Podpis elektroniczny. Zatrudnij pracownika w kilka sekund.

Podpis elektroniczny to zbiór danych w wersji cyfrowej dzięki, którym zidentyfikować można konkretną osobę. Podpisywanie dokumentów bez wychodzenia z domu to nowoczesne rozwiązanie, które pozwala na załatwienie wielu spraw urzędowych i formalnych. Nie tylko wygodne, ale przede wszystkim zgodne z prawem.

Szczególnie pracodawcy odczuwają dużą oszczędność czasu i pieniędzy – wysłanie pracownikowi umowy trwa dosłownie kilka sekund. Nie trzeba wychodzić na pocztę, a ryzyko, że pracownik “zniknie" nam przed podpisaniem umowy znacząco maleje.

Na rynku dostępnych mamy kilka opcji: podpis elektroniczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, czy profil zaufany. Czym różnią się one od siebie i w jaki sposób można podpisać różne rodzaje dokumentów? Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny? Jak złożyć podpis kwalifikowany?

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Profil zaufany

Służy do porozumiewania się z organami państwowymi i jest usługą bezpłatną. Przypisany jest do numeru PESEL, a dostęp do profilu zaufanego można dostać poprzez swój bank lub wniosek internetowy. Jest ważny przez 3 lata, następnie można przedłużyć go na kolejne 3 lata. Założyć go może każda osoba, również obcokrajowiec – warunkiem jest posiadanie numeru PESEL. Podpis zaufany, który potwierdzony jest profilem zaufanym, zastępuje podpis własnoręczny. Dzięki temu, że masz profil zaufany, możesz załatwić wiele spraw urzędowych.

Więcej informacji znajdziesz na www.biznes.gov.pl

Podpis elektroniczny

Najważniejsza informacja – podpis elektroniczny nie jest skanem podpisu ani dokumentu z tym podpisem. Nie jest również profilem zaufanym. To produkt komercyjny, który można otrzymać lub zakupić, najlepiej od certyfikowanej firmy, która znajduje się w spisie Narodowego Centrum Certyfikacji. Nie wymaga osobistej weryfikacji tożsamości, może zostać wydany poprzez kliknięcie w link weryfikacyjny lub przesłanie skanów dokumentów potwierdzających tożsamość.

Jeżeli np. pracodawca wyśle umowę zlecenie do pracownika, ten może podpisać ją bez dodatkowych kosztów, czy zakładania konta. Wystarczy, że kliknie przycisk w wiadomości – “podpisz umowę". Zostanie ona podpisana, zaszyfrowana i wysłana z powrotem do pracodawcy. Tak podpisany dokument elektroniczny przechowywany jest w elektronicznej dokumentacji pracownika.

Ważne: dokumenty podpisane podpisem elektronicznym są uznawane przez instytucje prawne.

Jaki dokument podpisany może zostać podpisem elektronicznym?

• umowa o dzieło

• umowa zlecenie

• kontrakty menadżerskie

• umowy zakupowe

• umowy inwestycyjne

• kontrakty z klientami

• protokoły odbioru

• zamówienia

• umowy sprzedaży

• karty ewidencji

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podpis kwalifikowany (zaawansowany podpis elektroniczny) gwarantuje większy poziom bezpieczeństwa niż standardowy podpis elektroniczny. Wedle Kodeksu cywilnego jest on równoważny z podpisem odręcznym. Oznacza to, że można podpisać nim te dokumenty, które wymagałyby formy pisemnej i pisemnego podpisu. Co więcej, kraje Unii Europejskiej uznają kwalifikowany podpis elektroniczny (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej). Do uzyskania podpisu kwalifikowanego konieczny jest kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego.

Dobrze, gdy firma oferująca podpis elektroniczny lub kwalifikowany podpis elektroniczny znajduje się w rejestrze kwalifikowanych usług zaufania w Narodowym Centrum Certyfikacji (i spełnia wymogi dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych).

W jaki sposób można otrzymać bezpieczny podpis elektroniczny? Drogi są dwie:

• Osobiste spotkanie 

• Wideorozmowa z firmą oferującą usługi podpisów elektronicznych.

W obu przypadkach należy przygotować dowód osobisty lub paszport (weryfikacja tożsamości). Następnie podpisuje się umowę, wnosi opłatę i instaluje oprogramowanie (lub otrzymuje urządzenie do składania podpisu elektronicznego). Zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla celów firmowych można odliczyć od podatku.

W skład paczki, dzięki której możliwy jest kwalifikowany podpis elektroniczny, najczęściej wchodzi:

• karta kryptograficzna, na której zapisany jest certyfikat kwalifikowany

• czytnik kart

• oprogramowanie

Jaka jest różnica pomiędzy podpisem elektronicznym a kwalifikowanym? W przypadku tego drugiego możliwe jest zidentyfikowanie osoby, która podpisała dokument.

źródło: www.biznes.giv.pl

Jakie dokumenty można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

• umowa o pracę

• umowa o przeniesienie praw autorskich

• umowy leasingowe

• umowy pośrednictwa w nieruchomościach

• umowy najmu terminowego

• deklaracje podatkowe składane do Urzędu Skarbowego

• sprawozdania finansowe do KRS

• potwierdzanie tożsamości w kontakcie z urzędami administracji publicznej

• pełnomocnictwa ogólne

• dokumenty przetargowe

• pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny), Jednolity Europejski Dokument Zatrudnienia

W nielicznych przypadkach nie można podpisać dokumentów online, strony zainteresowane muszą złożyć podpisy odręczne. Dotyczy to testamentu, umowy spółki, umowy o spadek (jeżeli jego częścią jest nieruchomość) oraz umowy o przeniesienie własności nieruchomości.

Bezpieczeństwo i legalność podpisu kwalifikowanego i podpisu elektronicznego

Każdy podpis elektroniczny (kwalifikowany lub nie) może stanowić dowód przed sądem. Jedynym warunkiem jest podpisywanie dokumentów przy pomocy usługi (platformy), która znajduje się w rejestrze kwalifikowanych usług zaufania.

Podpis elektroniczny gwarantuje integralność dokumentu. Ani wysyłający, ani podpisujący nie może wprowadzić zmian, np. w umowie, po złożeniu podpisu. Aby wprowadzić jakiekolwiek zmiany, należy stworzyć aneks do umowy i ponownie ją podpisać.

Podpis elektroniczny i podpis kwalifikowany w systemie HRappka

W programie kadrowo-płacowym HRappka całość dokumentacji pracowniczej możesz prowadzić elektronicznie. Co więcej, bez problemu podpiszesz online dowolny dokument (umowy z pracownikami, Klientami oraz załączniki), również z cudzoziemcami. To zapewnia sprawny i szybki obieg dokumentów w organizacji.

HRappka daje możliwość skorzystania z naszego systemowego podpisu elektronicznego (e-podpis) lub przy pomocy zalogowania się do Autenti – firmy, która dostarcza usługę podpisu elektronicznego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego. HRappka posiada integrację z Autenti. Dzięki temu Klienci posiadający tam konto, bez problemu podpiszą umowy z HRappki, korzystając z podpisu Autenti.

Skończ z niepotrzebnymi wydrukami, oszczędzaj czas i podpisuj dokumenty (przy pomocy podpisu kwalifikowanego lub elektronicznego) z HRappką!

Czytaj więcej:

• Elektroniczna dokumentacja pracownicza
• Jak wybrać program kadrowo-płacowy?

Zarządzanie procesami HR

• Przejrzyste profile pracowników
• Generowanie umów i dokumentów
• Ewidencja czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Rozliczanie pracowników
• i wiele więcej!