E-teczka – jak przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Od 2019 r. zmianie uległ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (był on jeden z dłuższych w Europie!). Jak możemy przeczytać w Kodeksie pracy, okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej został skrócony z 50 lat do 10 lat (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019). Czas liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Kolejnym dużym krokiem są elektroniczne akta osobowe (e-teczki, e-akta). Pracodawcy dostali możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej (jako jedynej dokumentacji pracownika), jeżeli dostarczą do ZUS informacje dot. wyliczania świadczeń emerytalnych, czy rentowych każdego zatrudnianego pracownika.

Kogo dotyczą nowe zasady związane z przechowywaniem dokumentacji?

• Pracownicy zatrudnieni przed 1.01.1999: Dokumentację pracowniczą należy przechowywać według starych zasad – 50 lat.
• Pracownicy zatrudnieni w latach 1999 – 2018: Pracodawca może skrócić okres przechowywania akt pracownika do 10 lat, jeżeli dobrowolnie złoży w ZUS-ie raporty informacyjne dot. rozliczania składek emerytalnych i rentowych wszystkich pracowników.
• Pracownicy zatrudnieni po 2019: Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem. W tym wypadku należy dostarczać imienne raporty do ZUS, dotyczące wyliczania świadczeń emerytalnych i rentowych. Dzięki temu pracownicy nie będą już musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia, a co za tym idzie, pracodawcy nie będą już musieli wystawiać pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu, czy wynagrodzeniu.

Korzyści z posiadania elektronicznych akt osobowych

Prowadzenie dokumentacji w formie papierowej zabiera dużo czasu i zobowiązuje do przechowywania akt pracowniczych w formie fizycznej. Akta w formie elektronicznej usprawnią pracę działu HR i zmniejszą ilość niepotrzebnych teczek. Niewątpliwą zaletą jest również automatyzacja generowania dokumentów osobowych i pracowniczych. Szybciej i łatwiej można przeszukiwać akta pracownicze w celu uzyskania informacji np. o urlopach, okresie obowiązywania umowy, czy dokumentów o nawiązaniu stosunku pracy lub tych związanych z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty w formie elektronicznej zapewniają większe bezpieczeństwo danych (zabezpieczenia stworzone przez działy IT). Akta pracownicze w formie online dużo szybciej i łatwiej można kopiować oraz udostępniać dla np. pracodawcy. Elektroniczne akta osobowe nie ulegną również fizycznemu zniszczeniu lub zagubieniu. Co więcej, przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej podstawą w pracy zdalnej.

Warto pamiętać, że Główny Inspektorat Pracy daje pracodawcom jeszcze jedną możliwość: przechowywania części dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej i pozostałej części w formie elektronicznej.

Jak przejść na dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej?

W przypadku decyzji o digitalizacji teczek, wszystkie akta pracownicze w formie papierowej powinny zostać zeskanowane oraz opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym

Przygotowane druki należy wprowadzić do programu, który dedykowany jest do przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej.

Warto pamiętać, że zmiana formy prowadzenia akt wiąże się również z obowiązkami informacyjnymi wobec pracowników i byłych pracowników. Każda z tych osób powinna zostać poinformowana o możliwości odbioru swojej dokumentacji w formie papierowej. Na zgłoszenie się po dokumenty przysługuje 30 dni od momentu skutecznego doręczenia informacji – osobiście, pocztą, przez osobę upoważnioną lub drogą elektroniczną z potwierdzeniem odbioru. W przypadku braku odbioru przesyłki poleconej przez byłego pracownika, przyjmuje się, że informacja została doręczona po upływie określonego czasu od awizowania.

Po bezskutecznym upływie 30 dni pracodawca może zniszczyć papierową wersję dokumentacji, zachowując wyłącznie jej elektroniczny odpowiednik. W razie śmierci pracownika prawo do odbioru akt papierowych przysługuje wskazanym w przepisach członkom rodziny, również w tym samym terminie.

Co istotne, w przypadku nowych dokumentów nie ma obowiązku tworzenia ich w wersji papierowej, jeśli zarówno pracodawca, jak i pracownik posługują się podpisami elektronicznymi. W takiej sytuacji cała dokumentacja może być prowadzona wyłącznie w postaci cyfrowej, co znacząco upraszcza procesy kadrowe i ogranicza konieczność przechowywania dokumentów fizycznych.

Co wchodzi w skład teczek pracowniczych?

• część A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie)
• część B(dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika)
• część C (dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy)
• część D (dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej)
• część E (dokumenty związane z kontrolą trzeźwości)

>> Pobierz nasz wykaz dokumentów w aktach osobowych i uniknij błędów!

Inne ważne informacje dot. dokumentacji pracowniczej

• Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z e-teczek na dokumentację papierową: Pracodawca ma taką możliwość. W takim wypadku powinien podpisać wszystkie wydrukowane dokumenty (lub osoba upoważniona do tego).
• Dokumentacja pracownicza po okresie przechowywania: Według nowych przepisów pracodawca, razem ze świadectwem pracy, będzie musiał przekazać pracownikowi informacje o okresie przechowywania dokumentów i możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej. Akta pracownika po okresie przechowywania może dobrowolnie odebrać pracownik, którego akta dotyczą. Jeżeli pracownik ich nie odbierze – należy poinformować go o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, w ciągu 30 dni od zawiadomienia go o takiej możliwości.

Elektroniczne akta pracownicze a kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy

Już wiemy, że dokumenty pracownicze mogą być przechowywane w formie cyfrowej. Gwarantuje nam to Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Musi być ona oczywiście prowadzona wedle zawartych w Rozporządzeniu wytycznych.

Kontrola z PIP może natomiast poprosić pracodawcę o wydruk konkretnych lub wszystkich dokumentów pracownika lub ich wysyłkę w wiadomości e-mail.

E-teczki pracownicze i elektroniczne akta osobowe – zalety

E-dokumentacja pracownicza nie jest obarczona ryzykiem zgubienia się dokumentów, a także minimalizuje czas potrzebny do ich wyszukania. Digitalizacja teczek pracowników oznacza zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem tradycyjnego, papierowego archiwum (utrzymania dokumentacji): kosztów eksploatacji maszyn biurowych i nadmiernego użycia papieru.

Dzięki e-teczkom nie musimy zabezpieczać dostępu do miejsca, w którym przechowywane są akta osobowe pracowników i nie jesteśmy zobowiązani do prawidłowego niszczenia dokumentów.

Co więcej, elektroniczna dokumentacja pracownicza jest bezpieczniejsza!

E-teczki w systemie HRappka

HRappka to kompleksowy system kadrowo-płacowy, który automatyzuje kluczowe procesy HR w firmach.

Moduł e-teczek umożliwia prowadzenie elektronicznych akt osobowych oraz zdalny dostęp do nich, gdziekolwiek jesteś. Udostępniamy również funkcjonalność podpisywania umów i innych dokumentów online – przy pomocy podpisu elektronicznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Prowadzenie elektronicznej dokumentacji w systemie HRappka jest w pełni zgodne z prawem. 

Zainteresowany/a? Zamów bezpłatną prezentację systemu lub zarejestruj się i testuj za darmo!

Czytaj więcej:

• Kontrola PIP – jak się przygotować? Pobierz checklistę!
• Dokumenty do zatrudnienia pracownika – wzory do pobrania
• Lista obecności pracownika – wzór do pobrania i najważniejsze informacje