Urlopy 2023 – Q&A, czyli pytania i odpowiedzi

Urlop wypoczynkowy należny jest każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Pracownik nie może przekazać urlopu wypoczynkowego innej osobie lub zrzec się go. Urlop należy wykorzystać w postaci dni wolnych, wcześniej zaplanowanych, zgłoszonych i zaakceptowanych przez pracodawcę.

Pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę przysługuje:

• 20 dni urlopu wypoczynkowego – w przypadku stażu pracy poniżej 10 lat

• 26 dni urlopu – w przypadku zatrudnienia powyżej 10 lat

Ważna informacja! Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wliczany jest czas trwania i ukończenia nauki. Dla przykładu ukończenie szkoły ogólnokształcącej „daje" 4 lata do stażu pracy, a ukończenie szkoły wyższej aż 8 lat. Dowiedz się więcej w artykule „20 czy 26 dni urlopu? Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego„

Urlop wypoczynkowy jest płatny, tak samo jak gdyby pracownik w tym czasie pracował. Liczony jest od nowego roku kalendarzowego, czyli od 1 stycznia – oznacza to, że z tym dniem pracownik otrzymuje nową roczną pulę urlopu do wykorzystania (20 lub 26 dni). Wyjątkiem są osoby, które zaczynają swoją pierwszą pracę w życiu – wtedy prawo do urlopu nabywają z każdym miesiącem (w wymiarze 1/12 przysługującego urlopu).

Wyliczenie urlopu wypoczynkowego krok po kroku:

1. Na początku należy określić, czy dany pracownik podejmuje właśnie swoją pierwszą pracę, czy posiada już udokumentowane okresy zatrudnienia – da nam to informację o tym, czy przysługiwać będzie mu urlop na dany rok „z góry", czy z każdym przepracowanym miesiącem.

2. Następnie należy oszacować wymiar przysługującego urlopu (20 lub 26 dni).

3. Jeżeli pracownik podjął pracę w trakcie roku kalendarzowego, należy obliczyć urlop proporcjonalnie. Np. pracownikowi zatrudnionemu od sierpnia do grudnia przysługuje 11 dni urlopu (w przypadku, gdy zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy i jego staż pracy jest dłuższy niż 10 lat).

4. Niepełny dzień urlopu zaokrąglany jest „w górę"

Przeczytaj więcej o urlopie wypoczynkowym.

Ekwiwalent za urlop wpłacany jest ostatniego dnia pracy, kiedy nie ma możliwości wykorzystania przysługujących i zaległych dni wolnych.

Aby obliczyć ekwiwalent za urlop, w pierwszym kroku należy ustalić współczynnik ekwiwalentu, który ustalany jest dla każdego roku i wyraża on przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. W 2023 roku współczynnik ten wynosi 20,83.

Następnie należy obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego (np. wynagrodzenie zasadnicze) i podzielić ją przez współczynnik ekwiwalentu. Otrzymaną wartość należy podzielić przez dobową normę czasu pracy (np. 8 godzin).

Otrzymany wynik mnożymy przez liczbę dni urlopu wypoczynkowego, które zostały do wykorzystania.

Przykład

Pracownik zatrudniony był od 1 stycznia 2023 roku do 31 lipca 2023 roku, na umowę o pracę. Miesięcznie otrzymywał pensję w wysokości 8000 złotych, pracując 5 dni w tygodniu, po 8 godzin. Pracownik posiada ponad 10-letni staż pracy, więc przysługuje mu 26 dni urlopu w skali roku kalendarzowego. 

W momencie wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi należało się 16 dni urlopu wypoczynkowego, z czego wykorzystał 6 dni. Ile ekwiwalentu za niewykorzystane 10 dni urlopu wypoczynkowego należy się pracownikowi?

• Podstawa wynagrodzenia (stałe wynagrodzenie pracownika) = 8000 zł.

• Wymiar ekwiwalentu za 1 dzień urlopu 8000 zł: 20,83 = 384,06 zł

• Wymiar ekwiwalentu za 1 godzinę 384,06: 8 = 48 zł

• Ekwiwalent za 10 dni niewykorzystanego urlopu: 48 zł x 80 godzin (10 dni * 8) = 3840 zł.

