Delegowanie pracowników za granicę – wszystko, co musisz wiedzieć

Delegowanie pracowników to inaczej transgraniczne świadczenie usług, czyli tymczasowe wysłanie pracownika do pracy za granicą – w kraju Unii Europejskiej lub na Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). To czasowa migracja zarobkowa, podczas której pracownik nie traci więzi ekonomicznej ze swoim krajem.

Przedsiębiorstwo może delegować pracowników pod warunkiem, że prowadzi zgodnie z prawem działalność gospodarczą na wyżej wymienionych obszarach oraz posiada z pracownikiem delegowanym stosunek pracy.

Warunki zatrudnienia pracowników delegowanych na terenie innego państwa członkowskiego określają trzy unijne dyrektywy (96/71/WE, 2014/67/UE oraz 2018/957/UE).

Jakie zasady obowiązują przy delegowaniu pracowników za granicę? Zapraszamy do lektury.

Zasady delegowania pracowników

Delegowanie w ramach świadczenia usług możliwe jest, gdy:

  • pracodawca zawarł umowę z innym pracodawcą, który prowadzi swą działalność na terytorium państwa członkowskiego
  • pracodawca posiada swój oddział na terenie państwa, gdzie delegowany ma być pracownik
  • pracodawca jest agencją pracy tymczasowej i deleguje pracowników do pracodawcy użytkownika, który ma siedzibę na terenie docelowego państwa pracy

Okres delegowania pracownika może trwać do 2 lat. W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może wystąpić o przedłużenie okresu delegowania – we właściwym oddziale ZUS.

Przed rozpoczęciem delegowania pracownika należy skontaktować się z właściwą instytucją (ZUS) w celu wyrobienia zaświadczenia A1 (potwierdzenie objęcia zabezpieczeniem społecznym w Polsce). Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć:

  • online (przez PUE ZUS)
  • osobiście w placówce
  • drogą pocztową

Dodatkowo przyjmujące państwo członkowskie może wymagać takich informacji, jak:

  • oświadczenie zawierające: dane pracodawcy, liczbę delegowanych pracowników, osoby kontaktowe, czas trwania delegacji, adres miejsca pracy, charakter usług
  • osoby do kontaktu z organami przyjmującego państwa członkowskiego
  • inne wymogi administracyjne związane z zasadami danego państwa (np. wiza Vander Elst oraz obowiązek meldunkowy w Niemczech – dla obywateli państw trzecich)

Delegowanie obywateli tzw. „państw trzecich"

Obywatele państw trzecich (spoza UE oraz EOG) mogą zostać delegowani do wykonywania pracy, do innego kraju członkowskiego, pod warunkiem, że legalnie:

  • przebywają w państwie członkowskim
  • pracują w państwie członkowskim

W takim przypadku obywatele państw trzecich delegowani są na takich samych zasadach jak obywatele Unii Europejskiej.

Polecane artykuły:

Warunki zatrudnienia pracownika delegowanego

Warunki zatrudnienia pracownika delegowanego muszą być takie same jak w kraju przyjmującym. Dotyczy to:

  • okresów wypoczynku i czasu pracy
  • płatnych urlopów
  • wynagrodzenia
  • bezpieczeństwa i higieny pracy
  • ochrony kobiet ciężarnych, kobiet w połogu oraz młodzieży
  • równego traktowania kobiet i mężczyzn
  • warunków zakwaterowania
  • dodatków, zwrotów kosztów podróży i zakwaterowania, gdy są wymagane w czasie delegowania

W przypadku, gdy warunki zatrudnienia są korzystniejsze w kraju zatrudnienia (a nie w kraju przyjmującym), należy utrzymać je w trakcie trwania delegacji.

W przypadku branż innych niż budowlana nie ma obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących minimalnego wynagrodzenia oraz urlopu, jeżeli:

  • pierwsza instalacja lub wstępny montaż określonych produktów przez wykwalifikowanych pracowników stanowi integralny element umowy pracodawcy z partnerem w innym kraju oraz
  • pracownicy są delegowani do innego kraju na okres krótszy niż 8 dni w roku (źródło: www.europa.eu)

Dodatkowo jeżeli czas delegacji jest krótszy niż miesiąc – wymogi związane z wynagrodzeniem i urlopem nie muszą być przestrzegane (jeżeli taka będzie decyzja kraju przyjmującego, po konsultacji z przedstawicielami pracodawców i pracowników). Zasada ta nie obowiązuje w przypadku pracowników delegowanych przez agencje pracy tymczasowej.

Delegowanie długoterminowe

Jeżeli pracodawca chce wydelegować pracownika na okres dłuższy niż 24 miesiące, musi zagwarantować mu wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym. Nie dotyczy to praw w zakresie zabezpieczenia społecznego – dodatkowych świadczeń emerytalnych oraz warunków rozwiązania umowy.

Jakie informacje powinien uzyskać pracownik delegowany?

Przed wyjazdem, pracownik delegowany powinien otrzymać od pracodawcy na piśmie, informacje o:

  • miejscu wykonywania delegowanej pracy
  • przewidywanego czasu trwania wyjazdu
  • waluty, w jakiej wypłacane będzie wynagrodzenie oraz jego wielkość
  • świadczeniach pieniężnych, dodatkach oraz zwrotach – jeżeli takie będą potrzebne
  • sposobie powrotu do kraju
  • oficjalnej stronie www, opracowanej przez państwo przyjmujące

Delegowanie pracownika a podróż służbowa

Podróż służbowa nie jest świadczeniem usług, a jedynie tymczasową pracą w innym państwie członkowskim. Nie podlega zatem zasadom, które obowiązują pracowników delegowanych. Jedynym wymogiem jest posiadanie zaświadczenia A1 oraz odpowiednie rozliczenie diety zagranicznej, związanej z podróżą służbową.

źródło: www.pip.gov.pl; www.zus.pl; www.zus.pl (ubezpieczenie)

Program do automatyzacji procesu delegowania pracowników za granicę

Delegowanie pracowników z systemem HRappka, to gwarancja oszczędności czasu oraz uporządkowania dokumentacji wymaganej w okresie delegowania pracowników.

W naszej bazie sprawnie zarządzisz kandydatami oraz pracownikami. Stworzysz projekty rekrutacyjne, do których dodasz spersonalizowane ankiety, dzięki którym uzyskasz wszystkie najważniejsze informacje (np. doświadczenie w opiece nad starszymi osobami – w przypadku opiekunek). Następnie na podstawie danych z ankiet utworzysz profil kandydata i wyślesz do klienta, aby ten mógł zdecydować o zatrudnieniu.

W systemie dodasz również umowy oraz otrzymasz powiadomienia o ich początku i końcu. Dzięki temu sprawnie zaplanujesz pracę i skoordynujesz wyjazdy pracowników do pracy za granicę.

delegowanie pracowników

Widok profilu pracownika delegowanego do pracy za granicą

Delegowanie pracowników

  • Zarządzanie kandydatami i pracownikami
  • Standaryzowane szablony CV
  • Dokumenty potrzebne do delegowania (A1, EKUZ)
  • Powiadomienia o dacie rozpoczęcia i zakończenia dokumentów
TESTUJ BEZ OPŁAT

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Temat delegowania pracowników bywa mylony z podróżami służbowymi poza granicę kraju. Delegowanie pracownika następuje w przypadku wykonywania usługi w ramach swobody świadczenia usług – w innym kraju UE, na podstawie umowy z innym pracodawcą, we własnym oddziale lub w przypadku agencji pracy tymczasowej. Pracownik podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym pracodawca posiada swoją działalność (w przypadku delegacji do 24 miesięcy).