Śmierć pracownika – obowiązki pracodawcy i odprawa pośmiertna

Stan prawny na 7 października 2026 r.

Śmierć pracownika powoduje automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy. Dla pracodawcy nie oznacza to jednak zakończenia wszystkich obowiązków. Trzeba sporządzić świadectwo pracy, wyrejestrować pracownika z ZUS, rozliczyć wynagrodzenie i niewykorzystany urlop, ustalić osoby uprawnione do należności oraz – w odpowiednich przypadkach – wypłacić odprawę pośmiertną.

Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jakie obowiązki ma pracodawca po śmierci pracownika, komu należy wypłacić pieniądze po zmarłym oraz jak ustalić wysokość odprawy pośmiertnej.

Śmierć pracownika – najważniejsze informacje w skrócie

• Stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika na podstawie art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy. Nie trzeba składać wypowiedzenia.

• Pracodawca powinien wyrejestrować zmarłego pracownika z ZUS, składając ZUS ZWUA z kodem przyczyny 500, co do zasady w terminie 7 dni.

• Odprawa pośmiertna wynosi równowartość 1, 3 albo 6 miesięcy wynagrodzenia, zależnie od stażu u pracodawcy.

• Jeżeli do odprawy pośmiertnej uprawniony jest tylko jeden członek rodziny, otrzymuje połowę właściwej odprawy.

• Odprawa pośmiertna nie wchodzi do spadku. Inaczej jest z wynagrodzeniem i innymi prawami majątkowymi po zmarłym pracowniku.

• Od 1 stycznia 2026 r. zasiłek pogrzebowy wynosi 7000 zł. Od 1 marca każdego roku kwota może podlegać waloryzacji na zasadach określonych w ustawie. W 2026 r. po marcowej waloryzacji wysokość zasiłku pozostała na poziomie 7000 zł.

Podstawowe zasady dotyczące wygaśnięcia stosunku pracy i odprawy wynikają z art. 63¹ i art. 93 Kodeksu pracy.

Śmierć pracownika a wygaśnięcie stosunku pracy

Zgodnie z art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika. Pracodawca nie składa więc wypowiedzenia i nie zawiera z rodziną żadnego porozumienia rozwiązującego umowę.

Datą ustania zatrudnienia jest dzień śmierci pracownika. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy pracownik w dniu śmierci przebywał na urlopie wypoczynkowym, zwolnieniu lekarskim lub był nieobecny z innego powodu.

Wygaśnięcie stosunku pracy uruchamia jednak obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą, ZUS, rozliczeniem należności oraz ustaleniem osób uprawnionych do ich otrzymania.

Śmierć pracownika – obowiązki pracodawcy krok po kroku

Po uzyskaniu wiarygodnej informacji o śmierci pracownika pracodawca powinien:

1. ustalić datę wygaśnięcia stosunku pracy,

2. sporządzić świadectwo pracy,

3. wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń,

4. ustalić niewypłacone należności pracownicze,

5. naliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, jeżeli pracownik miał do niego prawo,

6. ustalić osoby, na które przechodzą prawa majątkowe ze stosunku pracy,

7. ustalić, czy rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna i w jakiej wysokości,

8. prawidłowo rozliczyć należności podatkowo,

9. wykonać obowiązki związane z ubieganiem się rodziny o rentę rodzinną,

10. jeżeli doszło do śmiertelnego wypadku przy pracy – przeprowadzić wymagane postępowanie powypadkowe.

W praktyce warto dokumentować zarówno podstawę ustalenia osób uprawnionych, jak i sposób obliczenia należnych świadczeń.

Świadectwo pracy po śmierci pracownika

Śmierć pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku sporządzenia świadectwa pracy.

W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo i dołącza je do akt osobowych zmarłego.

Na wniosek:

• małżonka,

• innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną,

• a w razie braku takich osób – spadkobiercy pracownika

pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek może zostać złożony papierowo albo elektronicznie.

Więcej o zasadach sporządzania tego dokumentu opisujemy w poradniku HRappka dotyczącym świadectwa pracy. Artykuł obejmuje m.in. terminy, wymagane informacje oraz zasady przechowywania dokumentacji.

Wyrejestrowanie zmarłego pracownika z ZUS

Po wygaśnięciu stosunku pracy trzeba również dokonać wyrejestrowania z ubezpieczeń.

Pracodawca składa formularz ZUS ZWUA, wskazując kod przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej. Wyrejestrowania dokonuje się co do zasady w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.

