Delegowanie opiekunek i opiekunów – automatyzacja procesu

Delegowanie opiekunek i opiekunów do pracy za granicą, to proces, do którego pracodawca powinien starannie się przygotować. Dyrektywa  Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE, nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek zapewnienia pracownikom delegowanym minimalnych warunków zatrudnienia, jakie obowiązują w państwie przyjmującym. Dodatkowo pracodawcy powinni również rozeznać się, czy państwo przyjmujące nie posiada innych wymogów formalnych, jakie powinny zostać spełnione, aby pracownik delegowany pracował legalnie.

Pomimo konieczności przejścia przez procedury formalne, delegowanie opiekunek i opiekunów za granicę cieszy się dużą popularnością. Firmy wysyłające pracowników do pracy za granicą mogą znacznie uprosić i przyspieszyć ten proces – dzięki automatyzacji, jaką dają dedykowane systemy.

W jaki sposób się to dzieje? Jakie procesy można i warto automatyzować? Delegowanie opiekunów osób starszych – zapraszamy do lektury.

>> Przetestuj bezpłatnie system usprawniający delegowanie pracowników

Rekrutacja opiekunek osób starszych

Rekrutacja to niezwykle ważny proces. To jakie zrekrutujemy osoby, będzie miało wpływ na jakość i ilość kontaktów z potencjalnym Klientem za granicą. Opiekunowie osób starszych muszą być starannie dobrani, np. pod względem doświadczenia, dyspozycyjności, wieku czy znajomości języka. Dzięki systemowi do rekrutacji możemy:

• spersonalizować formularz aplikacyjny, a co za tym idzie – zapytać o najważniejsze informacje związane np. z doświadczeniem w pracy z osobami starszymi
• dodać dowolne zgody (w tym RODO)
• opublikować ogłoszenie automatycznie, na wielu portalach pracy naraz (multiposting)
• ustandaryzować CV opiekunek – do własnego wzoru, brandingu oraz języka Klienta
• udostępnić profile kandydatek i kandydatów Klientom – wraz z ankietami, załącznikami i CV
• wysłać opiekunce ankietę do zatrudnienia
• stworzyć własną bazę pracowników, w której łatwo wyszukamy osoby o interesujących nas parametrach (np. palenie papierosów, prawo jazdy, znajomość języka obcego)

Zatrudnienie pracowników

Warto, aby system do automatyzacji procesu delegowania dawał możliwość podpisania każdego rodzaju umowy (o pracę, zlecenie lub umowy ramowej), również przy pomocy podpisu elektronicznego.

Co więcej, HRappka da Ci informację o kończących się zleceniach i podróżach oraz pozwoli zaplanować następne. Powiadomienia możesz ustawić według własnych potrzeb, na dowolną ilość dni przed końcem pracy opiekunki.

Co więcej?

• rozliczanie opiekunek oraz podopiecznych, wystawianie faktur (także w innej walucie)
• usprawniony kontakt z opiekunką – wysyłanie SMS, e-maili
• generowanie dokumentów delegacyjnych (A1, EKUZ)
• możliwość dodania załączników (np. referencji), notatek, przypomnień dotyczących opiekunek (np. o urodzinach, kończącym się wyjeździe)
• możliwość zaplanowania transportu dla opiekunek
• generowanie innych wydruków

Dokumenty niezbędne podczas delegowania opiekunek

Dopełnienie wszelkich formalności jest obowiązkiem każdego pracodawcy, którego działalność opiera się na delegowaniu pracowników. Przed delegowaniem pracowników tymczasowych, pracodawca powinien zapoznać się z zasadami, jakie panują w państwie przyjmującym.

Podstawowe dokumenty, które niezbędne są przy delegowaniu pracowników:

• umowa o pracę z opiekunką
• dokumenty legalizujące pobyt i pracę – jeżeli opiekunka pochodzi z tzw. kraju trzeciego
• formularz A1, który jest dokumentem poświadczającym, że właściwym ustawodawstwem jest polskie, a nie niemieckie, ponieważ to w Polsce dana opiekunka bądź opiekun jest ubezpieczany
• karta EKUZ jest dokumentem, który wydawany jest przez Narodowy Fundusz Zdrowia i jest podstawowym zabezpieczeniem zdrowotnym; uprawnia on do korzystania przez opiekuna/opiekunkę z podstawowych świadczeń zdrowotnych na terenie np. Niemiec
• inne dokumenty wymagane przez państwo przyjmujące, np. wiza Vander Elst – w przypadku opiekunek osób starszych delegowanych do Niemiec, które podlegają obowiązkowi wizowemu (np. Ukraińcy lub Białorusini)

W systemie HRappka przechowasz w jednym miejscu wszystkie dokumenty pracowników delegowanych. Jest to niezwykle istotne, zarówno w przypadku potrzeby znalezienia konkretnych informacji o opiekunce, jak i w trakcie postępowań kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy lub Urzędu Celnego danego kraju.

Delegacje w systemie HRappka

Automatyzacja procesu delegowania opiekunek i opiekunów

HRappka to kompleksowy system HR, który łączy w sobie system do rekrutacji, kadrowy, rozliczeniowy, ewidencjonowania czasu oraz przede wszystkim delegowania pracowników. Nasz system zminimalizuje czas wypełniania różnych dokumentów dla delegowanych opiekunek, zsynchronizuje i zautomatyzuje zarządzanie danym pracownikiem (np. poprzez sprawdzanie aktywności, czy i co ktoś zrobił).

Jedną z zalet oferowanej przez nas usługi jest to, że pozwala ona uporządkować wszystko na jednej platformie bez konieczności tworzenia dodatkowych folderów na pulpicie, czy szukaniu danych w plikach Excel.

HRappka to system, który pomoże Twojej firmie obsłużyć w szybki i prosty sposób generowanie dokumentów i pomoże w dotrzymaniu terminów związanych z aspektami prawnymi delegowania pracowników.

Oprócz oczywistych ułatwień związanych z rekrutacją, zatrudnieniem i zaplanowanie czasu pracy opiekunki, system HRappka zacznie usprawnia pracę w obszarze planowania i kontaktu z podopiecznymi.

W jaki sposób?

• lista podopiecznych w jednym miejscu z historią zmian oraz stawek
• historia zatrudnienia opiekunek u podopiecznych
• łatwe filtrowanie podopiecznych (np. wg miejsca zamieszkania, chorób, warunków)
• wystawianie faktur (również w języku obcym)

System HRappka pozwala Ci zaoszczędzić czas i zautomatyzować procesy delegowania (szczególnie w branży opieki domowej), od procesu rekrutacji poprzez (ewentualną) legalizację zatrudnienia cudzoziemców, automatyzację procesu transportu osób delegowanych, po kadry i płace.

Delegacje i oddelegowania w systemie HRappka

Czytaj więcej:

• • Delegowanie pracowników za granicę – wszystko, co musisz wiedzieć
  • Diety krajowe i zagraniczne w 2024 r.
  • Delegowanie pracowników do Niemiec – wiza Vander Elst