Klauzula RODO [2022]: ankieta aplikacyjna

Pracodawca, który prowadzi proces rekrutacyjny przetwarza dane osobowe nadesłane przez kandydatów. Samo przesłanie CV czy listu motywacyjnego nie jest jednoznaczne ze zgodą na przetwarzanie danych. Pracodawca powinien dołączyć do formularza aplikacyjnego aktualne klauzule RODO [2022] lub poprosić o wyrażenie takiej zgody w oddzielnej wiadomości (np. e-mail). Przeczytaj, jakie są aktualne wzory RODO w roku 2022.

Testuj bez opłat moduł ATS >>

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca może żądać od kandydata, takich danych jak:

• imię (imiona) i nazwisko
• data urodzenia
• dane kontaktowe
• wykształcenie
• kwalifikacje zawodowe
• przebieg zatrudnienia

Przetwarzanie powyższych danych jest legalne, nawet bez dołączonej zgody RODO. Natomiast, jeżeli w CV znajdują się jakiekolwiek inne informacje (choćby o zainteresowaniach), zgoda RODO jest wymagana. Aby mieć pewność, że proces selekcji CV oraz przekazywania ich do kolejnych osób decyzyjnych jest legalny, warto dołączyć klauzulę o ochronie danych osobowych (RODO). Przykład zgody/klauzuli RODO z zawarciem informacji o podstawie prawnej:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)

W klauzuli warto dodać informację przez kogo dane będą przetwarzane np.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy np. Soulab Consulting) dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)

Zgoda na przyszłe rekrutacje

Ta zgoda pozwoli Ci budować bazę kandydatów w systemie ATS. Warto ją zatem dodać do ankiety rekrutacyjnej. Warto pamiętać, że nie powinna być ona obowiązkowa. Przykład:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Informacje o Administratorze Danych Osobowych

Warto pamiętać, że RODO nakłada na nas obowiązek  informacyjny o Administratorze Danych Osobowych (ADO). Musimy zatem już na etapie aplikowania poinformować kandydata kto będzie ADO i jak będą przetwarzane jego dane osobowe. Dane te warto umieścić nad zgodami RODO. Przykład:

Administratorem Twoich Danych Osobowych będzie (nazwa firmy, dane firmy).

W danych kontaktowych powinien znaleźć się adres kontaktowy (adres siedziby bądź adres mailowy). Dodatkowo możesz dodać informację o tym, jak dane będą przetwarzane. Aby nie przestraszyć kandydata zbyt dużą liczbą informacji, zalecamy aby w informacji o ADO podlinkować stronę z pełnymi informacjami o przetwarzaniu danych osobowych.

Klauzula CV (zgoda na przetwarzanie danych) w systemie ATS

W systemie do rekrutacji HRappka nie musisz wprowadzać każdorazowo zgody RODO oraz innych zgód wymaganych w Twojej organizacji. Nie musisz również pamiętać o dołączeniu ich do formularza aplikacyjnego oraz o upływających terminach ważności. Dodaj zgodę RODO raz, a system zaproponuje Ci ją trakcie dodawania każdego procesu rekrutacji. HRappka będzie również „pilnować” dat ważności wszystkich zgód (możliwość masowej wysyłki próśb o przedłużenie dowolnej zgody oraz ewentualna anonimizacja danych kandydatów).

Czytaj więcej:

• RODO w procesie rekrutacji, czyli jak rekrutować zgodnie z prawem
• Świadectwo pracy – wzór i najważniejsze informacje 
• Jak pomóc obywatelowi Ukrainy w rekrutacji
• Jak wybrać najlepszy system ATS?