Jeżeli zmarły pracownik zgłaszał do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, należy pamiętać również o ich wyrejestrowaniu na formularzu ZUS ZCNA.

Szczegółowo formularz i terminy omawiamy w poradniku wyrejestrowanie pracownika z ZUS.

Co dzieje się z wynagrodzeniem po śmierci pracownika?

Śmierć pracownika nie powoduje utraty wynagrodzenia ani innych świadczeń, do których nabył on prawo przed śmiercią.

Art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy stanowi, że prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą w równych częściach na:

• małżonka zmarłego pracownika,

• inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej na podstawie przepisów emerytalno-rentowych.

Dopiero jeżeli takich osób nie ma, prawa majątkowe wchodzą do spadku.

Oznacza to, że pracodawca nie powinien automatycznie żądać postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku od małżonka lub innej osoby, na którą prawa przeszły bezpośrednio na podstawie art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy.

Jakie należności trzeba rozliczyć po śmierci pracownika?

Do praw majątkowych ze stosunku pracy mogą należeć między innymi:

• niewypłacone wynagrodzenie za pracę,

• wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca,

• wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny,

• premie i inne składniki, do których pracownik nabył już prawo,

• należne dodatki,

• ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

W przypadku śmierci pracownika stosunek pracy wygasa, dlatego niewykorzystany urlop nie może już zostać udzielony w naturze. Powstaje prawo do ekwiwalentu pieniężnego, które przechodzi na osoby wskazane w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, a w razie ich braku – wchodzi do spadku.

Kiedy wypłacić ekwiwalent za urlop po śmierci pracownika?

Od 27 stycznia 2026 r. art. 171 § 4–5 Kodeksu pracy wskazuje wprost terminy wypłaty ekwiwalentu.

Co do zasady ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę. Jeżeli jednak termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy.

Jeżeli ostatni dzień tego terminu jest dniem wolnym od pracy, wypłaty dokonuje się w dniu poprzedzającym.

W przypadku śmierci pracownika przed faktyczną wypłatą pracodawca musi jednocześnie ustalić osoby, którym należy przekazać należność.

Kto otrzymuje należności po zmarłym pracowniku?

W pierwszej kolejności prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą na małżonka oraz pozostałe osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej.

Do osób, które mogą spełniać te warunki, należą m.in.:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,

• w określonych przypadkach wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie,

• małżonek,

• rodzice, a w określonych sytuacjach także ojczym, macocha lub osoby przysposabiające.

W odniesieniu do osób innych niż małżonek samo pokrewieństwo nie wystarcza. Należy sprawdzić szczegółowe przesłanki wynikające z ustawy o emeryturach i rentach z FUS, np. wiek dziecka, kontynuowanie nauki, niezdolność do pracy czy warunki dotyczące rodziców.

Jakich dokumentów może żądać pracodawca od rodziny zmarłego?

Kodeks pracy nie wskazuje zamkniętej listy dokumentów, które rodzina musi przedstawić przed wypłatą należności.

Pracodawca powinien jednak mieć podstawę do potwierdzenia:

• śmierci pracownika i jej daty,

• tożsamości osoby zgłaszającej roszczenie,

• stopnia pokrewieństwa lub pozostawania w małżeństwie,

• spełnienia warunków wymaganych do uzyskania renty rodzinnej – jeżeli jest to konieczne.

W zależności od sytuacji mogą być potrzebne m.in. akt zgonu, akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka albo dokumenty potwierdzające naukę, wiek lub inne okoliczności wymagane przez przepisy.

Pracodawca powinien żądać tylko takich danych i dokumentów, które są rzeczywiście niezbędne do prawidłowego ustalenia osoby uprawnionej.

Renta rodzinna po śmierci pracownika – obowiązki pracodawcy

Ustawa o emeryturach i rentach z FUS nakłada na pracodawcę również określone obowiązki związane z rentą rodzinną.

Art. 125 tej ustawy przewiduje m.in. obowiązek przygotowania, na wniosek zainteresowanego, dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń oraz współdziałania w zakresie wniosku o rentę rodzinną.

Prawo do samej renty ustala ZUS.

Nie należy przy tym utożsamiać faktycznego pobierania renty rodzinnej z warunkiem otrzymania wszystkich należności po zmarłym pracowniku. Kodeks pracy odwołuje się do spełniania warunków wymaganych do uzyskania renty rodzinnej.

