Elektroniczna dokumentacja pracownicza. E-teczki 2023.

1 stycznia 2019 roku w życie weszła nowelizacja ustawy, która wprowadziła zmiany w przepisach Kodeksu pracy, w obszarze elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy dostali możliwość prowadzania tak zwanych ze-teczek, czyli całkowitej zmiany papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną dokumentację kadrową.

Elektroniczne akta osobowe na razie są opcją, być może w przyszłości będą jedynym rozwiązaniem przechowywania akt osobowych. Zmiany na e-dokumentację można dokonać poprzez skanowanie dokumentów papierowych oraz opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

To pracodawca podejmuje decyzję, w jaki sposób przechowuje dokumentację pracowniczą i czy elektroniczne teczki pracownicze to najlepsze rozwiązanie dla organizacji.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Od 2019 r. zmianie uległ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (był on jeden z dłuższych w Europie!). Jak możemy przeczytać w Kodeksie pracy, okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej został skrócony z 50 lat do 10 lat (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019). Czas liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Kolejnym dużym krokiem są elektroniczne akta osobowe (e-teczki, e-akta). Pracodawcy dostali możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej (jako jedynej dokumentacji pracownika), jeżeli dostarczą do ZUS informacje dot. wyliczania świadczeń emerytalnych, czy rentowych każdego zatrudnianego pracownika.

Kogo dotyczą nowe zasady związane z przechowywaniem dokumentacji?

• Pracownicy zatrudnieni przed 1.01.1999: Dokumentację pracowniczą należy przechowywać według starych zasad – 50 lat.
• Pracownicy zatrudnieni w latach 1999 – 2018: Pracodawca może skrócić okres przechowywania akt pracownika do 10 lat, jeżeli dobrowolnie złoży w ZUS-ie raporty informacyjne dot. rozliczania składek emerytalnych i rentowych wszystkich pracowników.
• Pracownicy zatrudnieni po 2019: Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem. W tym wypadku należy dostarczać imienne raporty do ZUS, dotyczące wyliczania świadczeń emerytalnych i rentowych. Dzięki temu pracownicy nie będą już musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia, a co za tym idzie, pracodawcy nie będą już musieli wystawiać pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu, czy wynagrodzeniu.

Korzyści z posiadania elektronicznych akt osobowych

Prowadzenie dokumentacji w formie papierowej zabiera dużo czasu i zobowiązuje do przechowywania akt pracowniczych w formie fizycznej. Akta w formie elektronicznej usprawnią pracę działu HR i zmniejszą ilość niepotrzebnych teczek. Niewątpliwą zaletą jest również automatyzacja generowania dokumentów osobowych i pracowniczych. Szybciej i łatwiej można przeszukiwać akta pracownicze w celu uzyskania informacji np. o urlopach, okresie obowiązywania umowy, czy dokumentów o nawiązaniu stosunku pracy lub tych związanych z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty w formie elektronicznej zapewniają większe bezpieczeństwo danych (zabezpieczenia stworzone przez działy IT). Akta pracownicze w formie online dużo szybciej i łatwiej można kopiować oraz udostępniać dla np. pracodawcy. Elektroniczne akta osobowe nie ulegną również fizycznemu zniszczeniu lub zagubieniu. Co więcej, przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej podstawą w pracy zdalnej. 

Główny Inspektorat Pracy daje pracodawcom jeszcze jedną możliwość: przechowywania części dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej i pozostałej części w formie elektronicznej.

Jak umieścić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej?

Wszystkie akta pracownicze w formie papierowej powinny zostać zeskanowane oraz opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym

Przygotowane druki należy wprowadzić do programu, który dedykowany jest do przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej.

W przypadku podpisywania nowych dokumentów nie ma potrzeby tworzenia ich w formie papierowej, jeżeli pracownik i pracodawca posiadają podpis w formie elektronicznej. W takim wypadku w ogóle rezygnuje się z przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci fizycznej.

Co wchodzi w skład teczek pracowniczych?

• część A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie)
• część B(dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika)
• część C (dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy)
• część D (dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej)
• część E (dokumenty związane z kontrolą trzeźwości)

Inne ważne informacje dot. dokumentacji pracowniczej

• Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z e-teczek na dokumentację papierową: Pracodawca ma taką możliwość. W takim wypadku powinien podpisać wszystkie wydrukowane dokumenty (lub osoba upoważniona do tego).
• Dokumentacja pracownicza po okresie przechowywania: Według nowych przepisów pracodawca, razem ze świadectwem pracy, będzie musiał przekazać pracownikowi informacje o okresie przechowywania dokumentów i możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej. Akta pracownika po okresie przechowywania może dobrowolnie odebrać pracownik, którego akta dotyczą. Jeżeli pracownik ich nie odbierze – należy poinformować go o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, w ciągu 30 dni od zawiadomienia go o takiej możliwości. 

Elektroniczne akta pracownicze a kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy

Już wiemy, że dokumenty pracownicze mogą być przechowywane w formie cyfrowej. Gwarantuje nam to Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Musi być ona oczywiście prowadzona wedle zawartych w Rozporządzeniu wytycznych.

Kontrola z PIP może natomiast poprosić pracodawcę o wydruk konkretnych lub wszystkich dokumentów pracownika lub ich wysyłkę w wiadomości e-mail.

Gdzie tworzyć e-teczki pracownicze i elektroniczne akta osobowe?

Jednym z programów, w których warto rozpocząć tworzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej i teczek pracowniczych jest system HRappka. HRappka to program do zarządzania wszystkimi procesami w firmie, zaczynając od procesu rekrutacji, zatrudnienia, aż po rozliczenia. Program kadrowo-płacowy to nie tylko akta osobowe i dokumentacja pracownicza w jednym miejscu. To przede wszystkim wygodne i proste rozliczenia, szybkie podpisywanie umów i listy płac. 

E-dokumentacja pracownicza nie jest obarczona również ryzykiem zgubienia się dokumentów, a także minimalizuje czas potrzebny do ich wyszukania. Digitalizacja teczek pracowników oznacza zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem tradycyjnego, papierowego archiwum (utrzymania dokumentacji): kosztów eksploatacji maszyn biurowych i nadmiernego użycia papieru.

Dzięki e-teczkom nie musimy zabezpieczać dostępu do miejsca, w którym przechowywane są akta osobowe pracowników i nie jesteśmy zobowiązani do prawidłowego niszczenia dokumentów.

Co więcej, elektroniczna dokumentacja pracownicza jest bezpieczniejsza! Wypróbuj system HRappka – platformę do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i zyskaj zdalny dostęp do nich, gdziekolwiek jesteś. Podpisuj umowy i inne dokumenty online – przy pomocy podpisu elektronicznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zachęcamy do elektronicznego sposobu przechowywania danych pracowniczych.

Czytaj więcej:

• Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
• Akta osobowe 2023 – jak prowadzić kartotekę pracowniczą?
• Elektroniczna ewidencja czasu pracy – dlaczego warto?
• Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Zarządzanie procesami HR

• Przejrzyste profile pracowników
• Generowanie umów i dokumentów
• Dostęp do akt osobowych pracowników
• Ewidencja czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Rozliczanie pracowników
• i wiele więcej!