• Pracownik powinien otrzymać 3840 zł ekwiwalentu

Przeczytaj więcej o ekwiwalencie za urlop.

Zgodnie z art. 168 k.p. zaległy urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku należy wykorzystać do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przeczytaj więcej o zasadach wykorzystania przez pracowników zaległego urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia pracownik ma obowiązek wykorzystać cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy. Jeżeli pracodawca nie chce wypłacać pracownikowi ekwiwalentu za urlop, może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy bez uzgadniania tego z nim.

Dotyczy to zarówno urlopu zaległego (z poprzedniego roku), jak i bieżącego.

Przeczytaj więcej o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Urlop wypoczynkowy należy wykorzystać w całości przed zakończeniem pracy u poprzedniego pracodawcy. W tym celu należy obliczyć wymiar urlopu, jaki przysługuje pracownikowi do momentu zakończenia umowy (urlop proporcjonalny). Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu, należy wypłacić mu ekwiwalent za urlop.

Urlop wypoczynkowy nie może zostać przeniesiony do innego pracodawcy, z wyjątkiem:

• zawarcia kolejnej umowy z tym samym pracodawcą bezpośrednio i niezwłocznie po rozwiązaniu poprzedniej umowy
• przejęcia zakładu pracy przez innego pracodawcę

• Pracownik, który podejmuje swoją pierwszą pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 przysługującego mu urlopu. Prawo do kolejnych urlopów nabiera w każdym następnym roku kalendarzowym.

• W każdej następnej pracy będzie nabywał prawo do całości przysługującego urlopu niezwłocznie po zatrudnieniu.

• Wymiar urlopu wynosi 20 dni (jeżeli staż pracy jest krótszy niż 10 lat) lub 26 dni (jeżeli staż pracy jest dłuższy niż 10 lat).

• Na staż pracy ma wpływ również edukacja, np. ukończenie szkoły wyższej „daje" 8 lat do stażu pracy.

• Jeżeli pracownik zmienił pracę w ciągu roku, to u następnego pracodawcy przysługuje mu urlop proporcjonalny:

  • do końca roku kalendarzowego (jeżeli zatrudnienie jest nie krótsze niż do końca roku)

  • do końca okresu zatrudnienia (jeżeli czas zatrudnienia jest krótszy niż koniec roku kalendarzowego)

Przykład

Pracownik został zatrudniony od 1 lipca 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku na umowę o pracę. Przysługuje mu urlop w wysokości 26 dni. U poprzedniego pracodawcy wykorzystał 13 dni, dlatego u nowego pracodawcy, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pozostało mu do wykorzystania kolejne 13 dni przysługującego urlopu.

• Pracownik, który u poprzedniego pracodawcy wykorzystał urlop wypoczynkowy w nadmiarze, w kolejnym miejscu pracy przysługuje mu urlop w odpowiednio niższym wymiarze.

Przeczytaj więcej o urlopie wypoczynkowym.

Co dzieje się w przypadku, gdy pracownik się rozchoruje w trakcie trwania urlopu wypoczynkowego?

• Jeżeli choroba wystąpi przed rozpoczęciem dni wolnych, pracownik ma prawo wnioskować o przesunięcie urlopu w późniejszym terminie.

• W przypadku choroby w trakcie trwania urlopu i otrzymania zwolnienia lekarskiego, urlop jest automatycznie przerywany. Nie przepada on pracownikowi, który ma prawo do wykorzystania pozostałych dni wolnych w innym czasie, po porozumieniu z pracodawcą.

• W przypadku choroby dziecka urlop wypoczynkowy rodzica nie jest przerywany i nie ma on prawa do zasiłku chorobowego na czas choroby dziecka.

Tak zwane wczasy pod gruszą to świadczenie wypłacane przez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Fundusz mają obowiązek tworzyć pracodawcy zatrudniający minimum 50 osób na podstawie umowy o pracę na pełny etat lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Bez znaczenia jest gdzie i kiedy pracownik udaje się na urlop, w celu uzyskania świadczenia pracownik powinien złożyć pracodawcy oświadczenie o sytuacji majątkowej swojej i rodzinnej.

Wysokość świadczenia nie jest narzucana z góry i określona dla konkretnych pracowników. Zależna jest od zarobków pracownika i zarobków członków rodziny oraz niezależna od stażu pracy, kwalifikacji i stanowiska. Do kwoty 2000 złotych, wczasy pod gruszą zwolnione są z podatku dochodowego i od tej kwoty nie są pobierane składki ZUS.

Pracownikowi, który posiada orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym lub znacznym, przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni w każdym roku kalendarzowym. Urlop ten nie przysługuje:

• pracownikom o lekkim stopniu niepełnosprawności

• gdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze większym niż 26 dni oraz w przypadku, gdy ma prawo do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów

Pierwszy dodatkowy urlop wypoczynkowy osoba niepełnosprawna nabywa w całości, po przepracowaniu jednego roku liczonego od następnego dnia po wydaniu orzeczenia o niepełnosprawności.

Urlop wypoczynkowy określany jest w wymiarze dziennym i godzinowym, natomiast pracownik zobligowany jest do wykorzystania go w dniach, a nie w podziale na godziny.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownikowi pozostało do wykorzystania mniej, niż wynosi jego dobowy wymiar czasu pracy.

Honorowemu krwiodawcy przysługuje „zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddaje krew, oraz w dniu następnym, a także na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi” (art. 42 pkt 1a ustawy o Krajowej Sieci Onkologicznej).

Początkowo przepis wprowadziła specustawa covidowa, mówiąca o tym, że osoby oddające krew mogą otrzymać na tej podstawie dodatkowy 1 dzień wolny od pracy (do tego czasu krwiodawcy mogli wnioskować o jeden dzień wolny) – do końca trwania stanu zagrożenia epidemicznego.

Natomiast Ustawodawca wprowadził ten przepis w życie na stałe, od 20 kwietnia 2023 roku i od tej pory krwiodawcy mogą liczyć na dodatkowe 2 dni wolne.

Urlop szkoleniowy należy się pracownikowi, który chce podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. Musi odbywać się to za zgodą lub inicjatywą pracodawcy i dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Wymiar urlopu szkoleniowego związany jest z rodzajem egzaminu, do którego przystępuje pracownik i wynosi:

• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego

• 21 dni – w ostatnim roku studiów, na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego

Urlop szkoleniowy jest pełnopłatny, tak samo, jak urlop wypoczynkowy.

Czytaj więcej o urlopie szkoleniowym.

Zwolnienie z powodu siły wyższej zakłada, że w życiu pracownika nastąpiło zdarzenie, które jest nieprzewidziane i wymaga jego natychmiastowej obecności. Najczęściej przyjmuje się, że jest to zwolnienie w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych wypadkiem lub z powodu poważnych względów medycznych.

W danym roku kalendarzowym pracownikom zatrudnionym na umowie o pracę przysługuje 2 dni lub 16 godzin zwolnienia z powodu działania siły wyższej.

Czytaj więcej o urlopie z powodu działania siły wyższej.

Dyrektywa work-life balance została narzucona przez Unię Europejską i w związku z nią 26 kwietnia 2023 r. w życie weszły nowe przepisy do Kodeksu pracy. Zakładają one zmniejszenie nierówności między kobietami i mężczyznami w zakresie godzenia życia zawodowego i prywatnego.

O czym przede wszystkim jest mowa?

• Wprowadzenie nowego rodzaju urlopu, jakim jest urlop opiekuńczy – w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym. Czas ten przysługuje pracownikowi w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym. Jest to urlop bezpłatny, którego nie można wziąć na siebie. W celu uzyskania urlopu opiekuńczego, pracownik powinien złożyć pracodawcy stosowny wniosek.

• Zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej – 2 dni lub 16 godzin, który jest urlopem płatnym w wysokości 50% wynagrodzenia obliczanego jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.

• Wprowadzono dłuższy urlop rodzicielski. Łączny wymiar urlopu rodzicielskiego po zmianach wynosi:

  • 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie

  • 43 tygodnie – w przypadkach porodu dwojga dzieci i więcej

• W Kodeksie pracy pojawiły się również przepisy mówiące o tym, że pracodawca nie może zabronić pracownikom podejmowania pracy w kilku miejscach jednocześnie.

• Pracodawcy zostali zobowiązani również do uzasadniania wypowiedzeń umów na czas określony.