Odprawa pośmiertna – kiedy przysługuje?

Odprawa pośmiertna jest odrębnym świadczeniem należnym rodzinie zmarłego pracownika.

Zgodnie z art. 93 § 1 Kodeksu pracy odprawa pośmiertna przysługuje, jeżeli śmierć pracownika nastąpiła:

• podczas trwania stosunku pracy albo

• podczas pobierania po rozwiązaniu stosunku pracy zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.

Sama przyczyna śmierci co do zasady nie decyduje o prawie do odprawy.

Komu przysługuje odprawa pośmiertna?

Art. 93 § 4 Kodeksu pracy wskazuje dwie grupy uprawnionych:

• małżonka pracownika,

• innych członków rodziny spełniających warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej.

Odprawę dzieli się w równych częściach pomiędzy wszystkich uprawnionych.

Jeżeli jednak po zmarłym pracowniku pozostaje tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy, otrzymuje on połowę kwoty odprawy wynikającej ze stażu zmarłego.

Ile wynosi odprawa pośmiertna?

Wysokość odprawy pośmiertnej zależy od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy:

Staż pracy u pracodawcy	Wysokość odprawy
krócej niż 10 lat	jednomiesięczne wynagrodzenie
co najmniej 10 lat	trzymiesięczne wynagrodzenie
co najmniej 15 lat	sześciomiesięczne wynagrodzenie

Zasady te wynikają bezpośrednio z art. 93 § 2 Kodeksu pracy.

Do stażu uwzględnianego przy ustalaniu odprawy wlicza się również okres pracy u poprzedniego pracodawcy w sytuacjach następstwa prawnego wskazanych w Kodeksie pracy.

Przykład obliczenia odprawy pośmiertnej

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy przez 12 lat, a jego miesięczne wynagrodzenie przyjęte do obliczenia odprawy wynosi 7500 zł.

Przy takim stażu odprawa odpowiada trzymiesięcznemu wynagrodzeniu:

7500 zł × 3 = 22 500 zł.

Jeżeli do odprawy uprawniona jest małżonka i jedno dziecko spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, odprawę dzieli się po równo:

22 500 zł ÷ 2 = 11 250 zł dla każdej osoby.

Jeżeli jedyną osobą uprawnioną jest małżonka, przysługuje jej połowa właściwej odprawy:

22 500 zł ÷ 2 = 11 250 zł.

To szczególnie istotne, ponieważ jedna osoba uprawniona nie otrzymuje automatycznie całej odprawy.

Jak obliczyć podstawę odprawy pośmiertnej?

Odprawę pośmiertną oblicza się według zasad stosowanych przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Przy ustalaniu podstawy trzeba więc odpowiednio uwzględnić stałe i zmienne składniki wynagrodzenia oraz okresy, z których są przyjmowane.

W praktyce znaczenie mogą mieć m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze,

• dodatki,

• premie regulaminowe,

• inne zmienne składniki należne pracownikowi.

W systemie kadrowo-płacowym warto zachować szczegółowy zapis sposobu obliczenia odprawy, szczególnie gdy wynagrodzenie pracownika składało się z wielu zmiennych elementów.

Kiedy należy wypłacić odprawę pośmiertną?

Kodeks pracy nie określa osobnego terminu kalendarzowego, np. 7 albo 14 dni, na wypłatę odprawy pośmiertnej.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje jednak, że roszczenie o odprawę staje się wymagalne z datą śmierci pracownika, a pracodawca powinien dokonać wypłaty niezwłocznie po ustaleniu kręgu osób uprawnionych.

Pracodawca nie powinien więc bez uzasadnienia odkładać wypłaty po otrzymaniu dokumentów pozwalających jednoznacznie ustalić osoby uprawnione i wysokość należności.

Co zrobić, gdy kilka osób żąda wypłaty albo nie wiadomo, kto jest uprawniony?

Pracodawca powinien wypłacić świadczenia dopiero po wiarygodnym ustaleniu kręgu osób uprawnionych.

Jeżeli osoba zgłaszająca roszczenie nie przedstawi informacji pozwalających ustalić jej uprawnienie albo między zainteresowanymi powstaje spór, nie należy wypłacać całości świadczenia pierwszej osobie, która się zgłosiła.

W skomplikowanej sytuacji pracodawca powinien w pierwszej kolejności wezwać zainteresowanych do przedstawienia dokumentów potwierdzających ich status. Gdy sporu nie można rozstrzygnąć na podstawie dokumentacji, zasadne może być skorzystanie z pomocy prawnej i ustalenie dalszego sposobu zabezpieczenia należnej kwoty.

