Świadectwo pracy – kiedy je wydać i co powinno zawierać?

Świadectwo pracy to dokument potwierdzający przebieg zakończonego zatrudnienia. Pracodawca przekazuje je pracownikowi w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Dokument zawiera informacje potrzebne między innymi do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego u kolejnego pracodawcy.

Kiedy należy wydać świadectwo pracy? Jakie informacje powinny się w nim znaleźć? Co zrobić, gdy dokument zawiera błędy? Poniżej omawiamy najważniejsze zasady wynikające z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Świadectwo pracy – najważniejsze informacje

Pracodawca ma obowiązek:

• wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy,
• przygotować dokument niezależnie od rodzaju zawartej umowy o pracę,
• zamieścić w nim informacje wymagane przepisami prawa pracy,
• wydać nowe, poprawione świadectwo pracy, jeżeli żądanie pracownika dotyczące sprostowania jest uzasadnione,
• przechowywać kopię dokumentu w dokumentacji pracowniczej.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, na przykład zwrotu laptopa, telefonu, odzieży roboczej czy innych składników mienia. Wynika to bezpośrednio z art. 97 § 1³ Kodeksu pracy.

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym informacje o zakończonym stosunku pracy. Nie jest opinią ani referencją wystawianą pracownikowi. Pracodawca nie powinien więc umieszczać w nim subiektywnej oceny pracy, przyczyn konfliktu, wyników okresowej oceny czy informacji o jakości wykonywanych obowiązków.

Dokument służy przede wszystkim kolejnemu pracodawcy oraz instytucjom takim jak ZUS. Informacje zawarte w świadectwie są potrzebne między innymi przy:

• ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• ustalaniu wykorzystanych uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• obliczaniu limitu wynagrodzenia chorobowego,
• ustalaniu okresów składkowych i okresów nieskładkowych,
• ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• potwierdzaniu pracy w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze.

Świadectwo pracy wystawia się wyłącznie w związku z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy. Osobie wykonującej obowiązki na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub kontraktu B2B nie wydaje się świadectwa pracy.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu, w którym ustaje stosunek pracy, jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu kolejnych 7 dni.

Nie zawsze będzie to ostatni dzień, w którym pracownik faktycznie wykonywał pracę. Przykładowo stosunek pracy może ustać podczas urlopu, zwolnienia lekarskiego albo w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy. Decydująca jest data rozwiązania umowy lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Obowiązek wydania świadectwa pracy dotyczy zakończenia każdego stosunku pracy, niezależnie od tego, czy pracownik był zatrudniony na podstawie:

• umowy o pracę na czas określony,
• umowy o pracę na czas nieokreślony,
• umowy na okres próbny,
• powołania,
• wyboru,
• mianowania,
• spółdzielczej umowy o pracę.

Kiedy świadectwo pracy można przekazać później?

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie dokumentu w dniu ustania stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca powinien w ciągu 7 dni od upływu tego terminu przesłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć je pracownikowi w inny sposób.

Przyczyna obiektywna musi rzeczywiście uniemożliwiać terminowe przygotowanie lub przekazanie dokumentu. Sama nieobecność osoby zajmującej się kadrami, opóźnienie zewnętrznego biura księgowego czy brak odpowiedniej organizacji pracy nie powinny być automatycznie traktowane jako usprawiedliwienie opóźnienia.

Pracodawca powinien zorganizować proces kadrowy w taki sposób, aby świadectwo było gotowe najpóźniej w dniu rozwiązania umowy albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Ponowne zatrudnienie pracownika w ciągu 7 dni

Inne zasady obowiązują, gdy pracodawca zamierza nawiązać z tą samą osobą kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia.

W takiej sytuacji świadectwo pracy wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika. Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej i dotyczyć:

• poprzedniego okresu zatrudnienia,
• wszystkich okresów zatrudnienia, za które nie wydano wcześniej świadectwa.

Pracodawca ma 7 dni od dnia otrzymania wniosku pracownika na wydanie dokumentu. Pracownik może wystąpić z takim żądaniem zarówno przed nawiązaniem kolejnego stosunku pracy, jak i już w czasie jego trwania.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Zakres danych umieszczanych w dokumencie określa art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy.

Świadectwo pracy powinno zawierać przede wszystkim informacje dotyczące:

1. Okresu i rodzaju zatrudnienia

W dokumencie wskazuje się okres lub okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, a także wymiar czasu pracy pracownika w poszczególnych okresach.

Należy podać również rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska oraz pełnione funkcje. Jeżeli pracownik w czasie trwania stosunku pracy zmieniał stanowisko lub wymiar etatu, informacje te powinny zostać odpowiednio wyszczególnione.

2. Sposobu ustania stosunku pracy

W świadectwie należy wpisać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy albo podstawę prawną jego wygaśnięcia.

Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem, dokument powinien wskazywać również, która strona dokonała wypowiedzenia. Nie należy natomiast opisywać szczegółowych okoliczności rozwiązania umowy poza informacjami wymaganymi przepisami.

3. Urlopów i innych uprawnień pracowniczych

Treść świadectwa pracy obejmuje informacje o wykorzystanych uprawnieniach, które mogą mieć znaczenie dla kolejnego pracodawcy. Należą do nich między innymi:

• liczba dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystany urlop bezpłatny wraz z podstawą prawną jego udzielenia,
• wykorzystany urlop ojcowski,
• wykorzystany urlop rodzicielski,
• wykorzystany urlop wychowawczy,
• urlop opiekuńczy wykorzystany w roku ustania zatrudnienia,
• zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
• zwolnienie na opiekę nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy,
• liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystanych w danym roku.

W przypadku urlopów związanych z rodzicielstwem informacje powinny zostać podane w sposób umożliwiający ustalenie, czy i w jakim zakresie pracownik może jeszcze skorzystać z danego uprawnienia u kolejnego pracodawcy.

4. Niezdolności do pracy i okresów nieskładkowych

W świadectwie podaje się liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy na podstawie art. 92 Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Dokument zawiera również informacje o okresach nieskładkowych przypadających w czasie zatrudnienia, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

5. Innych danych wymaganych przepisami

W zależności od przebiegu zatrudnienia świadectwo może zawierać także informacje dotyczące:

• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• odbywania czynnej służby wojskowej,
• wykorzystania dodatkowego urlopu lub innych uprawnień przewidzianych przepisami prawa pracy,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia,
• zajęcia wynagrodzenia za pracę,
• należności ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę, lecz niewypłaconych z powodu braku środków.

Pełny katalog danych określa § 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Informacje wpisywane na żądanie pracownika

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy umieszcza się dodatkowo informacje o:

• wysokości i składnikach wynagrodzenia,
• uzyskanych kwalifikacjach.

Takie dane nie powinny być wpisywane automatycznie bez wniosku pracownika.

Jak prawidłowo wydać świadectwo pracy?

Pracodawca powinien odpowiednio wcześniej zweryfikować dane dotyczące zatrudnienia i wykorzystanych uprawnień. W praktyce proces wydania dokumentu może wyglądać następująco:

1. Sprawdzenie daty i podstawy ustania stosunku pracy.
2. Weryfikacja historii zatrudnienia, stanowisk oraz wymiaru czasu pracy.
3. Ustalenie liczby wykorzystanych urlopów i zwolnień od pracy.
4. Sprawdzenie okresów chorobowych i okresów nieskładkowych.
5. Przygotowanie świadectwa zgodnie z aktualnym rozporządzeniem.
6. Kontrola treści dokumentu przez upoważnioną osobę.
7. Wydanie świadectwa pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy.
8. Umieszczenie kopii dokumentu w części C akt osobowych.

Razem ze świadectwem pracodawca powinien przekazać pracownikowi informację dotyczącą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz planowanego zniszczenia w przypadku nieodebrania. Obowiązek ten wynika z art. 94⁶ Kodeksu pracy.

Sprostowanie świadectwa pracy – ile czasu ma pracownik?

Pracownik powinien dokładnie sprawdzić treść świadectwa po jego otrzymaniu. Błąd może dotyczyć na przykład:

• okresu zatrudnienia,
• wymiaru etatu,
• rodzaju wykonywanej pracy,
• zajmowanych stanowisk,
• trybu rozwiązania umowy,
• liczby dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego,
• informacji o urlopach rodzicielskich,
• liczby dni niezdolności do pracy.

Pracownik może wystąpić do pracodawcy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy w ciągu 14 dni od dnia jego otrzymania.

Co robi pracodawca po otrzymaniu wniosku?

Jeżeli pracodawca uwzględni wniosek pracownika, powinien wydać nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania żądania.

Jeżeli nie zgadza się ze stanowiskiem pracownika, również w ciągu 7 dni przekazuje mu zawiadomienie o odmowie sprostowania. Zawiadomienie może mieć postać papierową lub elektroniczną.

Odwołanie do sądu pracy

Po otrzymaniu odmowy pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie poinformuje go o odmowie, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy bez oczekiwania na takie zawiadomienie.

Jeżeli sąd uwzględni powództwo, pracodawca powinien wydać poprawione świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia.

Wydanie nowego dokumentu oznacza konieczność usunięcia z dokumentacji poprzedniego, niewłaściwego świadectwa w przypadkach określonych w rozporządzeniu.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wydał świadectwa pracy?

Jeżeli pracodawca nie wydaje dokumentu, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.

Gdy pracodawca już nie istnieje albo z innych przyczyn wniesienie powództwa przeciwko niemu jest niemożliwe, pracownik może żądać ustalenia przez sąd uprawnienia do otrzymania świadectwa. Roszczenie to może zostać zgłoszone w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.

