Świadczenie urlopowe 2025 – ile wynosi i czy pracodawca musi je wypłacać?

W artykule omawiamy najważniejsze aspekty związane ze świadczeniem urlopowym. Komu przysługuje i czy każdy pracodawca ma obowiązek je wypłacać? Czy świadczenie urlopowe to wypłata ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych? Wyjaśniamy wątpliwości i podajemy maksymalne wysokości świadczeń urlopowych w 2025 roku. 

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Czym jest świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe to forma dodatkowego wynagrodzenia dla pracownika, którego celem jest dofinansowanie jego urlopu wypoczynkowego. Świadczenie urlopowe to alternatywa dla tzw. „wczasów pod gruszą”, czyli dofinansowania do wypoczynku pracowników w firmach, w których działa Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Świadczenie urlopowe może wypłacać tylko pracodawca, u którego nie funkcjonuje ZFŚS – jest odrębnym świadczeniem niż to z funduszu. Dowiedz się więcej:

• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co warto wiedzieć o ZFŚS?

Komu przysługuje świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe, wypłaca pracodawca każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Oznacza to, że do tego okresu wliczają się również dni, w których pracownik nie świadczy pracy – chodzi o dni kalendarzowe, a nie robocze. Wypłata świadczenia urlopowego następuje raz w roku.

Świadczenie urlopowe przysługuje tylko osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Dowiedz się więcej:

• Urlop wypoczynkowy – najważniejsze informacje
• Umowa o pracę – wzór z omówieniem

Czy pracodawca ma obowiązek wypłacać świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe to alternatywa dla firm, w których nie funkcjonuje ZFŚS.

Jeśli pracodawca nie musi tworzyć Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, może ale nie musi wypłacić pracownikom świadczenie urlopowe. Zasadniczo jednak ma ono charakter uznaniowy. Pracodawca, który zatrudnia na podstawie stosunku pracy mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (według stanu na 1 stycznia danego roku) nie ma obowiązku ani tworzenia ZFŚŚ, ani wypłaty świadczenia urlopowego, choć może to zrobić dobrowolnie. Wyjątkiem są jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe – ci pracodawcy bez względu na stan zatrudnienia muszą obowiązkowo utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Jeśli pracodawca podejmie decyzję o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, powinien poinformować pracowników o tej decyzji w sposób przyjęty w firmie (przez intranet, mailowo, a nawet komunikator).

Wypłata świadczenia urlopowego powinna nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Ile wynosi świadczenie urlopowe w 2025 roku?

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć  wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia i wymiaru czasu pracy pracownika. Z kolei wysokość odpisu na ZFŚS została ustalona na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 roku (pomniejszonego o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe), które wyniosło 7.262,39 zł.

Wysokość świadczenia urlopowego w 2025 (przy założeniu, że odpowiada ono  wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS) wygląda więc następująco:

• dla pracownika pełnoetatowego zatrudnionego w normalnych warunkach pracy – 2.723,40 zł
• dla pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu w normalnych warunkach pracy – 2042,55 zł
• dla pracownika zatrudnionego na 1/2  etatu w normalnych warunkach pracy – 1361,70 zł
• dla pracownika zatrudnionego na 1/4  etatu w normalnych warunkach pracy – 680,85 zł

• dla pracownika pełnoetatowego zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy – 3.631,20 zł

• dla pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki – 363,12 zł, w drugim roku nauki – 435,74 zł, w trzecim roku nauki – 508,37 zł.

Kwota świadczenia urlopowego nie może być wyższa niż kwota odpisu podstawowego, może być jednak niższa. Podstawa prawna:

• Art. 3 i 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)
• Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. (www.stat.gov.pl)

Świadczenie urlopowe a podatek

Zaletą wypłacania świadczenia urlopowego dla pracodawcy jest to, że jest ono wolne od składek ZUS (do wysokości odpisu podstawowego przypadającego na danego pracownika) oraz stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu. Świadczenie urlopowe jest natomiast opodatkowane.

Źródło: Ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Rozliczanie pracowników w systemie HR

HRappka to program kadrowo-płacowy, w którym maksymalnie zautomatyzujesz proces naliczania wynagrodzeń wraz z jego wszystkimi składnikami, również niestandardowymi.  Kilkoma kliknięciami wygenerujesz też listy płac oraz zrobisz eksport płatności do banku. HRappka posiada też m.in. moduł elektronicznych wniosków urlopów i portal pracownika, które w połączeniu ze sobą minimalizują pracę działów HR w okresie urlopowym. Możesz przetestować HRappkę 14 dni za darmo – zarejestruj się i sprawdź wszystkie możliwości systemu.