Czy pracodawca zawsze musi wypłacić odprawę pośmiertną?

Pracodawca nie zawsze musi wypłacić odprawę pośmiertną.

Jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone rodzinie przez ubezpieczyciela jest co najmniej równe odprawie wynikającej z Kodeksu pracy, odprawa nie przysługuje.

Jeżeli odszkodowanie jest niższe, pracodawca wypłaca rodzinie różnicę między odprawą a odszkodowaniem.

Samo umożliwienie pracownikowi przystąpienia do ubezpieczenia grupowego, którego składkę faktycznie finansował pracownik, nie zwalnia natomiast pracodawcy z obowiązku wypłaty odprawy.

Czy odprawa pośmiertna wchodzi do spadku?

Nie – odprawa pośmiertna nie wchodzi do spadku i nie jest wypłacana spadkobiercom tylko z tego powodu, że nabyli spadek.

Jeżeli nie ma osób uprawnionych do odprawy na podstawie art. 93 Kodeksu pracy, obowiązek jej wypłaty nie przechodzi na spadkobierców.

Inaczej jest z niewypłaconym wynagrodzeniem, ekwiwalentem urlopowym i innymi prawami majątkowymi. Jeżeli nie ma osób wskazanych w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, te należności wchodzą do spadku.

Rozwód i separacja – czy były małżonek otrzyma odprawę?

Były małżonek po prawomocnym rozwodzie nie jest małżonkiem w rozumieniu art. 93 § 4 Kodeksu pracy, dlatego nie nabywa odprawy z samego faktu wcześniejszego pozostawania w małżeństwie ze zmarłym.

W przypadku prawomocnie orzeczonej separacji trzeba uwzględnić art. 61⁴ § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, zgodnie z którym separacja wywołuje co do zasady skutki takie jak rozwód, chyba że ustawa stanowi inaczej. Dlatego osoba pozostająca ze zmarłym w separacji orzeczonej przez sąd nie powinna być automatycznie traktowana jak małżonek uprawniony do odprawy.

Inaczej należy traktować separację faktyczną, czyli sytuację, gdy małżonkowie przestali wspólnie żyć, ale sąd nie orzekł separacji. Sama faktyczna rozłąka nie powoduje rozwiązania małżeństwa.

Odprawa pośmiertna a PIT i składki ZUS

Odprawa pośmiertna jest korzystnie traktowana podatkowo.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT odprawy pośmiertne są zwolnione z podatku dochodowego.

Odprawa pośmiertna nie stanowi także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Inaczej rozlicza się jednak wynagrodzenie, ekwiwalent urlopowy i inne prawa majątkowe, które po śmierci pracownika zostały wypłacone małżonkowi lub innym osobom wskazanym w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy.

Jak opodatkować wynagrodzenie i inne prawa majątkowe po zmarłym pracowniku?

Po śmierci pracownika niewypłacone należności, które przechodzą bezpośrednio na osoby wskazane w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, nie są dla tych osób przychodem ze stosunku pracy.

Stanowią przychód z praw majątkowych w rozumieniu art. 18 ustawy o PIT.

Pracodawca jako płatnik:

• pobiera od wypłaconych praw majątkowych zaliczkę na PIT na zasadach określonych w art. 41 ust. 1 ustawy o PIT,

• stosuje obecnie 12% stawkę zaliczki,

• nie stosuje pracowniczych kosztów uzyskania przychodów ani miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek,

• nie nalicza składek ZUS od tych należności,

• wystawia PIT-11 na osobę, która otrzymała prawa majątkowe.

Jeżeli uprawnione jest małoletnie dziecko, świadczenie może zostać przekazane jego przedstawicielowi ustawowemu, ale przychód z praw majątkowych należy przypisać dziecku jako osobie uprawnionej.

Co, jeśli należności wchodzą do spadku?

Jeżeli nie ma małżonka ani innych osób wskazanych w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, należności wchodzą do spadku.

W takim przypadku wypłata spadkobiercom podlega zasadom dotyczącym podatku od spadków i darowizn. Ustawy o PIT nie stosuje się bowiem do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn.

PIT-11 po śmierci pracownika

Pracodawca powinien wyraźnie rozdzielić przychody otrzymane przez pracownika za życia od praw majątkowych wypłaconych rodzinie już po jego śmierci.