Odszkodowanie za niewydanie lub błędne świadectwo pracy

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez:

• niewydanie świadectwa w terminie,
• wydanie niewłaściwego świadectwa pracy.

Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z powodu braku prawidłowego dokumentu, jednak maksymalnie za okres 6 tygodni.

Pracownik musi wykazać związek między błędem lub brakiem świadectwa a niemożnością podjęcia zatrudnienia. Sama nieprawidłowość dokumentu nie oznacza więc automatycznie prawa do odszkodowania. Zasady te określa art. 99 Kodeksu pracy.

Kara za niewydanie świadectwa pracy w terminie

Niewydanie pracownikowi świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Do 7 lipca 2026 r. pracodawcy lub osobie działającej w jego imieniu grozi za to kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Od 8 lipca 2026 r. wysokość grzywny wynosi od 2000 zł do 60 000 zł. Zmiana wynika z ustawy z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, opublikowanej w Dz.U. z 2026 r. poz. 473.

Odpowiedzialność wykroczeniowa nie wyklucza możliwości dochodzenia przez pracownika odszkodowania na podstawie art. 99 Kodeksu pracy.

Świadectwo pracy a dokumentacja pracownicza

Kopię wydanego świadectwa należy przechowywać w części C akt osobowych pracownika. W tej samej części dokumentacji znajdują się między innymi:

• wnioski pracownika o wydanie świadectwa,
• wnioski o jego sprostowanie lub uzupełnienie,
• dokumenty związane z odmową sprostowania,
• nowe świadectwo wydane po uwzględnieniu wniosku albo orzeczeniu sądu.

Dokumentacja może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy i rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pobierz aktualny wzór świadectwa pracy

Dokument należy przygotować zgodnie z aktualnym pomocniczym wzorem określonym w rozporządzeniu oraz dostosować do rzeczywistego przebiegu zatrudnienia konkretnej osoby.

Pobierz aktualny wzór świadectwa pracy 

Na stronie materiałowej znajdziesz edytowalny dokument do pobrania. Przed jego wydaniem należy uzupełnić wszystkie wymagane pola i usunąć części, które nie dotyczą danego pracownika.

Automatyczne generowanie świadectwa pracy w systemie HRappka

Ręczne zbieranie informacji o okresach zatrudnienia, nieobecnościach, urlopach i wymiarze czasu pracy zwiększa ryzyko pomyłki. Szczególnie problematyczne może być przygotowanie dokumentu dla osoby, która wielokrotnie zmieniała stanowisko, wymiar etatu albo korzystała z różnych uprawnień pracowniczych.

System HRappka umożliwia przechowywanie danych kadrowych oraz generowanie dokumentów na podstawie informacji zgromadzonych w systemie. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za kadry mogą sprawniej przygotować świadectwo pracy, zweryfikować dane dotyczące zatrudnienia i zachować dokument w elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Automatyzacja nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za prawidłową treść świadectwa. Przed jego wydaniem dokument powinien zostać sprawdzony przez osobę posiadającą odpowiednią wiedzę i upoważnienie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca może wysłać świadectwo pracy pocztą?

Tak. Jeżeli wydanie dokumentu bezpośrednio pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca może przesłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego. Powinien zrobić to w ciągu 7 dni od upływu podstawowego terminu.

Czy pracownik musi złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy?

Zasadniczo nie. Pracodawca wydaje dokument z urzędu. Wniosek jest potrzebny, gdy w ciągu 7 dni ma zostać nawiązany kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą, a pracownik mimo to chce otrzymać świadectwo za wcześniejszy okres zatrudnienia.

Czy świadectwo pracy można zatrzymać do czasu zwrotu sprzętu?

Nie. Pracodawca nie może uzależnić wydania dokumentu od zwrotu sprzętu, podpisania karty obiegowej ani rozliczenia innych zobowiązań. Ewentualnych roszczeń związanych z mieniem powinien dochodzić niezależnie.

Ile dni ma pracownik na sprostowanie świadectwa pracy?

Pracownik ma 14 dni od dnia otrzymania świadectwa na złożenie wniosku o jego sprostowanie. Pracodawca ma następnie 7 dni na wydanie nowego dokumentu albo przekazanie informacji o odmowie.

Czy za umowę zlecenia wydaje się świadectwo pracy?

Nie. Świadectwo dotyczy zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Po zakończeniu umowy cywilnoprawnej zleceniobiorca może poprosić o inne zaświadczenie potwierdzające okres współpracy i zakres wykonywanych czynności, ale nie będzie to świadectwo pracy.

Czy pracodawca może wpisać w świadectwie ocenę pracownika?

Nie. Treść świadectwa pracy jest określona przepisami. Nie należy zamieszczać w nim subiektywnych ocen, opinii, informacji o wynikach pracy ani opisu konfliktu, który doprowadził do zakończenia zatrudnienia.

Podstawa prawna

• art. 94⁶, art. 97, art. 97¹, art. 99 oraz art. 282 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw.