Delegowanie pracowników do Niemiec – wiza Vander Elst

Niezależnie od tego, czy pracodawca deleguje pracowników do swojego oddziału w Niemczech, czy ma umowę z innym pracodawcą na terenie tego kraju – musi mieć na uwadze niemieckie przepisy o delegowaniu pracowników. Dotyczy to również pracodawców korzystających z usług agencji pracy tymczasowej.

Pracodawca musi zapewnić pracownikom delegowanym takie same warunki zatrudnienia, jakie występują na terenie Niemiec (Dyrektywa  Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE), zgłosić ich do ZUS (dokument A1, który potwierdza zarejestrowanie w systemie zabezpieczenia społecznego w Polsce) oraz do Zollamt. Pracownik delegowany często musi również posiadać wizę Vander Elst, czyli zgodę na wykonywanie pracy.

Delegowanie pracowników do Niemiec – zasady

Europejskie przepisy o swobodzie świadczenia usług zakładają, że przedsiębiorstwo z siedzibą w Polsce (lub innym kraju UE) może delegować obywateli państw trzecich, w celach świadczenia usług – bez konieczności wnioskowania o standardowe zezwolenie na pracę. Jednakże obywatele niektórych państw (np. Ukrainy) podlegają obowiązkowi wizowemu w Niemczech. Na tę okoliczność wydawana jest tzw. wiza Vander Elst.

Czytaj więcej: Delegowanie pracowników za granicę – wszystko, co musisz wiedzieć

Warunki zatrudnienia w Niemczech

Przedsiębiorca delegujący pracowników do innego kraju, zobowiązany jest do zapewnienia im takich samych warunków pracy, jakie obowiązują w kraju przyjmującym. Dotyczą one obszarów:

  • maksymalnego czasu pracy i minimalnego czasu wypoczynku

  • minimalny wymiar urlopu płatnego

  • wynagrodzenia i stawki za godziny nadliczbowe

  • warunków wynajmu pracowników delegowanych przez agencję pracy tymczasowej

  • zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy

  • środków ochronnych dla kobiet w ciąży, w połogu oraz dla młodzieży

  • równego traktowania kobiet i mężczyzn

  • warunków zakwaterowania pracowników

  • stawek dodatków i zwrotu kosztów podróży, wyżywienia oraz zakwaterowania

Czym jest wiza Vander Elst?

Wiza Vander Elst jest dokumentem, dzięki któremu obywatele państw trzecich (np. Ukrainy, czy Białorusi) mogą legalnie wykonywać pracę na terenie Niemiec (na zasadzie delegowania, czyli czasowego świadczenia usług).

Wiza wydawana jest dokładnie na okres świadczenia usługi, na podstawie umowy o pracę zawartej między pracownikiem delegowanym a pracodawcą delegującym. Co istotne, umowa o pracę nie może dotyczyć jedynie momentu wykonywania pracy w Niemczech. Pracownik musi być zatrudniony w przedsiębiorstwie przed otrzymaniem wizy oraz po powrocie do Polski.

Wnioski wizowe należy składać osobiście w ambasadzie Niemiec w Warszawie. Termin wizyty umawiany jest online, poprzez stronę ambasady (sprawdź tutaj). Czas rozpatrywania wniosku to zwykle 7 dni. Przy składaniu wniosku o wizę Vander Elst, należy uiścić opłatę w wysokości 75 euro (ok. 400 zł). Opłata nie jest zwracana w przypadku decyzji odmownej.

Wymagane dokumenty

Do wniosku należy dołączyć komplet dokumentów, wraz z dwiema kopiami. W przypadku braków, wniosek wizowy prawdopodobnie zostanie odrzucony.

O czym należy pamiętać?

  • wypełnione w języku niemieckim i podpisane formularze (tutaj do pobrania)

  • 2 zdjęcia biometryczne

  • ważny paszport (wydany w ciągu ostatnich 10 lat, a jego ważność nie może się kończyć wcześniej niż 6 miesięcy po upływie zezwolenia na pobyt)

  • dokumenty potwierdzające legalność pobytu i pracy w Polsce, których termin jest dłuższy niż planowana praca na terenie Niemiec

  • aktualne zaświadczenie o zameldowaniu w Polsce (okres zameldowania musi być dłuższy niż 4 tygodnie)

  • umowa między pracodawcą a miejscem przyjmującym

  • zaświadczenie pracodawcy, zawierające informacje o:

    • umowie o pracę z pracownikiem, wynagrodzeniu, zaświadczenie o odprowadzaniu składek na ubezpieczenie społeczne

    • czasie trwania delegowania (rozpoczęcie i zakończenie delegowania na terenie Niemiec)

    • miejsce pracy na terenie Niemiec

    • opis świadczonej usługi

  • dowód ubezpieczenia (dokument A1, wydawany przez zakład ubezpieczeń społecznych + karta EKUZ)

Dodatkowo ambasada może zarządzać dodatkowych dokumentów oraz odmówić wydania wizy bez podania przyczyny.

Wiza Vander Elst dla obywateli Ukrainy

Do momentu wybuchu wojny na Ukrainie 24.02.2022, obywatele Ukrainy mogli być delegowani do pracy za granicą, na takich samych zasadach jak inni obcokrajowcy. Natomiast z dniem wejścia w życie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, procedura delegowania Ukraińców się skomplikowała.

Z jednej strony otrzymali oni automatyczną możliwość legalnego pobytu w Polsce oraz uproszczonego zatrudnienia na podstawie Powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy. Z drugiej strony, na ten moment wnioski o wizę Vander Elst są odrzucane przez ambasadę, bez podawania przyczyny.

Brak jednoznacznych informacji o tym, w jaki sposób można legalnie delegować obywateli Ukrainy do pracy w Niemczech sprawiło, że wiele firm musiało zatrzymać procesy delegowania. Duża część organizacji wciąż deleguje Ukraińców, narażając się niestety na kary – nawet do 500 tys. euro (w przypadku kontroli agencji zatrudniania).

Będziemy informować Państwa o wszelkich zmianach związanych z delegowaniem Ukraińców do pracy w Niemczech.

Polecane strony w tematyce delegowania pracowników z Ukrainy:

Obowiązek meldunku – Zollamt

W przypadku delegowania pracowników do Niemiec, pracodawca musi zgłosić ich do Zollamt – niemieckiego Urzędu Celnego. Należy zrobić to najpóźniej dzień przed przyjazdem pracownika do pracy. W zgłoszeniu muszą znaleźć się dane pracownika, czas i miejsce wykonywania pracy (także czas zakończenia delegowania), czy dane osoby do kontaktu na terenie Niemiec. Każda zmiana – zamieszkania, czy adresu zatrudnienia, wymaga stosownej informacji w urzędzie. Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy i wszelkiej niezbędnej dokumentacji – w języku niemieckim.

Automatyzacja procesu delegowania

Jeżeli zatrudniasz w swoim przedsiębiorstwie pracownika, którego chcesz delegować do pracy w innym kraju UE, z pomocą przychodzi system HRappka. W naszym programie:

  • stworzysz profile kandydatów i pracowników

  • dodasz im ankiety, w których umieścisz dane związane np. z doświadczeniem w opiece nad osobami starszymi

  • wyślesz profile kandydatów do Klienta, możesz załączyć własne szablony CV, także w języku niemieckim

  • podpiszesz z pracownikami umowy (również zdalnie)

  • zaplanujesz wyjazdy i powroty pracowników delegowanych (ewidencja wyjazdów)

  • dodasz najważniejsze dokumentu (jak np. A1, który jest potwierdzeniem zgłoszenia na ubezpieczenia społeczne)

delegowanie pracowników

Widok profilu pracownika delegowanego do pracy za granicą

Delegowanie pracowników

  • Zarządzanie kandydatami i pracownikami
  • Standaryzowane szablony CV
  • Dokumenty potrzebne do delegowania (A1, EKUZ)
  • Powiadomienia o dacie rozpoczęcia i zakończenia dokumentów
TESTUJ BEZ OPŁAT

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Jeżeli delegujesz pracowników do pracy za granicą, musisz zapewnić im wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w przyjmującym państwie członkowskim (oprócz dodatkowych świadczeń emerytalnych). Mowa tu m.in. o minimalnym wynagrodzeniu, czasie pracy, czy odpowiedzialności za warunki zakwaterowania pracowników, jeśli ma je zapewnić pracodawca, dodatków lub zwrotów kosztów podróży. Należy również pamiętać, że po 30 lipca 2020 przepisy nie przewidują okresów przejściowych, tzn. do okresu oddelegowania zalicza się również zatrudnienie u innego miejscowego pracodawcy, urlop oraz oddelegowanie innego pracownika, który wykonuje tę samą pracę u tego samego pracodawcy.