W PIT-11 zmarłego pracownika wykazuje się przychody faktycznie uzyskane przez niego za życia.

Jeżeli po jego śmierci wynagrodzenie, ekwiwalent lub inne należności zostają wypłacone osobie uprawnionej na podstawie art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca sporządza PIT-11 dla tej osoby, wykazując świadczenie jako przychód z praw majątkowych.

Odprawy pośmiertnej nie wykazuje się jako opodatkowanego przychodu, ponieważ korzysta ona ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT.

Śmierć pracownika na umowie zlecenie – czy przysługuje odprawa?

Odprawa pośmiertna z art. 93 Kodeksu pracy nie przysługuje po osobie wykonującej pracę wyłącznie na podstawie umowy zlecenia, ponieważ przepis dotyczy stosunku pracy.

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną i podlega Kodeksowi cywilnemu. Zgodnie z art. 748 Kodeksu cywilnego, jeżeli strony nie postanowiły inaczej, zlecenie wygasa wskutek śmierci przyjmującego zlecenie.

Rozliczenie niewypłaconego wynagrodzenia zleceniobiorcy należy więc przeprowadzić według zasad wynikających z umowy i prawa cywilnego, a nie art. 63¹ i art. 93 Kodeksu pracy.

Śmierć pracownika wskutek wypadku przy pracy

Jeżeli śmierć pozostaje w związku z wypadkiem przy pracy, pracodawca ma dodatkowe obowiązki określone w art. 234 Kodeksu pracy.

Powinien m.in.:

• podjąć działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie,

• zapewnić pierwszą pomoc,

• zabezpieczyć miejsce wypadku,

• ustalić jego okoliczności i przyczyny,

• przeprowadzić postępowanie powypadkowe,

• sporządzić wymaganą dokumentację,

• zastosować środki zapobiegające podobnym zdarzeniom.

W przypadku śmiertelnego wypadku przy pracy pracodawca ma także obowiązek niezwłocznego powiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora.

Za śmiertelny wypadek przy pracy uważa się wypadek, w wyniku którego śmierć nastąpiła w okresie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia wypadku.

Zasiłek pogrzebowy po śmierci pracownika

Zasiłek pogrzebowy nie jest świadczeniem wypłacanym przez pracodawcę, ale może przysługiwać rodzinie lub innej osobie albo podmiotowi, który pokrył koszty pogrzebu.

Od 1 stycznia 2026 r. zasiłek pogrzebowy wynosi 7000 zł. Kwota zasiłku może podlegać waloryzacji od 1 marca każdego roku, jeżeli spełnione zostaną warunki określone w przepisach. W 2026 r. po marcowej waloryzacji wysokość zasiłku pozostała na poziomie 7000 zł.

W przypadku członka rodziny świadczenie przysługuje w ustawowej wysokości. Dla innych osób lub podmiotów, które pokryły koszty pogrzebu, wysokość zasiłku jest uzależniona od poniesionych kosztów, z uwzględnieniem ustawowego limitu.

Przedawnienie roszczeń rodziny po śmierci pracownika

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Dotyczy to także roszczenia o należną odprawę pośmiertną. Odprawa pośmiertna staje się wymagalna z datą śmierci pracownika.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może czekać z jej wypłatą przez 3 lata. Po ustaleniu osób uprawnionych należność powinna zostać wypłacona niezwłocznie.

Śmierć pracownika – checklista dla pracodawcy

Po otrzymaniu informacji o śmierci pracownika sprawdź, czy:

• ustalono prawidłową datę wygaśnięcia stosunku pracy,

• sporządzono świadectwo pracy i dołączono je do akt osobowych,

• dokonano wyrejestrowania z ZUS,

• wyrejestrowano zgłoszonych członków rodziny, jeżeli jest to wymagane,

• ustalono niewypłacone wynagrodzenie, premie, dodatki i nadgodziny,

• naliczono ekwiwalent za niewykorzystany urlop,

• ustalono osoby uprawnione do praw majątkowych,

• zgromadzono dokumenty potrzebne do potwierdzenia ich uprawnień,

• ustalono prawo do odprawy pośmiertnej,

• prawidłowo obliczono jej wysokość i udział poszczególnych osób,

• rozliczono należności podatkowo,

• przygotowano odpowiednie PIT-11,

• wykonano obowiązki związane z rentą rodzinną,

• w razie śmiertelnego wypadku przy pracy wykonano obowiązki z art. 234 Kodeksu pracy.

