracowników plików i dokumentów wymaganych w okresie zatrudnienia
  • Wymagane dokumenty automatycznie pojawią się na profilu pracownika
  • Możliwość składania wniosków o zmianę danych osobowych

Osiem wersji językowych

  • System HRappka jest dostępny w sześciu wersjach językowych: polskiej, angielskiej, niemieckiej, francuskiej, rosyjskiej, ukraińskiej, hiszpańskiej, rumuńskiej
  • Możliwość zdefiniowania języka interfejsu dla poszczególnych pracowników, dzięki czemu wnioski o urlop bez problemu zgłoszą wszyscy pracownicy, niezależnie od języka, którym się posługują

Zarządzanie wnioskami urlopowymi

HRappka umożliwia sprawniejszą obsługę wniosków urlopowych, zarówno w kontekście całej firmy, jak i pojedynczych pracowników czy działów. Sprawne wyświetlanie, planowanie oraz raportowanie urlopów w firmie, pozwala znacząco poprawić efektywność działu HR w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi. Co więcej, dzięki sprawniejszej obsłudze zapytań, elektroniczne wnioski urlopowe wpływają na poprawę zadowolenie pracowników.

Obliczanie wymiaru urlopu

  • Elektroniczne wnioski urlopowe w HRappka umożliwiają automatyczne obliczanie dni urlopowych (wolnych) na podstawie wprowadzonych danych (doświadczenie zawodowe, wykształcenie pracownika, dane umowy)
  • Do każdego typu umowy możemy zdefiniować odpowiednią ilość urlopu dodatkowego
  • Istnieje możliwość wprowadzania korekty stanu urlopu m.in. na podstawie danych z poprzedniego zatrudnienia
  • Pilnowanie limitów urlopowych odbywa się w systemie automatycznie

Konfiguracja dostępnych typów nieobecności

  • Pracownicy mogą mieć dostęp jedynie do wybranych typów nieobecności (możemy wybrać, czy pracownicy mogą zgłaszać jedynie wnioski o urlop, czy powinni mieć również możliwość zgłaszania innych nieobecności, np. chorobowego)
  • W systemie dostępne są wszystkie typy nieobecności zgodne z prawem pracy (m.in. urlop wypoczynkowy płatny, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, urlop szkoleniowy, czy urlop okolicznościowy)
  • Zwolnienie lekarskie może być automatycznie importowane z platformy ZUS PUE

Sprawna akceptacja wniosków urlopowych

Obieg wniosków urlopowych i innych nieobecności:

  • Możliwość tworzenia wieloetapowych ścieżek akceptacji wpisów grafikowych:
    • Definiowanie różnych ścieżek akceptacji w zależności od wybranych typów nieobecności (np. urlop okolicznościowy, czy urlop wypoczynkowy mogą akceptować inne osoby niż urlop bezpłatny, urlop macierzyński, czy chorobowe)
    • Dwa rodzaje kroków w ścieżkach: akceptacja wpisu (wymagana akceptacja / odrzucenie zgłoszenia) oraz informacja (jedynie mail z informacją o zgłoszeniu)
    • Rozpatrywaniem wniosków urlopowych może się zajmować wybrany użytkownik lub grupa w systemie (np. przełożony pracowników, grupa Kadry)
  • Gdy pracownik zgłosi wniosek o urlop, osoba akceptująca (zgodnie ze ścieżką akceptacji) otrzyma powiadomienie mailowe
  • Akceptujący może zaakceptować wniosek o urlop bezpośrednio przez kliknięcie przycisku w mailu lub z poziomu systemu (co umożliwia wgląd w nieobecności innych pracowników i podjęcie decyzji o akceptacji wniosku urlopowego na podstawie stanu urlopów w wybranym okresie)
  • Uwzględnienie limitów urlopowych w informacjach o zgłoszonej nieobecności – akceptujący widzi ile pracownik wykorzysta urlopu i ile dni wolnych mu pozostanie

Kalendarz nieobecności i raportowanie

  • Sprawne zarządzanie nieobecnościami pracowników:
    • możliwość planowania urlopów, wyświetlenia pełnego kalendarza z nieobecnościami w firmie
    • integracja z ZUS PUE (e-ZLA) umożliwia automatyczne pobieranie zwolnień lekarskich pracowników do grafiku
  • Możliwość filtrowania wpisów grafikowych poszczególnych pracowników oraz działów / Klientów
  • Możliwość wygenerowania raportu urlopów i ekwiwalentów

Stały dostęp do danych

  • Elektroniczne wnioski urlopowe w HRappka są dostępne w chmurze za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej- umożliwiają dostęp do danych pracowników w każdej chwili oraz z każdego urządzenia z dostępem do internetu.
  • Możesz ograniczyć dostęp do danych w systemie włączając możliwość logowania do systemu jedynie z wybranego IP sieci oraz poprzez ograniczenie uprawnień użytkowników jedynie do najpotrzebniejszych danych.

Integracje

  • ZUS PUE (e-ZLA) – Każde zwolnienie lekarskie może być automatycznie pobrane z platformy ZUS PUE i wstawione na grafik pracownika
  • Google Calendar – synchronizacja kalendarzy pracowników  (godzin pracy, nieobecności urlopowych i chorobowych) z / do Google 

Pełny wachlarz możliwości dla działu HR

HRappka to nie tylko program do urlopów. To kompleksowy system HR, który pozwala na całkowitą automatyzację kluczowych aspektów zarządzania zasobami ludzkimi – od rekrutacji i onboarding pracownika przez ewidencję czasu pracy, legalizację zatrudnienia cudzoziemców, po kadry i płace. Pomożemy Ci zautomatyzować procesy działu kadr w Twojej firmie.

Rekrutacja

Kompleksowy system ATS, który pozwala sprawnie zarządzać rekrutacjami oraz kandydatami.

Onboarding pracownika

Automatyzacja wdrażania pracowników w organizację. Przejrzyste definiowanie procesów onboardingu i przypisywanie ich nowym pracownikom. 

Ewidencja czasu pracy

Intuicyjny moduł z dostępem zarówno dla użytkowników systemu jak i pracowników, z możliwością raportowania godzin pracy (system RCP) oraz nieobecności (elektroniczne wnioski urlopowe).

Kadry i płace

Możliwość prowadzenia e-dokumentacji pracowniczej, generowania umów i dokumentów oraz rozliczania pracowników.

Legalizacja cudzoziemców

Sprawne generowanie zezwoleń oraz oświadczeń na pracę cudzoziemca w Polsce (wszystkie typy) oraz wysyłka do praca.gov.pl.


Wszystkie funkcje modułu Ewidencja Czasu Pracy

Opinie o naszym systemie

Zacznij już dziś. 14 dni za darmo!

Zautomatyzuj procesy kadrowe w Twojej firmie i oszczędzaj czas z HRappka.pl!