Elektroniczna dokumentacja pracownicza. E-teczki 2023.

1 stycznia 2019 roku w życie weszła nowelizacja ustawy, która wprowadziła zmiany w przepisach Kodeksu pracy, w obszarze elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy dostali możliwość prowadzania tak zwanych ze-teczek, czyli całkowitej zmiany papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną dokumentację kadrową.

Elektroniczne akta osobowe na razie są opcją, być może w przyszłości będą jedynym rozwiązaniem przechowywania akt osobowych. Zmiany na e-dokumentację można dokonać poprzez skanowanie dokumentów papierowych oraz opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Od 2019 r. zmianie uległ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (był on jeden z dłuższych w Europie!). Jak możemy przeczytać w Kodeksie pracy, okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej został skrócony z 50 lat do 10 lat (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019). Czas liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Kolejnym dużym krokiem są elektroniczne akta osobowe (e-teczki, e-akta). Pracodawcy dostali możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej (jako jednej dokumentacji pracownika), jeżeli dostarczą do ZUS informacje dot. wyliczania świadczeń emerytalnych, czy rentowych każdego zatrudnianego pracownika.

Kogo dotyczą nowe zasady związane z przechowywaniem dokumentacji?

• Pracownicy zatrudnieni przed 1.01.1999: Dokumentację pracowniczą należy przechowywać według starych zasad – 50 lat.
• Pracownicy zatrudnieni w latach 1999 – 2018: Pracodawca może skrócić okres przechowywania akt pracownika do 10 lat, jeżeli dobrowolnie złoży w ZUS-ie raporty informacyjne dot. rozliczania składek emerytalnych i rentowych wszystkich pracowników.
• Pracownicy zatrudnieni po 2019: Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem. W tym wypadku należy dostarczać imienne raporty do ZUS, dotyczące wyliczania świadczeń emerytalnych i rentowych. Dzięki temu pracownicy nie będą już musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia, a co za tym idzie, pracodawcy nie będą już musieli wystawiać pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu, czy wynagrodzeniu.

Korzyści z posiadania elektronicznych akt osobowych

Prowadzenie dokumentacji w formie papierowej zabiera dużo czasu i zobowiązuje do przechowywania akt pracowniczych w formie fizycznej. Akta w formie elektronicznej usprawnią pracę działu HR i zmniejszą ilość niepotrzebnych teczek. Niewątpliwą zaletą jest również automatyzacja generowania dokumentów osobowych i pracowniczych. Szybciej i łatwiej można przeszukiwać akta pracownicze w celu uzyskania informacji np. o urlopach, czy okresie obowiązywania umowy.

Dokumenty w formie elektronicznej zapewniają większe bezpieczeństwo danych (zabezpieczenia stworzone przez działy IT). Akta pracownicze w formie online dużo szybciej i łatwiej można kopiować oraz udostępniać dla np. pracodawcy. Elektroniczne akta osobowe nie ulegną również fizycznemu zniszczeniu lub zagubieniu.

Główny Inspektorat Pracy daje pracodawcom jeszcze jedną możliwość: przechowywania części dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej i pozostałej części w formie elektronicznej.

Jak umieścić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej?

Wszystkie akta pracownicze w formie papierowej powinny zostać zeskanowane oraz opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym

Przygotowane druki należy wprowadzić do programu, który dedykowany jest do przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej.

W przypadku podpisywania nowych dokumentów nie ma potrzeby tworzenia ich w formie papierowej, jeżeli pracownik i pracodawca posiadają podpis w formie elektronicznej. W takim wypadku w ogóle rezygnuje się z przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci fizycznej.

Inne ważne informacje dot. dokumentacji pracowniczej

• Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową: Pracodawca ma taką możliwość. W takim wypadku powinien podpisać wszystkie wydrukowane dokumenty (lub osoba upoważniona do tego).
• Dokumentacja pracownicza po okresie przechowywania: Według nowych przepisów pracodawca, razem ze świadectwem pracy, będzie musiał przekazać pracownikowi informacje o okresie przechowywania dokumentów i możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej. Akta pracownika po okresie przechowywania może dobrowolnie odebrać pracownik, którego akta dotyczą. Jeżeli pracownik ich nie odbierze – należy poinformować go o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

E-teczki a kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy

Już wiemy, że dokumenty pracownicze mogą być przechowywane w formie cyfrowej. Gwarantuje nam to Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Musi być ona oczywiście prowadzona wedle zawartych w Rozporządzeniu wytycznych.

Kontrola z PIP może natomiast poprosić pracodawcę o wydruk konkretnych lub wszystkich dokumentów pracownika lub ich wysyłkę w wiadomości e-mail.

Gdzie tworzyć e-teczki pracownicze i elektroniczne akta osobowe?

Jednym z programów, w których warto rozpocząć tworzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej jest system HRappka, który spełnia wymogi dotyczące sposobu przechowywania danych pracowniczych. HRappka to program do zarządzania wszystkimi procesami w firmie, zaczynając od procesu rekrutacji, zatrudnienia, aż po rozliczenia. Program kadrowo-płacowy to nie tylko akta osobowe i dokumentacja pracownicza w jednym miejscu. To przede wszystkim wygodne i proste rozliczenia, szybkie podpisywanie umów i listy płac.

E-dokumentacja pracownicza nie jest obarczona również ryzykiem zgubienia się dokumentów, a także minimalizuje czas potrzebny do ich wyszukania. Digitalizacja teczek pracowników oznacza zmniejszenie kosztów archiwizacji (utrzymania dokumentacji), kosztów eksploatacji maszyn biurowych i nadmiernego użycia papieru. Dzięki e-teczkom nie musimy zabezpieczać dostępu do miejsca, w którym przechowywane są akta osobowe pracowników i nie jesteśmy zobowiązani do prawidłowego niszczenia dokumentów.

Co więcej, elektroniczna dokumentacja pracownicza jest bezpieczniejsza! Wypróbuj system HRappka, platformę do prowadzenia elektronicznych akt osobowych zyskaj zdalny dostęp do swojego przez Internet, gdziekolwiek jesteś. Podpisuj umowy i inne dokumenty online – przy pomocy podpisu elektronicznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czytaj więcej:

• Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
• Akta osobowe 2022 – jak prowadzić kartotekę pracowniczą?
• Elektroniczna ewidencja czasu pracy – dlaczego warto?
• Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Zarządzanie procesami HR

• Przejrzyste profile pracowników
• Generowanie umów i dokumentów
• Ewidencja czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Rozliczanie pracowników
• i wiele więcej!