Podpis elektroniczny – wszystko, co warto wiedzieć

Podpisywanie dokumentów bez wychodzenia z domu to nowoczesne rozwiązanie, które pozwala na załatwienie wielu spraw urzędowych i formalnych. Wątpliwości pojawiają się natomiast w związku z tym, co możemy podpisać elektronicznie i w jakiej formie. Podpis elektroniczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany – rozwiązań jest kilka. Czym różnią się one od siebie i w jaki sposób można podpisać różne rodzaje dokumentów?

Profil zaufany

Służy do porozumiewania się z organami państwowymi i jest usługą bezpłatną. Przypisany jest do numeru PESEL, a dostęp do profilu zaufanego można dostać poprzez swój bank lub wniosek internetowy. Jest ważny przez 3 lata, następnie można przedłużyć go o następne 3 lata. Założyć go może każda osoba, również obcokrajowiec – warunkiem jest posiadanie numeru PESEL. Podpis zaufany, który potwierdzony jest profilem zaufanym, zastępuje podpis własnoręczny.

Podpis elektroniczny

Najważniejsza informacja – podpis elektroniczny nie jest skanem podpisu ani dokumentu z tym podpisem. Nie jest również profilem zaufanym. To produkt komercyjny, który można otrzymać lub zakupić, najlepiej od certyfikowanej firmy, która znajduje się w spisie Narodowego Centrum Certyfikacji. Nie wymaga osobistej weryfikacji tożsamości, może zostać wydany poprzez kliknięcie w link weryfikacyjny lub przesłanie skanów dokumentów potwierdzających tożsamość.

Jeżeli np. pracodawca wyśle umowę zlecenie do pracownika, ten może podpisać ją bez dodatkowych kosztów, czy zakładania konta. Wystarczy, że kliknie przycisk w wiadomości – “podpisz umowę". Zostanie ona podpisana, zaszyfrowana i wysłana z powrotem do pracodawcy.

Ważne: dokumenty podpisane podpisem elektronicznym są uznawane przez instytucje prawne.

Jakie dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym?

• umowa o dzieło
• umowa zlecenie
• kontrakty menadżerskie
• umowy zakupowe
• umowy inwestycyjne
• kontrakty z klientami
• protokoły odbioru
• zamówienia

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny gwarantuje większy poziom bezpieczeństwa niż standardowy podpis elektroniczny. Wedle Kodeksu cywilnego jest on równoważny z podpisem odręcznym. Oznacza to, że można podpisać nim te dokumenty, które wymagałyby formy pisemnej i pisemnego podpisu. Co więcej, kraje Unii Europejskiej uznają kwalifikowany podpis elektroniczny.

Dobrze, gdy firma oferująca podpis elektroniczny lub kwalifikowany podpis elektroniczny znajduje się w rejestrze kwalifikowanych usług zaufania w Narodowym Centrum Certyfikacji.

W jaki sposób można otrzymać bezpieczny podpis elektroniczny? Drogi są dwie. Osobiste spotkanie lub (szczególnie w dobie pandemii) wideorozmowa z firmą oferującą usługi podpisów elektronicznych. W obu przypadkach należy przygotować dowód osobisty lub paszport. Następnie podpisuje się umowę, wnosi opłatę i instaluje oprogramowanie. Zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla celów firmowych można odliczyć od podatku.

Jakie dokumenty można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

• umowa o pracę
• umowa o przeniesienie praw autorskich
• umowy leasingowe
• umowy pośrednictwa w nieruchomościach
• umowy najmu terminowego
• deklaracje podatkowe składane do Urzędu Skarbowego
• sprawozdania finansowe do KRS
• potwierdzanie tożsamości w kontakcie z urzędami administracji publicznej
• pełnomocnictwa ogólne
• dokumenty przetargowe
• pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny)

W nielicznych przypadkach nie można podpisać dokumentów online, strony zainteresowane muszą złożyć podpisy odręczne.Dotyczy to testamentu, umowy spółki, umowy o spadek (jeżeli jego częścią jest nieruchomość) oraz umowy o przeniesienie własności nieruchomości.

Podpis elektroniczny w systemie HRappka

System HRappka usprawnia pracę działu HR na wiele sposobów. Jednym z nim jest łatwość i szybkość zawierania i podpisywania umów pomiędzy pracodawcami i pracownikami. W module kadrowo-płacowym dostępna jest opcja podpisania umowy w formie elektronicznej lub integracji z Autenti – firmą, która dostarcza usługi podpisów elektronicznych.

Dowiedz się więcej:

• Elektroniczna dokumentacja pracownicza. Zmiany w 2019.
• Akta osobowe 2021 – jak prowadzić kartotekę pracowniczą
• Program do zarządzania urlopami – TOP 5 funkcjonalności
• Dane do umowy o pracę – wzór