Śmierć pracownika – najczęściej zadawane pytania

Czy śmierć pracownika rozwiązuje umowę o pracę?

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy z dniem śmierci na podstawie art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy. Nie jest potrzebne wypowiedzenie ani porozumienie rozwiązujące umowę.

Kto otrzymuje wynagrodzenie po śmierci pracownika?

Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą w równych częściach na małżonka oraz osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jeżeli takich osób nie ma, należności wchodzą do spadku.

Czy trzeba wypłacić ekwiwalent za urlop po śmierci pracownika?

Tak. Wygaśnięcie stosunku pracy powoduje powstanie prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Prawo do tej należności przechodzi następnie na osoby wskazane w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy albo – jeżeli ich nie ma – wchodzi do spadku.

Ile wynosi odprawa pośmiertna?

Odprawa pośmiertna wynosi równowartość 1, 3 albo 6 miesięcy wynagrodzenia, zależnie od stażu zmarłego pracownika u pracodawcy.

Ile odprawy otrzymuje jedna osoba uprawniona?

Jeżeli jest tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy, otrzymuje on połowę odprawy wynikającej ze stażu zmarłego pracownika.

Czy odprawa pośmiertna wchodzi do spadku?

Odprawa pośmiertna nie wchodzi do spadku. Jeżeli nie ma osób uprawnionych na podstawie art. 93 Kodeksu pracy, odprawa nie jest wypłacana spadkobiercom.

Czy były małżonek otrzyma odprawę pośmiertną?

Były małżonek po prawomocnym rozwodzie nie otrzymuje odprawy jako „małżonek” w rozumieniu art. 93 Kodeksu pracy. W przypadku orzeczonej przez sąd separacji trzeba uwzględnić skutki prawne separacji wynikające z Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.

Czy odprawa pośmiertna podlega PIT?

Odprawa pośmiertna jest zwolniona z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy wynagrodzenie wypłacone rodzinie jest opodatkowane?

Jeżeli wynagrodzenie lub inna należność przechodzi na osobę wskazaną w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, u tej osoby powstaje przychód z praw majątkowych. Pracodawca pobiera zaliczkę na PIT i wystawia PIT-11 dla osoby otrzymującej należność.

Czy odprawa pośmiertna przysługuje po zleceniobiorcy?

Nie. Odprawa z art. 93 Kodeksu pracy dotyczy pracowników pozostających w stosunku pracy, a nie osób świadczących usługi wyłącznie na podstawie umowy zlecenia.

Dokumentacja i rozliczenia po śmierci pracownika w systemie HR

Śmierć pracownika jest rzadkim zdarzeniem kadrowym, ale wymaga jednoczesnego sprawdzenia wielu danych: okresu zatrudnienia, wynagrodzenia, składników zmiennych, urlopów, dokumentacji pracowniczej i zgłoszeń ZUS.

HRappka pozwala przechowywać te informacje w jednym środowisku oraz wspiera rozliczenia kadrowo-płacowe. System umożliwia m.in. automatyczne obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz odpraw i podgląd składników oraz okresów przyjętych do kalkulacji. Dzięki temu dział kadr może łatwiej zweryfikować sposób wyliczenia należności przed ich wypłatą.

Podsumowanie

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy z mocy prawa, ale nie kończy obowiązków pracodawcy wobec zmarłego i jego rodziny.

Pracodawca powinien przede wszystkim sporządzić świadectwo pracy, dokonać wyrejestrowania z ZUS, ustalić i rozliczyć należności pracownicze, naliczyć ekwiwalent za urlop oraz sprawdzić prawo rodziny do odprawy pośmiertnej.

Szczególnie ważne jest rozróżnienie praw majątkowych ze stosunku pracy od odprawy pośmiertnej. Niewypłacone wynagrodzenie i inne prawa majątkowe mogą – jeżeli nie ma osób wskazanych w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy – wejść do spadku. Odprawa pośmiertna nie jest natomiast dziedziczona.

Podstawa prawna

• art. 63¹, art. 93, art. 171, art. 234 i art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 1245,

• art. 65–71 i art. 125 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,

• art. 18, art. 21 ust. 1 pkt 7 i art. 41 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• art. 61⁴ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

• art. 748 Kodeksu cywilnego,

• rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy,

• przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Czytaj więcej

• Czy można zwolnić pracownika przebywającego na L4?
• Wynagrodzenie przestojowe dla pracownika – ile wynosi i kiedy się należy?
• Ile wynoszą składki ZUS za pracownika?